Az alábbi oldalon lépésről-lépésre bemutatjuk, hogy a „Digitális szakadék csökkentése”  című projektben és a projekt nyilvántartására szolgáló  KRÉTA Fenntartási feladatok ellátását támogató elektronikus ügyintézési, munkafolyamat kezelő és nyilvántartó rendszer (továbbiakban FELTÁR rendszer) modulban milyen feladatokat kell végrehajtani a FELTÁR - Eszköz-menedzser jogosultsággal rendelkező felhasználónak. 

Milyen feladatai vannak a FELTÁR - Eszköz-menedzsernek az eszközök átvételében és kiosztásában? 

1. A KRÉTA rendszer beállításainak ellenőrzése. 
2. A kiszállított eszközök átvétele a logisztikai cégtől az intézményben.
3. Intézményi eszközök kiosztása a szülőknek ill. pedagógusoknak, az átadás adminisztrálása a KRÉTA TESZEK modulban. 
4. Az eszköz kiosztása utáni teendők.

1. Ellenőrzés és a FELTÁR Eszköz-menedzser jogosultság kiosztása

Szülői és pedagógus regisztrációs az eszközigényléhez

A szülőknek (törvényes képviselőknek) a KRÉTA elektronikus ellenőrzőjében vagy a KRÉTA Szülőknek mobil alkalmazásban ill. a pedagógusoknak a  KRÉTA e-Naplóban regisztrálniuk kell eszközigényüket. Fontos tudni, hogy csak a törvényes képviselőnek jelölt szülők, gondviselők indíthatják el az eszközigénylési folyamatot. A KRÉTA tanulói, szülői és pedagógus adatok ellenőrzéséről ide kattintva olvashat részletes útmutatót!

Kérjük, hívják fel a szülők figyelmét arra, hogy a regisztrációt minden esetben az a szülő végezze el - saját adatainak megadásával - aki átveszi majd az eszközt az intézményben! Abban az esetben ha a regisztrációt végző szülő akadályoztatva van az átvételben, akkor mindenképpen szükséges egy meghatalmazás annak a személynek - házastárs, családtag esetén is - aki az intézményben ténylegesen átveszi az eszközt!

A KRÉTA  TESZEK - Eszköz-menedzser jogosultság kiosztása

Az intézmény KRÉTA adminisztrátorának szükséges gondoskodnia arról, hogy az intézményben a használatba adás adminisztrációjával foglalkozó személynek kiosztásra kerüljön a FELTÁR-Eszköz-menedzser jogosultság. A jogosultság kiosztásának műveletét ide kattintva, ezen az oldalon olvashatja el! A kiosztást megelőzően kérjük ellenőrizze, hogy az illetékes személynek valóban ki van-e osztva a FELTÁR - Eszköz-menedzseri jogosultság!

Fontos tudni, hogy a FELTÁR modulba csak nevesített felhasználók (alkalmazottak) léphetnek be, az alapértelmezett "admin" felhasználó nem tud belépni az eszközök ügyintézésébe!

2. Eszközök kiszállítása és átvétele az intézményekben

Az intézményi eszközöket a logisztikai cég szállítja ki az iskolákba az előzetesen igényelt mennyiség alapján. A garanciális ügyintézés gyorsasága ill. az esetleges többletigények miatt lehetséges, hogy az intézményben az előzetesen megadott eszközök darabszámánál több eszköz kerül kiszállításra. 

A kiszállítási és az átvételi folyamat az alábbi módon történik: 

1. Az Intézmény Fenntartója előzetesen kiértesíti az intézményt a várható szállítás dátumáról.
2. Ezután a logisztikai cég az ütemterv alapján felveszi az intézménnyel a kapcsolatot az időpont egyeztetése céljából.
3. A szállító cég kiszállítja az eszközöket az adott intézménybe. Az eszközök átvételéről az intézményvezető, vagy annak megbízottja gondoskodik.

