oviKRÉTA - Beiratkozás új funkciók
2025.04.09. szerda 9:30 https://www.youtube.com/live/ZWxzVMDCmyk
Az oviKRÉTA „Beiratkozás” új funkcióinak ismertetése, az adminisztrációs folyamatok bemutatása.
Az élő közvetítésben bemutatjuk az oviKRÉTA beiratkozás új funkcióit. A nézők megismerkedhetnek a gyermek adatok egyszerű beimportálásával, valamint bemutatásra kerül, hogyan van lehetőség felvételi döntések, határozatok valamint Felvételi előjegyzési napló generálására.
Beiratkozás
folyamataAz intézménybe felvételre jelentkező gyermekek listázására (a lista rendezésére, exportálására és szűrésére), új óvodai felvételre jelentkező gyermekek rögzítésre, excel Excel állományból történő importálására, illetve a határozatok dokumentumok generálására, nyomtatására és a felvett gyermekek adatainak a rendszerbe történő betöltésére a Beiratkozás menüre kattintva van lehetősége az Intézményi adminisztrátor valamint Intézményegység adminisztrátor szerepkörrel rendelkező felhasználóknak.
Új óvodai nevelésre jelentkezett gyermek rögzítése
Az 
.
- Új beiratkozó gyermek egyedi hozzáadása, vagy tömeges adatállomány feltöltése az Excel import segítségével: a gyermek alapadatok, valamint 1 törvényes képviselő adatainak kitöltése
- Felvételi eljárás lefolytatása, a Felvétel adatok oldal kitöltése
- Határozat / Döntés előzetes megtekintése, generálása.
- Gyermek generálás: a gyermek adatainak átemelése az intézményi Gyermekek menübe (az első nevelési naptól függően automatikusan a megfelelő nevelési évre történik)
- Felvételi előjegyzési napló előzetes megtekintése, nevelési év végén történő lezárása.
| Információ |
|---|
A Beiratkozási listában a székhelyről elérhető az összes feladatellátási helyre jelentkezett gyermek. A középen látható "Kiválasztott feladatellátási hely" szűrő segítségével könnyen kiválasztható, hogy éppen melyik feladatellátási hely listáját szeretnénk megtekinteni. |
Új beiratkozó gyermek rögzítése
A 
gombra kattintva egy új gyermek adatait lehet rögzíteni.:
Az Alapadatok mentése és Felügyeleti jog oldalakon a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező. Mentés után a gyermek adatai megjelennek a listafelületen mentett státuszban.
| Figyelem |
|---|
Legalább egy személy megadása szükséges! Legalább egy olyan felügyeleti jogosult megadása kötelező, aki a gyermek törvényes képviselője! |
Mentett státusz: a gyermek előzetes alapadatai feltöltésre kerültek (új gyermekként, vagy sablon segítségével) Mentett státuszú gyermek a listából törölhető a kuka ikon segítségével.
További adatok megadására a Felügyeleti jog és a Felvétel adatok oldalak állnak oldal áll rendelkezésre. A szerkesztéshez kattintson a ceruza ikonra az adott gyermeknél.
| Figyelem |
|---|
Legalább egy személy megadása szükséges. Legalább egy olyan felügyeleti jogosult megadása kötelező, aki a gyermek gondviselője. |
Felvétel adatok rögzítése
Ezen az oldalon adminisztrálható a gyermekek felvételre jelentkezése. A rögzített adatok alapján mentést követően a listafelületen megjelenik a beiratkozás státusza is.
Az óvodai jogviszony a beíratás napján jön létre, ez a Felvétel időpontja. A gyermek az óvodai jogviszonyon alapuló jogait a beíratás napjától kezdve gyakorolhatja. Jogszabály, továbbá az óvoda házirendje egyes jogok gyakorlását az első nevelési év megkezdéséhez kötheti.
Az első nevelési nap a jogviszony gyakorlásának a megkezdését kezdetét jelenti. A rendszer működése értelmében ettől a naptól kerül be a gyermek a Gyermekek menü nyilvántartásába, ez az igénybevétel kezdete.
