Termek importálása

A KRÉTA rendszerben lehetőségünk van a Működési helyeken lévő termeket Excel táblázatból közvetlenül beimportálni.

Első lépésként le kell tölteni a sablon fájlt, vagy ki lehet exportálni a rendszerben levő termek aktuális adatait, hogy a módosításokat, az új információkat egy Excel táblázatban adhassuk meg, melyet később vissza tudunk importálni a KRÉTA rendszerbe.

EXPORTÁLÁSI FOLYAMAT INDÍTÁSA:

KRÉTA Adminisztrációs rendszer > Termek adatainak importálása > image2020-6-29_17-2-33.png

A termek aktuális adatainak a módosításához vagy új adatok megadásához letölthetünk egy

üres sablon fájlt is a gomb segítségével, amelyet később importálunk a KRÉTA rendszerbe,
vagy a jelenleg a renszerben lévő adatokat tartalmazó sablon fájlt a menüpontban található gombra kattintva.

majd mentsük el vagy nyissuk meg a megjelenő táblázatot.

KRÉTA Adminisztrációs rendszer > Termek adatainak importálása > image2020-6-29_17-7-19.png

Helyiség név

Jelleg

Befogadóképesség

Alapterület (nm)

Kitöltése kötelező

Az importálás ennek az oszlopnak az első üres cellájáig tart

Nem kötelező kitölteni

A cellába csak a rendszerben levő Helyiség jelleg írható

Nem kötelező kitölteni

Egész számot kell tartalmaznia

Nem kötelező kitölteni

Egész számot kell tartalmaznia

.

Az importálása során használható sablonban megjelenítésre került több adatszótár lista.

A második és további munkalap fülek tartalmazzák az elérhető és használható adatszótár elemeket a pontos adatfelvitel elősegítésére.

KRÉTA Adminisztrációs rendszer > Termek adatainak importálása > image2020-6-29_17-7-55.png

Az adatszótár elemek az oszlopba akár bemásolhatók, akár a beépített legördülő menüből kiválaszthatók a kívánt értékekkel.

A táblázat szerkezetén nem szabad változtatni pl. új oszlopokat beszúrni, különben nem fogjuk tudni importálni a módosított fájlt!

Ha elvégeztük a szükséges adatok megadását, módosítását az Excel táblázatban, akkor mentsük el egy megfelelő helyre, megfelelő néven. Térjünk vissza a KRÉTA rendszerbe, és a gombra kattintva válasszuk ki az előbb elmentett táblázatot. Kattintsunk az IMPORTÁLÁS funkcióra.

IMPORTÁLÁSI MÓD KIVÁLASZTÁSA:

Az import során több lépést kell beállítani a kívánt eredmény eléréséhez.

KRÉTA Adminisztrációs rendszer > Termek adatainak importálása > image2020-6-29_17-9-17.png

IMPORTÁLÁSI MÓD KIVÁLASZTÁSA felületen 3 választási lehetőség van a kívánt funkció kiválasztására:

Meglévő adatok megtartásával és az új adatok beszúrásával:
A KRÉTA programban már megtalálható adatok nem kerülnek módosításra, az importálás csak az új adatokat rögzíti a rendszerben. Ezt az importálási műveletet akkor célszerű használni, ha nem akarjuk módosítani a KRÉTA rendszerben meglévő adatokat, csak az új - a rendszerben még nem létező - elemeket szeretnénk importálni.
Meglévő adatok frissítésével (módosításával) és az új adatok beszúrásával:
Az importálás a KRÉTA programban már megtalálható adatokat módosítja, továbbá az új adatokat is rögzíti a rendszerben. Ezt az importálási műveletet akkor célszerű használni, ha - az új elemek rögzítése mellett - az importált táblázat alapján módosítani (felülírni) szeretnénk a KRÉTA rendszerben már korábban felvett adatokat is.
A korábban importált adatok törlésével:
A KRÉTA rendszerben korábban importált adatokat a művelet törli és az új adatokat rögzíti a rendszerben. A KRÉTA felületről felvett (nem importálással rögzített adatokat), valamint a KRÉTA rendszerben korábban importált de utána módosított adatokat a művelet nem fogja törölni. Ezt az importálási műveletet akkor célszerű használni, ha az importálás előtt minden korábban beimportált adatot törölni szeretnénk, majd újra betölteni az új adatokat.

