A „Szerződések kezelése” menüpont a PRO csomag felhasználói számára érhető el. A Felnőttképzési szerződések almenüpontra kattintva érhető el a képzéseknél megkötött felnőttképzési szerződések összevont listája. Az oktató, szolgáltatási, helyszínhasználati szerződések listáit a megfelelő menüpontra kattintva érheti el a felhasználó. Ezek a szerződések az alkalmazásban rögzített adatok használatával itt hozhatók létre és tárolhatók.

A „Szerződések kezelése” menüpont alatt az alábbi almenük egyben a kezelt szerződések típusát is megmutatják:

• Felnőttképzési szerződések
• Oktatói szerződések
• Szolgáltatási szerződések
• Helyszínhasználati szerződések
• Egyéb szerződések

Felnőttképzési szerződések 

A felnőttképzési szerződések eltérnek a további szerződés típusoktól, azok csak képzésekhez kapcsolódóan, a „Képzések kezelése” menüpont alatt köthetők meg státuszváltással. Erre utal a „Felnőttképzési szerződések listája” alatt elhelyezett tájékoztató szöveg: Felnőttképzési szerződést a Képzések kezelése menüpontban a Képzés résztvevő(k) "Szerződött" státuszra állításával lehet létrehozni.
A „Szerződések kezelése” főmenüpont „Felnőttképzési szerződések” almenüpontjára kattintva a rendszerben megkötött felnőttképzési szerződések listájához jut a felhasználó.

A felnőttképzési szerződés alapadatai 

Adott sorra/listaelemre kattintva megnyílik az adott szerződés alapadatait tartalmazó adatlap. Az adatlap tartalmazza
- a szerződés típusát – felnőttképzési szerződés esetében ez csak eseti szerződés lehet;
- a szerződés azonosítóját – amennyiben ezt megadta a szerződést létrehozó szervező;
- a szerződés fél nevét és email címét – a névre kattintva megtekinthetőek a résztvevő személyi törzsben rögzített adatai;
- a szerződés státusza, kelte, és lejárati dátuma (időbeli hatály);
- a szerződés tárgya;
- a csatolt dokumentumok – ez lehet a kigenerált szerződés, illetve az aláírt és az alkalmazásba visszatöltött szerződés – itt is lehet további dokumentum;
- a szabadszövegesen rögzített megjegyzés.
Az adatlap alsó szekciójában elhelyezkedő „Törlés” gomra kattintva a szerződés törölhető, de az alkalmazás figyelmeztet, az adott szerződés, és a szerződő fél kapcsolódási pontjaira és a törlés következményeire. A szerződés törlésével a résztvevő státusza „jelentkezett” státuszra változik.
A szerződés innen is generálható. (73. ábra: A felnőttképzési szerződés alapadatai) A fájl generálódik és letöltődik a felhasználó számítógépére, a csatolást a felhasználónak kell elvégeznie.

Kapcsolódó résztvevők 

A „Kapcsolódó résztvevők” almenüpont alatt a szerződéskötő felnőttre vonatkozó adatokat ér el a szervező. Felnőttképzési szerződés esetében egy kapcsolódó résztvevő lehet.
A következő adatok láthatók itt az adott résztvevő szerződésével kapcsolatban:
- A résztvevő neve;
- A képzés megnevezése;
- A képzés óraszáma;
- A képzés kezdete és vége;
- A képzés státusza;
- A résztvevő státusza.
Megvan a lehetősége annak, hogy a szerződéshez a felnőttképző további képzéseket rendeljen hozzá a „Képzés hozzárendelése” gombra kattintva.
A gombra kattintva ez a figyelmeztető szöveg jelenik meg: A szerződéshez már van dokumentum csatolva (pl. a megszemélyesített vagy akár a már aláírt szerződés), új képzés csatolásával ennek a tartalma elavulttá válhat, lehet, hogy új dokumentumot kell generálni vagy feltölteni. Biztos, hogy folytatni akarja? Ez akkor történik, ha egy szerződésen belül szeretné kezelni a felnőttképző, hogy több képzésen vesz részt a résztvevő. Ilyen szerződéssablon generálása nem lehetséges az alkalmazásból, ezért annak feltöltését mindenképp javasoljuk.
Az alkalmazás figyeli a szerződés hatályára és a képzés kezdetére, befejezésére vonatkozó adatok összhangját, és eltérés estén figyelmeztető üzenet jelenik meg az oldalon. (74. ábra: Kapcsolódó résztvevők adatai)
Ezen az oldalon is aktív a „Szerződés generálása” gomb.