Kiválasztott feladatellátási hely
A gyermek Felvétel adatok oldalán található "Kiválasztott feladatellátási hely" mezőben látható az aktuális (intézményválasztóban is megjelenő) intézménnyel megegyező feladatellátási hely.
Amennyiben másik feladatellátási helyre történik a gyermek felvétele, úgy ebben a mezőben van lehetőség a módosításra a felvétel előtt.
A mező jobb szélén található X ikonra kattintva a legördülő intézményi listából kiválasztható a megfelelő feladatellátási hely.
Új óvodai nevelésre jelentkezett gyermekek importálása
Az
gombra kattintva lehet a gyermekek adatait importálni. Az excel
A rendszer figyelmeztető üzenetekben megerősítést kér, mielőtt a Felvételre jelentkezett, illetve a Felvételt nyert mező értékek módosításra kerülnének:
A beiratkozást nyomon követő státuszok
A beiratkozás folyamán az alábbi státuszok alapján nyomon követhető a gyermek státusza:
- Mentett - a gyermek előzetes adatai feltöltésre kerültek (új gyermekként, vagy sablon segítségével) A Felvételre jelentkezett mező értéke üres.
- Előjegyzett - a gyermek Felvétel adatok oldalán a Felvételre jelentkezett mező kitöltésre került: "igen" értékkel.
- Nem jelentkezett - a gyermek Felvétel adatok oldalán a Felvételre jelentkezett mező kitöltésre kerül: "nem" értékkel.
- Felvett - a gyermek Felvétel adatok oldalán a Felvételt nyert mező kitöltésre kerül: "igen" értékkel.
- Elutasított - a gyermek Felvétel adatok oldalán a Felvételt nyert mező kitöltésre kerül: "nem" értékkel.
- Felmentett - a gyermek Felvétel adatok oldalán a Felmentést kért mezőben a Felmentést kapott listaelem került kiválasztásra.
Új beiratkozó gyermekek tömeges beimportálása
Az Excel állomány sablonját a
ikonra kattintva lehet letölteni.
A Excel sablon kitöltését követően azgombra kattintva lehet a gyermekek adatait beimportálni a Beiratkozási listába.
| Figyelem |
|---|
A letöltött Excel sablon MINTA adatokat tartalmaz, kérjük kitöltés előtt töröljék a minta gyermek adatokat! |
Az Excel import gombra kattintást követően lehet kiválasztani a betöltendő állományt. A betöltés eredményéről a rendszer tájékoztat és sikeres betöltés esetén a listafelületen megjelenik a feltöltött gyermek adata.
Kötelezően kitöltendő mezők:
- Gyermek: Családi név
- Gyermek: Utónév
- Édesanya: Születési családi név
- Édesanya: Születési utónév
- Apa/Törvényes képviselő neve
- Születési hely (ország)
- Születési hely (helység)
- Születési idő
- Állampolgárság
- Gyermek neme
Az importálás csak abban az esetben történik meg, ha az állomány formátuma, adattartalma megegyezik az elvárttal, illetve minden kötelező adat kitöltésre került.
Amennyiben nem sikerül a betöltés, a rendszerből egy szintén excel Excel formátumú, tételes hibalista tölthető le, melynek nyomán az importállomány hibái javíthatók és a feltöltés megismételhető.
A sablonnal betöltött gyermekek Mentett státuszba kerülnek, és mindaddig törölhető törölhetők amíg a felvételi adatainál a "Felvételre jelentkezett" mező értéke nincs kitöltve, vagyis üres.
A sablon adattartalmától függően jelennek meg az adatok a felületen. Abban az esetben, ha TAJ nem szerepel a beimportált táblázatban, a TAJ számmal nem rendelkezik jelölés lesz látható. A négyzetbe kattintva a jelölés kivehető és rögzíthető a TAJ az űrlapon.
Amennyiben a kötelező cím adatok közül bármelyik érték hiányzik (ország, közterület, stb.) a feltöltött sablonból, a rendszer ismeretlen címként tölti be.
gyermek lakcím nélküli, a sablonban ez jelölhető. Azonban, ha bármilyen lakóhelyre vonatkozó cella már kitöltött a sablonban, úgy a többi lakóhely adat is szükséges a sikeres betöltéshez.