Az eszközök átvételekor az eszközök mellett az alábbi dokumentumokat kapják meg az intézmények: 

• a Szállítólevél 6 példányát, amelyből 2 példány fog az intézménynél maradni. Az intézménynél maradó példányok közül egy darab intézményi példány, és egy fenntartói példány, melyről az intézmény gondoskodik, hogy fenntartója részére eljuttassa. A szállítólevél tételesen tartalmazza az összes átvett eszközt  (Típus, Gyáriszám, Leltáriszám és a leltáriszám vonalkódja). A fennmaradó - intézmény részéről aláírt - további 4 példányt a szállító cég fogja eljuttatni a megfelelő helyekre.
• az Etiketteket, amelyen az előzetesen már regisztrált felhasználók adatai szerepelnek.  Abban az esetben, ha a kiszállítás előtt 3 nappal már regisztráltak a szülők vagy pedagógusok, akkor ezeken ez etiketteken az adataik szerepelni fognak, az egyszerűbb és gyorsabb ügyintézés érdekében. Az Etiketteket az eszközök dobozában található átadás-átvételi dokumentumra kell majd felragasztani az eszköz átadásakor. Abban az esetben, ha a regisztráció a kiszállítás előtt még nem történt meg, akkor az átadás-átvételi nyomtatványt kézzel is kitölthetik, illetve a TESZEK felületéről a szükséges adatok megadása után az "Átadás-átvételi nyomtatvány letöltése" gombra kattintva a rendszer által - meglévő adatok alapján - kitöltött nyomtatványt is letölthetik, melyet nyomtatás után aláírni szükséges.

Az eszközök átvételekor végrehajtandó adminisztrációs teendő:

• Az intézményi átvevő aláírásával és az intézmény pecsétjével igazolja, hogy az eszközöket tételesen, darabszámot ellenőrizve átvette.

 3. Intézményi eszközök kiosztása

Kérjük, tájékoztassák a szülőket a meghatalmazással történő átvétel lehetőségéről a meghatalmazási minta igény szerinti megküldésével. 

Az eszközök kiosztásának indításakor kérjük ellenőrizzék az alábbiakat: 

1. A kiosztáshoz szükséges a - kiszállításkor megkapott - Etiketteket tartalmazó boríték, az egyszerűbb és gyorsabb ügyintézés érdekében. Abban az esetben, ha egy  szülőnek vagy pedagógusnak nincs Etikettje, akkor a FELTÁR modulból letölthető Átadás-átvételi dokumentumot is használhatják az eszközök átadásakor. Ezt a rendszer kitöltve a meglévő adatok alapján generálja, csak aláírni szükséges.
2. Ellenőrizze, hogy a kiosztást végző személy a KRÉTA rendszerben rendelkezik-e FELTÁR- Eszköz-menedzser jogosultsággal, ha igen akkor lépjen be a KRÉTA rendszerbe, majd az ESZKÖZ ÜGYINTÉZÉS menüben az ÁTJELENTKEZÉS funkcióra kattintva lépjen be a KRÉTA TESZEK modulba! Abban az esetben, ha nem tud belépni, akkor az intézményi Adminisztrátornak kell ellenőrizni a jogosultságok kiosztását!

A kiosztási folyamat első lépéseként keresse meg, hogy a szülőnek (törvényes képviselőnek) van-e az eszközök átadásakor kapott Etikettje és ha van, akkor ellenőrizze - a szülő igazolványa alapján - az adatok helyességét. Attól függően, hogy a szülőnek van-e Etikettje ill. az azon szereplő adatok helyesek-e, az alábbiakban leírt módokon lehet az eszközöket kiosztani: 

LÉPÉSEK- Ha van Etikett és a törvényes képviselő bemutatott okmányán szereplő adatok is megegyeznek

1. Lépjen be a - megfelelő eszközmenedzseri jogosultsággal - a FELTÁR modul kiosztási felületére, majd válassza ki a tanulót!
2. Ellenőrizze a szülő igazolványa alapján az adatok egyezőségét!
3. Ezután válassza ki az eszközt a listából, majd az ott kiválasztott eszköz dobozát kell felnyitnia és az átadás-átvételi papírokat kivennie.
4. A doboz mindkét átadás-átvétel dokumentumot tartalmazni fogja (pedagógus és szülő is)! Ebben az esetben a gondviselő - törvényes képviselő (diák) részére készült dokumentumot szükséges kiválasztani (A másikra nem lesz szükség). A hozzá tartozó Etikettet kérjük ragassza fel az Átadás-Átvételi dokumentumra.
5. Ezután az Átadás-Átvételi dokumentumokat szükséges aláírni az átvevő és az Eszköz-menedzser részéről két példányban, az egyik példány az átvevő példánya az eszközzel együtt, a másik példány az intézményé. (Ez kerül majd feltöltésre később a FELTÁR felületére) Nem szükséges ezt a dokumentumot azonnal, helyben feltölteni a programban, erre később is lesz lehetőség!

