Ütemterv létrehozása (PRO)

A tematika módosítása, létrehozása, importálása

Képzés tematikája képzési program tematikája alapján
A tematika létrejön a képzés szintjén, ha olyan képzési program alapján hozzuk létre a képzést, aminek van kidolgozott tematikája. A képzési programból átvett tematikát a képzés szintjén a tematika fül alatt éri el a felhasználó. A tematika addig, amíg nem generáltak ütemtervet, szabadon szerkeszthető. Ahogy ezt az előző fejeztben leírtuk, tetszőlegesen megváltoztatható a tematikus egységek sorrendje, illetve új tematikus egységek is létrehozhatók, de változtathatók a tematikus egységek leíró adatai is.
Képzésen belül létrehozott tematika, tematika importálása
Amennyiben nem képzési program alapján hozzák létre a képzést, vagy a képzési programnak nincs kidolgozott tematikája, a képzés „Tematika” fülén ki lehet dolgozni a képzési tematikát, a képzési programnál leírt módon. Amennyiben excelben áll rendelkezésre a képzés tematikája, akkor a rendszer által elvárt formátumban – ehhez a rendszer által biztosított import sablont kell használni – importálható is a tematika.

Egy korábbi képzés, vagy egy képzési program tematikája is exportálható, majd importálható az adott képzésbe.

Tematika áttekintése, ellenőrzése

Az ütemterv generálását megelőzően célszerű ellenőrizni a tematikát, hiszen ezt az ütemterv generálást megelőzően a rendszer automatikusan megteszi.

Ezt a „Tematika” fül alatt megnyíló oldala alsó szekciójában elhelyezkedő „tematika ellenőrzése” gombra kattintva teheti meg a felhasználó. Amennyiben a tematikában a rendszer hibát talál, akkor „sikertelen ellenőrzés” előugró panelen kiírja az alkalmazás, hogy hibát talált a tematikában, és jelzi, hogy letöltésre került az az excel állomány, amelyet megnyitva az első oszlopban piros háttérszínnel jelölve, és az utolsó oszlopban szövegesen kiírva szerepel az ellenőrzés során feltárt hiba.

Tantermek, oktatók megadása a tematikában

A tematika szerkesztésére vonatkozó fejezetben részletesen leírtuk, hogyan működik az oktatók és termek beállítása. Itt arra hívjuk fel a figyelmet, hogy az ütemterv generálása előtt a tematikában javasolt meghatározni az oktatókat és termeket, mert itt ezt tematikus egységek szintjén, a felülről lefelé, és lentről felfelé öröklődés segítségével könnyebben meg tudjuk tenni, mint az ütemtervben, ahol ezeket a beállításokat egyesével, óránként lehet elvégezni.

Ütemterv – nyitó képernyő áttekintése

Az „Ütemterv” fülre kattintva az ütemterv nyitó képernyőre jutunk. A nyitó képernyőnek két jellemző nézete van, a naptárnézet és a listanézet. 

Az alapbeálltás szerint a naptárnézet jelenik meg.

A nézetet a jobb felső sarokban található nézetállító panelen állíthatja be a felhasználó. A nézetállító panel mellett jobb oldalon található „beállítás” piktogrammra kattintva állítható be a naptárnézet és a lista nézet. A következő beállításokat teheti meg a felhasználó naptárnézetre vonatkozóan:

• Megjelenített napok beállítása
• Megjelenített órák (tól – ig)
• Órán belüli bontások száma – 1 osztás 1 órás pontosságtól a 6 osztás 10 perces pontosságig

A listanézet esetében a megjelenített oszlopok beállítására van lehetőség, melyek a következők lehetnek:

• Képzési egység – óra
• Dátum
• Kezdete/vége
• Oktató(k)
• Terem
• Leírás

Ezen a képernyőn látható a bal felső sarokban az adott hét feltüntetése. Amennyiben a képzés már megkezdődött, az aktuális hét jelenik meg.  Ha a képzés még nem indult el, a képzés kezdetének első hete lesz látható. A nyilak segítségével tudunk lépkedni a hetek között.

A „Generálás…” gomb mellett található lefelé mutató nyilat magába foglaló piktogrammra kattintva lehet exportálni az ütemtervet. A gomb szürke, tehátnem aktív, amíg nem hozott létre a felhasználó ütemtervet.

A „Szerkesztő mód” csúszó kapcsoló jobb állásba állításával – ez akkor is megtehető, ha még nincs generált ütemtervünk - megváltozik a naptárbeállítás – egy óra négy osztásos nézetre vált a képernyő. Ha van már kigenerált ütemtervünk, ebben az állapotban a naptárnézetben elmozgathatók héten belül az ütemterv órái.

