Az „Adminisztráció”/”Szerepkörök” menüpont, „Helyettesítés felvétel” fülén lehetőségünk nyílik arra, hogy egy másik személyt rendeljünk valamely más alkalmazott szerepkörébe és jogosultságába addig, amíg például szabadságon, vagy táppénzen van az illető személy. Az adott személy (helyettesítő) jogosultsága csak a megadott időintervallumban lesz érvényes, és az általa létrehozott tételeket is csak ezidő alatt fogja látni. Amint az időkorlátozás lejár, a helyettesített személy visszakapja a szerepkörét. Helyettesítéskor a helyettesítő személy a helyettesített személy nevében jár el, azaz a helyettesített személy lesz az irat/ügyirat adattulajdonosa, de a „Létrehozó személy” mezőbe a helyettesítő neve kerül.
Abban az esetben, ha valakit helyettesnek jelölnek ki, akkor a program automatikusan a helyettesítés tényéről e-mailben értesítést küld (ha be van állítva az „Alkalmazott helyettesítés” hírlevél), valamint a helyettesítési időszakban az aktuális szerepkörök mellett megjelenik egy plusz szerepkör, zárójelben a helyettesített személy nevével, amiből szintén tájékozódhat a felhasználó a helyettesítés tényéről. Ha a helyettesítési idő alatt a helyettesített személy tájékoztatást kap, akkor e-mailben erről figyelmeztető üzenetet küld a rendszer a helyettesítő személynek is.
Helyettesítés felviteléhez elsőként válasszuk ki a fenti listából azt a személy-szerepkör összerendelést, amelyet egy időre valaki más fog birtokolni. Ezután kattintsunk a „Helyettesítés” gombra. Ekkor a mezők szerkeszthetővé válnak a felületen. A „Helyettesítő személy” mező mellett található összerendelő gombra () kattintva a feljövő listából válasszuk ki azt a személyt, aki az adott szerepkört egy bizonyos időintervallumra megkapja. Értelemszerűen adott személyt nem helyettesítheti saját maga. Ha mégis ugyanannak a személyt választjuk ki, akihez az adott szerepkör hozzá van rendelve, a program figyelmeztető üzenettel tájékoztat.
Ezután kötelezően töltendő a „Helyettesítés kezdete” és a „Helyettesítés vége” mezők, mely értékeit akár a billentyűzet segítségével, akár a naptárnavigátort használva is megadhatjuk. Ez az időintervallum az, amikor a helyettesítő személy a fent kiválasztott személy szerepkörét megkapja. A helyettesítés tényét a „Mentés” gombbal tudjuk rögzíteni.
Egy hibásan felvitt sort a kijelölése után a „Töröl” gombra kattintással lehetséges eltávolítani. Ekkor a rendszer biztonsági kérdésként megerősítést kér a művelet végrehajtását illetően. Ha az „Igen”-re kattintunk, akkor a kijelölt sort törli a program. (Ha a „Nem”-re, akkor nem történik változás az adatokban.)
A helyettesítés megadása után az Adminisztráció/Szerepkörök menüponton az adatlistán a helyettesítő személyt kiválasztva a „Helyettesített/meghatalmazó személy” mezőben megjelenik a „Helyettesített személy” neve, valamint töltődik a helyettesítés kezdete és vége az „Érvényesség kezdete” és „Érvényesség vége” mezőkben. Míg az adatlistán a helyettesített személyt kiválasztva a „Jelenleg helyettesítő/meghatalmazott személy” mezőben tekinthetjük meg, hogy ki a helyettesítő alkalmazott.
A beállítások hatására a szerepkörök adatlistájában 3 új sor generálódik.
a helyettesítő személy új szerepköréről a helyettesítés időtartamára
a helyettesített személy aktív szerepköréhez tartozó érvényesség végéről, amíg a beállítás időtartama alatt a státusza „Felfüggesztve”
a helyettesített személy aktív szerepköréhez tartozó érvényesség kezdetéről, amikor a beállított időtartamot követően a státusza ismét „Aktív”
Fontos, hogy a helyettesítés érvényességi ideje alatt a helyettesített személy státusza „Aktív”-ról automatikusan „Felfüggesztve” értékre módosul, ezáltal nem tud belépni sem a rendszerbe.
Amint az „Érvényesség vége” lejár, automatikusan a régi (helyettesített) felhasználó kapja vissza az adott jogosultságot.
Helyettesítés beállításakor arra kell figyelni, hogy az érvényesség kezdete a beállítás napján 00:00-kor lép érvénybe, míg az érvényesség vége az utolsóként beállított napon 00:00-kor jár le. Azaz, 1 nappal mindig többet kell beállítani értéknek a tényleges naphoz képest. Pl: Ha az „Érvényesség kezdete” mezőben 2018.11.06., és az „Érvényesség vége” mezőben 2018.11.11. szerepel, akkor a helyettesítés 2018.11.06. –án 00:00-kor kezdődik, és 2018.11.11. –én 00:00 -ig tart, tehát 5 nap a helyettesítés időtartama.