Tartalom jegyzék

1         Bevezetés

Jelen dokumentum a Poszeidon (EKEIDR) Irat és Dokumentumkezelő rendszer webes felületének felhasználói dokumentációja.

A 2 - 3 fejezetben a webes felület felépítése, kezelése kerül bemutatásra általánosságban, a további fejezetekben pedig a menüstruktúra sorrendjét követve az egyes menüpontokban elérhető funkciók kerülnek részletesen ismertetésre.

• Saját beállítások ( 4 ): A felhasználónevünkre kattintva a jobb felső sarokban lenyíló menüben a felhasználói profilunk adatai, személyes beállításaink, lehetőség van jelszó módosításra, a rendszerből való kilépésre.
• Érkeztetés ( 5 ): A beérkező küldemények rögzítésére szolgáló gyorsbeviteli felület, itt van lehetőségünk a küldemény, vagyis a boríték, és a benne lévő irat(ok) adatainak rögzítésére. Ennek eredménye lesz az Érkeztető azonosító.
• Küldemények ( 6 ): Az érkeztetési azonosítóval rendelkező küldeményeket találjuk meg ezen a felületen egy adatlistában.
• Iktatás ( 7 ): Bejövő, kimenő illetve belső iratok főszámos, illetve alszámos iktatására szolgáló gyorsbeviteli felület. Eredmény: Iktatószám.
• Iratok ( 8 ): Ezen a felületen egy adatlistában ömlesztve, csoportosítás nélkül megtalálhatóak a saját, illetve azok az iratok, amelyekhez szervezeti egységünk hozzáféréssel rendelkezik.
• Ügyiratok ( 9 ): Ezen a felületen egy adatlistában megtalálhatóak azok az ügyiratok (~ főszámos indító irat), amelyekhez szervezeti egységünk hozzáféréssel rendelkezik. Az adatlistában kiválasztott ügyirat részletes adatait egy megtekintő vagy szerkesztő felületen érhetjük el. Ezeken a felületen az adott ügyirathoz tartozó iratok, materiális példányok és elektronikus állományok is elérhetőek a „Kapcsolódások” alsó felnyíló menün keresztül.
• Példányok ( 10 ): Ebben a menüben a rendszerben szereplő azon materiális példányok és elektronikus állományok, valamint az elektronikus állományok verziói kerülnek megjelenítésre egy-egy adatlistában, melyekhez személyes vagy szervezeti egység szintű hozzáféréssel rendelkezünk. Az elektronikus állományokhoz szintén ebben a menüben űrlap és mappa is kapcsolható.
• Átadás-átvétel ( 11 ): Ezen a felületen a feladott (általunk feladott) és várható (számunkra feladott) tételek, mint küldemény, materiális példány illetve ügyirat jelennek meg.
• Partnerek ( 12 ): Ebben a menüben a partner- és ügyféltörzs tartható karban.
• Csoportos műveletek ( 13 ): Ezen a menüponton csoportosan, azaz több tételre vonatkozóan tudunk funkciókat használni.

2         Belépés a programba

A Poszeidon webes felületére a felhasználói adatok megadásával lehet bejelentkezni.

A rendszer megvizsgálja, hogy a megadott felhasználónév / jelszó - páros érvényes felhasználója-e a rendszernek. Abban az esetben, ha a felhasználó rossz felhasználónevet vagy jelszót adott meg a belépéshez, a program figyelmeztető üzenettel hívja fel erre a figyelmét.

Figyelmeztető üzenet

 

A program a fentieken túl vizsgálja azt is, hogy a támogatott böngészők valamelyikén keresztül történik a belépés. Abban az esetben, ha nem támogatott böngészőt használ a felhasználó, a program erre a bejelentkezési ablak teljes felületén felhívja a felhasználó figyelmét.

Nem támogatott böngésző figyelmeztető üzenet

A bejelentkező ablak alatt lehet globálisan dokumentumokat megosztani a felhasználókkal egy központi tárhelyről.

Letölthető dokumentumok

2.1         Felhasználói adatok megadásával

A Poszeidon program böngészőből történő elindítása után a belépéshez elsőként szükség van az azonosító és a jelszó megadására. Az azonosítót és a jelszót a rendszer adminisztrátora határozza meg, a jelszót a későbbiekben egyénileg módosíthatunk. A program figyel a sikertelen belépési próbálkozásokra, és 10 kísérlet után egy napra kitiltja a felhasználót

Bejelentkezési ablak

A Poszeidon webes felületére történő belépéshez indítsuk el böngészőből a programot. A bejelentkező ablakban adjuk meg a felhasználónevünket és a hozzá tartozó jelszót, majd kattintsunk a „ Bejelentkezés ” gombra. A program belépési felületén nincs szerepkörválasztásra lehetőség, azzal a szerepkörrel és arra a szervezeti egységre történik a belépés, ami a legutolsó bejelentkezésünkkor aktív volt. Ezek módosítására a belépés után van lehetőség.

Sikeres bejelentkezést követően megnyílik a program kezdőoldala. Ha átlépünk másik menübe, újra előhívhatjuk a kezdőoldalt a fejlécen a Poszeidon logóra kattintva.

 

Kezdőoldal

A bejelentkezési ablakban a tanúsítvány szó mögött egy link szerepel, mellyel megnyitható az adott Poszeidon verzióhoz tartozó aktuális Mátrix tanúsítványa:

Tanúsítvány

3         Felületek f elépítése, kezelése

A programba belépve az alábbi felületelrendezéssel találkozhatunk:

 

Általános felület felépítése

• 1. Fejléc :
  • A Poszeidon logóra kattintva visszajutunk a kezdőoldalra
  • A Poszeidon logó melletti „ ” le nyílra kattintva a program verzió és licence adatai tekinthetők meg, valamint a hibabejelentő felület linkje érhető el.
  • A logó mellett a munkamenetből hátralévő idő kijelző „ ” található.
  • A szerepkörválasztó lenyitásával van lehetőségünk szerepköreink között váltani.
  • A szervezeti egység választó lenyitásával van lehetőség másik szervezeti egységre átjelentkezni (amennyiben több szervezeti egységnél rendelkezünk szerepkörrel).
  • A felhasználónevünkre kattintva a jobb felső sarokban lenyíló saját beállítások menüben megtekinthetők a profil adatok, elérhetőek a szerepkörünkhöz tartozó további beállítások, valamint lehetőség van a rendszerből való kilépésre.

• 2. Menü : A középső rész bal oldalán helyezkedik el a hierarchikus menüsáv, ahol az adott szerepkörrel elérhető felületek közül választhatunk.
• 3. Főképernyő : A menütől jobbra helyezkedik el, itt jelennek meg az egyes felületekhez tartozó adatlisták, gyorsbeviteli, beviteli, megtekintő és szerkesztő felületek.
• 4. Lábléc : A gyorsbeviteli, beviteli, megtekintő és szerkesztő felületeken a funkciógombokat (pl. mentés, mégsem, stb.) tartalmazza. (Az adatlistákon elérhető funkciók a főképernyő rész alján szerepelnek.)

3.1         A felületi elem típusok ismertetése

A felületek részletes ismertetését megelőzően ebben a fejezetben kerül bemutatásra, hogy a Poszeidon webes felületeken milyen típusú mezőkkel, kapcsolókkal, gombokkal, üzenetekkel találkozhatunk.

3.1.1      Mezőtípusok kitöltési mód alapján

• Kötelező mezők: halvány narancssárga háttérrel jelennek meg, a mezők kitöltése nélkül a rekord nem menthető el.

Kötelező mező

• Nem kötelező mezők: Kitöltésük opcionális, fehér háttérrel jelennek meg, a mezők kitöltése nélkül is menthető a rekord.

Nem kötelező mező

• Nem tölthető mezők: A rendszer tölti ki valamilyen esemény hatására. Pl.: egyedi azonosító szerepét látják el, naplózott és nem módosítható a felhasználó által (létrehozó személy, létrehozás ideje, státusz, stb.) Ezek a mezők világosszürke háttérrel jelennek meg.

Nem tölthető mező

Amennyiben egy kötelező mezőt nem töltünk ki, mentéskor a rendszer figyelmeztet a hiányzó mező alatt megjelenő üzenetben. Ha egy olyan felületen kerül elmulasztásra egy kötelező mező kitöltése, amely több fület tartalmaz, akkor az adott fül neve is bepirosodik, nemcsak az azon belül hiányzó mező, annak érdekében, hogy könnyebben rá lehessen találni, ha nem a narancssárgával jelölt aktuális fülön belül van.

 

Kitöltetlen kötelező mezőt tartalmazó fül jelölése

Kitöltetlen kötelező mezőre figyelmeztetés

3.1.2      Mező típusok adatkezelési mód alapján

• Szabadszöveges mező: tetszőleges szöveges értékkel tölthető

Szabadszöveges mező

• Kódtételes mező: A mező értéke egy lenyíló lista alapján tölthető. A kódtételek tartalma módosítható az adminisztrátor (adatgazda) által a Poszeidon vastag kliensben.

Kódtételes mező

Kódtételes mező lenyitva

A kódtételes listáknál lehetőség van begépelni a keresett értéket, így szűkítve alul a listában megjelenő találatok számát.

Keresés a kódtételes listában

Amennyiben a begépelt szótöredék alapján nincs megjeleníthető kódtétel, arról figyelmeztet a program.

Figyelmeztetés, ha a keresett kódtétel nem található

• Választólistás mező: kétféleképpen tölthető, egyrészt a mező melletti ikonra kattintva felugró választólistából tölthetjük a mezőt a „Kiválaszt” gombbal, vagy a mezőbe betölteni kívánt értéken állva dupla kattintással.

Választólistás mező

Választólista az ikonra kattintással

A választó listák hasonló módon épülnek fel, mint az adatlistás felületek (lásd 3.2.3.2 fejezet).

-           1. rész: Nézetválasztó : A nézetválasztó rész nem minden választólistában jelenik meg. Csak a szervezet és személy választólistákban érhető el, amelyekben szerepekör jogosultságtól függően több nézet közül is választhatunk.

Az „ Aktuális szervezetnél megjelenő ” nézet esetében a program azokat a szervezeteket és személyeket válogatja ki, akik belsőként lettek rögzítve, továbbá azokat a külső partnereket, amelyeknek tárolási módja „ Szervezeti egységnél megjelenő ”, és abban a szervezeti egységben dolgozunk, amelyhez a partner rendelve lett.

Az „ Aktuális és összes szervezetnél megjelenő ” nézet annyival bővebb, hogy a „ Globálisan megjelenő ” tárolási móddal rögzített partnerek is elérhetőek az adatlistában.

Az „ Összes szervezet nézetben ” megjelennek olyan külső partnerek, melyeknek a tárolási módja „ Szervezeti egységnél megjelenő ”, de nem az aktuálisan használt szervezeti egység van hozzá megadva.

A belső típusú választólistákban érhetőek el az alábbi nézetek:

Az „ Összes alkalmazott ” választólistában az összes alkalmazott megjelenik, aki aktív szerepkörrel rendelkezik a programban.

A „ Szervezet alkalmazottai ” esetében a program azokat az alkalmazottakat szűri le, akik aktív szerepkörrel rendelkeznek azon a szervezeti egységen, amellyel aktuálisan be vagyunk jelentkezve.

A „ Felettes/Alárendelt szervezet alk. ” nézetben azok az alkalmazottak jelennek meg, akiknek van aktív státuszú szerepkörük

1. szervezethez, amivel éppen be vagyunk lépve,  
2. a szervezeti egységünk alatt lévő szervezetekben,
3. és a szervezeti egységünk felett lévő szervezetekben.

-           2. rész: Sorbarendezés: Az adatlista rendezhető az oszlop fejlécekre kattintva csökkenő, vagy növekvő sorrendben.

-           3. rész: Gyorskereső : A táblázat második sora szolgál keresésre, itt az üres mezőkbe beírva a keresési feltételt és megnyomva az „Enter” billentyű gombot, a rendszer az adott keresési feltételnek megfelelő rekordokat listázza. A gyorskeresést biztosító mező előtt bizonyos oszlopok esetében legördülő listából lehet kiválasztani, hogy milyen módszer alapján végezze a program a keresést pl.: a szó mely részében keresse a szótöredéket, üres értékre keressen, stb.

-           4. rész: Adatlista : A megjelenített sorok egyrészt az aktuális nézettől függnek, másrészt attól, hogy a részletes vagy a gyorskereső részben van-e tovább szűkítve a lista. Az adatlistákban egy sort kijelölni a kiválasztott sorra egyszeri bal egér gombos kattintással van lehetőség.