EGYÉB BEÁLLÍTÁSOK:

KRÉTA Adminisztrációs rendszer > Termek adatainak importálása > image2020-6-29_17-9-42.png

Be kell állítsuk, hogy melyik Működési helyhez kívánunk terem adatokat betölteni a rendszerbe.

Ha valamelyik működési helyünk nem jelenik meg a legördülő listában, nézzük meg, hogy a Nyilvántartások / Intézményi adatok / Intézmény menüpontban minden működési helyet felvettünk-e.

IMPORTÁLÁSI FOLYAMAT INDÍTÁSA:

A FÁJL KIVÁLASZTÁSA gomb megnyomása után kijelölheti azt a - számítógépén tárolt - Excel állományt, amelyből az adatok importálásra kerülnek. Ügyeljen arra, hogy mindig a megfelelő sablonban készült Excel (XLSX) állományt importálja a rendszerben. A mintatáblázatokat a sablonok letöltése gomb megnyomásával töltheti le számítógépére.

KRÉTA Adminisztrációs rendszer > Termek adatainak importálása > image2020-6-29_17-12-58.png

Az 'IMPORT ELŐNÉZET KÉSZÍTÉSE' gomb megnyomása után lehetősége lesz az importálási adatok előnézetének megtekintésére és ellenőrzésére, valamint - probléma esetén - az importálás megszakítására vagy folytatására!

KRÉTA Adminisztrációs rendszer > Termek adatainak importálása > image2020-6-29_17-13-34.png

Az IMPORT ELŐNÉZET felugró ablakban megjelenik, hogy a folyamat során milyen változások lesznek a rendszerben.
Az ablakban a baloldali füleken kiválasztható elemek bármelyikét kiválasztva tételesen is megtekinthető az, hogy az importálás során milyen változás történik a tartalomban.
A 'Nem importálható sorok'-fülön megjelenő sorok tájékoztatnak arról, hogy az Excel-táblában milyen nem importálható sorok találhatók. Ezeket kijavítva ha az 'Összefoglalás'-fülön a 'Nem importálható' oszlopban nem találunk pozitív értékeket, akkor az gombra kattintva véglegesíthetjük az adatok importálását.
A "Nem importálható sorok exportálása" funkció segítségével a nem importálható adatsorokat tartalmazó táblázatot tölt le gépünkre a rendszer.

Ha a feltöltés sikeres volt, akkor a program a megfelelő menü felület oldalra navigál minket.
Ha a feltöltés során hiba lépett fel, akkor erről hibaüzenetet kapunk, amely alapján módosíthatjuk az importálandó órarendet vagy a rendszerünk adatait.

Ha a rendszer nem tudja importálni a fájl, mert valamilyen hibát talált benne a feldolgozása során, akkor hibaüzenetet kapunk, amely alapján javíthatjuk a táblázatunkat, és újra megpróbálhatjuk importálni.

Ha olyan elnevezésű termet akarunk importálni, amely már létezik a rendszerben, akkor hibaüzenetet kapunk, és az importálás nem hajtódik végre. Így nem tudjuk felülírni a már meglévő adatainkat.

Az importálás után lehetőségünk van a termek adatainak módosítására, és egyéb jellemzőinek megadására a Nyilvántartások / Intézményi adatok / Termek menüpontban.

Az órarend importálása során létrejönnek azok a termek, amelyekben órákat tartunk, így ebben az esetben elég csak azokat a termeket importálni, amelyek nem tanítási célt szolgálnak, vagy nem tartunk bennük órákat.

Termek importálása