Oktatói szerződések 

Oktatói szerződéseket a felnőttképző a „Szerződések kezelése” főmenü „Oktatói szerződések” almenüpontjára kattintva hozhat létre.

Ide kattintva a már megkötött oktatói szerződések listájához jut a felhasználó.

A lista alsó szekciójában elhelyezkedő „Új szerződés rögzítése” gombra kattintva megnyílik az „Új oktatói szerződés rögzítése” űrlap.

Új oktatói szerződés rögzítése

Első lépésként ki kell választani a szerződés típusát. Itt három féle lehetőség közül választhat a felhasználó:
- Eseti szerződés;
- Keretszerződés;
- Keretszerződéshez kapcsolódó eseti szerződés;
Amennyiben a harmadik lehetőséget választja a szervező, akkor egy már megkötött keretszerződést ki kell választani a „Kapcsolódó keretszerződés” mezőfelirat alatt megjelenő „Szerződés” gombra kattintva.

A szerződő fél típusa 

Amennyiben eseti, vagy keretszerződést szeretne kötni a felhasználó, akkor meg kell határozni a szerződő fél típusát: a szerződő fél lehet cég, vállalkozás, egyéb szervezet, egyéni vállalkozó, vagyis partner, és lehet oktató természetes személyként.
A „Szerződő fél” mezőfelirat alatt megjelenő „Partner” gombra kattintva választhatja ki az oktatóra vonatkozó szerződést megkötő vállalkozást, egyéni vállalkozót, szervezetet. Ebben az esetben a kiválasztás után megjelenik a partner neve, és a kapcsolattartó neve, és a kapcsolattartási adatok, ezzel is segítve a szervező munkáját.
Ha az „Oktató” gombra kattint, akkor az oktatói törzsből választ oktatót, akivel, mint természetes személlyel köt megbízási szerződést. Ebben az esetben az oktató neve és kapcsolattartási adatai jelennek meg.
Ez a választási lehetőség csak az oktatói szerződések esetében adott. Szolgáltatási, helyszínhasználati és egyéb szerződést csak partnerrel köthet a felhasználó.

A szerződés státusza

A szerződés státusza három féle lehet:
- Előkészítés alatt;
- Aláírva;
- Lezárt;
Az előkészítés alatt lévő és az aláírva státuszú szerződések is hozzárendelhetők képzéshez.

További alapadatok 

A további adatok a szerződés mentése szempontjából nem kötelező adatok:
- A szerződés kelte;
- A szerződés lejárta;
- A szerződés tárgya;
- Megjegyzés;
A szerződés keltére és lejártára és a kapcsolódó képzés kezdési és befejezési időpontjára vonatkozó információk összhangját ellenőrzi az alkalmazás, és jelzi, hogy képzéshez rendelt szerződés időbeli hatálya kívül esik a képzés időtartamán.
Ezen az adatlapon fel lehet tölteni az alkalmazáson kívül létrehozott szerződés-dokumentumot. Egyelőre az alkalmazás még nem kezeli a szerződés sablonokat, de a tervek között szerepel, hogy a különböző típusú szerződéseket is sablon alapján az alkalmazásban generálhassa a felhasználó.