-           5. rész: Találatok : Amennyiben a találatok száma meghaladja az egy oldalon megjeleníthető rekordok számát, a jobb alsó sarokban található nyilak segítségével lévő van lehetőség a lapozásra. A gomb segítségével a program lista elejére léptet, míg a gombbal a lista végére. A nyilak között a program kiírja, hogy az adatlista hanyadik oldalán állunk épp. , a / jel mögött pedig informál arról, hogy hány oldal találatunk van az adott felületen, nézetben: . A legördülő lista segítségével lehet beállítani, hogy a program hány darab tételt jelenítsen meg egy oldalon. Ennek a blokknak az utolsó eleme a találatok száma.

-           6. rész: Kiegészítő funkciók : Az adatlista alatt a jobb alsó sarokban úgynevezett kiegészítő funkciókat találunk.

-           7. rész: Funkciók : Itt találjuk a listában kijelölt partner betöltéséhez a „ Kiválaszt ” gombot, továbbá az ablakból való kilépéshez a „ Mégse ” gombot.

Másrészt a mezőre kattintva feljövő kereső részben, ha gépelni kezdünk, akkor a rendszer listázza a keresési feltételnek megfelelő rekordokat (használhatjuk a % karakter helyettesítőt), és ebből a legördülő listából is kiválasztható a megfelelő rekord.

Választólistás mező kereső része

Keresés a választólistás mezőben

A további találatok megjelenítése a választólista ablakban már a begépelt keresési feltétel szűkítésével jelenik meg.

Választólista a további találatokkal

• Dátum mező: A mező értéke dátum adat. Többféle módon is tölthető a mező értéke. Ha belekattintunk a mezőbe, akkor begépelhetjük a szükséges dátumot.

 

Dátum mező

Ha belekattintunk a mezőbe, akkor kitöltődik a mező az aktuális dátummal, egyúttal mejelenik a napválasztó naptár panel az aktuális év, aktuális hónapjának, aktuális napjára navigálva (melyet narancssárga háromszög mutat), melyben kijelölhető rákattintással a kívánt (narancssárga színű háttérrel megjelenített) másik nap. A hónapok közötti léptetés a naptár panel fejlécén a „ <” és „>” gombokkal lehetséges.

Másik hónap megadható úgy is, hogy a naptár panel fejlécének közepére a hónap-év részre kattintunk, mellyel megnyílik a hónap választó naptár panel az aktuális év aktuális hónapjára navigálva, melyben kijelölhető a kívánt hónap. Az évek közötti léptetés a naptár panel fejlécén a „ <” és „>” gombokkal lehetséges.

Másik év megadható úgy is, hogy a naptár panel fejlécének közepére az év részre kattintunk, mellyel megnyílik az év választó naptár panel az aktuális évre navigálva, melyben kijelölhető a kívánt év.

A megfelelő évre kattintva visszajutunk a hónap választóba, ahol a szükséges hónapra kattintva eljutunk a nap választóba, ahol a kívánt hónapon belül lehet a kívánt napot megadni. A dátum kitöltés befejezésekor lépjünk el a mezőből.

A mezőben található x segítségével lehet a mezőben szereplő értéket kitörölni.

 

• Dátum-időpont mező : A mező értéke dátum és azon belül időpont is meghatározható. Többféle módon is tölthető a mező értéke. Ha belekattintunk a mezőbe, akkor begépelhetjük a szükséges dátumot és időpontot. Ha csak a dátumot gépeljük be, majd ellépünk a mezőből, akkor a program automatikusan kiegészíti 0:00-al az időpont részt.

 

Dátum-időpont mező

Ha belekattintunk a mezőbe, akkor kitöltődik az aktuális dátummal és időponttal óra:perc pontossággal, egyúttal megnyílik a nap választó naptár panel az aktuális év aktuális hónapjának aktuális napjára navigálva (melyet narancssárga háromszög mutat), melyben kijelölhető rákattintással a kívánt (narancssárga színű háttérrel megjelenített) másik nap. A naptár panelen a napok, évek és hónapok kezelése megegyezik a sima dátum mezőnél leírtakkal, ezért ezek nem kerülnek újra felsorolásra.

 

Az óra-perc megadáshoz kattintsunk a hónap-nap naptár választó láblécének közepére az óra ikonra, mellyel megnyílik az óra-perc időpont választó panel az aktuális óra aktuális percére navigálva, melyben kijelölhető a kívánt időpont. A bal oldalon az órák, a jobb oldalon a percek közötti léptetés a „˄” és a „˅ ” gombokkal lehetséges.

Másik lehetőség az óra megadására, ha az óra-perc időpont választó panelen az órára kattintunk, mellyel az óra választó panel jön fel, ahol rákattinthatunk a megfelelő órára, mely hatására visszajutunk az óra-perc időpont választóra.

A perc megadáshoz nyomjuk meg az óra-perc időpont választó panelen a percet, mellyel a perc választó panel jön fel, ahol rákattinthatunk a megfelelő percre, mely hatására visszajutunk az óra-perc időpont választóra.

A dátum-időpont kitöltés befejezésekor lépjünk el a mezőből.

A mezőben található x segítségével lehet a mezőben szereplő értéket kitörölni.

 

• Billenő kapcsoló (igen-nem) : A mező kétféle értéket vehet fel, melyből mindig csak az aktuális látszik, vagy igen, vagy nem értéke lehet. A mezőre kattintással lehet átbillenteni a másik, nem látható értékre.

Billenő kapcsoló – igen értékkel

Billenő kapcsoló – nem értékkel

• Két állású kapcsoló : A mező kétféle értéket vehet fel vagylagosan, mindkettő érték látható, melyből az aktuális a narancssárgával jelölt. A mezőre kattintással lehet átkapcsolni a másik értékre.

Két állású kapcsoló – az egyik (a példában: saját) értékkel

Két állású kapcsoló – a másik (a példában: központi) értékkel

• Többállású kapcsoló : A mező többféle értéket vehet fel vagylagosan, mindegyik érték látható, melyből az aktuális a narancssárgával jelölt. A fehér mezőre kattintással lehet átkapcsolni egy másik értékre.

Többállású kapcsoló – az első (a példában: papíralapú) értékkel

Többállású kapcsoló – a második (a példában: digitális) értékkel

Többállású kapcsoló – a harmadik (a példában: vegyes) értékkel

• Számláló mező: A mező kitöltése a mező melletti nyilakkal történik, a nyilakra kattintással lehet a mezőben található szám értéket növelni, vagy csökkenteni, valamint kézzel is lehet a mezők értékét megadni.

Számláló mező

• Többelemű mező: A mezőben ugyanolyan típusú adatból több is rögzíthető.

Többelemű mező

• Összezárható mezők: A bonyolultabb, sok mezőt tartalmazó felület áttekinthetőségét javítják az összezárható mezők.

Összezárható mező - becsukva

Összezárható mező – kinyitva

Az ilyen típusú mezők esetében a már megadott értékeket a sor végén található „-” jellel lehet törölni. Ekkor a program a törlés megerősítését kéri.

Összezárható mező törlésének megerősítése

• Többsoros szövegmező: Szabadon szerkeszthető mező, nem rendelkezik a kitöltésre vonatkozó megkötéssel. (Numerikus és text tartalom is tölthető).

Többsoros szövegmező

3.1.3      A felületeken előforduló üzenet típusok

A Poszeidon rendszerben többféle üzenet típussal találkozhatunk, melyek az alábbiak:

• Információs üzenetek: ezek például a műveletek sikerességéről tájékoztatnak felugró ablakban.

Tájékoztató üzenet

• Figyelmeztető üzenetek: ezek a funkciók használatával kapcsolatban informálnak vagy felugró ablakban, vagy a felület fülének nevében, vagy a felület mezője alatt.

 

Felugró figyelmeztető üzenetek

Kitöltetlen kötelező mezőt tartalmazó fül jelölése

 

 

Mező alatti figyelmeztő üzenetek

• Hibaüzenetek: ezek a hibák, például nem megfelelő paraméter beállítás, esetén fordulnak elő.

Hibaüzenet

3.2         A felületek felépítésének ismertetése

3.2.1      Fejléc

A fejléc minden menüben és felületről azonos funkciótartalommal érhető el, mely a következő alfejezetekben kerül ismertetésre. A Poszeidon logóra kattintva visszajutunk a kezdőoldalra.

3.2.1.1        Munkamenetből hátralévő idő kijelző

A Poszeidon logó mellett a munkamenetből hátralévő időt mutatja a rendszer óra: perc bontásban.

Munkamenetből hátralévő idő kijelző

Abban az esetben, ha a munkamenet ideje inaktívan telik el, a program biztonsági okokból kilépteti a felhasználót. Ezt követően újra be kell jelentkeznie. A kiléptetés közeledtével előre tájékoztatást küld a rendszer:

Figyelmeztető üzenet

A „ Tovább ” gombra kattintással a munkamenet számítása újraindul. Ezt a „ Hátralévő idő ” visszaszámlálási idejében tudja megtenni a felhasználó. Abban az esetben, ha a „ Tovább ” gombra kattintás ez idő alatt elmarad, a program elvégzi a kiléptetést és megjelenik a bejelentkezési ablak.

3.2.1.2        Szerepkörválasztó

A szerepkörválasztó lenyitásával van lehetőségünk az aktív szerepköreink közül egy másikat kiválasztani, amennyiben több szerepkörrel is rendelkezünk az egyes szervezeti egységeken. A kiválasztott szerepkörre kattintás után azonnal megjelennek az adott szerepkörrel elérhető funkciók. (A szerepkörök kiosztását az adminisztrátor szerepkörű személyek végezhetik el a Poszeidon (EKEIDR) Irat és Dokumentumkezelő rendszer vastag klienses felületén az „Adminisztráció”/ „Szerepkörök” menüpon tban.)

Szerepkörválasztó

3.2.1.3        Szervezeti egység választó

A Poszeidon rendszerben minden szerepkör szervezeti egységhez rendelt. A szerepkörválasztóban mindig elérhető minden aktív szerepköre a felhasználónak, azok között szabadon váltogathat. A szervezeti egység választó viszont csak azokat a szervezeti egységeket tartalmazza, amik a kiválasztott szerepkörhöz elérhetőek.

 

Szervezeti egység választó – különböző szerepkörök esetén

3.2.1.4        Saját beállítások

Saját beállítások

A felhasználónevünkre kattintva a jobb felső sarokban lenyíló saját beállítások menüben elérhető funkciókat részletesen az alábbi alfejezetek mutatják be:

• Profilom: 4.1
• Szerepkörátadás 4 . 2.
• Jelszó módosítása: 4.3
• Hírlevelek: 4.4
• Mentett keresések: 4.5
• Kijelentkezés: 4.6

3.2.2      Menü

A menü segítségével navigálhatunk a felületek között. A szerepkörünk határozza meg, hogy milyen menüpontokhoz férünk hozzá. A menü fa szerkezetű, bizonyos főmenük alatt almenük szerepelnek. Minden almenü csak egy helyen szerepel a fában a webes felületen.

A programba belépés után a menü fa összezártan kerül megjelenítésre, tehát csak a főmenük láthatóak.

Menü összezárva

Azokra a főmenükre kattintva egyből a menühöz tartozó felület jön be a főképernyőn, amik alatt nem szerepelnek almenük (pl. „Érkeztetés” ). Az almenükkel rendelkező főmenük esetén viszont a főmenüre kattintással az almenü struktúra nyílik le és csak a legalsó szintű menüre kattintással érhető el a főképernyőn az adott menü (pl. „PARTNEREK” / „PARTNER SZEMÉLYEK” ).

Menü kinyitva

A gomb segítségével összecsukható, kinyitható a menülista.

Menülista kinyitott állapotban

Menülista csukott állapotban

3.2.3      Főképernyő

A főképernyő a menütől jobbra helyezkedik el, itt jelennek meg az adott menühöz tartozó felületek, például az adatlisták, gyorsbeviteli, beviteli, megtekintő és szerkesztő felületek, valamint a belépés utáni kezdőoldal is.

Az egyes felületek és funkciók működését egyrészt befolyásolja az adott felhasználó szerepköre, másrészt a Poszeidon rendszer aktuális paraméterezési beállítása is.

 

A következő alfejezetekben a főképernyőn előforduló felületek felépítését részletezzük.

3.2.3.1        Kezdőoldal felépítése

A belépés után a kezdőoldal jelenik meg. Ha átlépünk másik menübe, újra előhívhatjuk a kezdőoldalt a fejlécen a Poszeidon logóra kattintva.

A kezdőoldal tetején látható a legutolsó belépés időpontja óra:perc pontossággal.

