Az egyes tanulókhoz tartozó gondviselők adatait rögzíthetjük a Nyilvántartás/Tanulók menüpontban, a kiválasztott diák adatai között, a Gondviselő fülön. Ha több gondviselőt szeretnénk egyszerre rögzíteni, vagy rendelkezésünkre állnak a gondviselői adatok vagy legalább azok egy része, akkor ezt a feladatot elvégezhetjük importálással is.

Első lépésként le kell tölteni a sablon fájlt, vagy ki lehet exportálni a rendszerben levő gondviselők aktuális adatait, hogy a módosításokat, az új információkat egy Excel táblázatban adhassuk meg, melyet később vissza tudunk importálni a KRÉTA rendszerbe.

EXPORTÁLÁSI FOLYAMAT INDÍTÁSA:

A gondviselők aktuális adatainak a módosításához vagy új adatok megadásához letölthetünk egy

• üres sablon fájlt is a  gomb segítségével, amelyet később importálunk a KRÉTA rendszerbe,
• vagy a jelenleg a renszerben lévő Alkalmazottak listáját tartalmazó sablon fájlt a menüpontban található  gombra kattintva.

majd mentsük el vagy nyissuk meg a megjelenő táblázatot. Az aktuális adatok exportjának táblázatában nem jelennek meg a rendszerben lévő egyedi, titkos jelszavak.

Ha elvégeztük a szükséges adatok megadását, módosítását az Excel táblázatban, akkor mentsük el egy megfelelő helyre, megfelelő néven. Térjünk vissza a KRÉTA rendszerbe, és a  gombra kattintva válasszuk ki az előbb elmentett táblázatot. Kattintsunk az IMPORTÁLÁS funkcióra.

Az import során több lépést kell beállítani a kívánt eredmény eléréséhez.

IMPORTÁLÁSI MÓD KIVÁLASZTÁSA felületen jelenleg 2 választási lehetőség van a kívánt funkciót bejelölni:

• Meglévő adatok megtartásával és az új adatok beszúrásával:
  A KRÉTA programban már megtalálható adatok nem kerülnek módosításra, az importálás csak az új adatokat rögzíti a rendszerben. Ezt az importálási műveletet akkor célszerű használni, ha nem akarjuk módosítani a KRÉTA rendszerben meglévő adatokat, csak az új - a rendszerben még nem létező - elemeket szeretnénk importálni.
• Meglévő adatok frissítésével (módosításával) és az új adatok beszúrásával:
  Az importálás a KRÉTA programban már megtalálható adatokat módosítja, továbbá az új adatokat is rögzíti a rendszerben. Ezt az importálási műveletet akkor célszerű használni, ha - az új elemek rögzítése mellett - az importált táblázat alapján módosítani (felülírni) szeretnénk a KRÉTA rendszerben már korábban felvett adatokat is.

BEÁLLÍTÁSOK:

• A Fájl letöltése hozzáférés generálás után funkció esetén az importáláskor letöltésre kerül egy a hozzáférési adatokat tartalmazó nyomtatható PDF dokumentum.
• Amennyiben az import állomány tartalmaz gondviselői e-mail-címeket is, a Belépési adatok kiküldése emailben funkció esetén az importáláskor a rendszer elküldi az importált felhasználóknak a belépési adatait az import dokumentumban rögzített email címekre.

IMPORTÁLÁSI FOLYAMAT INDÍTÁSA:

• A FÁJL KIVÁLASZTÁSA gomb megnyomása után kijelölheti azt a - számítógépén tárolt - Excel állományt, amelyből az adatok importálásra kerülnek. Ügyeljen arra, hogy mindig a megfelelő sablonban készült Excel (XLSX) állományt importálja a rendszerben. A mintatáblázatokat a sablonok letöltése gomb megnyomásával töltheti le számítógépére.

• Az IMPORT ELŐNÉZET KÉSZÍTÉSE gomb megnyomása után lehetősége lesz az importálási adatok előnézetének megtekintésére és ellenőrzésére, valamint - probléma esetén - az importálás megszakítására vagy folytatására!

• Az IMPORT ELŐNÉZET felugró ablakban megjelenik, hogy a folyamat során milyen változások lesznek a rendszerben. 
• Az ablakban a baloldali füleken kiválasztható elemek bármelyikét kiválasztva tételesen is megtekinthető az, hogy az importálás során milyen változás történik a tartalomban.
  A 'Nem importálható sorok'-fülön megjelenő sorok tájékoztatnak arról, hogy az Excel-táblában milyen nem importálható sorok találhatók. Ezeket kijavítva ha az 'Összefoglalás'-fülön a 'Nem importálható' oszlopban nem találunk pozitív értékeket, akkor az  gombra kattintva véglegesíthetjük az adatok importálását.
• A "Nem importálható sorok exportálása" funkció segítségével a nem importálható adatsorokat tartalmazó táblázatot tölt le gépünkre a rendszer.

• Ha a feltöltés sikeres volt, akkor a program a megfelelő menü felület oldalra navigál minket.
• Ha a feltöltés során hiba lépett fel, akkor erről hibaüzenetet kapunk, amely alapján módosíthatjuk az importálandó órarendet vagy a rendszerünk adatait.