Jelenleg az e-Ügyintézés vonatkozásában az alábbi szereplők kezdeményezhetnek ügyintézési folyamatot:
A program az alábbi segítő háttér-színezéssel jelzi a folyamatok időbeliségét:
Háttérszin: | Jelentés: |
---|---|
fehér | Új-státuszú vagy folyamatban lévő ügy, amelynek a kezelése 15 napon belüli |
zöld | Ügykezelésre mutatóeszközzel (egér) kijelölt ügy |
sárga | Az ügyre vonatkozólag 15 napon belül kezelési művelet nem történt meg |
narancs | A beállított belső határidő szerint az ügy határideje 3 napon belül lejár |
piros | A beállított belső határidő szerint az ügy határideje lejárt |
Az e-Ügyintézés folyamatainak kezeléséhez jogosultság beállítása szükséges, amely az Alkalmazottak-Belépési adatok útvonalon végezhető el. A jogosultság-beállítással kapcsolatosan további részletes leírás található a KRÉTA Tudásbázis https://tudasbazis.ekreta.hu/pages/viewpage.action?pageId=17761947 oldalon.
A rendszerbe minden benyújtott kérelem automatikusan iktató- és ügyiratszámot kap. Az ugyanabban az ügyben többszörösen benyújtott kérelmek esetén a második és az ezt követő további kérelmeket csak elutasítással lehet lezárni és a határozat indoklásában szükséges hivatkozni arra, hogy az adott ügyben már egy másik ügyiratszámon döntés született vagy az ügy folyamatban van.
Elsődlegesen az intézmény vezetése vagy a tantestülete dönti el azt, hogy egy-egy részfeladat elvégzése kinek tartozik a munkakörébe. A felelős nevének a beírását (kiválasztását a legördülő menüből) az e-ügyintézési jogosultsággal rendelkező személyek tehetik meg, amennyiben az intézmény vezetése másképp nem rendelkezik a felelősök megjelenítéséről.
A KRÉTA pénztár funkciójának használata során a pénztár megnyitása automatikusan történik, erre vonatkozóan az egyes felhasználóknak nincsen teendője.
Kivételt képezhet ez alól, ha az előző pénztári napon volt pénzforgalom rögzítve, azonban a pénztári nap nem került lezárásra az adott napon. Ezen esetben a pénztári nap megnyitásához az előző nap lezárása szükséges.
Amennyiben az előírás összege nem megfelelő és annak kiegyenlítése még nem történt meg, úgy az érintett előírást a pénzügyi adminisztrátor, vagy a pénztáros kell törölje a KRÉTA pénzügyi moduljában, majd a helyes összeggel új előírást kell létrehozzon:
Az előírások összegének módosítására nincs lehetőség, mivel a rendszer a beállított étkezési díjak és a megrendelt étkezések alapján számolja ki a fizetendő összeget, melyből automatikusan levonja a lemondásokból a megrendelést megelőzően keletkezett egyenleget.
Minden ilyen esetben a fenntartó gazdasági osztályához kell továbbítani a problémát, melyet egyedi eljárás keretein belül ők tudnak rendezni.
Minden esetben a kiválasztott fizetendő tétel(ek) teljes összegét el kell kérni a befizetőtől! Részösszeg befizetésére a rendszerben nincs lehetőség!
Az előírás törlését követően az étkezési beállításokban (a felhasználói kézikönyvben leírtak szerint) módosítani kell az érintett étkezés típus(ok) díját.
Ennek mentését követően az érintett időszakra vonatkozóan a megrendelés(eke)t újra rögzíteni kell.
Az előírás törlését követően az érintett(ek)nek új nyilatkozatot kell rögzíteni a megfelelő étkezés típussal. Az új nyilatkozat ellenőrzését és jóváhagyását követően az érintett időszakra vonatkozóan a megrendelés(eke)t újra rögzíteni kell.
Amennyiben a lemondás nem került rögzítésre a rendszerben, úgy visszatérítés igénybevételére nincs lehetőség!
Amennyiben méltányosság alapján az intézmény lehetőséget biztosít határidőn túli díjfizetésre, úgy annak határidejét étkezési adminisztrátori, illetve pénztárosi jogosultsággal van lehetőség módosítani. A határidő átállítására az „Előírás adatok” felületen, a „Fizetési határidő” mezőben van lehetőség. A módosítás mentését követően az érintett(ek) online is tudják rendezni az érintett tételt:
A bevételt minden esetben a Fenntartó mindenkori pénzkezelési szabályzatában foglaltak szerinti összeghatár elérésekor kell feladni. Egy nap több feladás is lehetséges. A KRÉTA pénzügyi modul úgy került kialakításra, hogy feladáskor a pénztárban található teljes összeg feladásra kerül, annak módosítására nincs lehetőség.
A könyveléshez szükséges automatizmus biztosítása érdekében az alábbiak betartása kötelező:
Amennyiben a fentiek nem teljesíthetők valamilyen okból, vagy mulasztás történt, úgy a Fenntartót haladéktalanul értesíteni kell, mivel ezen esetekben a könyvelést manuálisan kell elvégezni.
Minden esetben a postai csekk azonosítóját kell rögzíteni a „bizonylat száma” mezőben, amit az alábbi képen szereplő helyeken tud a készpénzátutalási megbízásról leolvasni:
A rendszer lehetőséget biztosít a bevételek és a készpénzállomány pénztári nyitvatartási időben történő ellenőrzésére a pénztár zárása nélkül. Ebben az esetben is elkészíti a rendszer az adott időpontig történt tranzakciók listáját, valamint a címletjegyzéket. Az ellenőrzés mentését követően további be- és kifizetések történhetnek az adott pénztári napra vonatkozóan.
A pénztár zárását követően az adott pénztári napra vonatkozóan további tranzakciók (be- és kifizetések) nem végezhetők.