3.2.3.2        Adatlistás felületek felépítése

Az adatlistás felületeken a rendszer táblázatosan jeleníti meg az adott felülethez tartozó rekordokat. Az adatlistás felületek felépítése a következő:

 

 

Adatlistás felület részei

• 1. rész - „Lista neve” : Itt jelenik meg, hogy milyen tételek listájáról van szó.
• 2. rész - „Nézetválasztó” : A nézetek az adatlistákon olyan előre beépített szűrési feltételek, amelyek egyben meg is határozzák az adott adatlista felépítését és tartalmát. Az adatlista oszlopait a webes felületen nem lehet módosítani, ezeket fixen a nézetek állítják be. A nézetekhez tartozik egy-egy szűrési feltétel halmaz, mely befolyásolja a lista megjelenített sorait, természetesen mindez figyelembe veszi az adott tételhez való személyes és szervezeti hozzáférését a bejelentkezett felhasználónak. A nézetek determinálják az adatlista alján elérhető funkciógombokat is figyelembe véve az adott felhasználó aktuális szerepkörét. Minden adatlistában az adott rekordoknak megfelelő nézetek vannak előre beállítva, azt hogy pontosan melyik adatlistába milyen nézetek érhetőek el és mit tesznek lehetővé, az egyes fejezeteknél fogjuk ismertetni. A webes felületen nincsenek külön listában a logikailag törölt tételek, hanem nézet váltással az aktuális menüben elérhetőek a „ Sztornózott ” nézetben.
• 3. rész – „Alapértelmezett szűrő”: Az adatlisták tetején, a nézetválasztó mellett látható a felhasználó alapértelmezett szűrése, amelyet az adott menüpontra vonatkozóan megadott.
• 4. rész – „Sorba rendezés”: Az adatlista rendezhető az oszlop fejlécekre kattintva csökkenő, vagy növekvő sorrendben. Az oszlopsorrend megváltoztatásához kattintsunk az oszlop nevére, majd tartsuk lenyomva a gombot és adott irányba kezdjük el húzni, attól függően, hogy hova szeretnénk pozícionálni.
• 5. rész - „Gyorskereső” : A táblázat második sora szolgál keresésre, itt az üres mezőkbe beírva a keresési feltételt és megnyomva az „Enter” billentyű gombot, a rendszer az adott keresési feltételnek megfelelő rekordokat listázza. A gyorskeresést biztosító mező előtt bizonyos oszlopok esetében legördülő listából lehet kiválasztani, hogy milyen módszer alapján végezze a program a keresést pl.: a szó mely részében keresse a szótöredéket, üres értékre keressen, stb.
• 6. rész - „Adatlista” : Az adatlista oszlopai mindig a kiválasztott nézettől függnek, ezek nem módosíthatók. A megjelenített sorok egyrészt az aktuális nézettől függnek, másrészt attól, hogy a részletes vagy a gyorskereső részben van-e tovább szűkítve a lista. Az adatlistákban egy sort kijelölni a kiválasztott sorra egyszeri bal egér gombos kattintással van lehetőség. Vannak olyan adatlisták, amelyeken megengedett csoportos kijelölés soronként egyszeri bal egér gombos kattintással. Ha egy már kijelölt sorra még egyszer rákattintunk bal egér gombbal, akkor az megszünteti a kijelölést. A kijelölt sor narancssárga színnel van jelölve.
• 7. rész – „Találatok”: Az alsó szekcióban középen találhatóak az oldalak közti navigációért felelős gombok illetve a találatok megjelenítésével és számával kapcsolatos információk.

Az Oldal melletti mezőbe lehetőségünk van beírni manuálisan, hogy hányadik oldalra szeretnénk ugrani. A kívánt oldalszám beírását követően az Enter gomb megnyomására adott oldalra ugrik a kereső.

A legördülő menü segítségével be tudjuk állítani, hogy hány találatot listázzon a rendszer egy oldalra.

Ennek a blokknak az utolsó eleme a találatok száma.

• 8. rész – „Kiegészítő funkciógombok” : Az adatlista alatt a jobb alsó sarokban úgynevezett kiegészítő funkciókat találunk. Sorban ezek a következők:

- „ Tétel megtekintése” : , az adatlistában kiválasztott tétel (amelyet bal egérgombbal kijelöltünk) részletes adatait tekinthetjük meg egy felugró ablakban.

Tétel megtekintő ablak

- „ Frissítés” : . Erre az ikonra kattintva frissíteni tudjuk az adatlistát.

- „ Excel export” : ikonra kattintva lehetőség van az adatlista tartalmát exportálni excel fájlba.

- „ Oszlop kiválasztás mentése ”: ikonra kattintva az általunk kijelölt oszlopmegjelenítés beállításokat van lehetőségünk elmenteni. Először állítsuk be a táblázatunkat saját igényeink szerint, majd kattintsunk gombra. Fontos információ, hogy azon a nézeten érhető el a beállítás, amin a mentés történt, illetve az oszlopbeállítások felhasználóhoz kötöttek, tehát nem globálisan kerülnek mentésre. A mentés hatására mentésre kerül az oszlopok sorrendje, beállított rendezés oszloponként, az oszlopokhoz tartozó keresési operandus.

- „ Oszlop kiválasztás alaphelyzetbe állítása ”: gombra kattintva az alapértelmezett oszlopok megjelenését tudjuk visszaállítani.

- „ Oszlop választó ”: kattintva egy felugró ablakban kiválaszthatjuk, hogy mely oszlopok jelenjenek meg a keresésben.

- „ Összetett szűrő” : gomb segítségével az adott nézeten belül tudunk részletes keresést végezni. A gombra kattintva az Összetett szűrés ablak ugrik fel, amelyben meg tudjuk adni a keresési szempontokat.

Összetett szűrő ablak

A „ Keresés ” gombra kattintva a program elvégzi a keresési feltételeknek megfelelően a tételek szűrését.

A „ Törlés ” gomb segítségével alaphelyzetbe tudjuk állítani a szűrési ablakot, tehát a korábban megadott szűrési szempontokat törli a program.

A „ Mégsem ” gombra kattintva a program kiléptet az Összetett szűrés ablakból.

 

A keresési szabályt el is tudjuk menteni a „ Mentés másként ” gomb segítségével. Ekkor az „ Összetett szűrésen ” belül megjelenik a „ Filter mentése ” ablak, ahol megadhatjuk a keresés megnevezését a „ Filter neve ” mezőben. Az „ Alapértelmezett ” kapcsolóval szabályozhatjuk, hogy a keresési szabályunk mindenki számára elérhető legyen vagy csak saját részre készítettük. Az első esetben „ Igen ” állásra kell billentenünk a kapcsolót. Az utóbbi esetben hagyjuk „ Nem ” álláson. Végül kattintsunk a „ Mentés ” gombra. A program a megadott keresési szempontokkal rögzíti a lekérdezésünket, amit a későbbiek során a „Profilom/Mentett keresések ” menüponton, továbbá az „ Összetett szűrés ” panelen keresztül érhetünk el. Amennyiben mégse szeretnénk a keresési szabályt elmenteni, akkor kattintsunk a „ Mégsem” gombra, így a program mentés nélkül léptet ki a rögzítési ablakból.

Filter mentése ablak

A mentést követően tehát mindig annak a menüpontnak a nézetében érjük el a keresési szabályunkat, amelyben azt létrehoztuk. Például ha az „ Iratok” menüpont „ Összes” nézetében állítunk össze egy keresési szabályt, majd elmentjük, akkor a későbbiek során csak ebben a nézetben lesz elérhető.

A keresés neve alapján az „ Összetett keresés ” ablak legördülő listájából ki tudjuk választani azt, ami alapján szeretnénk, hogy a program szűrést végezzen az adott adatlista tételei között.

Fontos tudni, hogy a kiválasztott keresési feltétel futtatását követően egészen addig érvényben marad, amíg azt nem töröljük. Ez azt jelenti, hogy a program a keresési szabálynak megfelelő szűrt listát fogja megjeleníteni az adatlistában, de amint az „ Összetett szűrés ” ablak „ Törlés ” gombjával megszűntetjük a szűrési szabályt, akkor már a teljes lista újra elérhető lesz.

Mentett keresés kiválasztása

Abban az esetben, ha módosítjuk a keresési szempontokat, akkor a változtatást a „ Mentés ” gombbal tudjuk rögzíteni. Új keresési szabályként is elmenthetjük a módosított verziót. Ebben az esetben a „ Mentés másként ” gombot kell választanunk és a fentebb leírt módon elvégezni a rögzítését.

• 9. rész - „Funkciógombok” : Ezek segítségével végezhetünk műveleteket a kijelölt rekorddal, vagy vehetünk fel új rekordot. Az adatlista alján lévő funkciógombokat egyrészt a felhasználó adott szerepköre határozza meg, másrészt függnek a kiválasztott nézettől. Az olyan általános funkciók, mint például a „ Szerkeszt ” gomb a legtöbb nézetben elérhetőek. Szerkesztés előtt kötelező ki kell választani egy tételt, melynek elmaradásakor a program figyelmeztet.

Figyelmeztetés

Az olyan speciális funkciókra vonatkozó gombok, melyek használata több feltételtől is függ – mint például a „ Postáz ” gomb –, csak egy-egy konkrét – például a „ Postázható ” – nézetben érhetőek el. A „ Sztornózott ” nézetben csak a „ Megtekint ” gomb érhető el, ha arra kapott jogosultságot a felhasználó. Az adatlistán értelmezett a bal egér gombbal történő dupla kattintás egy kiválasztott soron. Ez a művelet eredményezi az adott tétel új böngésző ablakban történő megnyitását, ahol a nézet oszlopaiban megjelenített pár adaton felül egy külön felületen lehet megnézni a rekord részletes adatait. Abban az esetben, ha az adott nézethez „ Szerkeszt ” gomb tartozik, akkor a dupla kattintással szerkesztő felület nyílik meg, ha pedig „ Megtekint ” gomb tartozik, akkor megtekintő felület. Az „ Új ” funkciógombbal nyílik lehetőség az adatbeviteli felület megnyitására. Egyes menükben szerepkörökhöz rendelhetően különböző feltételekkel korlátozható az adatlistán kiválasztott tétel szerkeszthetősége, vagy egyéb más funkciójának használata, például személy, vagy szervezeti egység szintű birtoklás írható elő, melyre a funkció megnyomása után figyelmeztet a program.

 

Figyelmeztetés funkciógomb jogosulatlan használatakor

3.2.3.3        Gyorsbeviteli felületek felépítése

Például érkeztetés, iktatás felületek, ahol a megfelelő menüre lépve egyből ezek a gyorsbeviteli felületek fogadják a Felhasználókat.

 

Gyorsbeviteli felület felépítése

• 1. rész - „Felület neve” : Itt jelenik meg, hogy milyen tétel beviteli felületéről van szó.
• 2. rész – „Görgetősáv”: Az adatmezők mennyiségétől és a böngésző ablak nagyítási mértékétől függően jelenik meg ez a rész. Ha nem fér ki a képernyőre az összes adat, akkor az 1-3. felületrész együttesen görgethetővé válik, de a funkciógombok mindig láthatóak a böngésző ablak alján.
• 3. rész - „Paraméter állások” : A gyorsbeviteli felületek felső részében látható a Paraméterek ablakban megadott kapcsolóállások.

A „ Paraméterek” ablak valamelyik gyorsbeviteli felülethez tartozó (Érkeztetés vagy Iktatás) menüpontra történő kattintáskor jelenik meg. Az ablak felső blokkjában láthatók a kapcsolók, amelyek értékei meghatározzák, hogy milyen legyen a beviteli rész, egyúttal milyen típusú tételt fogunk rögzíteni (pl.: alszámos iratot, kimenő vagy bejövő tételt, stb.).

Az egyes kapcsoló állásokra húzva az egeret szövegbuborékban megjelenik az adott értékre vonatkozó rövid magyarázat.

Szövegbuborék a Paraméterek ablakban

 

A kapcsolók alatt a „ Megjegyez ” „ Igen ” állásával tudjuk meghatározni, hogy bizonyos adatokat a program jegyezzen meg, ezzel elősegítve a felhasználó munkáját a több, hasonló adattal rendelkező tétel rögzítésében.

A „ Nem ” értéken hagyva a billenőkapcsolót a program a mentést követően kitörli a mezőkből az előző tétel rögzítéséhez megadott adatokat és egy üres munkafelületet biztosít a következő tétel rögzítéséhez.

A „ Megjegyez ” kapcsolóval egy sorban, az ablak jobb alsó sarkában az „ OK ” gomb a megadott állások jóváhagyására ad lehetőséget, amelynek hatására a program átnavigál a gyorsbeviteli felületre.

A „ Mégse ” gombbal pedig el tudjuk hagyni a Paraméterek ablakot, egyúttal vissza tudunk lépni arra a felületre, ahol éppen álltunk mielőtt a gyorsbeviteli menüpontra kattintottunk.

