Az alábbiakban a webes felület felépítése, kezelése kerül bemutatásra általánosságban, a további fejezetekben pedig a menüstruktúra sorrendjét követve az egyes menüpontokban elérhető funkciók kerülnek részletesen ismertetésre.
• Saját beállítások:
A felhasználónevünkre kattintva a jobb felső sarokban lenyíló menüben a felhasználói profilunk adatai, személyes hírlevél beállításaink, és az egyéncsoportjaink érhetőek el, lehetőség van jelszó módosításra, valamint az e-learning tananyag bejelentkező felületére navigálni, végül a rendszerből való kilépésre.
• Érkeztetés:
A beérkező küldemények rögzítésére szolgáló gyorsbeviteli felület, itt van lehetőségünk a küldemény, vagyis a boríték, és a benne lévő irat(ok) adatainak rögzítésére. Ennek eredménye lesz az Érkeztető azonosító.
Az érkeztető azonosító felépítése: E - [szám] / [év]
• Küldemények:
Az érkeztetési azonosítóval rendelkező küldeményeket találjuk meg ezen a felületen egy adatlistában.
• Iktatás:
Bejövő, kimenő illetve belső iratok főszámos, illetve alszámos iktatására szolgáló gyorsbeviteli felület. Eredmény: Iktatószám.
Az iktatási szám felépítése: [iktatókönyv] / [főszám] - [alszám] / [év]
• Iratok:
Ezen a felületen egy adatlistában ömlesztve, csoportosítás nélkül megtalálhatóak a saját, illetve azok az iratok, amelyekhez szervezeti egységünk hozzáféréssel rendelkezik.
• Ügyiratok:
Ezen a felületen egy adatlistában megtalálhatóak azok az ügyiratok (~ főszámos indító irat), amelyekhez szervezeti egységünk hozzáféréssel rendelkezik. Az adatlistában kiválasztott ügyirat részletes adatait egy megtekintő vagy szerkesztő felületen érhetjük el. Ezeken a felületen az adott ügyirathoz tartozó iratok, materiális példányok és elektronikus állományok is elérhetőek a „Kapcsolódások” alsó felnyíló menün keresztül.
• Példányok:
Ebben a menüben a rendszerben szereplő azon materiális példányok és elektronikus állományok, valamint az elektronikus állományok verziói kerülnek megjelenítésre egy-egy adatlistában, melyekhez személyes vagy szervezeti egység szintű hozzáféréssel rendelkezünk. Az elektronikus állományokhoz szintén ebben a menüben űrlap és mappa is kapcsolható.
• Átadás-átvétel:
Ezen a felületen a feladott (általunk feladott) és várható (számunkra feladott) tételek, mint küldemény, materiális példány illetve ügyirat jelennek meg.
• Feladatok:
Ebben a menüben a számunkra (kapott) és az általunk (kiírt) kiszignált feladatok és feladatok találhatóak meg, valamint azok a feladatok, amiket a munkafolyamatokhoz kapcsolódóan a Poszeidon workflow motor írt ki számunkra. • Partnerek (13): Ebben a menüben a partner- és ügyféltörzs tartható karban.
• Mappák:
Ebben a menüben tetszőleges mélységű hierarchiában mappák alakíthatóak ki a Poszeidon fájltárolón szereplő és/vagy újként feltöltendő elektronikus állományok csoportosítására, hozzáféréseinek betekintő, szerkesztő és karbantartó szintű szűkítésére, valamint munkafolyamatokhoz rendelésére.