LÉPÉSEK- Ha van Etikett és a törvényes képviselő bemutatott okmányán szereplő adatok is megegyeznek

1. A FELTÁR - Eszköz-menedzsernek a helyszínen a FELTÁR felületén szükséges ellenőrizni a gondviselő adatait. Ha az adatok nem egyeznek meg az Etiketten és a szülő igazolványán szereplő adatokkal, akkor a gondviselőnek a helyszínen szükséges javítania a rendszerben az adatait. 
2. Ha sikerült az adatok módosítása, lépjen be a - megfelelő eszközmenedzseri jogosultsággal - a FELTÁR modul kiosztási felületére, majd válassza ki a tanulót!
3. Ellenőrizze a szülő igazolványa alapján az adatok egyezőségét, hogy már helyesen jelennek-e meg az adatok. 
4. Ezután válassza ki az eszközt a listából ,majd az ott kiválasztott eszköz dobozát kell felnyitnia. A dobozban található Átadás-Átvételi dokumentum kézzel is kitölthető, illetve a FELTÁR felületén a szükséges adatok megadása után nyomtathat a felületről is a rendszer által kitöltött adatokkal, melyet csak aláírni szükséges.
5. Abban az esetben, ha a kézi kitöltést választja, akkor a dobozban található kétféle átadás-átvételi dokumentum közül (2-2 példány (pedagógusnak és gondviselőnek) válassza ki a megfelelőt! Ebben az esetben a gondviselő - törvényes képviselő (diák) részére készült dokumentumokat szükséges kiválasztani, a másik 2 példányra nem lesz szükség! Az Átadás-átvételi dokumentumok mindkét példányát töltse ki kézzel, ilyen esetben ne használja a hibásan kitöltött Etikettet! Fontos, hogy az „Intézmény átvevőjéhez” név beírása is szükséges! 
6. Ezután az Átadás-Átvételi dokumentumokat szükséges aláírni az átvevő és az Eszköz-menedzser részéről két példányban, az egyik példány az átvevő példánya az eszközzel együtt, a másik példány az intézményé. (Ez kerül majd feltöltésre később a TESZEK felületére) Nem szükséges ezt a dokumentumot azonnal, helyben feltölteni a programba, erre később is lesz lehetőség!

Ha a törvényes képviselőnek van regisztrációja, de nem rendelkezik hozzá tartozó Etikettel, a későbbi időpontban elvégzett regisztráció miatt. 

1. Lépjen be a - megfelelő eszközmenedzseri jogosultsággal - a TESZEK modul kiosztási felületére, majd válassza ki a tanulót!
2. Ellenőrizze a szülő igazolványa alapján az adatok egyezőségét!
3. Ezután válassza ki az eszközt a listából, majd az ott kiválasztott eszköz dobozát kell felnyitnia.  A dobozban található Átadás-Átvételi dokumentum kézzel is kitölthető, illetve a TESZEK felületén a szükséges adatok megadása után nyomtathat a felületről is a rendszer által kitöltött adatokkal, melyet csak aláírni szükséges.
4. Abban az esetben, ha a kézi kitöltést választja, akkor a dobozban található kétféle átadás-átvételi dokumentum közül (2-2 példány (pedagógusnak és gondviselőnek) válassza ki a megfelelőt! Ebben az esetben a gondviselő - törvényes képviselő (diák) részére készült dokumentumokat szükséges kiválasztani, a másik 2 példányra nem lesz szükség! Az Átadás-átvételi dokumentumok mindkét példányát töltse ki kézzel. Fontos, hogy az „Intézmény átvevőjéhez” név beírása is szükséges! 
5. Ezután az Átadás-Átvételi dokumentumokat szükséges aláírni az átvevő és az Eszköz-menedzser részéről két példányban, az egyik példány az átvevő példánya az eszközzel együtt, a másik példány az intézményé. (Ez kerül majd feltöltésre később a TESZEK felületére) Nem szükséges ezt a dokumentumot azonnal, helyben feltölteni a programba, erre később is lesz lehetőség!