Érkeztetés- Paraméterek ablak

Iktatás Paraméterek ablak

• 4. rész - „Beviteli rész” : A kapcsolók állításával a felületen megjelenő fülek száma és azok szerkezete dinamikusan változik, hogy csak az adott kombinációnak megfelelő adatmezők szerepeljenek. Ezeken a felületeken jellemzően egy lépésben egyszerre több menühöz tartozó adat felvitele történik integráltan, melyek eredményét több menüben lehet majd később megtekinteni, módosítani. Az így létrejött adatok közötti összefüggéseket az egyes entitások kapcsolódásain keresztül is el lehet érni. Például az iktatás során egy lépésben lehet nem érkeztetett bejövő küldeményt érkeztetni, és iktatni annak szükséges összes példányával, főszámos esetben pedig ügyiratának a létrehozásával és szükség esetén automatikus belső postázással. Az egyes lehetőségeket részletesen a későbbi fejezetek ismertetik.
• 5. rész - „Funkciógombok” : A „ Paraméterek ” funkciógombbal lehet elérni a kapcsolóállások ablakát. A „ Mégsem ” funkcióval elvethető az új rekord felvétele, a „ Mentés ” gombbal pedig rögzíthető. Úgy vannak felkészítve ezek a gyorsbeviteli felületek, hogy igény esetén az adatrögzítés folyamatos lehessen, tehát az adatok megadása után annak mentésével új rögzítést kezdeményezhetünk egyből.

3.2.3.4        Beviteli felületek felépítése

Egy adott beviteli felületre vagy az adott menü adatlistájából (index oldal) vagy egy másik menü elemének kapcsolódásán keresztüli szűrt adatlistából lehet eljutni az „ Új ” funkciógombbal kezdeményezve. Előbbire példa az új partner személy felvétel, új materiális példány felület stb.

Beviteli felület megnyitása menü adatlistájából (index oldalról): 1. lépés

Beviteli felület megnyitása menü adatlistájából (index oldalról): 2. lépés

Utóbbira példa az új feladat kiírás felület, mely csak egy kapcsolódáson keresztül értelmezett, például az ügyirathoz kapcsolódóan. Ebben az esetben először ki kell keresni a szükséges ügyiratot és meg kell nyitni annak a szerkesztő vagy megtekintő felületét, melyen az alsó „ Kapcsolódások ” részre kattintva meg kell nyomni a „ Feladatok ” kapcsolódást.

 

Beviteli felület megnyitása kapcsolódásról: 1-2. lépés

Ennek hatására egy új böngésző fülön megjelenik az adott ügyirathoz tartozó kapcsolódó feladatok listája, ahol az „ Új” funkciógombbal lehet az adott ügyirathoz tartozó feladatkiírást kezdeményezni.

Beviteli felület megnyitása kapcsolódásról: 3. lépés

3.2.3.5        Szerkesztő felületek felépítése

Szerkesztő felület felépítése

Egy adott szerkesztő felületre vagy az adott menü adatlistájából (index oldal) vagy egy másik menü elemének kapcsolódásán keresztüli szűrt adatlistából lehet eljutni a „ Szerkeszt ” funkciógombbal kezdeményezve. Például irat, ügyirat, mappa, munkafolyamat stb. szerkesztő felületek.

• 1. rész - „Felület neve” : Itt jelenik meg, hogy melyik és milyen konkrét tétel szerkesztő felületéről van szó.
• 2. rész - „Szerkesztő rész” : A szerkesztő rész tartalmazza az adatlistán kiválasztott rekorddal kapcsolatos részletes adatokat szerepkörtől és státusztól függően szerkeszthető formában, általában több fülre szétbontva. Az itt végrehajtott módosítások csak a mentést követően érvényesülnek, a mégsem funkcióval lehetőség van azok mentés előtti visszavonására.

3. rész - „Funkciógombok” : A „ Mégsem ” funkcióval elvethető az aktuális módosítás, a „ Mentés ” gombbal pedig rögzíthető. A mentést követően mindig tájékoztat a program annak sikerességéről. Az „ OK ” gomb megnyomása után pedig az adatlistás oldalakra továbbítanak.

•  

Tájékoztató üzenet

 

Szerepkörtől függően az egyes tételek szerkesztő felületén további funkciók is szerepelnek, melyet az adott tétellel kapcsolatban használhatunk annak státuszától és birtoklásától függően. Ha nem használható aktuálisan egy funkció, arról figyelmeztet a rendszer, például ha olyan szerepkörrel kívánunk egy nem a saját szervezeti egységünk által birtokolt materiális példányt postázni annak szerkesztő felületéről, aminél korlátozás van erre.

 

Figyelmeztetés funkciógomb jogosulatlan használatakor

 

Azok a funkciógombok, amelyek működése ellentétes műveletet eredményez egy adott rekorddal, soha nem használhatóak egyszerre, ezért a párból csak az jelenik meg egy adott szerkesztő felületen, ami aktuálisan értelmezett, ilyen például az elektronikus állomány szerkesztő felületén a „ Véglegesít ” és az „ Újranyit ” gomb, vagy az ügyirat szerkesztőn a „ Lezár ” és az „ Újranyit ” stb.

 

Felváltva megjelenő funkciógombok

• 4. rész - „Kapcsolódások” : A szerkesztő és a megtekintő felületek jobb alsó sarkában található kapcsolódások részben egy felnyíló listából jogosultságtól függően linkeken keresztül érhetjük el az adott tételhez tartozó különböző kapcsolódó adatokat. Menünként más és más releváns kapcsolódásokkal találkozhatunk.

Kapcsolódások felnyíló lista

A kívánt kapcsolódásra kattintva, az eredeti felületet megmaradása mellet mindig egy-egy újabb böngésző felületen jelenik meg az adott rekordhoz tartozó kiválasztott kapcsolódó adathalmaz, ezáltal megmarad nyitva az eredetileg használt felület, arra visszalépve folytatható a munka, nem kell újra kikeresnünk. Ha olyan módosítást végeztünk a kapcsolódáson, ami kihatással van az eredeti felületre is, akkor arra visszalépve a böngésző ablakot be kell frissíteni, hogy elérhetővé váljanak az aktuális adatok. Vannak olyan kapcsolódások, amiben több tétel is szerepelhet, ebben az esetben egy szűrt adatlista jelenik meg, például ilyen az irat materiális példányok kapcsolódása.

Adatlistás kapcsolódás

• 5. rész - „Görgetősáv” : Az adatmezők mennyiségétől és a böngésző ablak nagyítási mértékétől függően jelenik meg ez a rész. Ha nem fér ki a képernyőre az összes adat, akkor az 1-2. felületrész együttesen görgethetővé válik.

3.2.3.6        Megtekintő felületek felépítése

Megtekintő felület

Egy rekord megtekintő felületére vagy az adott menü adatlistájából (index oldal) vagy egy másik menü elemének kapcsolódásán keresztüli szűrt adatlistából lehet eljutni a „ Megtekint ” funkciógombbal kezdeményezve. Például irat, ügyirat stb. megtekintő felületek. A megtekintő felületek felépítése teljesen megegyezik a szerkesztő felületek felépítésével, melyről az előző fejezetben olvashatnak. Annyi különbség van, hogy ebben az esetben nem szerkeszthetőek az adatok és a felület alsó részén csak „ Vissza ” funkció szerepel a funkciógombok részben, mely visszanavigál az adatlistába.

4         Saját beállítások

A felület jobb felső sarkában található felhasználónévre kattintva érhetőek el azon menüpontok, melyek segítségével személyre szabható a felület, beállíthatók értesítések.

Saját beállítások részei

4.1         Profilom

 

Profilom extra adatok nélkül

A felhasználónévre kattintva érhető el a „ Profilom ” felület, melyben lehetőség van a személyes adatok megadására vagy módosítására.

Profilom extra adatokkal és kinyitott kapcsolódásokkal

Szerepkörtől függően a „ Profilom ” felület alsó „ Kapcsolódások ” részénél lehet megadni és módosítani a Felhasználó különböző elérhetőségeit. Az „ Aktuális cím ” választólistában a „ Postai címek ” kapcsolódáson keresztül megadott tételek közül lehet választani.

Az „ Egyéb azonosítók ” fülön további azonosítókat lehet felvinni a felhasználóhoz más rendszerekhez kapcsolódóan.

Profilom egyéb azonosítók fül

4.1.1      Alkalmazott postai címei

Profilom postai címek kapcsolódása

A „ Profilom ” felület alsó „ Kapcsolódások ” részén a „ Postai címek ” linkre kattintva egy új böngésző felületen megjelenik az „ Alkalmazott címei ” lista.

Új postai cím felvételét az „ Új ” funkciógombra kattintva lehet kezdeményezni, mellyel egy következő böngésző felület nyílik meg, ahol az adatok kitöltését követően a „ Mentés ” funkcióval lehet rögzíteni.

Új cím felvétele felület

Meglévő postai cím módosítását a „ Szerkeszt ” funkcióval elérhető másik böngésző felületen keresztül lehet kivitelezni.

 

Cím szerkesztése felület

Az „ Alkalmazott címei ” listában az „ Aktuális ” gombbal lehet a megadott címek közül a kijelöltet aktuálisnak jelölni. Egyszerre csak egy aktuális címe lehet a Felhasználónak, így az, amelyik korábban az volt, az átvált nemre. A módosítás a „ Profilom ” oldalon a böngésző frissítése után válik láthatóvá, ha a módosításkor nyitva volt. Természetesen, ha a „ Profilom ” oldalon egy másik címet választunk ki, akkor az lesz aktuálisnak jelölve az „ Alkalmazott címei ” listában is.

Figyelmeztetés

Az „ Alkalmazott címei ” listában a „ Sztornóz ” gombbal lehet a megadott címek közül a kijelöltet törölni megerősítő kérdést követően. Ha az aktuális cím kerül törlésre, akkor az a „ Profilom ” oldalról is kitörlődik, így egy másikat célszerű aktuálissá jelölni a korábban leírt módokon.

Figyelmeztetés

4.1.2      Alkalmazott telefonszámai

Profilom telefonszámok kapcsolódása

A „ Profilom ” felület alsó „ Kapcsolódások ” részén a „ Telefonszámok ” linkre kattintva egy új böngésző felületen megjelenik az „ Alkalmazott telefonszámai ” lista.

Új telefonszám felvételét az „ Új ” funkciógombra kattintva lehet kezdeményezni, mellyel egy következő böngésző felület nyílik meg, ahol az adatok kitöltését követően a „ Mentés ” funkcióval lehet rögzíteni.

Új telefonszám felvétele felület

Mentéskor ellenőrzés van kiválasztott típusnak megfelelő telefonszám formátumra, ha nem megfelelő, akkor erről figyelmeztet a rendszer és felajánlja javításra.

Figyelmeztetés

Meglévő telefonszám módosítását a „ Szerkeszt ” funkcióval elérhető másik böngésző felületen keresztül lehet kivitelezni.

Telefonszám szerkesztése felület

Az „ Alkalmazott telefonszámai ” listában az „ Aktuális ” gombbal lehet a megadott számok közül a kijelöltet aktuálisnak jelölni. Egyszerre csak egy aktuális címe lehet a Felhasználónak, így az, amelyik korábban az volt, az átvált nemre.

Figyelmeztetés

Az „ Alkalmazott telefonszámai ” listában a „ Sztornóz ” gombbal lehet a megadott számok közül a kijelöltet törölni megerősítő kérdést követően. Ha az aktuális szám kerül törlésre, akkor egy másikat célszerű aktuálissá jelölni a korábban leírt módon.

Figyelmeztetés

4.1.3      Alkalmazott email címei

Profilom email címek kapcsolódása

A „ Profilom ” felület alsó „ Kapcsolódások ” részén a „ Email címek ” linkre kattintva egy új böngésző felületen megjelenik az „ Alkalmazott email címei ” lista.

Új email cím felvételét az „ Új ” funkciógombra kattintva lehet kezdeményezni, mellyel egy következő böngésző felület nyílik meg, ahol az adatok kitöltését követően a „ Mentés ” funkcióval lehet rögzíteni. Az e-mail címeket lehet tipizálni. „ Belső értesítési ” típusú helyesen megadott e-mail cím a hírlevél küldés funkcióhoz előfeltétel, mert erre küld e-mail értesítés a rendszer az adott Felhasználó számára (lásd a 4.4 pontban).

Új email cím felvétele felület

Mentéskor ellenőrzés van az e-mail cím formátumra, ha nem megfelelő, akkor erről figyelmeztet a rendszer és felajánlja javításra.

Figyelmeztetés

Az ellenőrzés kiterjed továbbá arra is, hogy „Belső értesítési” típussal lett-e már rögzítve e-mail cím, és amennyiben talál ilyet a program, figyelmeztető üzenetben hívja fel erre a figyelmet.

Figyelmeztetés

Meglévő e-mail cím módosítását a „ Szerkeszt ” funkcióval elérhető másik böngésző felületen keresztül lehet kivitelezni.

Email cím szerkesztése felület

Az „ Alkalmazott email címei ” listában az „ Aktuális ” gombbal lehet a megadott címek közül a kijelöltet aktuálisnak jelölni. Egyszerre csak egy aktuális címe lehet a Felhasználónak, így az, amelyik korábban az volt, az átvált nemre.