Felvételi adatok további szerkesztése
A gyermek melletti szerkesztés
ikonra kattintást követően lehet kiválasztani a Felvételi Felvétel adatok fület, ahol a megjelenő űrlapon a felvétellel kapcsolatos információkat lehet rögzíteni.
Módosítást követően a listafelületen módosul a státusz is.
A beiratkozást nyomon követő státuszok
A beiratkozás folyamán az alábbi státuszok alapján nyomon követhető a gyermek státusza:
- Mentett - a gyermek előzetes adatai feltöltésre kerültek (új gyermekként, vagy sablon segítségével) Mentett státuszú gyermek a listából törölhető a kuka ikon segítségével.
- Előjegyzett - a gyermek Felvétel adatok oldalán a Felvételre jelentkezett mező kitöltésre kerül: "igen" értékkel.
- Nem jelentkezett - a gyermek Felvétel adatok oldalán a Felvételre jelentkezett mező kitöltésre kerül: "nem" értékkel.
- Felvett - a gyermek Felvétel adatok oldalán a Felvételt nyert mező kitöltésre kerül: "igen" értékkel.
- Elutasított - a gyermek Felvétel adatok oldalán a Felvételt nyert mező kitöltésre kerül: "nem" értékkel.
Felvételi előjegyzési napló
A megfelelő gyermekekre
Felvételi előjegyzési napló
A felvételi előjegyzési naplóban az aktuális nevelési évben felvételre jelentkezett gyermekek jelennek meg.
A napló összesített adatai tartalmazza a felvételre jelentkező, a felvett és a fellebbezés eredményeként felvett gyermekek számát.
A feladatellátási helyre vonatkozóan lehet letölteni a Felvételi előjegyzési naplót. Csak olyan gyermek adata kerül bele, akiknél a Felvételi Felvétel adatok űrlapon a Felvételre jelentkezett mező értéke „Igen”, és ezzel egyidejűleg a Felvett mező értéke "Igen" vagy „Nem” (azaz nem üres). Azaz azok a gyermekek, akik ugyan előjegyzésre kerültekakiknek adatlapja mentésre került, de végül nem jelentkeztek az intézménybe, vagy jelentkeztek ugyan, de jelentkezésük még nem került elbírálásra, nem kerülnek be a dokumentumbanaplóba.
Az év közben folyamatosan jelentkező gyermekeket a nevelési év első és utolsó napja közötti időszakban tartalmazza a napló. Előzetes megtekintés esetén a dokumentumok nem kerülnek tárolásra az iktatórendszerben.
| Figyelem |
|---|
A generálás funkció iktatja és a Dokumentumtárban elérhetővé teszi a generált dokumentumokat, ezért vissza nem vonható! |
Határozatok, felvételi döntések generálása, nyomtatása
Szintén a felületen látható, az esetlegesen beállított szűréseknek megfelelő gyermekekre vonatkozóan lehet jóváhagyó felvételi döntéseket, vagy elutasító határozatokat generálni, nyomtatni.
Határozat:
Csak olyan Elutasított státuszban lévő gyermek esetén történhet meg az elutasító határozat generálás, akiknél a Felvételi adatok űrlapon a Felvételre jelentkezett mező értéke „Igen”, és ezzel egyidejűleg a Felvett mező értéke "Nem".
Nyomtatásra generálást követően van lehetőség. Azaz azon gyermek számára, akik ugyan előjegyzésre kerültek, de végül nem jelentkeztek az intézménybe, vagy jelentkeztek ugyan, de jelentkezésük még nem került elbírálásra, a rendszer nem generál határozatot.
Felvételi döntés:
Csak olyan Felvett státuszban lévő gyermek esetén történik meg a felvételi döntés generálás, akiknél a Felvételi adatok űrlapon a Felvételre jelentkezett mező értéke „Igen”, és ezzel egyidejűleg a Felvett mező értéke "Igen".