Kapcsolódó oktatók 

Mind a keret, mind az eseti szerződések esetében meg kell adni a kapcsolódó oktatót, attól függetlenül, hogy a szerződő félnél már – oktatóval kötött szerződés esetén - az oktató kiválasztásra került. Amennyiben a keretszerződés oktatóval, mint természetes személlyel jött létre, akkor a kapcsolódó oktató csak az az oktató lehet, akivel a keretszerződés megkötésre került.
A képzésre vonatkozó adatok akkor jelennek meg a kapcsolódó oktatók listájában, ha az adott képzésnél kiválasztásra kerül az oktató, illetve az oktatói szerződés.

Kapcsolódó szerződések

A kapcsolódó szerződések listájában a keretszerződéshez kapcsolódó szerződések, és a szerződések alapadatai jelennek meg.
A keretszerződésekhez kapcsolt eseti szerződések időintervallumát nem ellenőrzi a keretszerződéshez viszonyítva a szoftver.

Helyszínhasználati szerződések 

A helyszínhasználati szerződések megkötése az oktatói szerződésekkel azonos módon történik.
A helyszínhasználati szerződéseket a felnőttképző a „Szerződések kezelése” főmenü „Helyszínhasználati szerződések” almenüpontjára kattintva hozhat létre.
Ide kattintva a már megkötött helyszínhasználati szerződések listájához jut a felhasználó.

A lista alsó szekciójában elhelyezkedő „Új szerződés rögzítése” gombra kattintva megnyílik az „Új oktatói szerződés rögzítése” űrlap.

Új helyszínhasználati szerződés rögzítése 

Első lépésként ki kell választani a szerződés típusát. Itt három féle lehetőség közül választhat a felhasználó:
- Eseti szerződés;
- Keretszerződés;
- Keretszerződéshez kapcsolódó eseti szerződés;
Amennyiben a harmadik lehetőséget választja a szervező, akkor egy már megkötött keretszerződést ki kell választani a „Kapcsolódó keretszerződés” mezőfelirat alatt megjelenő „Szerződés” gombra kattintva.

A szerződő fél megadása 

Amennyiben eseti, vagy keretszerződést szeretne kötni a felhasználó, akkor „Szerződő fél” mezőfelirat alatt megjelenő „Partner” gombra kattintva a Partnerek listájából kell kiválasztani a szerződéskötő felet.
Ebben az esetben a kiválasztás után megjelenik a partner neve, és a kapcsolattartó neve, és a kapcsolattartási adatok, ezzel is segítve a szervező munkáját.

A szerződés státusza 

A szerződés státusza három féle lehet:
- Előkészítés alatt;
- Aláírva;
- Lezárt;
Az előkészítés alatt lévő és az aláírva státuszú szerződések is hozzárendelhetők képzéshez.

További alapadatok

A további adatok a szerződés mentése szempontjából nem kötelező adatok:
- A szerződés kelte;
- A szerződés lejárta;
- A szerződés tárgya;
- Megjegyzés;
A szerződés keltére és lejártára és a kapcsolódó képzés kezdési és befejezési időpontjára vonatkozó információk összhangját ellenőrzi az alkalmazás, és jelzi, hogy képzéshez rendelt szerződés időbeli hatálya kívül esik a képzés időtartamán. (Az érintett dátum piros színnel kerül kiírásra.)
Ezen az adatlapon fel lehet tölteni az alkalmazáson kívül létrehozott szerződés-dokumentumot. Egyelőre az alkalmazás még nem kezeli a szerződés sablonokat, de a tervek között szerepel, hogy a különböző típusú szerződéseket is sablon alapján az alkalmazásban generálhassa a felhasználó.

Kapcsolódó termek 

Mind a keret, mind az eseti szerződések esetében meg kell adni a kapcsolódó termeket.
A képzésre vonatkozó adatok akkor jelennek meg a kapcsolódó termek listájában, ha az adott képzésnél kiválasztásra kerül az adott terem, illetve a teremhez kapcsolódó szerződés.