Figyelmeztetés

Az „ Alkalmazott email címei ” listában a „ Sztornóz ” gombbal lehet a megadott címek közül a kijelöltet törölni megerősítő kérdést követően. Ha az aktuális cím kerül törlésre, akkor egy másikat célszerű aktuálissá jelölni a korábban leírt módon.

Figyelmeztetés

4.2         Szerepkörátadás

Ezen a menüponton lehetőség nyílik arra, hogy a felhasználó saját szerepkörére vonatkozóan meghatalmazást vagy helyettesítést adjon meg.

A menüponthoz tartozó felület adatlistája tartalmazza a már rögzített meghatalmazás, helyettesítés beállításokat. A kétféle szűrést a nézetválasztó segítségével tudjuk beállítani.

Az adatlista alatt az „ Új ” funkciógombbal tudjuk a meghatalmazás vagy helyettesítés kiosztását kezdeményezni. A program elnavigál a „ Meghatalmazás hozzáadása ”, „Helyettesítés hozzáadása” beviteli felületére, attól függően, hogy melyik nézetből indítjuk a funkciót.

A „ Szerepkör ” mezőben tudjuk megadni, hogy mely szerepkör vonatkozásában szeretnénk meghatalmazást kiválasztani.

A „ Szervezet ” adatlistájában azok a belső szervezeti egységek jelennek meg, amelyekhez a felhasználó szerepkörrel rendelkezik.

A „ Felhasználó ” mezőben adhatjuk meg azt a személyt, aki meghatalmazottként/helyettesítőként járhat el a nevünkben.

Az „ Érvényesség kezdete ” és „ Érvényesség vége ” mezőkben a meghatalmazás/helyettesítés időintervalluma állítható be.

Meghatalmazás beállítása

A már rögzített meghatalmazásokat a „ Szerkeszt ” gomb segítségével tudjuk módosítani.

A meghatalmazás törlése a „ Sztornóz ” funkciógombbal lehetséges.

4.3         Jelszó módosítása

A jelszó módosítása a felhasználónévre kattintva a „ Jelszó módosítása ”-t választva lehetséges, a régi jelszó megadásával, majd az új jelszót két alkalommal szükséges beírni a felületre. A módosítás a mentés gombbal menthető.

Jelszó módosítás

4.4         Hírlevelek

A Felhasználónévre kattintva a „ Hírlevelek ” felületet választva tudja beállítani, hogy milyen figyelmeztető e-maileket szeretne kapni a rendszertől. A billenőkapcsoló „ Igen ” állása azt jelöli, hogy jelenleg milyen hírlevelekről kap e-mail értesítőt. Ha bizonyos eseményről nem szeretne e-mailben értesülni, állítsa „ Nem ” értékre. A módosításokat a „ Mentés ” gombra kattintva tudja érvényesíteni.

A fenti beállításon kívül szükséges az is, hogy a felhasználó „ Belső értesítési ” e-mail címmel rendelkezzen a programban.

Hírlevél beállítás

A webes kliensen az alábbi eseményekről tudunk e-mail értesítést beállítani:

-           Alkalmazott meghatalmazása : Abban az esetben, ha egy szerepkörhöz meghatalmazottat jelölünk ki, akkor a meghatalmazott személy és a meghatalmazó személy is automatikusan e-mail értesítőt kap a meghatalmazás tényéről.

-           Alkalmazott helyettesítése: Abban az esetben, ha egy személynek helyettesítőt jelölünk ki, akkor a helyettesítő személy és a helyettesített személy is automatikusan e-mail értesítőt kap a helyettesítés tényéről.

-           Lejárt ügyirat határidő : Ügyirathoz beállított határidő lejártakor a rendszer e-mail értesítőt küld.

-           Postai küldemény érkezése : Postai küldemény érkezésekor a rendszer e-mail értesítőt küld a címzett személynek a postázás tényéről. A címzett szervezet esetében azok kapnak értesítést, akiknek az e-mail címe be van állítva a szervezet e-mail címei között.

-           Értesítés irat ügyintézője részére : Iktatás felületen iratnál és ügyiratnál megjelölt ügyintéző személynek a rendszer e-mail értesítőt küld, hogy megjelölték ügyintézőnek .

-           Példány határideje közeleg (csoportos) : Az ügyintézésre átadott materiális iratpéldányokhoz beállított határidő közeledtéről a rendszer minden nap hajnali 1-kor megvizsgálja, hogy előző nap   0:00:00 és 23:59:59 között mely olyan materiális példányok határideje közeleg („Materiális példány jellemzői” fül „Példány határideje” mező mínusz a „FIGYELMEZTETO_HATARIDO_TOLTES_IRATON_UGYIRATON_MATPELDANYON” rendszerparaméternél megadott napok száma), melyeknél nincs kitöltve a   „Példány elintézve” mező. Ezeket a materiális iratpéldányokat összegyűjtve egy e-mailben, lista-szerűen küldi el a „Materiális példányok” menüpontok „Ügyintéző” fülön megadott ügyintéző(k) számára.

-           Példányok határideje lejárt (csoportos) : Az ügyintézésre átadott materiális iratpéldányokhoz beállított határidőt a rendszer minden nap hajnali 1-kor megvizsgálja, hogy előző nap   23:59:59-ig   mely olyan materiális példányok határideje járt le ( „Materiális példány jellemzői” fül „Példány határideje” mező), melyeknél nincs kitöltve a   „Példány elintézve” mező. Ezeket a materiális iratpéldányokat összegyűjtve egy e-mailben, lista-szerűen küldi el a „Materiális példányok” menüpontok „Ügyintéző” fülön megadott azon ügyintéző(k) számára, aki(k)nek a példányhoz beállított határidő lejártakor aktív szerepköre van a materiális példányt birtokló szervezetnél.

-           Lejáróban lévő irat határidő : Irathoz beállított figyelmeztető határidő esetén a beállítás időpontjában e-mail értesítőt küld a rendszer. A hírlevelet iktatatlan irat esetén a „Létrehozó személy”-nek küldi, iktatott iratnál a hozzáférőknek. Amennyiben átiktatták az iratot, akkor az átiktató személynek.

-           Lejáróban lévő ügyirat határidő : Ügyirathoz beállított határidő közeledtekor a rendszer e-mail értesítőt küld.

-           Szervezeti egységnél lévő lejárt határidejű feladatok: A felhasználó e-mail értesítést kap minden olyan tételről, amelyhez feladatot kapott, és az még nem került lezárása (Lezárás ideje mező nincs kitöltve). A feladatvégzőn túl a szervezeti egység vezetője is kap egy összesített értesítő üzenetet, amelyben alkalmazottanként csoportosítva kerülnek felsorolásra az érintett tételek.

4.5         Mentett keresések

Az egyes adatlistákon (Iratok, Ügyiratok, stb.) elmentett keresések gyűjtő menüpontja a Mentett keresések. Itt a „ Saját keresések ” nézetben találjuk azokat a keresési szabályokat, amelyeket mi hoztunk létre. Ezeket módunkban áll szabadon módosítani. A „ Globális keresések ” nézetben pedig azokat látjuk, amelyeket mások hoztak létre és osztottak meg velünk. A globális keresési szabályokat nem mindenki módosíthatja, mivel ez a keresési szabály másoknál is megjelenik.

Szerepkörtől függően változnak az általunk elérhető funkciógombok. A következő fejezetekben részletesen ismertetjük mindegyiket.

4.5.1      Mentett keresés szerkesztése

A keresés módosítását a „ Szerkeszt ” gombra kattintva tudjuk elvégezni.

A „ Megnevezés ” mezőben változtathatjuk meg a lekérdezés címét.

A „ Nézet ” neve beégetett, így nem módosítható mező. Itt látjuk, hogy melyik menüpont melyik nézetére érvényes az összeállított szabály.

Az „ Alapértelmezett ” kapcsolóval szabályozható, hogy a keresési szabály mindenkinél alapértelmezett legyen, vagy sem.

A „ Mentés ” gomb hatására rögzülnek a változtatások. A „ Mégse ” gomb segítségével az esetleges módosítások mentése nélkül tudjuk elhagyni a felületet.

Mentett keresés szerkesztése

4.5.2      Keresés alapértelmezetté tétele

Amennyiben egy keresési szabályt alapértelmezetté szeretnénk tenni, akkor először válasszuk ki az adatlistában az érintett keresést, majd kattintsunk az „ Alapértelmezett ” gombra.

A program a művelet elvégzése előtt még felteszt egy megerősítő kérdést, amit ha jóváhagyunk az „ OK ” gombbal, akkor a keresési szabály az adott menüpont nézetében alapértelmezetté válik, azaz alapból a szabálynak megfelelő tételek jelennek meg az adatlistában.

Alapértelmezetté tétel megerősítése

 

A sikeres beállításról a program egy tájékoztató ablakban informál.

Sikeres alapértelmezetté tétel

 

Az érintett felület kereső sávjában ezt követően látható lesz, hogy saját keresési szabály lett definiálva és érvénybe léptetve az adatlistára vonatkozóan.

4.5.3      Mentett keresés törlése

Amelyik keresési szabályra a továbbiakban nem lesz szükség a Törlés gomb segítségével távolíthatjuk el a keresési szabályok listájából.

Jelöljük ki a Mentett keresések menüpont adatlistájában azt a keresést, amit sztornózni szeretnénk, majd kattintsunk a Törlés gombra. A program kérni fogja a művelet megerősítését.

Megerősítés kérése

Az „ OK ” gombbal hagyjuk jóvá, ennek hatására a program véglegesen törli a keresési szabályt. Így az már nem lesz elérhető se a Mentett keresések menüpont listájában, se azon a menüponton, ahol azt korábban beállítottuk.

4.6         Kijelentkezés

A „ Kijelentkezés ” menüpontra kattintva tud kilépni a rendszerből.

5         Érkeztetés

Minden, külső kézbesítőn keresztül érkező levelet, csomagot, faxot, e-mailt a címzett szervezeti egység köteles. Érkeztetéskor az ügyintéző rögzíti a küldemény (későbbi irat) postázással kapcsolatos jellemzőit. A küldemény egy egyedi azonosítót kap, az ún. érkeztetési azonosítót, mely az iratok és az érkeztetési adatok között teremti meg a kapcsolatot. Ez a szám, magán a küldeményen is feltüntethető. Az érkeztetés célja, hogy az ügyviteli rendszer számon tartsa egy postázott irat megérkezésének tényét.

Új küldemény érkeztetéséhez lépjük az „Érkeztetés” menüpontra.

Fontos megjegyeznünk, hogy néhány mező attól függően jelenik meg vagy tűnik el, hogy a rögzítéshez milyen irattípust, kézbesítési módot választottunk, továbbá a küldeményt bontva vagy bontatlanul érkeztettük. Ezeket a paramétereket a „Paraméterek” ablakban lehet megadni. Az itt rögzített kapcsoló állások a felület neve alatti állapotsorban láthatóak.

 

Érkeztetés felület Papír alapú, Postai kézbesítéssel érkezett, Bontható kapcsoló állások mellett

 

A felugró Paraméterek ablakban meg kell adni, hogy az érkeztetett küldemény „Irat típusa” „Papíralapú ”, „ Digitális ” vagy „ Vegyes ”. Ez utóbbit akkor jelöljük, ha a küldeményhez tartozik elektronikus állomány és materiális példány is.

A „Kézbesítés módja” jelöli, hogy milyen úton érkezett a küldemény, ez lehet „Posta”, „E-mail” „Fax” és „Futár/Személyes”. A „Bontható” résznél határozzuk meg, hogy a küldeményt postabontással vagy postabontás nélkül rögzítjük a rendszerben. A „Megjegyez” résznél „Igen” állás mellett a bevitt adatok mentést követően megmaradnak (kivéve azon mezőértékeket, ahol egyedi értékek lehetnek pl. „Vonalkód”, „Ragszám” ) a mezőkben a gyorsabb munkavégzést elősegítve.

A kapcsoló állások rögzítése az OK gombbal történik.

Az érkeztetés alap beállításai az alábbi képen látható.

 

Érkeztetés felület - Kapcsolók

 

A paraméterek megadását követően a képernyő adatbeviteli részén tudjuk a küldemény nyilvántartásba vételéhez szükséges adatokat megadni. A kitöltendő mezőket lapfül bontásban csoportosítja a program. Egyes lapfülek piros színnel jelennek meg a felületen. Ennek szerepe az, hogy felhívja a felhasználó figyelmét, mely lapfüleken talál olyan mezőket, amelyek töltése kötelező.

Lapfülek színe

5.1         Küldemény adatok

A „Küldemény adatok” fülön a küldemény boríték adatait van lehetőségünk rögzíteni.