Azaz azon gyermek számára, akik ugyan előjegyzésre kerültek, de végül nem jelentkeztek az intézménybe, vagy jelentkeztek ugyan, de jelentkezésük még nem került elbírálásra, a rendszer nem generál döntést. Nyomtatásra generálást követően van lehetőség.
A generált felvételi döntések és határozatok a Dokumentumtárba is bekerülnek.
Amennyiben a felhasználó a Határozatok, Felvételi döntések nyomtatása gombra kattint, a rendszer kikeresi a Dokumentumtárból a keresett gyermekekre vonatkozó dokumentumokat, amelyek egy zip formátumú fájlban válnak letölthetővé. Amennyiben egy gyermekhez több dokumentum is található (például először elutasításra került, majd fellebbezés eredményeként felvételt nyert), az időben legfrissebb határozat kerül a fájlba.
| Figyelem |
|---|
Előzetes megtekintés esetén a dokumentumok nem kerülnek tárolásra az iktatórendszerben. |
A generált dokumentumok elérhetőek a gyermek Csatolt iratok oldalán is:
Gyermek generálás
Szintén a felületen látható, az esetlegesen beállított szűréseknek megfelelő gyermekekre vonatkozóan lehet a Felvett státuszú óvodai nevelésre kötelezett beiratkozó gyermekek adatait az óvoda gyermek "Gyermekek" nyilvántartásába feltölteniáttölteni. Csak olyan Felvett státuszú gyermek esetén történik meg a gyermek mappa megnyitásagenerálás, akinél a Felvételi adatok űrlapon a Felvételre jelentkezett mező értéke „Igen”, és ezzel egyidejűleg a Felvett mező értéke is "Igen".
Amennyiben az első nevelési nap a következő nevelési évben van, úgy a felvett gyermekek
listájátlistája nem az aktív, hanem a következő nevelési évben
tekinthetitekinthető meg a Gyermekek menüben.
Generált gyermek adatainak javítása, módosítása
A beiratkozás listában a ceruza ikon segítségével mindaddig szerkeszthetők az adatok, amíg a gyermek generálása meg nem történik.
Amennyiben a gyermek generálás megtörtént, úgy az intézményi Gyermekek listában módosíthatók az adatok, illetve törölhető is a tévesen generált gyermek.
Amennyiben a tévesen generált gyermekek első nevelési napja a következő nevelési évben kezdődik a felvételi adatoknál, a következő nevelési év listájában láthatók, és onnan törölhetők.
Ehhez kattintson a felső menü feletti, intézmény neve mellett látható nevelési évre, és válassza ki a következő nevelési évet. Az új felületen válassza a Gyermekek menüt. Itt már láthatóak azok a gyermekek, akiknek az első nevelési napja a következő nevelési évben van. A kuka ikonnal innen törölhető a téves adatokkal generált gyermek.
Ezután váltson vissza a nevelési év választóval a felső részen a jelenlegi nevelési évre, és kattintson a Beiratkozás menüre. A gyermek felvételi adatai újra szerkeszthetővé válnak, valamint módosítás után újra generálható| Információ |
|---|
Amennyiben a jogviszony kezdete a következő nevelési évben van, úgy a felvett gyermekek listáját nem az aktív, hanem a következő nevelési évben tekinthetik meg. |
| Figyelem |
|---|
A következő nevelési évre történő gyermek generálás csak akkor lehetséges, amikor már előzetesen megnyitott a következő nevelési év! A következő nevelési év megnyitása központilag történik. |
Exportálás
Szintén a felületen látható, az esetlegesen beállított szűréseknek megfelelő gyermekekre vonatkozóan lehet az óvodai nevelésre kötelezett gyermekek adatait az 
gombra kattintva Excell Excel táblázatban letölteni számítógépünkre.
A táblázatban megtalálható az összes olyan adat, amit a rendszer tartalmaz a beiratkozáshoz kapcsolódó felületeken.
Ebben a videóban megtekinthetik korábbi online oktatásunkat a beiratkozás folyamatáról, a kapcsolódó egyes funkciók megfelelő használatáról és az adatok beviteléből származó számos további előnyről: