A Tanévváltás lépéseinek folyamata
A KRÉTA rendszerben minden egyes Intézménynek saját magának kell kezdeményeznie az adott tanév lezárását, illetve az új tanév megnyitását a felületen. Ezt az adott, Aktív tanévben a NYILVÁNTARTÁS menüponton belül elérhető BEÁLLÍTÁSOK oszlopban található, Aktív tanév váltása gomb megnyomásával tudják kezdeményezni.
A Tanévváltás végrehajtásához azonban az adott tanévben minden egyes tanuló státuszát le kell zárni, át kell őket sorolni a következő tanévre. A tanulók státuszának lezárása jelentheti:
- továbbhaladás miatt a következő évfolyamra történő átsorolás a következő tanévben
- kiiratás
- évismétlés miatt azonos évfolyamra történő átsorolás a következő tanévben
Mindaddig, amíg a fenti 3 lehetőségekkel az összes tanulót nem rendeztük, a rendszerben üzenetet fogunk kapni. Ez a biztonsági megoldást azt a célt szolgálja, hogy előző tanévű osztályokban nem maradhat tanuló, hiszen az augusztus 31-i utolsó tanévi napra minden tanuló státusza rendeződik valamilyen formában.
A Tanévváltás előkészítése
A következő tanév megnyitását azonban már korábban meg lehet kezdeni természetesen, nem szükséges megvárni az augusztusi javító/pótló vizsgák eredményét az összes tanuló státuszának rendezéséhez.
Az Aktuális tanévtől eltérő tanévben történő munkavégzéshez az Adminisztrátori felületen van lehetőség a tanévek váltására.
Ezt az intézmény OM kódja és neve alatt található, a rendszerben éppen szerkesztett tanév nevét mutató, legördíthető listával lehet megtenni.
Amennyiben egy olyan tanévet választunk ki, amely a rendszerben nem aktív, azaz vagy egy korábbi, vagy a következő, akkor az adminisztrációs rendszer fejléce más színezést kap, hogy jobban felhívja a felhasználó figyelmét arra, hogy nem az aktív tanévben dolgozik.
A következő tanév előkészítésének első lépése a Tantárgyfelosztás/Előzetes Tantárgyfelosztás elkészítése
A Tantárgyfelosztást akár Importálással, akár a felületen történő létrehozással a rendszerbe lehet emelni.
A második lépés a tanulók átsorolása a következő tanévi osztályokba, csoportokba
Tanulói osztályok léptetése
A következő tanévre váltott rendszerben a Tanulók besorolása menüpontban található Osztályok léptetése menüpontban érhető el a funkció.
Tanulói csoportok léptetése
A tanulók átsorolásának során az Intézménynek el kell döntenie, hogy a szokásos működése során a tanévben használt tanulói csoportok összetétele évről-évre:
- statikusan, azonos felépítés szerint jönnek létre (például mindig a csoportbontás az osztálynévsor közepén történik), vagy
- minden tanévben módosul (például az első héten íratott matematikai vagy nyelvi felmérés alapján osztják be a tanulókat az egyes csoportokba)
- esetleg ennek keveréke (például nyelvből felméréssel, informatikából névsor szerint történik a bontás).
Statikus csoportok esetén fontos, hogy a tanévváltás következő lépése a csoportok léptetése legyen. Erre azért van szükség, mert a tanév váltása lezárja a lehetőséget a csoportok léptetésével kapcsolatban, így a nem léptetett csoportok tagjainak besorolását el kell végezni a következő tanévben.
A következő tanévre váltott rendszerben a Tanulók besorolása menüpontban található Csoportok léptetése menüpontban érhető el a funkció.
A felületen ki kell választani a bal oldali listából az aktív tanévi csoportot, majd a jobb oldali listából a jövő tanévi csoportot, és a tanulókat kijelölve egyszerre, vagy akár egyesével áthelyezhetőek a jövő tanévi csoportba. Az átsorolás dátuma automatikus, a tanév lezárásával sorolja ki a rendszer, és a következő tanév első napjával sorolja be az új tanévi osztályába.
Amennyiben szükséges, az összes átsorolt tanulóhoz egységes Záradék is rögzíthető, majd a Mentés gombbal rögzül a rendszerben az átsorolás.
Módosuló csoportok esetén, vagy csak részben módosuló csoportok esetében a csoportléptetés lépés kihagyható, hiszen a tanulók új osztályába történő átsorolást követően ugyan úgy lehetőség van a tanulók csoportokba való szétbontására, mint korábban.
Vegyes csoportszerkezet esetén természetesen előfordulhat, hogy vannak olyan csoportok, amik statikusan, és vannak, amik dinamikusan alakulnak. Ebben az esetben értelemszerűen a statikus csoportok léptetése segítheti a munkát, míg a dinamikus csoportokat utólag lehet létrehozni a felületen.
A tanév lezárása, Aktív tanév léptetése
Az Aktív tanév váltásának visszavonására nincs lehetőség a rendszerben, ezért fontos, hogy minden olyan tevékenység, ami adatrögzítéssel, módosítással jár, megtörténjen még azelőtt, hogy a tanévváltás lezajlana.
Ezt követően a korábbi tanéveket kiválasztva a rendszerben csak a Dokumentumok menüpont érhető el, amiben a rendszerben korábban rögzített információk tekinthetőek meg.