A „Beküldő szervezet neve” mezőnél lehetséges megadni a feladó szervezet nevét. Abban az esetben, ha feladó szervezet még nincs rögzítve a programban, akkor a választólistában az „Új” gomb segítségével tudjuk rögzíteni. Új partner szervezet létrehozásáról a 12.2.1 fejezetben olvashat. A „ Szerkeszt ” gomb segítségével pedig az adatlistában elérhető szervezet adatait van lehetőségünk módosítani. A program átnavigál a partner szervezet szerkesztő felületére. A funkció használata megegyezik a Partnerek menüpontról indítható szerkesztéssel (Lásd 12.2.2 . fejezet).

A „Beküldő személy neve” mezőnél lehetséges a feladó személy nevét rögzíteni. Töltése megegyezik a „Beküldő szervezet neve” mező töltésével. Új partner személy létrehozásáról a 12.1.1 fejezetben olvashat. A „ Szerkeszt ” gomb segítségével pedig az adatlistában elérhető személy adatait van lehetőségünk módosítani. A program átnavigál a partner személy szerkesztő felületére. A funkció használata megegyezik a Partnerek menüpontról indítható szerkesztéssel (Lásd 12.1.2 fejezet). Ezen mezők kiválasztásával – amennyiben a kiválasztott beküldő rendelkezik a rendszerben rögzített címmel – automatikusan töltődik a „Beküldő postai címe”, a „Beküldő e-mail címe” vagy a „Beküldő fax száma” mezők is.

Abban az esetben, ha olyan szervezetet vagy személyt választunk, melyhez nincs postai cím, -e-mail cím vagy fax szám rögzítve, akkor a program figyelmeztető üzenet küld. Ez alól a Paraméter ablak Futár/Személyes kapcsolója kivétel, ugyanis ebben az esetben a program nem teszi kötelezővé a Beküldő postai címe mezőt.

Figyelmeztető üzenet postai cím hiánya esetén

 

Figyelmeztető üzenet e-mail cím hiánya esetén

 

 

Figyelmeztető üzenet faxszám hiánya esetén

 

Az „Eredeti címzett szervezet” mezőnél tudjuk meghatározni azt a szervezetet, akinek a küldemény érkezett. A program automatikusan tölti a mező értékét annak a szervezetnek a nevével, amellyel épp dolgozunk. Abban az esetben, ha mégsem ez a címzett szervezet, akkor a mezőbe kattintva adhatjuk meg a megfelelőt.

Az „Eredeti címzett személy” mezőnél a borítékon szereplő címzett nevét adhatjuk meg.

A „Belső címzett szervezet” mezőnél lehetőségünk van meghatározni azt a belső szervezeti egységet, aki a későbbiekben a küldeménnyel dolgozni fog. A program automatikusan tölti a mezőt annak a szervezetnek a nevével, amellyel épp dolgozunk. Amennyiben mégsem ez a belső címzett szervezet, akkor a mezőbe kattintva adhatjuk meg a megfelelőt. Az itt megadott szervezeti egységnek a program automatikus elpostázza a küldeményt és az ügyintéző szervezet az „Átadás-átvétel” / „Várható tételek” / „Küldemények” menüponton tudja majd átvenni. Ez csak abban az esetben történik meg, amennyiben az itt megadott szervezet eltér az aktuális szervezettől. Jelen esetben, a mezőben megadott szervezeti egység bekerül a küldemény iratának hozzáférői közé.

A „Felbontó személy” és a Felbontás ideje” mezők a postabontás adatait rögzítik. A név automatikusan töltődik a rögzítő nevével, az idő pedig az aktuális dátummal, de szerkeszthető.

Az „Ügyintéző” mezőnél tudjuk meghatározni azt, hogy ki az a személy, aki dolgozni fog a küldeményhez tartozó irattal.

Az „Érkeztető könyv” kétállású kapcsoló segítségével adhatjuk meg, hogy a küldemény a „Saját” szervezethez vagy a „Központi” postaelosztóba érkezett, azaz, hogy a saját szervezeti egységünk vagy a legfelső szervezeti egység érkeztető könyvébe érkeztetünk. Ebben az esetben inaktív a kapcsoló és csak a legfelső szervezeti egység érkeztető könyvébe lehet érkeztetni.

A „Beérkezés módja” kódtételes lista segítségével tudjuk meghatározni, hogy milyen módon történt a postázás. Alapértelmezetten a „Postai sima” kódtétellel tölti a program, de lehetőségünk van megváltoztatni. Abban az esetben, ha beérkezés módja „Postai tértivevény, „Postai tértivevény elsőbbségi” vagy „Postai ajánlott” , akkor a „Ragszám” mező töltése kötelezővé válik.

A „Ragszám” mezőben a küldeményre ragasztott ragszám értékét adhatjuk meg.

A „Postai jelző” kódtételes lista segítségével adhatjuk meg a küldemény típusát.

A „Csomagjel” mezőbe írhatjuk be postai csomag esetén a csomag azonosítóját.

A „Kézbesítés prioritása” kódtételes listában adhatjuk meg a küldemény kézbesítésének sürgősségét.

A „Feladás ideje” mezőnél tudjuk megadni – amennyiben ez az adat szerepel a borítékon – hogy a küldeményt mikor adták postára.

A „Beérkezés ideje” mező automatikusan töltődik a menüpont betöltésének idejével, természetesen módosítható a dátum beírásával vagy a naptár navigátor segítségével.

Az „Elektronikus visszaigazolás” billenőkapcsoló „Igen” -re állításával a rendszer elektronikus visszaigazolást küld a beküldőnek a küldemény érkeztetéséről. A funkció működésének feltétele, hogy a beküldő rendelkezzen érvényes „Hivatalos” típusú e-mail címmel a rendszerben. Amennyiben a billenőkapcsolót „Igen” állásra tesszük, de a beküldőnek nincs rögzítve „Hivatalos” típusú e-mail címe, akkor a rendszer információs üzenetben tájékoztat minket a hiányosságról.

A „Nem iktatandó” billenő kapcsoló „Igen” -re állításával jelöljük, ha a küldemény iratát csak érkeztetni szükséges, de az iktatókönyvben már nem kell rögzíteni. Ekkor megjelenik az „Indok” mező, amely kódtételes lista segítségével tölthető.  A mező töltése kötelező!

 

Érkeztetés felület – Küldemény adatok fül

 

5.2         Küldemény iratai

A „Küldemény iratai”/ „Küldemény irata” fülön az iratra vonatkozó adatokat adhatjuk meg.

Vegyes és digitális típusú érkeztetés esetében aktívvá válik „Fájlállapot” háromállású kapcsoló.

-           : A „Digitalizálva” kapcsolót akkor lehet használni, ha a programba rögzítés előtt, korábban már kötegelt scanner segítségével bedigitalizáltuk az iratunkat. Ekkor a program kötelezően töltendővé teszi a „Vonalkód” mező töltését, ami alapján a rendszer azonosítani fogja a rögzített iratot és ezáltal csatolódik a scannelt állomány a küldemény iratához. Amennyiben a megadott vonalkód még nem létezik a rendszerbe, azaz nem történt meg a bedigitalizálás, a rendszer figyelmeztető üzenetet küld erről.

-           : Az „Előzetes” kapcsolót használva lehetőségünk van egy fiktív fájl hozzárendelésére az érkeztetés során. Ekkor az „ELOZETESEP” rendszerparaméterben szereplő irat iktatási számának digitalizált alakja etalonként másolódik az újonnan rögzített küldemény iratához, amely a későbbiekben lecserélődik vonalkód alapján a bedigitalizált eredeti fájlra.

-           : A „Feltöltendő” kapcsolót választva a „Fájl” mező aktívvá válik és a ikonra kattintva a „Megnyitás” ablak jelenik meg, ahol a saját gépünkön kereshetjük meg a csatolni kívánt fájlt, majd a „Megnyitás” gombbal tudjuk hozzárendelni az iratunkhoz. Amennyiben törölni szeretnénk a megadott fájlt, a gombbal eltávolíthatjuk a listából.

A „Tárgy” mezőnél adhatjuk meg az irat tárgyát, kötelező tölteni a mezőt. A tárgy melletti „<” gomb segítségével az általunk rögzített tárgyak listájából is megadható a „Tárgy” mező értéke. Ha pár karakter megadása után nyitjuk meg a választólistát, akkor csak azok a tárgyak jelennek meg, amelyek kezdőbetűi megegyeznek a megadott karakterekkel. A „+” gombot használva az előre rögzített tárgysablonok közül választhatunk.

Abban az esetben, ha tárgy megadása kötelező, de a „Mentés” gombra kattintás előtt nem adtuk meg, akkor a rendszer figyelmeztető üzenet küld.

Figyelmeztető üzenet

 

Fontos itt megjegyezni, hogy függetlenül attól, hogy töltöttük-e a „Tárgy” mezőt, a rendszer minden érkeztetéshez generál iratot, és papíralapú érkeztetés esetén materiális példányt hoz létre, digitális esetén elektronikus, vegyes típus esetén pedig mindkettőt.

Az érkeztetés során a tárgyak darabszámától függetlenül egy darab iratot generál a rendszer, továbbá a lapfül neve Küldemény irata lesz.

Küldemény irata lapfül

 

A „Vonalkód” mezőnél az iratra ragasztott vonalkód értékét lehetséges rögzíteni.

Amennyiben olyan vonalkódot adunk meg, ami már létezik a rendszerben, akkor a rendszer figyelmeztető üzenet küld mentéskor.

Figyelmeztető üzenet

 

A „Hivatkozási szám” mezőnél lehetőségünk van rögzíteni külső iktatási számot, amennyiben ez szerepel a borítékon vagy az iraton.

 

 

5.3         Mellékletek

A „Mellékletek” fülön az irathoz tartozó mellékleteket adhatjuk meg.

A „Hozzáad” gombra kattintva megjelennek a beviteli mezők.

Az „Adathordozó” mezőben digitális vagy vegyes típusú érkeztetés során jelezhetjük, hogy az irat milyen típusú adathordozón érkezett.

A „Melléklet fajtája” kódtételes választó listában kell megadni a melléklet típusát.

A „Darabszám” mezőben lehet megadni a mellékletek számát.

A „Terjedelem” mezőnél megadható az irat terjedelme.

A „Hozzáad” gombbal további melléklet adható meg.

Az itt megadott mellékletek az „Iratok” szerkesztő felületen a „Mellékletek” fülön fognak megjelenni.

 

Érkeztetés felület – Mellékletek fül

 

5.4         Hozzáférők

A „Hozzáférők” fülön lehetséges a küldemény iratához hozzáférőket megadni.

Ha szeretnénk hozzáférőket megadni az irathoz, akkor azt több módon tudjuk megtenni. A „Hozzáférő személyek” részben, a „Hozzád” gombra kattintva alkalmazottakat adhatunk még a listához. A választólistában csak a saját szervezeti egységen szerepkörrel rendelkezők jelennek meg.

Abban az esetben, ha rossz személyt adtunk meg hozzáférőnek, akkor jelöljük ki a listából, majd nyomjuk meg a „Sort töröl” gombot. Lehetőségünk van felelős személyeket megjelölni. Ehhez válasszuk ki a megfelelő személyt a hozzáférők közül, majd nyomjuk meg a „Felelős” gombot. A későbbiekben az itt megjelölt személy vagy személyek az „Iratok” szerkesztő felületen a „Kapcsolatok” fülön fog megjelenni, „Felelős” kapcsolattípussal. Lehetőségünk van aláíró személyeket megjelölni. Ehhez válasszuk ki a megfelelő személyt a hozzáférők közül, majd nyomjuk meg az „Aláíró” gombot. A későbbiekben az itt megjelölt személy vagy személyek az „Iratok” szerkesztő felületen a „Kapcsolatok” fülön fog megjelenni, „Aláíró” kapcsolattípussal.

Amennyiben azelőtt kattintunk a „Felelős” vagy az „Aláíró” gombra mielőtt kijelöltük a kívánt személyt, a program figyelmeztet minket, hogy nincs kijelölt személy.

Figyelmeztető üzenet

 

A „Hozzáférő szervezetek” részben a „Hozzád” gombra kattintva belső szervezeteket adhatunk még a listához. Abban az esetben, ha rossz szervezetet adtunk meg hozzáférőnek, akkor jelöljük ki a listából, majd nyomjuk meg a „Sort töröl” gombot.

Az itt megadott hozzáférő személyek és szervezetek az „Iratok” szerkesztő felületen a „Hozzáférők” fülön fognak megjelenni.

 

Érkeztetés felület – Hozzáférők fül

 

 

5.5         Kulcsszavak

A „Kulcsszavak” fülön lehetséges a küldeményhez kulcsszavak megadni.

A „Hozzáad” gombra kattintva megjelennek a beviteli mezők.

A „Kulcsszó” kódtételes mezőben van lehetőségünk a kulcsszót tipizálni.

A „Kulcsszó” mezőbe tudjuk megadni a kulcsszó szövegét.

A „Hozzáad” gombbal további kulcsszót tudunk megadni.

