A KRÉTA rendszerben lehetőségünk van a Működési helyeken lévő termeket Excel táblázatból közvetlenül beimportálni.
Első lépésként le kell tölteni a sablon fájlt, vagy ki lehet exportálni a rendszerben levő termek aktuális adatait, hogy a módosításokat, az új információkat egy Excel táblázatban adhassuk meg, melyet később vissza tudunk importálni a KRÉTA rendszerbe.
EXPORTÁLÁSI FOLYAMAT INDÍTÁSA:
A termek aktuális adatainak a módosításához vagy új adatok megadásához letölthetünk egy
üres sablon fájlt is a gomb segítségével, amelyet később importálunk a KRÉTA rendszerbe,
vagy a jelenleg a renszerben lévő adatokat tartalmazó sablon fájlt a menüpontban található gombra kattintva.
majd mentsük el vagy nyissuk meg a megjelenő táblázatot.
Helyiség név
Jelleg
Befogadóképesség
Alapterület (nm)
Kitöltése kötelező
Az importálás ennek az oszlopnak az első üres cellájáig tart
Nem kötelező kitölteni
A cellába csak a rendszerben levő Helyiség jelleg írható
Nem kötelező kitölteni
Egész számot kell tartalmaznia
Nem kötelező kitölteni
Egész számot kell tartalmaznia
...
...
...
...
Az importálása során használható sablonban megjelenítésre került több adatszótár lista.
A második és további munkalap fülek tartalmazzák az elérhető és használható adatszótár elemeket a pontos adatfelvitel elősegítésére.
Az adatszótár elemek az oszlopba akár bemásolhatók, akár a beépített legördülő menüből kiválaszthatók a kívánt értékekkel.
A táblázat szerkezetén nem szabad változtatni pl. új oszlopokat beszúrni, különben nem fogjuk tudni importálni a módosított fájlt!
Ha elvégeztük a szükséges adatok megadását, módosítását az Excel táblázatban, akkor mentsük el egy megfelelő helyre, megfelelő néven. Térjünk vissza a KRÉTA rendszerbe, és a gombra kattintva válasszuk ki az előbb elmentett táblázatot. Kattintsunk az IMPORTÁLÁS funkcióra.
Az import során több lépést kell beállítani a kívánt eredmény eléréséhez.
IMPORTÁLÁSI MÓD KIVÁLASZTÁSA felületen jelenleg 2 választási lehetőség van a kívánt funkciót bejelölni:
EGYÉB BEÁLLÍTÁSOK:
Be kell állítsuk, hogy melyik Működési helyhez kívánunk terem adatokat betölteni a rendszerbe.
Ha valamelyik működési helyünk nem jelenik meg a legördülő listában, nézzük meg, hogy a Nyilvántartások / Intézményi adatok / Intézmény menüpontban minden működési helyet felvettünk-e.
IMPORTÁLÁSI FOLYAMAT INDÍTÁSA:
A FÁJL KIVÁLASZTÁSA gomb megnyomása után kijelölheti azt a - számítógépén tárolt - Excel állományt, amelyből az adatok importálásra kerülnek. Ügyeljen arra, hogy mindig a megfelelő sablonban készült Excel (XLSX) állományt importálja a rendszerben. A mintatáblázatokat a sablonok letöltése gomb megnyomásával töltheti le számítógépére.
Az IMPORT ELŐNÉZET KÉSZÍTÉSE gomb megnyomása után lehetősége lesz az importálási adatok előnézetének megtekintésére és ellenőrzésére, valamint - probléma esetén - az importálás megszakítására vagy folytatására!
Az IMPORT ELŐNÉZET felugró ablakban megjelenik, hogy a folyamat során milyen változások lesznek a rendszerben.
Az ablakban a baloldali füleken kiválasztható elemek bármelyikét kiválasztva tételesen is megtekinthető az, hogy az importálás során milyen változás történik a tartalomban. A 'Nem importálható sorok'-fülön megjelenő sorok tájékoztatnak arról, hogy az Excel-táblában milyen nem importálható sorok találhatók. Ezeket kijavítva ha az 'Összefoglalás'-fülön a 'Nem importálható' oszlopban nem találunk pozitív értékeket, akkor az gombra kattintva véglegesíthetjük az adatok importálását.
A "Nem importálható sorok exportálása" funkció segítségével a nem importálható adatsorokat tartalmazó táblázatot tölt le gépünkre a rendszer.
Ha a feltöltés sikeres volt, akkor a program a megfelelő menü felületoldalra navigál minket.
Ha a feltöltés során hiba lépett fel, akkor erről hibaüzenetet kapunk, amely alapján módosíthatjuk az importálandó órarendet vagy a rendszerünk adatait.
Ha a rendszer nem tudja importálni a fájl, mert valamilyen hibát talált benne a feldolgozása során, akkor hibaüzenetet kapunk, amely alapján javíthatjuk a táblázatunkat, és újra megpróbálhatjuk importálni.
Ha olyan elnevezésű termet akarunk importálni, amely már létezik a rendszerben, akkor hibaüzenetet kapunk, és az importálás nem hajtódik végre. Így nem tudjuk felülírni a már meglévő adatainkat.
Az importálás után lehetőségünk van a termek adatainak módosítására, és egyéb jellemzőinek megadására a Nyilvántartások / Intézményi adatok / Termek menüpontban.
Az órarend importálása során létrejönnek azok a termek, amelyekben órákat tartunk, így ebben az esetben elég csak azokat a termeket importálni, amelyek nem tanítási célt szolgálnak, vagy nem tartunk bennük órákat.