Gyors Áttekintő Segédlet

kréta-poszeidon modul

verzió v1.0 / 2018.12.05.

1.                 Iktatás

1.1               KRÉTÁ-ban

• Belépünk a KRÉTA rendszerbe, majd a „Dokumentumok” menübe, kiválasztjuk a kívánt dokumentumot.

• „Osztálynapló” iktatásakor a kiválasztás után az iktatás jelölőnégyzet bepipálásával el tudjuk küldeni a Poszeidon rendszerébe az iktatni kívánt dokumentumot a „Letöltés” gomb megnyomásával.

• A két rendszer kommunikációja során a Poszeidonban megjelenik az iktatott dokumentum, amit a KRÉTA „Iktatott dokumentumok” füle alatt vissza is tudunk keresni. A KRÉTA megjeleníti a Poszeidon által adott iktatószámot, és az ügyirat/irat főbb jellemzőit.

1.2               Poszeidonban

• Belépünk a KRÉTA rendszerből a Dokumentumok menüpontból a Poszeidonba.

• A  Poszeidonban az „Iktatás„ menüpontra lépés után, a felugró ablakban kiválasztjuk a küldemény megfelelő paramétereit.

• A küldemények átvételét követően a bontható küldeményeket bontással egyben érkeztetik és iktatják az „ Iktatás ” felületen.
• A küldemény alapján megállapításra kerül, hogy volt-e már előzménye az adott ügynek, azaz alszámosan vagy főszámosan kell-e leiktatni a rendszerbe.
• Az „ Iktatás ” részen meghatározásra kerül, hogy „Főszámos” irat keletkezzen.
• Az „ Irány ” „Bejövő”.
• „ Érkeztetett ” „Nem”.
• „ Típusnak” abban az esetben a „Vegyes”-t választják és a „ Feltöltendő állományok ” lapfülön csatolják a szkennelt elektronikus példányt, ha a KK Intézményein belül annak elektronikus továbbítása szükséges. Ha nem, akkor elegendő „Papír”-t választani és csak a materiális példányokat kezelni.

• „ Kézbesítés ”: pl. „Posta”.
• Az „ Érkeztetés ” fülön kell megadni a küldemény beküldő, címzett, feladási és alapadatait.

• „ Iktatás ” lapfülön a „Tárgy” mező kitöltése kötelező. A tanulókkal kapcsolatos iratok esetén az irat tárgyában szerepeljen a diák teljes neve és az OH azonosítója.

• A „Csatolmány állapot” az alapértelmezett „Feltöltendő” marad.
• A „Másodlatok száma” alapján generálódnak le az irattári példányon felüli materiális példányszámok.
• Az „Adathordozó” mezőben megadható az irat megjelenési formája, pl. papír.
• „Irattári tételszám” mező az aktuális irattári terv tételeinek egyikével tölthető.
• A „Megjegyzés” mezőben további információ megadására van lehetőség.
• A „Kézbesítés prioritása” mezőben megadható annak sürgőssége, most válasszuk a normált.
• Az „Irat kategória” mezőben megadható annak kategóriája, pl. kérvény.
• A „Hiv. szám/Idegen szám” mezőben lehetőség van rögzíteni a külső iktatási számot.
• Főszámos iktatás esetében a „Szerelendő ügyirat” mezőben választható ki szerelésre az a korábbi, már lezárt iktatókönyvben lévő ügyirat, amely a most iktatott ügyiratnak előzménye. Most hagyjuk üresen, feltételezve, hogy nincs korábbi évi előzmény.
• „Ügyirat jellege”: Az ügyiratba mindig a materiális példányt szerelik, kivétel ez alól az E-mail irat.

• A „ Feltöltendő állományok ” lapfülön csatolják a szkennelt elektronikus példányt, ha a KK intézményein belül annak elektronikus továbbítása szükséges.

• A „Mentés” gomb lenyomásakor egy tájékoztató ablakban olvashatjuk a rendszer által generált iktatószámot.

A leiktatott irat adatait utólagosan az „Iratok”, ügyirat esetében az „Ügyiratok” felületen lehet szerkeszteni. Az érkeztetett küldemény pedig a „ Küldemények ” menüben érhető el.

2.                 Keresés

2.1               KRÉTÁ-ban

• Az „Iktatott dokumentumok” fül alatt láthatjuk az általunk iktatott dokumentumok listáját.

• Ezen a felületen tudunk keresni „Kulcsszó, Iktatószám” és az egyéb előre meghatározott lehetőségek alapján a „Keresés” gomb megnyomásával. A sor végén található lefelé mutató nyilacska megnyomása után le tudjuk tölteni az adott dokumentumot.
• A kiválasztott dokumentumra, ha kétszer rákattintunk meg tudjuk tekinteni az adott dokumentumot.
  2.            Poszeidonban

• Ügyiratokra az „Ügyiratok” menüpont alatt találjuk meg, az iratokat az „Iratok” menüpont alatt. Az „Iratok” menüpont alatt az összes ügyirat is megtalálható.

Szűrő piktogram/részletes kereső:

A kiválasztott nézet kombinálható a részletes keresőben megadott további feltételekkel, amelyeket a „szűrő” ikonra kattintva lehet elérni.

• Szűrni lehet a Poszeidon adatbázisában fellelhető dokumentumokra, iratokra alábbi részletek alapján:
• Irat adatai: szűrni lehet az évre, ügyintézőre, birtokló szervezetre, korábbi iktatószámra, az iktató személyére, vonalkódra, az irat kategóriájára, járt-e egyéb szervezeti egységeinknél illetve határidőre
• Érkeztetési adatok: érkeztető azonosítóra, hivatkozási számra, az eredeti címzettre, a beküldő adataira
• Feljegyzések, kulcsszavak: a korábban megadott feljegyzés típusára, magára a feljegyzésre, a kulcsszavakra és azoknak típusára
• Kapcsolók: saját, ügyintézője vagyok, lezárt, bejövő, kimenő vagy esetleg belső iratra lehet szűrni