Az egyes tanulókhoz tartozó gondviselők adatait rögzíthetjük a NYILVÁNTARTÁS / Tanulók menüpontban, a kiválasztott diák adatai között, a 'Gondviselő' fülön. Ha több gondviselőt szeretnénk egyszerre rögzíteni, vagy rendelkezésünkre állnak a gondviselői adatok vagy legalább azok egy része, akkor ezt a feladatot elvégezhetjük importálással is.


A gondviselők aktuális adatainak a módosításához vagy új adatok megadásához letölthetünk egy

  • üres sablon fájlt is a  gomb segítségével, amelyet később importálunk a KRÉTA rendszerbe,
  • vagy a jelenleg a rendszerben lévő gondviselői adatok listáját tartalmazó sablon fájlt a menüpontban található  gombra kattintva.

majd mentsük el vagy nyissuk meg a megjelenő táblázatot. Az aktuális adatok exportjának táblázatában nem jelennek meg a rendszerben lévő egyedi, titkos jelszavak.



EXPORTÁLÁSI FOLYAMAT INDÍTÁSA:




A Gondviselők importálása során használható sablonban megjelenítésre került több adatszótár lista.

A második és további munkalap fülek tartalmazzák az elérhető és használható adatszótár elemeket a pontos adatfelvitel elősegítésére.

Az adatszótár elemek az oszlopba akár bemásolhatók, akár a beépített legördülő menüből kiválaszthatók a kívánt értékekkel.




Tanulói adatok a kapcsolódó diák azonosítására:

    • Tanuló neve
    • A tanuló oktatási azonosítója

Gondviselő adatai:

  • Gondviselő előtagja
  • Gondviselő vezetékneve
  • Gondviselő keresztneve
  • Gondviselő rokonsági foka
  • Törvényes képviselő
  • Gondviselő telefonszáma
  • Telefon típus
  • Gondviselő email címe
  • Email típus
  • Gondviselő cím típusa
  • Gondviselő cím ország
  • Gondviselő cím irányítószám
  • Gondviselő cím helységnév
  • Gondviselő cím közterület név
  • Gondviselő cím közterület jelleg
  • Gondviselő cím házszám
  • Gondviselő cím emelet
  • Gondviselő cím ajtó





Ha egy tanulóhoz több gondviselőt szeretnénk megadni, akkor a tanulói adatokban történő módosítások elkerülése érdekében a tanuló nevét tartalmazó sort jelöljük ki, majd másolás után (CTRL-C), a következő üres sor megfelelő celláját kijelölve, az egér jobb gombjára kattintva válasszuk a "Másolt cellák beszúrása" opciót.






A táblázat szerkezetén nem szabad változtatni pl. új oszlopokat beszúrni, különben nem fogjuk tudni importálni a módosított fájlt! 



Ha elvégeztük a szükséges adatok megadását, módosítását az Excel táblázatban, akkor mentsük el egy megfelelő helyre, megfelelő néven. Térjünk vissza a KRÉTA rendszerbe, és a  gombra kattintva válasszuk ki az előbb elmentett táblázatot. Kattintsunk az funkcióra.

Importálási módok meghatározása

Az import során több lépést kell beállítani a kívánt eredmény eléréséhez.




IMPORTÁLÁSI MÓD KIVÁLASZTÁSA felületen jelenleg 2 választási lehetőség van a kívánt funkciót bejelölni:

BEÁLLÍTÁSOK:



  • A Fájl letöltése hozzáférés generálás után funkció esetén az importáláskor letöltésre kerül egy a hozzáférési adatokat tartalmazó nyomtatható PDF dokumentum.
  • Amennyiben az import állomány tartalmaz gondviselői e-mail-címeket is, a Belépési adatok kiküldése emailben funkció esetén az importáláskor a rendszer elküldi az importált felhasználóknak a belépési adatait az import dokumentumban rögzített email címekre.





Fontos, hogy amennyiben egy felhasználó e-mail-ben megkapja a jelszó létrehozási/módosítási kezdeményezést, és azt végre is hajtja, akkor a legenerált PDF állományban szereplő jelszóval már nem fog tudni belépni a rendszerbe. Ezért javasolt, hogy a kigenerált PDF állományban lévő belépési adatokat csak azoknak a Gondviselőknek legyen kiosztva, akiknek e-mail-címével nem rendelkeztünk, akik nem kaptak elektronikus értesítést ezekről az adatokról.



IMPORTÁLÁSI FOLYAMAT INDÍTÁSA:

  • A FÁJL KIVÁLASZTÁSA gomb megnyomása után kijelölheti azt a - számítógépén tárolt - Excel állományt, amelyből az adatok importálásra kerülnek. Ügyeljen arra, hogy mindig a megfelelő sablonban készült Excel (XLSX) állományt importálja a rendszerben. A mintatáblázatokat a sablonok letöltése gomb megnyomásával töltheti le számítógépére.




  • Az IMPORT ELŐNÉZET KÉSZÍTÉSE gomb megnyomása után lehetősége lesz az importálási adatok előnézetének megtekintésére és ellenőrzésére, valamint - probléma esetén - az importálás megszakítására vagy folytatására!



  • Az IMPORT ELŐNÉZET felugró ablakban megjelenik, hogy a folyamat során milyen változások lesznek a rendszerben. 
  • Az ablakban a baloldali füleken kiválasztható elemek bármelyikét kiválasztva tételesen is megtekinthető az, hogy az importálás során milyen változás történik a tartalomban.
    A 'Nem importálható sorok'-fülön megjelenő sorok tájékoztatnak arról, hogy az Excel-táblában milyen nem importálható sorok találhatók. Ezeket kijavítva ha az 'Összefoglalás'-fülön a 'Nem importálható' oszlopban nem találunk pozitív értékeket, akkor az  gombra kattintva véglegesíthetjük az adatok importálását.
  • A "Nem importálható sorok exportálása" funkció segítségével a nem importálható adatsorokat tartalmazó táblázatot tölt le gépünkre a rendszer.


  • Ha a feltöltés sikeres volt, akkor a program a megfelelő menü felület oldalra navigál minket.
  • Ha a feltöltés során hiba lépett fel, akkor erről hibaüzenetet kapunk, amely alapján módosíthatjuk az importálandó órarendet vagy a rendszerünk adatait.




Az importálással megadott jelszavakat a felhasználók gyorsan, lehetőleg az első belépésük alkalmával, változtassák meg a 'Profilbeállítások' között, ezzel is biztosítva az adatok biztonságát, hitelességét.






Ha a rendszer nem tudja importálni a fájl, mert valamilyen hibát talált benne a feldolgozása során, akkor hibaüzenetet kapunk, amely alapján javíthatjuk a táblázatunkat, és újra megpróbálhatjuk importálni.



Szeretne megismerkedni a Gondviselők importálása funkcióval? Tekintse meg videónkat az importálásról!




Gondviselők importálása