Az Étkezés Ügyintéző az Étkezés – Intézményi / Megrendelések menüpontban kezelheti az egyes megrendeléseket, itt tud más számára étkezési megrendelést vagy abból lemondásokat rögzíteni.
Első lépésben a szűrők (tanév, étkező típusa, osztály) megadásával ki kell választani a megrendelőt:
Az étkező személy kiválasztását követően a hozzá tartozó megrendelések kerülnek megjelenítésre.
Étkezés megrendelése
A korábban leadott megrendeléseink aktuális állapotát folyamatosan figyelemmel kísérhetjük a hétválasztó-gombokkal előre, illetve hátrafelé lapozva. Az étkezések színezésének jelentéséről az egérmutatót a Jelmagyarázat-ikon fölé húzva kapunk tájékoztatást:
Ha már rendelkezünk az adott hétre vonatkozóan érvényes étkezési nyilatkozattal, akkor az 
-gombra kattintva a program a havi étkezési megrendelések felületre irányít át minket, ahol naptár nézetben világosszürke háttérrel találjuk azokat a napokat, amelyek az Adminisztrációs-modulban beállított tanév rendje alapján a tanulók vagy dolgozók számára rendelhető napoknak minősülnek. A rendehető napoknál a dátumra kattintva vagy az egyes étkezésekre kattintva tudunk étkezést a megrendeléshez kijelölni (a bejelölést követően a naphoz tartozó cellák vagy a konkrét étkezési cella sárga – megrendelve – színűre változik):
Az 
-gombra kattintva lehetőség van Heti étkezési rend alapján kitölteni a teljes hónapot. Figyelem! A heti étkezési rend alkalmazása felülírja a korábban manuálisan bejelölt étkezéseket!
Megrendeléskor lehetőség van több hónapra is előre rendelni, ilyenkor a hónapválasztó gombbal tud a hónapok között navigálni.
A megrendelni kívánt étkezések kiválasztása után a 
- gombra kattintva tud tovább lépni. Ha a megrendelt étkezések ára, a megrendelt időszakra érvényes nyilatkozaton szereplő kedvezmény és a lemondásból felhasznált egyenleg alapján kell az étkezésért fizetni, akkor a rendszer a Számlázási adatok megadása-felületre lép tovább.
Itt meg kell adnunk a megrendeléshez kiállított számlára írandó számlázási címet. Számlázási címként magánszemély vagy céges cím is megadható, céges esetben az adószám megadása is kötelező.
VAGY
A 
-gombra kattintva az összesítés felületre lép tovább a program, ahol tételesen felsorolva ellenőrizhetjük az adott hónapra vonatkozó étkezési megrendeléseinket, a kedvezményünk érvényesítését és a számlázási adatokat. A felületen az étkező neve mellett találunk egy lemondásokból felhasználandó egyenleg-összeget, amely a megrendeléskor felhasználható, a felhasznált összeget a megrendelés összesítő külön sorban meg is jeleníti.
A „Tudomásul veszem, hogy a megrendelésemet az intézmény csak a kapcsolódó előírás sikeres befizetését követően tudja befogadni.” mondat jelölőnégyzetének bepipálás után a 
-gombra kattintva tudjuk véglegesíteni a rendelést.
Ha módosítani szeretnénk a megrendelésen, akkor 
(a balra mutató nyíl)-gombra kattintva visszaléphetünk a megrendelés folyamatában a módosítani kívánt adathoz, a 
-gombra kattintva a program az adatok rögzítése nélkül kilép a megrendelések-felületről:
A sikeresen leadott megrendelésekről a program visszaigazolást ad és a megrendeléssel egyidőben elkészíti a befizetéshez szükséges előírást és megadja annak az azonosítóját:
Amennyiben az étkezés ügyintézőnek Pénztárosi jogosultsága is van, készpénzben történő befizetést is rögzíthet az alábbi módon:
Az átvett összeg és a bizonylat számának beírása után menthető el a „Rögzítés” gomb megnyomásával a befizetés.
Az étkezések csak sikeres befizetés után kerülnek zöld, Kifizetve állapotba, csak ezek jogosítják fel a tanulót vagy dolgozót az étkezés igény bevételére.
Fontos különbség a szülői / dolgozói rögzítéshez képest, hogy az intézményi rögzítés esetén a megrendelési határidőt a rendszer nem veszi figyelembe, így az Étkezés Ügyintéző tud pl. a már futó hónapra megrendelést vagy pót megrendelést rögzíteni.
A megrendelt étkezésekről egy adott időszakra vonatkozóan a Riportok-kimutatások almenüpontban lehet Excel-táblázat formájában különböző szempontok szerint kimutatásokat készíteni.
Étkezés lemondása
Az Étkezés Ügyintéző is csak a lemondási határidők betartásával tud étkezést lemondani.
Lemondani csak kifizetett étkezést lehet.
A lemondáshoz rá kell kattintani a lemondani kívánt étkezés(ek)hez tartozó zöld téglalap(ok)ra.
Több megrendelés esetén az érintett hét kiválasztásával el kell léptetni addig, amíg a lemondani kívánt dátumok étkezései megjelenítésre nem kerülnek, majd az egyes étkezéseket egyesével lemondásra lehet jelölni. A táblázat fejlécében lévő dátumra kattintva a nap minden étkezése kijelölődik, a sorok előtt, az étkezés típusára kattintva az egész sor. A lemondásra jelölt étkezés szürke háttéren, zöld kerettel jelenik meg. Egy napon belül nem kötelező az összes megrendelt étkezést lemondani (lehet csak a tízórait, vagy az uzsonnát is).
A Lemondás beküldése gomra kattintva megjelenik a lemondás összegzése.
Az Igen gombra kattintva a lemondás véglegesedik.
A lemondást követően megjelenik a „Lemondásokból felhasználható egyenlegnél” az összeg.
Ez az egyenleg visszautalható bankszámlára, vagy felhasználható új megrendelés esetén.
Egyenleg visszautalása
Amennyiben a visszautalást választanánk, ehhez az egyenleg visszautalása gombra kell kattintani:
A megjelenő oldalon meg kell adni a kedvezményezett bankszámla számát és a visszautalandó összeget. Ez alapértelmezettként a teljes összeg, de lehet módosítani kisebb értékre is.
Az adatok megadása után aktívvá válik a Visszautalás indítása gomb.
A megerősítő panelen az Igen gombra kell kattintani.
Ennek megnyomásával elindul a visszautalási folyamat, amelyhez készül egy előírás a jóváírások visszautalásáról; ennek teljesítését a kapcsolódó pénzügyi rendszer fogja elvégezni.
A visszautalás funkciót az Étkezés Ügyintéző elérhetővé tudja tenni a szülők/törvényes képviselők, valamint az alkalmazottak számára is. A beállítás az Étkezés – Intézményi főmenü Beállítások menüpontjában, az Egyéb fül alatt tehető meg a „Szülők, alkalmazottak is indíthatnak egyenleg visszautalást.” jelölőnégyzet bepipálásával, majd az „Alkalmaz” gomb megnyomásával.
Ezután szülők/törvényes képviselők és alkalmazottak saját felületén, az étkezés megrendeléseknél a fent leírt módon elérhető a visszautalás funkció.
Lehetőség van a már korábban lemondott étkezés újra megrendelésére a megrendeléssel egyező módon.