Az itt megadott kulcsszavak a mentést követően a „Küldemények” és az „Iratok” szerkesztő felületen a „Kulcsszó” fülön fognak megjelenni.

 

Érkeztetés felület – Kulcsszavak fül

 

5.6         Feljegyzések

A „Feljegyzések” fülön lehetséges a küldeményhez feljegyzéseket megadni.

A „Hozzáad” gombra kattintva megjelennek a beviteli mezők.

A „Kapcsolat típusa” kódtételes mezőben van lehetőségünk a kulcsszót tipizálni.

Az „Érték” mezőbe tudjuk megadni a feljegyzés szövegét.

A „Hozzáad” gombbal további feljegyzést tudunk megadni.

Az itt megadott feljegyzéseket a mentést követően a „Küldemények” és az „Iratok” szerkesztő felületen a „Feljegyzések” fülön fognak megjelenni.

 

Érkeztetés felület – Feljegyzések fül

5.7         Küldemény adatainak mentése

A „Mentés” gombra kattintva a program informál minket a küldemény érkeztető azonosítójáról.

Érkeztetés felület – Információs ablak

 

A továbbiakban a „Küldemények” menüponton tudjuk megtekinteni és szerkeszteni az adatokat.

 

 

5.8         Digitális érkeztetés

Abban az esetben, ha az Irat típusa kapcsoló „Digitális” értéken áll, a küldemény bonthatóságára vonatkozó paraméter állás eltűnik a Paraméterek felületéről. Az érkeztetési adatok mentésekor a küldeményt a program automatikusan bonthatóként rögzíti.

Kapcsoló állások digitális érkeztetés esetén

6         Küldemények

A „Küldemények” menüponton az eddig érkeztetett összes, általunk hozzáférhető küldemény és a hozzájuk kapcsolódó információ megtekinthető. Az elérhető funkcionalitások az adott felhasználó szerepkörének és jogosultságának függvényében illetve a sablonnézet szerint alakulnak.

A „Küldemények” menüpontra lépve először az adatlistás felület jelenik meg (az felület felépítéséről bővebben olvashat a 3.2.3.2 fejezetben).

Küldemények felület

 

6.1         Küldemény nézetei

Minden olyan küldemény megjelenik, aminek az iratához hozzáférésünk van.

-           Összes aktív : a felhasználó által hozzáférhető küldemények jelennek meg, amelyek nincsenek sztornózva

-           Hozzáférhető : ebben a nézetben minden küldemény megjelenik státusztól függetlenül, amelyhez hozzáférésünk van.

-           Nem iktatott : felhasználó által hozzáférhető, nem sztornózott és még nem iktatott küldemények.

-           Nem iktatandó : az általunk hozzáférhető küldemények jelennek meg, amelyek nincsenek sztornózva, és a „ Nem iktatandó ” kapcsoló „ Igen ” értéken áll

-           Iktatandó : azokat a küldeményeket gyűjti le a program, amelyek az aktuális szervezet birtokolában állnak, nincsenek sztornózva, nincsenek iktatva, továbbá a „ Nem iktatandó ” kapcsoló „ Nem ” értéken áll

-           Sztornózott : a felhasználó számára hozzáférhető sztornózott küldeményeket listázza a program.

-           Sérült : azok az általunk hozzáférhető küldemények láthatók a nézetben, amelyek sérültnek lettek jelölve.

-           Postázható : a felhasználó által hozzáférhető küldemények, amelyek nincsenek sztornózva, továbbá nem állnak postázás alatt és a birtoklója a felhasználó vagy annak aktuális szervezeti egysége. A nézetben megjelenített küldemények listáját még befolyásolja a FELBONTOTT_KULDEMENY_POSTAZHATO paraméter. Abban az esetben, ha ez M értéken áll, akkor a fentieken túl a program figyel arra is, hogy a küldeménynek van-e olyan irata, amely rendelkezik még iktatószámmal. A paraméter N állása esetében pedig arra, hogy nincs borítékban.

-           Bontatlan : az általunk hozzáférhető küldemények, amelyek nem kerültek bontásra (postabontás táblában nincs róla bejegyzés)

-           Postázás alatt : Az általunk hozzáférhető küldemények, ami nem áll postázás alatt, nincs sztotnózva.

-           Új KÉR küldemény (nem továbbított) : olyan általunk hozzáférhető küldemények, amelynek van KÉR azonosítója, nem áll postázás alatt

-           Új KÉR küldemények (nem kezelt) : olyan küldemények listája, amelynek van KÉR azonosítója, nem áll postázás alatt, a küldeményt birtokló szervezet az aktuális szervezet, az első irat nem iktatott, „Nem iktatandó” „Nem” álláson áll, küldemény beérkezési módja nem: hivatali kapu nyugta, ügyfélkapu, EP nincs elküldve email-en, nincs továbbítva hivatali kapun

-           Összes KÉR küldemény : általunk hozzáférhető küldemények, amelyek rendelkeznek KÉR azonosítója.

-           Hivatali kapun érkezett : olyan küldemények, amelyeknek nincs KÉR azonosítója és a beérkezés módja ügyfélkapu vagy Hivatali kapu (elektronikus küldés hivatalnak), a küldeményt birtokló szervezet az aktuális szervezeti egység.

-           Hivatali kapun érkezett (nem kezelt) : olyan küldemények, amelyeknek nincs KÉR azonosítójuk, a beérkezés módja ügyfélkapu vagy Hivatali kapu (elektronikus küldés hivatalnak), a küldeményt birtokló szervezet az aktuális szervezet, az első irat nem iktatott, nincs postázás alatt, nincs továbbítva Hivatali kapun, az elektronikus példány nincs email-en küldve, a „Nem iktatandó” „Nem”  álláson van

-           Összes IForm : a felhasználó által hozzáférhető küldemények, amelyek rendelkeznek KÉR azonosítóval, a beérkezés módja E-Papír

-           Nem kezelt IForm: a program azokat a küldeményeket gyűjti össze a nézetben, melyek rendelkeznek KÉR azonosítóval, nem iktatottak, a küldeményt birtokló szervezet az aktuális szervezet, a beérkezés módja E-Papír.

 

6.2         Funkciógombok

Amennyiben a küldeményt csak megtekinteni van lehetőségünk, akkor a megfelelő tétel kiválasztása után kattintsunk a „Megtekint” gombra. Ekkor megjelenik a szerkesztő felület, de az adatok módosítására nincs lehetőségünk.

Abban az esetben, ha egy küldeményt sztornózni szeretnénk, akkor a megfelelő tétel kiválasztása után kattintsunk a „Sztornóz” gombra. Ekkor a rendszer egy megerősítő kérdést tesz fel.

Megerősítő kérdés

 

A „Mégse” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. Az „Ok” gombra kattintva a rendszer sztornózza a küldeményt, amelynek sikerességéről információs ablakban tájékoztat minket.

Információs ablak

 

A sztornózás után nem fog megjelenni a küldemény az adatlistában, csak a „Sztornózott” sablonnézetben.

Postázás alatt álló küldeményt nem lehetséges a rendszerben sztornózni, ha mégis kijelölünk egy ilyen tételt sztornózásra a rendszer figyelmeztető üzenet küld.

Figyelmeztető üzenet

 

A „ Letöltés” gomb segítségével tekinthetjük meg a küldemény iratához tartozó elektronikus állományokat.

Az adatlistában jelöljük ki azt a küldeményt, amelynek elektronikus példányát szeretnénk letölteni. Ezt követően kattintsunk a „ Letöltés” gombra. Amennyiben tartozik a kiválasztott tételhez elektronikus példány, akkor a program azt megnyitja.

Előfordulhat, hogy olyan küldemény esetében próbáljuk a műveletet elvégezni, amely nem rendelkezik elektronikus állománnyal. Ebben az esetben a program az alábbi figyelmeztető üzenettel hívja fel erre a felhasználó figyelmét:

Figyelmeztető üzenet

 

Amennyiben a küldeményhez több elektronikus állomány is kapcsolódik, egy felugró ablakban választhatjuk ki azt, amelyiket le szeretnénk tölteni. A példány letöltéséhez kattintsunk a felugró ablakon belül található Letöltés gombra.

Elektronikus állományok választó ablak

 

A szerkesztő felület megjelenítéséhez jelölje ki, a kívánt küldemény majd kattintson a „Szerkeszt” gombra.

6.3         Küldemény adatok

A „Küldemény adatok” fülön a küldeményre vonatkozó információkat tekintheti meg vagy szerkesztheti.

A „Kézbesítő személy” és „Kézbesítő szervezet” mezőben azt a személyt vagy szervezetet láthatjuk, aki a postázásért volt felelős.

A „Beküldő szervezet neve” mező automatikusan töltődik az érkeztetésnél megadott adatokkal, de indokolt esetben változtatható: a mezőbe kattintva tudjuk a mező értékét tölteni.

A „Beküldő személy neve” mezőnél lehetséges a feladó személy nevét rögzíteni, de ez a mező is automatikusan töltődik az érkeztetésen rögzített adattal. Töltése megegyezik a „Beküldő szervezet” mező töltésével. Ezen mezők módosításánál – amennyiben a kiválasztott beküldő rendelkezik a rendszerben rögzített adatokkal – automatikusan töltődnek a „Beküldő postai címe”, a „Beküldő fax száma” vagy a „Beküldő e-mail címe” mezők is.

Az „Eredeti címzett szervezet” és az „Eredeti címzett személy” mezőnél automatikusan töltődik az érkeztetésen megadott adatokkal, de indokolt esetben változtatható.

Az „Birtokló szervezet” mezőben a küldemény aktuális birtoklója tekinthető meg.

Az „ Érkeztető azonosító” mezőben a küldemény egyedi azonosítóját jeleníti meg a rendszer.

A „Státusz” mezőben a küldemény aktuális állapotát tekinthetjük meg.

A „Beérkezés módja” mező automatikusan töltődik az érkeztetésen megadott adatokkal, de indokolt esetben megváltoztatható: a mezőbe kattintva tudjuk a mező értékét tölteni.

A „Feladás ideje” és a „Beérkezés ideje” mező automatikusan töltődik az érkeztetésen megadott adatokkal, de indokolt esetben megváltoztatható, de csak múltbeli dátummal. Amennyiben mégis jövőbeli dátumot adunk meg ezekben a mezőkben a rendszer figyelmeztet minket a helyes dátum megadására.

A „ Bontható” kétállású kapcsolón láthatjuk, hogy a küldeményt az érkeztetés során felbontották-e. Amennyiben „Igen” álláson van, akkor a küldeményt felbontották érkeztetés során. „Nem” állás esetén a küldeményt fel kell bontania az illetékes felhasználónak.

A „Sérült csomagolás” kétállású kapcsolón láthatjuk, hogy a küldeményt sérült állapotban érkeztették-e.

Az „Első irat tárgya” mezőben látható a küldemény iratának tárgya, amennyiben ezt érkeztetés során rögzítették. A mező mérete jobb alsó sarkánál fogva módosítható, így hosszabb tárgy esetében is jól láthatóvá válik a mező tartalma.

Az „Első irat iktatószáma” mező automatikusan töltődik a küldemény iratának iktatószámával, amennyiben a küldeményhez tartozó iratot leiktatták.

 

Küldemények szerkesztő felület – Küldemény adatok fül

 

6.4         Feltüntetett jellemzők

A „Feltüntetett jellemzők” fülön a küldemény borítékjára vonatkozó adatokat illetve az egyéb jellemzőket tekintheti meg vagy szerkesztheti.

A „Küldemény vonalkód” mező automatikusan töltődik az érkeztetésnél megadott adatokkal, de indokolt esetben változtatható: a mezőbe kattintva tudjuk a mező értékét tölteni. Változtatás esetén, ha olyan vonalkódot adunk meg, amelynek formátuma hibás vagy már szerepel a rendszerben, akkor a rendszer figyelmeztető üzenetet küld.

A „Ragszám” mező automatikusan töltődik az érkeztetésnél megadott adatokkal, de indokolt esetben változtatható: a mezőbe kattintva tudjuk a mező értékét tölteni.

A „Kézbesítés prioritása” mező automatikusan töltődik az érkeztetésnél megadott adatokkal, de indokolt esetben változtatható: a mezőbe kattintva tudjuk a mező értékét tölteni.

A „Határidő” mezőben a küldemény fogadásának határidejét jelöli, amelyet a naptárnavigátor segítségével adhatunk meg.

A „Postai jelző” mező automatikusan töltődik az érkeztetésnél megadott adatokkal, de indokolt esetben változtatható: a mezőbe kattintva tudjuk a mező értékét tölteni.

A „Csomagjel” mező automatikusan töltődik az érkeztetésnél megadott adatokkal, de indokolt esetben változtatható: a mezőbe kattintva tudjuk a mező értékét tölteni.