Ha nincs a törvényes képviselőnek előzetes regisztrációja

Ha nincs a törvényes képviselőnek előzetes regisztrációja, abban az esetben szükséges a helyszínen elvégeznie azt, ez feltétele az eszköz átvételének! Ha a törvényes képviselő nem tud regisztrálni, mert nem tud belépni a KRÉTA rendszerbe, akkor az intézmény KRÉTA Adminisztrátornak szükséges ellenőrizni, hogy a gondviselő, törvényes képviselő beállítása megtörtént a KRÉTA Adminisztrátori felületén, illetve kapott-e belépési adatokat. Abban az esetben, ha a törvényes képviselő nem tud regisztrálni, mert nincs erre alkalmas eszköze, akkor az intézménynek kell biztosítani valamilyen eszközt a regisztrációhoz!

Ha az átvevő egy meghatalmazott személy

Abban az esetben, ha rendelkezik előzetes meghatalmazással az átvevő személy, az eszköz részére átadható. Ilyen esetben fel kell tüntetni, hogy a "Jelen Meghatalmazás az Átadás-Átvételi Jegyzőkönyv mellékletét képezi." Az Átadás-Átvételi Jegyzőkönyvre az Átvevő adataihoz a Meghatalmazó adatai kerülnek, az Átvevő aláírásához a következők: „…………………(Meghatalmazó neve) képviseletében eljárva ………………. Meghatalmazott (neve)” 

Ha nem rendelkezik az átvevő személy előre kitöltött meghatalmazással, abban az esetben a helyszínen az intézményi példány sokszorosításával van lehetőség kitölteni helyben vagy a felületről való letöltéssel is lehetséges.

A kiosztás adminisztrációs folyamata a KRÉTA TESZEK Modulban

Az alábbiakban lépésről-lépésre bemutatjuk, hogy hogyan kell a KRÉTA TESZEK Modulban adminisztrálni az eszközkiosztási folyamatot.

Lépjen be a KRÉTA rendszerbe a felhasználónevével és jelszavával!

A KRÉTA TESZEK Modulba legegyszerűbben a KRÉTA rendszeren keresztül tud belépni. Lépjen be az intézményi KRÉTA rendszerébe, majd az ESZKÖZ ÜGYINTÉZÉS menüben az ÁTJELENTKEZÉS funkcióra kattintva tud belépni a TESZEK Modulba. Ha Önnek nem jelenik meg a ESZKÖZ ÜGYINTÉZÉS menü, akkor nem rendelkezik TESZEK Eszköz-menedzser jogosultsággal vagy intézményében még nem került aktiválásra a TESZEK modul.  

A képernyő bal szélén megjelenő menüsávban keresse meg az ESZKÖZKIOSZTÁS menüpontot!

Ezután kattintsunk az ESZKÖZKIOSZTÁS menüre,  majd válasszuk az ESZKÖZKIOSZTÁS IGÉNY ALAPJÁN funkciót!

Igénylő (tanár, diák) kiválasztása

A tanulók, pedagógusok ill. az eszközök összerendelkését a következő blokkban lehet végrehajtani. Az összerendeléshez első lépésként válasszuk ki a lenyíló listából az igénylő nevét! Fontos tudni, hogy a listában a tanulók ill. a pedagógusok neve jelenik meg, a név előtt megjelenő (T) jelölés a tanár alkalmazottat jelenti, a tanulók neve előtt nincsen előtag. A név után - az esetlegesen azonos nevű személyek megkülönböztetése céljából - a születési dátumot láthatjuk. 

A regisztrációt elvégzett szülő, gondviselő adatainak automatikus kitöltése

A tanuló nevének kiválasztása után, a a szürke - nem módosítható -  hátterű mezőket a rendszer automatikusan kitölti a szülői vagy pedagógus regisztrációnál megadott adatok alapján a KRÉTA rendszerből. 

Az igénylés státuszának üzenetei

Az IGÉNYLŐ NEVE listában megjelenik az összes eszközigénylésre jogosult tanuló ill. pedagógus neve, függetlenül attól, hogy az eszközök ténylegesen kioszthatók számára. Abban az esetben ha a Regisztrációt benyújtotta  szöveg jelenik meg a STÁTUSZ MAGYARÁZATA mezőben, akkor az eszköz kiosztható a tanulónak vagy pedagógusnak. 

Abban az esetben, ha az igénylő kiválasztása után hibakód és üzenet jelenik meg, akkor az eszközkiosztás nem lehetséges az igénylőnek. Az egyes hibaüzenetek részletes magyarázatát és azok megoldását ide kattintva olvashatja el, valamint a felületen is az "Ugrás a tudásbázisra, kattintson ide a hibaüzenet magyarázatáért, a probléma megoldásáért!" szövegre kattintva elolvashatja a probléma megoldását!

Amennyiben egy olyan személynek választunk a listából, akinek már kiosztásra került egy eszköz, akkor azt az alábbi hibaüzenettel jelzi a rendszer.

Eszköz kiválasztása

Az igénylő kiválasztása után a következő feladatunk az eszköz kiválasztása lesz, ezt a felület harmadik szekciójában lehet megtenni. Válasszuk ki a lenyíló listából a kiadni kívánt eszköz azonosítószámát, amelyet az eszközök dobozán, illetve az eszközön is megtalál! 

Amennyiben a most kiadni kívánt eszköz azonosítószáma egy másik személyhez tartozik, az alábbi üzenettel figyelmeztet erre minket a rendszer, ilyenkor természetesen az eszközt nem lehet kiadni. Abban az esetben ha egy - még nem kiadott eszköz - azonosítószámára a rendszer ezt a hibát adja, akkor azt kérjük jelezzék a KRÉTA Ügyfélszolgálati bejelentő felé!

Átadás-átvételi dokumentum letöltése

Abban az esetben ha az eszköz dobozában nem találunk Átadás-átvételi dokumentumot vagy elrontottuk annak kitöltését, akkor a ÁTADÁS-ÁTVÉTELI NYOMTATVÁNY LETÖLTÉSE gombra kattintva a rendszer által kitöltött adatokkal van lehetőség a nyomtatványt letölteni, és nyomtatás után aláírni.

Meghatalmazott jelölése

Amennyiben meghatalmazott veszi át az eszközt, kérjük a megfelelő pipát jelölje ki a lap aján. A meghatalmazott által átvett eszköz esetében a meghatalmazás dokumentum az Átadás-átvételi jegyzőkönyv részét képezi, tehát meg kell őrizni! 

Adatok ellenőrzésének jelölése

A következő lépés, hogy bejelöljük a Az átvevő adatait a bemutatott okmányok alapján ellenőriztem előtti kis jelölőnégyzetet, amelyet előzetesen végre kell hajtani!

Eszközkiadás befejezése és az adatok mentése, tárolása

A kiadási folyamat befejezéseként kattintsunk a TÁROLÁS gombra!  Sikeres mentés esetén a képernyő jobb alsó sarkában megjelenik az alábbi jelzés. Ekkor sikeresen hozzárendeltünk egy személyhez egy eszközt.

Ezután a következő igénylő kiválasztásával folytathatjuk az eszközök kiadását!

Mit tegyünk, ha vissza kell vennünk egy eszközt?

Abban az esetben ha egy korábban használatba adott eszközt vissza szeretnénk venni, akkor válasszuk a HASZNÁLATBA ADOTT ESZKÖZÖK menüpontot!

Válasszuk ki az eszközt a megfelelő sorra kattintva, majd nyomjuk meg a SZERKESZTÉS funkciógombot.

Kattintsunk a VISSZAVÉTEL lapfülre! Az Eszközt visszavevő mező melletti ikonra kattintsunk!

A felbukkanó ablakban a NÉV mezőbe az eszközt visszavevő nevét kell megadni (fehér hátterű mező) - majd kattintsunk a TÁROLÁS gombra!

Ezután a Visszaadás oka és a a Visszaadáshoz fűzött megjegyzés mezőket kell kitölteni. Végül nyomjuk meg a képernyő jobb szélén található MENTÉS funkciógombot, az adatok elmentéséhez!

A sikeres visszavételről is kapunk visszajelzést.

Ezután az eszköz már nem jelenik meg a kiosztott eszközök listájában.

4. Az eszköz kiosztása utáni teendők 

Az eszközök kiosztását követően A TESZEK felületére szükséges az átadás-átvételi dokumentumok feltöltése minden kiosztott eszközhöz.