Kapcsolódó szerződések 

A kapcsolódó szerződések listájában a keretszerződéshez kapcsolódó szerződések jelennek meg

Szolgáltatási szerződések

A felnőttképző által megkötött szolgáltatási szerződések azok, amelyet jellemzően a képzésben résztvevők munkáltatójával köt. A szolgáltatási szerződéseket a felnőttképző a „Szerződések kezelése” főmenü „Szolgáltatási szerződések” almenüpontjára kattintva hozhat létre.
Ide kattintva a már megkötött szolgáltatási szerződések listájához jut a felhasználó.

A lista alsó szekciójában elhelyezkedő „Új szerződés rögzítése” gombra kattintva megnyílik az „Új szolgáltatási szerződések rögzítése” űrlap.

Új szolgáltatási szerződés rögzítése 

Első lépésként a szolgáltatási szerződések esetében is ki kell választani a szerződés típusát. Itt is három féle lehetőség közül választhat a felhasználó:
- Eseti szerződés;
- Keretszerződés;
- Keretszerződéshez kapcsolódó eseti szerződés;
Amennyiben a harmadik lehetőséget választja a szervező, akkor egy már megkötött keretszerződést ki kell választani a „Kapcsolódó keretszerződés” mezőfelirat alatt megjelenő „Szerződés” gombra kattintva.

A szerződő fél megadása 

Amennyiben eseti, vagy keretszerződést szeretne kötni a felhasználó, akkor „Szerződő fél” mezőfelirat alatt megjelenő „Partner” gombra kattintva a Partnerek listájából kell kiválasztani a szerződéskötő felet. Amennyieben keretszerződéshez kapcsolódó eseti szerzősét köt, akkor a keretszerzőst megkötő partner automatikusan megjelenik, miután a kapcsolódó keretszerzősét kiválasztotta a felhasználó.

Ebben az esetben a kiválasztás után megjelenik a partner neve, és a kapcsolattartó neve, és a kapcsolattartási adatok, ezzel is segítve a szervező munkáját.

A szerződés státusza 

A szerződés státusza három féle lehet:
- Előkészítés alatt;
- Aláírva;
- Lezárt.

Az előkészítés alatt lévő és az aláírva státuszú szerződések is hozzárendelhetők képzéshez.

További alapadatok 

A további adatok a szerződés mentése szempontjából nem kötelező adatok:
- A szerződés kelte;
- A szerződés lejárta;
- A szerződés tárgya;
- Megjegyzés.

A szerződés keltére és lejártára és a kapcsolódó képzés kezdési és befejezési időpontjára vonatkozó információk összhangját ellenőrzi az alkalmazás, és jelzi, hogy képzéshez rendelt szerződés időbeli hatálya kívül esik a képzés időtartamán. (Az érintett dátum piros színnel kerül kiírásra.)
Ezen az adatlapon fel lehet tölteni az alkalmazáson kívül létrehozott szerződés-dokumentumot. Egyelőre az alkalmazás még nem kezeli a szerződés sablonokat, de a tervek között szerepel, hogy a különböző típusú szerződéseket is sablon alapján az alkalmazásban generálhassa a felhasználó.

Kapcsolódó képzések 

Mind a keret, mind az eseti szerződések, mind pedig a keretszerződéshez kapcsolódó eseti szerződés esetében meg lehet adni, de nem kötelező megadni kapcsolódó képzéseket, melyeket a képzések listájából választhat ki a képzésszervező.

Kapcsolódó szerződések

A kapcsolódó szerződések listájában a keretszerződéshez kapcsolódó szerződések jelennek meg

Egyéb szerződések 

A fenti kategóriákba nem sorolható szerződések kezelésére ad lehetőséget az egyéb szerződések kezelése. Az egyéb szerződések is lehetnek:
- Eseti szerződések;
- Keretszerződések;
- Keretszerződéshez kapcsolódó eseti szerződések.
Az egyéb szerződések esetében nincs lehetőség a szerződések képzéshez rendelésére. A szerződések létrehozása, kezelése azonos a fent bemutatottakkal.