Az aktuális hetet kiíró panel mellett található a „Generálás…” gomb, erre kattintva kezdheti meg a felhasználó az ütemterv generálását.

Ütemterv generálása

Az ütemterv alapvető beállításai

A „Generálás...” gombra kattintva az „Ütemterv generálása” oldal jelenik meg. Ezen a képernyőn tudom megadni az ütemterv alábbi jellemzőit.

Óra hosszának beállítása

Egy tanóra hosszát percben tudja a felhasználó beállítani. Jellemzően a felnőttképzők is 45 perces órákkal terveznek, viszont előfordul, hogy a tanórák 60 percesek. Egy adott képzés esetében egyféle órahosszt lehet beállítani.

Ütemezett napok és idősávok

Ezen a panelen a heti órarendi rácsot tudja a felhasználó kialakítani.

Napok beállítása: Elsőként kipipálja azokat a napokat, amelyekre órákat/foglakozásokat tervez ütemezni.

Kezdés és befejezés időpontja: Ezt követően naponként beállítja az első foglalkozás kezdetét – alapbeálltás szerint ez 8 óra - , és az utolsó foglakozás végét – alapbeállítás szerint ez 18 óra. Az óra mezőre kattintva a lefelé és felfelé mutató nyilakkal az órákat egyesével, a perceket pedig 5 percenként tudja a felhasználó állítani. A mezőbe kattintva a felhasználó képes egyedi, azaz nem 5 perces pontossággal meghatározni képzés kezdetet, -véget. Fontos, hogy a kezdés és befejezés között legalább egy tanórának kell lennie. A rendszer piros sávos színezéssel és figyelmeztető szöveggel jelzi, ha ez a feltétel nem teljesül. Egy óranak hossza ilyenkor megegyezik az óra hosszának beállításánál megadott értékkel.

Szünetek beállítása: Az adott napnál a „Szünetek” oszlopban 2 óránként 15 perc szünet jelenik meg. Az óra perc mezőre kattintva beállíthatóvá válik az óra és a perc mező, a számok beírásával a szünetek tetszőleges ütemét tudja a felhasználó meghatározni. Az „Ebédszünet” oszlopban egy, a többi szünettől eltérő hosszúságú szünet állítható be. Alapbeállításként ez a 3. szünet 60 perccel. Az óra – perc mezőre kattintva az ebédszünet oszlopban megjelenik egy jelölőnégyzet. Ha innen a felhasználó eltávolítja a pipát, akkor nem lesz eltérő hosszúságú ebédszünet. Ha bent hagyja a pipát, átállíthatja, hogy hányadik szünet legyen az ebédszünet, és hány perces legyen.

Kivétel dátumok beállítása: Itt a naptárból azokat a napokat jelölheti be a felhasználó, amelyekre nem kíván órát ütemezni, pl. az ünnepnapokat. A kivételdátumok esetében nem vizsgálja az alkalmazás, hogy azok a képzés kezdő és befejezési időpontja közé esnek-e.

Napirenden kívül ütemezett képzési egységek és az egy napra ütemezhető óraszámok: Az „Önálló tananyag feldolgozása” és az „Egyéni/kiscsoportos gyakorlat” estében a jelölőnégyzetek kipipálásával biztosítható, hogy ezeknek a képzési egységeknek az ütemezése a napirenden kívül történjen. Vagyis nem az óratervi rácsba tölti be ezeket az órákat az alkalmazás, hanem az itt beállított óraszámot napokra osztja el. Ha az önálló tanulásnál kipipálja a jelölőnégyzetet, és beállít két órát, akkor a képzésben résztvevő nem a megtervezett órarendi órákban dolgozza fel a tananyagot, hanem az általa választott tetszőleges ütemezésben. Itt az alkalmazás napokra osztja ki az felhasználó által meghatározott óraszámot.

Ütemterv beállításainak mentése

Az „Ütemterv generálás” oldal alján a „Generálás…” gomb mellett helyezkedik el a mentés gomb. A beállításokat erre kattintva tudja elmenteni a felhasználó. A mentés gombra kattintva nem generálódik ütemterv, bezáródik az oldal, és visszatér a felhasználó az „Ütemterv nyitóoldalra”. Amennyiben a nyitóoldalon az oldal felső szekciójában elhelyezett „Generálás…” gombra kattint, az elmentett beállításokkal nyílik meg az „Ütemterv generálás” oldal. Az oldalon bármilyen módosítás végrehajtható, amely újra elmenthető.

