Csak meghirdetett vizsgához lehet jelentkezőket importálni! A vizsga "Előkészítés alatt” vagy "Véglegesítve” státuszában ez a funkció még nem érhető el.

Jelentkezők importálására a VSZ Vizsgaszervező szerepkörű felhasználók jogosultak.



Jelentkezők rögzítése importálással

  1. Kattintson a Vizsgák > Vizsgaszervezés menüpontban a Vizsgák listájában a szerkeszteni kívánt, legalább „Meghirdetve” státuszban lévő vizsgára
  2. Kattintson a Jelentkezők adatai fülre és kattintson a Jelentkezők importálása gombra
  3. Kérjük, használja az import sablont, melyet a megnyíló ablakból tud letölteni. 


    A sablon (Excel-fájl) adatokkal történő feltöltése során ügyeljen az alábbiakra: 
    • a mező megnevezéseknél található megjegyzések jelzik, ha az adat megadása kötelező, vagy az adat megadásával kapcsolatban egyéb tudnivaló van, például:

      • ha a jelentkezői importot a Kréta rendszerből kinyerhető vizsgajelentkező export fájl segítségével szeretné elvégezni, kérjük ügyeljen arra, hogy a kötelező mezőket akkor is tölte ki, ha azt az forrás rendszer nem tartalmazza, péládul: képzés típusa:
      • a sablonban a jelentkező és a kiskorú jelentkező esetén rögítendő törvényes képviselő összes címadatának kitöltése akkor is kötelező (lakcím, tartózkodási cím, levelezés cím), ha az érintettnek csak egy címe van, azaz a cím típusai között a jelentkező eltérést nem jelzett.
        Azonos címek megadása esetén a rendszer az importálás után a jelentkező adatlapján jelezni fogja a címek közötti egyezést (pl: "Tartózkodási hely címe: (megegyezik a lakóhely címével)"). 
    • nagykorú jelentkező esetén a törvényes képviselő adatainak mezőit hagyja üresen
    • egyes mezők cellaformátuma előre meghatározott aszerint, hogy a rendszer az adat feltöltéskor mit fogad el 
    • az oszlopokat a sablon szerinti sorrendben fogadja el a rendszer 
    • a felkészítő képzőintézmény adatainak megadása során ellenőrizze az adatokat és formátumukat a Törzsadatok > Képzőintézmények menüpont alapján, mert a rendszer az import során csak az adatok teljes egyezőségét fogadja el!
  4. A +Új dokumentum csatolása gombbal válassza ki a fájlkezelő oldalról az előkészített, feltölteni kívánt adatokat tartalmazó fájlt. (Az Ellenőrzés funkció segítségével ellenőrizni tudja az importálandó fájlt, hogy az alkalmas-e a feltöltésre.)
  5. Kattintson a  Jelentkezők importálása gombra



A jelentkezők importálása során a rendszer az alábbi lépéseket végzi el: 

  1. hozzáadja a meglévő jelentkezőkhöz a fájlban szereplő jelentkezőket 
  2. egyéni jelentkezésként rögzíti a jelentkezőket, és a jelentkezés rögzítéséről értesítést küld a jelentkezőknek 
  3. vizsgadíj tekintetében 
    • ha az importált fájlban nincsenek kitöltve a vizsgadíj adatok, akkor a vizsga adatlapon szereplő vizsgadíj adatokkal jön létre a jelentkező vizsgadíja 
    • ha az importált fájlban 0 Ft-os vizsgadíj megadva, akkor a vizsgázóhoz a rendszer nem állít be vizsgadíjat (függetlenül a vizsgánál található beállításoktól) 

Amennyiben az importálandó fájlban az adatok nem megfelelőek az importáláshoz, a rendszer a visszajelző ablakban információt ad a hibás adatsorok számáról és letöltésre visszaadja az import Excel-fájlt az adatsorok utolsó oszlopában rögzítve a hiba okát/okait. Ebben az esetben a jelzés alapján végezze el a szükséges javítást és indítsa újra az importálást.

Jogszabály változás miatt a jelentkezés során megadandó kötelező adatok változtak a 2024.07.01-től szervezett vizsgáknál. A jelentkezők importálása csak az új sablonnal működik, mely elérhető a rendszer felületéről! 



Jelentkezők sikeres importálása után a vizsgaszervező a jelentkeztetéshez kapcsolódó további teendőit a jelentkezők adatlapjára belépve tudja elvégezni:  

  • A vizsgára bocsátási feltételeknél kért dokumentumok csatolása a Vizsgára bocsátási feltételek kezelése szerint
  • A jelentkezés típusának beállítása: a jelentkező adatlapjának alsó részén tudja beállítani a jelentkezés típusát, mely importálás után alapértelmezetten „normál”, de a szerkesztés () jelre kattintva tudja módosítani a Javító- és pótlóvizsgára jelentkezés leírása szerint 
  • A vizsgára jelentkező személy jelentkezési lapjának letöltése és kinyomtatása: a jelentkező adatlapjának alján található Kinyomtatható jelentkezési lap letöltése gombbal  

Az importálással rögzített jelentkezésének elfogadásáról vagy elutasításáról a vizsga szervezője dönt a rendszerben a Jelentkezések elbírálása folyamat szerint.