Az alábbi oldalon lépésről-lépésre bemutatjuk, hogy a „Digitális szakadék csökkentése” című projektben és a projekt nyilvántartására szolgáló KRÉTA Fenntartási feladatok ellátását támogató elektronikus ügyintézési, munkafolyamat kezelő és nyilvántartó rendszer (továbbiakban FELTÁR rendszer) modulban milyen feladatokat kell végrehajtani a FELTÁR - Eszköz-menedzser jogosultsággal rendelkező felhasználónak.
Az eszközt átvevő pedagógusok adatai helyesen vannak rögzítve a rendszerben.
Az intézmény KRÉTA adminisztrátorának szükséges gondoskodnia arról, hogy az intézményben a használatba adás adminisztrációjával foglalkozó személynek kiosztásra kerüljön a FELTÁR-Eszköz-menedzser jogosultság. A kiosztást megelőzően kérjük ellenőrizze, hogy az illetékes személynek valóban ki van-e osztva a FELTÁR - Eszköz-menedzseri jogosultság!
Fontos tudni, hogy a FELTÁR modulba csak nevesített felhasználók (alkalmazottak) léphetnek be, az alapértelmezett "admin" felhasználó nem tud belépni az eszközök ügyintézésébe!
Az intézményi eszközöket a logisztikai cég szállítja ki az iskolákba az előzetesen igényelt mennyiség alapján. A garanciális ügyintézés gyorsasága ill. az esetleges többletigények miatt lehetséges, hogy az intézményben az előzetesen megadott eszközök darabszámánál több eszköz kerül kiszállításra.
Kérjük, tájékoztassák a pedagógusokat a meghatalmazással történő átvétel lehetőségéről a meghatalmazási minta igény szerinti megküldésével.
A kiosztási folyamat első lépéseként keresse meg, hogy a pedagógusnak van-e az eszközök átadásakor kapott Etikettje és ha van, akkor ellenőrizze - személyi igazolványa alapján - az adatok helyességét. Attól függően, hogy a van-e Etikettje ill. az azon szereplő adatok helyesek-e, az alábbiakban leírt módokon lehet az eszközöket kiosztani:
A FELTÁR - Eszköz-menedzsernek a helyszínen a FELTÁR felületén szükséges ellenőrizni az adatokat. Ha az adatok nem egyeznek meg, akkor ne használja fel az etikettet, hanem kézzel töltse ki az átadás-átvételi dokumentumot.
A FELTÁR - Eszköz-menedzsernek a helyszínen a FELTÁR felületén szükséges ellenőrizni az adatokat. Ha az adatok nem egyeznek meg, akkor a KRÉTA adminisztrációs rendszerben szükséges azok javítása.
Abban az esetben, ha rendelkezik előzetes meghatalmazással az átvevő személy, az eszköz részére átadható. Ilyen esetben fel kell tüntetni, hogy a "Jelen Meghatalmazás az Átadás-Átvételi Jegyzőkönyv mellékletét képezi." Az Átadás-Átvételi Jegyzőkönyvre az Átvevő adataihoz a Meghatalmazó adatai kerülnek, az Átvevő aláírásához a következők: „…………………(Meghatalmazó neve) képviseletében eljárva ………………. Meghatalmazott (neve)”
Ha nem rendelkezik az átvevő személy előre kitöltött meghatalmazással, abban az esetben a helyszínen az intézményi példány sokszorosításával van lehetőség kitölteni helyben vagy a felületről való letöltéssel is lehetséges.
Az alábbiakban lépésről-lépésre bemutatjuk, hogy hogyan kell a KRÉTA FELTÁR Modulban adminisztrálni az eszközkiosztási folyamatot.
A KRÉTA FELTÁR Modulba legegyszerűbben a KRÉTA rendszeren keresztül tud belépni. Lépjen be az intézményi KRÉTA rendszerébe, majd az ESZKÖZ ÜGYINTÉZÉS menüben az ÁTJELENTKEZÉS funkcióra kattintva tud belépni a FELTÁR Modulba. Ha Önnek nem jelenik meg a ESZKÖZ ÜGYINTÉZÉS menü, akkor nem rendelkezik FELTÁR Eszköz-menedzser jogosultsággal vagy intézményében még nem került aktiválásra a FELTÁR modul.
Az eszközök összerendelését a következőképpen lehet végrehajtani: Az összerendeléshez első lépésként válasszuk ki a lenyíló listából az igénylő nevét! Fontos tudni, hogy a listában a név után - az esetlegesen azonos nevű személyek megkülönböztetése céljából - a születési dátumot láthatjuk.
Az igénylő nevének kiválasztása után, a szürke - nem módosítható - hátterű mezőket a rendszer automatikusan kitölti a KRÉTA rendszerben szereplő adatokkal
Az IGÉNYLŐ NEVE listában megjelenik az összes pedagógus neve, függetlenül attól, hogy az eszközök ténylegesen kioszthatók számára. Abban az esetben ha jogosult, akkor a Státusz magyarázata szövegmezőben zöld színű státuszt kap. Abban az esetben, ha az igénylő kiválasztása után hibakód és üzenet jelenik meg, akkor az eszközkiosztás nem lehetséges az igénylőnek.
Amennyiben egy olyan személynek választunk a listából, akinek már kiosztásra került egy eszköz, akkor azt az alábbi hibaüzenettel jelzi a rendszer.
Az igénylő kiválasztása után a következő feladatunk az eszköz kiválasztása lesz, ezt a felület harmadik szekciójában lehet megtenni. Válasszuk ki a lenyíló listából a kiadni kívánt eszköz azonosítószámát, amelyet az eszközök dobozán, illetve az eszközön is megtalál!
Amennyiben a most kiadni kívánt eszköz azonosítószáma egy másik személyhez tartozik, az alábbi üzenettel figyelmeztet erre minket a rendszer, ilyenkor természetesen az eszközt nem lehet kiadni. Abban az esetben ha egy - még nem kiadott eszköz - azonosítószámára a rendszer ezt a hibát adja, akkor azt kérjük jelezzék a KRÉTA Ügyfélszolgálati bejelentő felé!
Abban az esetben ha az eszköz dobozában nem találunk Átadás-átvételi dokumentumot vagy elrontottuk annak kitöltését, akkor a ÁTADÁS-ÁTVÉTELI NYOMTATVÁNY LETÖLTÉSE gombra kattintva a rendszer által kitöltött adatokkal van lehetőség a nyomtatványt letölteni, és nyomtatás után aláírni.
Amennyiben meghatalmazott veszi át az eszközt, kérjük a megfelelő pipát jelölje ki a lap aján. A meghatalmazott által átvett eszköz esetében a meghatalmazás dokumentum az Átadás-átvételi jegyzőkönyv részét képezi, tehát meg kell őrizni!
A következő lépés, hogy bejelöljük a Az átvevő adatait a bemutatott okmányok alapján ellenőriztem előtti kis jelölőnégyzetet, amelyet előzetesen végre kell hajtani!
A kiadási folyamat befejezéseként kattintsunk a TÁROLÁS gombra! Sikeres mentés esetén a képernyő jobb alsó sarkában megjelenik az alábbi jelzés. Ekkor sikeresen hozzárendeltünk egy személyhez egy eszközt.
Ezután a következő igénylő kiválasztásával folytathatjuk az eszközök kiadását!
Abban az esetben ha egy korábban használatba adott eszközt vissza szeretnénk venni, akkor válasszuk a HASZNÁLATBA ADOTT ESZKÖZÖK menüpontot!
Válasszuk ki az eszközt a megfelelő sorra kattintva, majd nyomjuk meg a SZERKESZTÉS funkciógombot.
Kattintsunk a VISSZAVÉTEL lapfülre! Az Eszközt visszavevő mező melletti ikonra kattintsunk!
A felbukkanó ablakban a NÉV mezőbe az eszközt visszavevő nevét kell megadni (fehér hátterű mező) - majd kattintsunk a TÁROLÁS gombra!
Ezután a Visszaadás oka és a a Visszaadáshoz fűzött megjegyzés mezőket kell kitölteni. Végül nyomjuk meg a képernyő jobb szélén található MENTÉS funkciógombot, az adatok elmentéséhez!
A sikeres visszavételről is kapunk visszajelzést. Ezután az eszköz már nem jelenik meg a kiosztható eszközök listájában.
Az eszközök átadását illetve visszavételét követően a FELTÁR felületére szükséges az átadás-átvételi illetve visszavételi dokumentumok feltöltése minden kiosztott eszközhöz.