Az f-KRÉTÁBAN alkalmazható két féle ütemterv generálási eljárás bemutatása

Ütemterv generálása a képzési egységek tematikában szereplő sorrendjében
Ebben az esetben az alkalmazás az ütemterv beállításait figyelembe véve, a tematikában meghatározott sorrendben helyezi el a képzési egységek óráit, a képzés kezdési időpontjától kezdve.
Amennyiben ütemterv generálása a tematikus egységek sorrendjében történik, nem kell az „Órarend beállítása” gombra kattintani az „Ütemterv generálása” oldalon. Ahogy azt a gomb melletti információs szöveg is tartalmazza, az órarendet csak akkor kell beálltani, ha a felhasználó az órákat nem a tematika sorrendjében szeretné beütemezni – lásd a következő pontban. Tehát egyből az oldal alján szereplő „Generálás…” gombra kattintva történik az ütemterv létrehozása. (135. ábra: Ütemterv generálásának a képzési egységek sorrendjében).

A napirenden kívül ütemezett képzési egységek esetében – ilyen lehet a fent leírtaknak megfelelően az önálló tananyag feldolgozás és az egyéni/kiscsoportos gyakorlat – a képzési egység beütemezése attól a naptól kezdődik, ahogy sorra kerül a képzési egységeinek sorában. Az alkalmazás valamennyi naptári napra oszt annyi órát a képzési egységből – függetlenül az ütemezett napoktól – amennyit az ütemterv beálltásainál megadott a felhasználó: ahogy azt a 134. ábrán látható példa mutatja, napi 2 órát.
A képzési egységek sorrendjében kigenerált ütemterven jól látszik, hogy az „Áruismeretek tananyagfeldolgozás” 8 órás önálló tananyag feldolgozás típusú képzési egységet 2 óránként 4 napra osztotta el az alkalmazás. A naptárnézetben ez a képzési egység a felső sávban jelenik meg. Alatt pedig a napra ütemezett képzési órák láthatók. Listanézetben pedig az ütemterv első sorában látható ez a képzési egység.

A képzési egységek sorrendjében generált ütemterv – naptár és listanézet

Ütemterv generálása a képzési egységek tematikában szereplő sorrendjétől eltérően
Ha azt szeretnénk, hogy az ütemterv generálása a képzés egységek óráinak felhasználó által megadott sorrendjében történjen, akkor az „Ütemterv generálása” oldalon az „Órarend beállítása” gombra kell kattintani. Ennél az eljárásnál lehetőségünk van akár hetente, akár két hetente (A – B hét) eltérő egységekből kialakítani az ütemtervet.
A gombra kattintva megnyílik kitöltés nélkül az órarendi rács, amit a képzési napok beállításánál kialakított a felhasználó.

A naptárban az adott órára kattintva megjelennek a tematikában szereplő tananyagegységek – ezeket tekintjük az alapvető tematikus egységeknek, ez a tantárgyi szint, a tananyagegység még ki nem osztott óraszáma, és második szinten pedig a tananyagegység képzési egységeinek típusai – ebben az esetben az elméleti és gyakorlati foglalkozások, a tananyagegységen belüli óraszámokkal. Az ábrán látható példa azt mutatja, hogy a hét első órájára a „Kereskedelmi-, áru- és áruforgalmi ismeretek tananyagegység 36 órájából, az ehhez a tananyagegységhez tartozó elméleti foglakozások 12 órájából osztotta ki a felhasználó az elsőt.

Ha erre az első napra ugyanebből a tananyagegységből szeretne a felhasználó további 9 órát beütemezni a fennmaradó üres órák helyére, akkor a második órára kattintva az „Az előző óra másolása” sorra kell kattintani, és kiválasztani, hogy hányszor kívánja az órát lemásolni.

Ha elkészült a felhasználó az aktuális héttel, akkor dönthet úgy, hogy azt lemásolja. Lemásolhatja egyszer, de akár ötször is. Ha a tematika olyan, hogy a képzés végéig ezzel az egy héttel lefedhető az ütemterv, akkor választható a „képzés végéig” terjedő másolás. 
Fontos figyelembe venni, hogy a másolás kizárólag addig tart, amíg az ütemezhető órák el nem fogynak. Amennyiben a másolás közben egy képzési egység foglalkozási típusából elfogynak az ütemezhető órák, a rendszer figyelmeztet erre a másolás befejeztével.

Ha már két hetet létrehozott a felhasználó, dönthet úgy, hogy ezeket az A-B hétből álló szakaszokat másolja le. A másolás számának beállítása azonos módon történik az egyes hetek másolásával.

Az aktuális hetet a jobb felső sarokban található „A hét törlése” gombra kattintva törölheti a felhasználó. Függetlenül a készültségtől, elmentheti az órarendet. Ezt követően az „Ütemterv generálás” oldalon a „Generálás…” gombra kattintva kigenerálhatja a felhasználó az ütemtervet. Ha volt már létrehozott ütemterve, akkor az újabb generálással felülírja a korábbit.

Ha még nem minden órát tervezett be, akkor az „Ütemterv oldal” nézetváltó paneljét lenyitva megjelenik a „Nem ütemezett órák listaelem, erre kattintva az alkalmazás kilistázza a még be nem ütemezett órákat. A „Generálás…”, majd az „Ütemterv generálása” oldalon az „Órarend beállítása” gombra kattintva folytathatja a még be nem ütemezett órák kiosztását. Arra, hogy még vannak nem ütemezett órák, az „Ütemterv” fülön sárga háromszögben elhelyezett felkiáltójel piktogramm figyelmezteti a felhasználót.

A létrehozott ütemterv módosítása

Az ütemterv naptár nézetében a szerkesztési mód csúszó kapcsoló jobbra állításával a képernyőn megjelenő hetet szerkeszthetővé teszi a felhasználó. Ebben az esetben az egeret az adott óra fölé állítva tetszőleges helyre húzhatja azt a naptárban. Fontos, hogy ilyen módon csak héten belül lehet átrendezni az órákat. A napirenden kívül ütemezett egységek módosítása kizárólag listanézetben szerkeszthető.

A listanézetben akár héten túl is, korlátozás nélkül átrendezheti a felhasználó az órákat. Az adott óra sorára kattintva a jobb oldalon megjelenő „ceruza” piktogrammra kattintva megnyílik az „Ütemezett óra szerkesztése” panel, amelynek „Alapadatok” fülén az óra kezdési időpontját adhatja meg a felhasználó – a befejezési időpontot az alkalmazás számolja. A „Leírás” fülre kattintva az adott képzési egység leírása válik szerkeszthetővé. Ha egy képzési egységhez több óra tartozik, akkor valamennyi hozzá tartozó óránál ugyanaz a leírás jelenik meg, de itt valamennyi órára be lehet állítani a rá vonatkozó leírást.

Az önálló tananyag feldolgozás és az egyéni/kiscsoportos gyakorlat típusú képzési egységek esetében nem csak a kezdési, hanem a befejezési dátumot is meg tudja adni a felhasználó.
A lista nézetben a még nem ütemezett képzési egységek, órák is ütemezhetők, a nélkül, hogy újabb ütemtervet generálnánk.

Az ütemezés, órarend törlése

Az „Ütemterv” képernyő felső szekciójában az „Ütemterv törlése” gombra kattintva törölhető a képzés ütemezése.

Az ütemterv törlésével a képzési tematika zárolása nem szűnik meg, amíg az adott képzéshez az „Ütemterv generálása” oldalon elmentett órarend tartozik. Az „Órarend beállítása” gombra kattintva az elmentett órarend megnyitható és módosítható. A „Generálás” gombra kattintva az ütemterv újra generálható.

Amennyiben a tematika zárolását megszünteti a felhasználó a képzés „Tematika” fülén a fejléc jobb oldalán található lakatra kattintva, akkor törlődik a képzés ütemterve, és amennyiben az ütemezés generálásához elmentett órarend is van, akkor az is törlődik.

Ütemterv alapján generálható megszemélyesített dokumentumok

Jelenleg az alkalmazásban két ütemezett dokumentum található:
- A haladási napló
- Az órarend
A felhasználó a két dokumentum, és azok adatbázis hivatkozásainak felhasználásával további ütemezést tartalmazó dokumentum sablonokat hozhat létre. Fontos, hogy az ütemezést tartalmazó dokumentumok akkor hozhatók létre, hogy ha az órarendbe szervezett órákhoz a felhasználó legalább egy oktatót és termet rendel.

Haladási napló

A haladási naplót a képzési ütemterv alapján hozza létre az alkalmazás. A haladási napló egy megjelenített sora/egysége az egy képzési egységhez tartozó, egy oktató által, egy napon tanított képzési rész. Ha egy adott képzési egység egy napra eső részét két különböző oktató tanítja, akkor az a naplóban két külön soron jelenik meg.

A haladási naplóban az önálló tananyagfeldolgozást célzó képzési egységek külön blokkban jelennek meg, mert ezek naplózására eltérő jogi szabályozás vonatkozik.

Órarend

Az órarendben az ütemtervnek megfelelően, egy óra - egy sor. Az órarend tartalmazza az óra napjának dátumát, az óra kezdési és befejezési időpontját, az óra tananyagegységének és képzési egységének megnevezését és külön oszlopban a terem és az oktató megnevezését.