A „Nem iktatandó” mező automatikusan töltődik az érkeztetésnél megadott adatokkal, de indokolt esetben változtatható. Amennyiben utólag szeretnénk jelölni, hogy a küldeményt nem kell iktatni, akkor az „Igen” állásra állítással megjelenik az „Indok” kódtételes mező. A mező töltése kötelező.

A „Szignálás nélkül iktatható” mező alapértelmezetten „Nem” álláson áll. Abban az esetben, ha átkapcsoljuk „Igen” állásra, az adott küldemény nem jelenik meg a „Feladatok” / „Szignálandó tételek” menüponton.

A „Megjegyzés” mezőbe az érkeztetett küldeményhez megjegyzést fűzhetünk, ami a későbbiekben segíti a küldemény könnyebb értelmezését.

A „Küldemény elemeinek száma” mezőnél jelölhetjük, hogy hány darab elkülöníthető elemből áll a küldemény.

A „Címzés típusa” kódtételes mezőben a címzésre vonatkozó információkat adhatunk meg.

A „Küldemény típusa” kódteles mezőben a küldeményre vonatkozó információkat adhatunk meg.

A „Súly” és a „Súly mértékegysége” mezőben a küldeményen vagy tértivevényen feltüntetett súlyt és mértékegységét adhatjuk meg.

Az „Érték” és az „Érték egysége” mezőben a küldemény értékének és pénznemének megadása lehetséges.

Az „Elektronikus visszaigazolás” kétállású kapcsolónál láthatjuk, ha a küldemény érkeztetéséről elektronikus visszaigazolást küldtünk.

A „Boríték saját kézbe” kétállású kapcsoló „Igen” értékre állításával jelölhetjük, hogy a küldeményt saját kézbe kell juttatni.

A „Téves címzés” kétállású kapcsoló „Igen” értékre állításával jelezhetjük a téves címzési adatokat.

A „Téves érkeztetés” kétállású kapcsoló „Igen” értékre állításával jelölhetjük, ha a küldemény tévesen lett érkeztetve.

Küldemények szerkesztő felület – Feltüntetett jellemzők fül

 

6.5         Kulcsszavak

A „Kulcsszavak” fülön az érkeztetés során megadott kulcsszavakat tekinthetjük meg illetve szerkeszthetjük azokat.

A „Hozzáad” gombra kattintva megjelennek a beviteli mezők.

A „Kulcsszó” kódtételes mezőben van lehetőségünk a kulcsszót tipizálni.

A „Kulcsszó” mezőbe tudjuk megadni a kulcsszó szövegét.

A „Hozzáad” gombbal további kulcsszót tudunk megadni.

Az itt megadott kulcsszavak a mentést követően a „Küldemények” és az „Iratok” szerkesztő felületen a „Kulcsszó” fülön fognak megjelenni.

Küldemények szerkesztő felület – Kulcsszavak fül

 

6.6         Feljegyzések

A „Feljegyzések” fülön az érkeztetés során megadott feljegyzéseket tekinthetjük. A korábban megadott feljegyzéseket nem lehet törölni, csak szerkeszteni, de erre is csak annak a felhasználónak van lehetősége, aki hozzáadta a feljegyzést a küldeményhez.

A „Hozzáad” gombra kattintva megjelennek a beviteli mezők.

A „Kapcsolat típusa” kódtételes mezőben van lehetőségünk a kulcsszót tipizálni.

Az „Érték” mezőbe tudjuk megadni a feljegyzés szövegét.

A „Hozzáad” gombbal további feljegyzést tudunk megadni.

Az itt megadott feljegyzéseket a mentést követően a „Küldemények” és az „Iratok” szerkesztő felületen a „Feljegyzések” fülön fognak megjelenni.

Küldemények szerkesztő felület – Feljegyzések fül

 

6.7         Létrehozás/Módosítás

A „Létrehozás/Módosítás” fülön tekinthetjük meg a küldemény létrehozására és módosítására vonatkozó információkat.

A „Létrehozó személy” mezőben annak a felhasználónak a nevét látjuk, aki a küldeményt érkeztette.

A „Létrehozás ideje” mezőben az érkeztetés idejét olvashatjuk.

Az „Utolsó módosító személy” mezőben annak a felhasználónak a nevét látjuk, aki a küldemény adatát utoljára módosította.

Az „Utolsó módosítást ideje” mezőben az utolsó módosításnak az idejét olvashatjuk.

Küldemények szerkesztő felület – Létrehozás/Módosítás fül

 

Az adatok módosításának mentéséhez kattintsunk a „Mentés” gombra. A „Mégsem” gombra kattintva az adatok mentése nélkül tudjuk elhagyni a felületet, ekkor a „Küldemények” menüpontra navigál minket a rendszer.

6.8         Mellékletek

A „ Mellékletek ” lapfülön a küldeményhez tartozó mellékleteket van lehetőségünk megtekinteni, illetve szerkeszteni.

A „Hozzáad” gombra kattintva megjelennek a beviteli mezők.

A „ Melléklet leírása ” mezőben szabadszöveges leírás adható a mellékletről.

Az „ Adathordozó ” kódtételes listából meghatározható, hogy a melléklet milyen típusú adathordozón érkezett.

A „Melléklet fajtája” kódtételes választó listában kell megadni a melléklet típusát.

A „Darabszám” mezőben lehet megadni a mellékletek számát.

A „Terjedelem” mezőben pedig a melléklet terjedelme rögzíthető.

 

6.9         Funkciók

A küldemény funkcióit attól függően érjük el, hogy az adott küldeménynek milyen az aktuális státusza.

6.9.1      Küldemény postázás

A „Küldemények” szerkesztő felületen, amennyiben a küldemény postázás alatt áll, nem jelenik meg a „Postáz” gomb.

A „Postáz” gombra kattintva a rendszer elnavigál a küldemény postázási felületére.

A „Feladási adatok” fülön a küldemény címzési adatait tudjuk megadni.

A „Címzett szervezet” mezőben csak a belső szervezeti egységek jelennek meg. A mezőben megadott szervezeti egység bekerül a küldemény iratának hozzáférői közé.

A „Címzett személy” mezőben csak az alkalmazott személyek jelennek meg. Amennyiben előzetesen töltöttük a „Címzett szervezet” mezőt, akkor a mezőben csak a szervezethez rendelt helyi alkalmazottak jelennek meg.

A „Postai cím” mező a korábban kiválasztott szervezet vagy személy aktuális postai címével töltődik, amennyiben az rögzítve van a rendszerben.

A „Ragszám” mezőben van lehetőségünk a küldeményhez tartozó ragszámot rögzíteni.

A „Feladás ideje” mezőt a program automatikusan tölti az aktuális dátummal, de lehetőségünk van korábbi dátum rögzítésére is.

A „Feladó szervezet” és a „Feladó személy” mezőket a rendszer automatikusan tölti az aktuális adatokkal, mely módosítására nincs lehetőség.

A „Feltételezett átvételi mód” a „Postalappal igazolt” lesz.

A „Kézbesítés módja” mezőnél tudjuk meghatározni azt, hogy milyen módon kézbesítjük a küldeményt.

Küldemények postázása – Feladási adatok fül

 

Az „Igazolási adatok” fülön, a „Megjegyzés” mezőben a postázásra vonatkozó megjegyzést fűzhetünk.

Küldemények postázása – Igazolási adatok fül

 

A „Jegyzék/Nyomtatási adatok” fülön további postázással kapcsolatos adatot adhatunk meg.

A „Belső átadójegyzék” kétállású billenő kapcsoló segítségével jelölhetjük, ha a küldemény átadójegyzékre kerül.

A „Boríték típusa” mezőben lehetőségünk van rögzíteni, hogy a küldemény milyen típusú borítékban kerül postázásra.

Küldemény postázása – Jegyzék/Nyomtatási adatok fül

 

A „Mentés” gombra kattintva a rendszer elpostázza a címzettnek a küldeményt. A sikeres postázásról információs ablakban tájékoztat minket a rendszer. Ekkor a rendszer elnavigál az „Átadás/Átvétel” / „Feladott tételek” / „Küldemények” felületre, ahol lehetőség van szerkeszteni, nyugtázni vagy téves címzés esetén visszavenni a küldeményt.

6.9.2      Küldemény felbontás

Amennyiben a küldemény lezárt állapotban lett érkeztetve a rendszerbe, akkor a „Felbont” gomb segítségével rögzíthetjük a felbontás tényét. Amennyiben a küldemény postázás alatt áll nem jelenik meg a funkciógomb. A „Felbont” gombra kattintva a rendszer elnavigál egy új felületre, ahol lehetőségünk van megadni a felbontáshoz tartozó adatokat.

Amennyiben olyan szerepkörrel szeretnénk felbontani a küldeményt, aminél be van állítva, hogy csak az aktuális szervezet birtokában lévő küldeményt bonthatja fel, a rendszer figyelmeztető üzenet küld a felbontásnál.

Figyelmeztető üzenet

 

A „Felbontó személy” mezőt a program alapértelmezetten tölti az aktuális felhasználó nevével, de a mező értéke módosítható, amennyiben a felbontó személy és a küldemény felbontását rögzítő személy eltér egymástól.

A „Felbontó szervezet” mezőt a rendszer az aktuális szervezeti egység nevével tölti.

A „Felbontás ideje” mező az aktuális dátummal töltődik, azonban ez átírható a kívánt korábbi időpontra.

A „Megjegyzés” mezőben további információt rögzíthetünk a felbontáshoz.

Ezután a „Mentés” gombbal rögzíthetjük a postabontás tényét.

Küldemény felbontása szerkesztő felület

 

6.9.3      Küldemény sztornózás

A „Sztornóz” gombbal lehetséges az adott küldeményt sztornózni. A funkció gombra kattintva a rendszer megerősítő kérdést küld.

Küldemény sztornózás megerősítő kérdés

 

Az „Ok” gombra kattintva a rendszer sztornózza a küldeményt, amelyet ezután csak a „Küldemények” felületen a „Sztornózott” nézetben jelenik meg.

Amennyiben szerepkörének be van állítva az a jogosultság, hogy csak a saját szervezete által birtokolt küldeményt sztornózhatja, akkor a más szervezet birtokában lévő tételt nem tud sztornózni. Erről a rendszer információs üzenetben tájékoztatja.

Figyelmeztető üzenet

6.9.4      Összevonás

Az összevonás funkció segítségével egy vagy több küldeményt lehet egy másik küldeményhez rendelni oly módon, hogy irataik elektronikus állományát a jogutód küldeményhez kapcsolja a program.

Az „ Összevonható” nézet adatlistája alatt érhető el a funkciógomb, amellyel a művelet elvégezhető. Ebben a nézetben a program kilistázza azokat a küldeményeket, amelyek az aktuális szervezeti egység birtokában vannak, nem állnak postázás alatt, nincsenek iktatva, iratuk rendelkezik elektronikus állománnyal, iratukhoz nem tartozik küldemény szignálás típusú szignálás.

Küldemények – Összevonható nézet

 

A funkció használata előtt az adatlistából ki kell választani azt a küldeményt, amelyhez a többit szeretnénk rendelni. Az „ Összevonás ” gombra kattintva egy választólista jelenik meg, amelynek elemeiből kijelölhetők az érintett küldemények (a választólista elemeire az „ Összevonható ” nézetre vonatkozó feltételek vonatkoznak. Az összevonandó tételek kijelölését követően az „ Összevonás ” gombra kattintva a program az alábbi műveleteket végzi el:

-           a kijelölt küldemények irataihoz tartozó elektronikus állományok átkötésre kerülnek a Küldemények menüpont „ Összevonható ” nézetben kijelölt küldemény iratához,

-           a többi küldeményt a program nem iktatandónak jelöli.

Küldemények összevonása választólista

 

A művelet eredményéről a program tájékoztató üzentben ad visszajelzést.

6.9.5      Másolás

A másolás funkció segítségével tudunk a rendszerben szereplő adott küldemény alapján egy újat létrehozni.

A „ Másolás ” gomb a küldemény szerkesztő felületén érhető el, amennyiben az adott tétel az aktuális szervezeti egység birtokában van, nem áll postázás alatt, nincs iktatva, tartozik hozzá elektronikus állomány. A közvetlenül funkciógombra kattintás után a program kéri a művelet megerősítését.

Küldemény másolását megerősítő kérdés

 

A folytatás megerősítését követően a program elvégzi az új küldemény érkeztetését abba az érkeztetőkönyvbe, amit a felhasználó elér. Az újonnan létrehozott küldemény adatai megegyeznek az eredeti metaadataival (a ragszám és a boríték vonalkód nem kerül másolásra, mivel ezek az adatok egyediek). A küldemény irata és elektronikus állománya is másolásra kerül. A másolt küldemény érkeztető azonosítóját a program tájékoztató ablakban jeleníti meg, amely egyúttal visszajelzés is a felhasználó felé, hogy a művelet sikeresen megtörtént.

6.9.6      Iktatás

A „ Küldemények” menüpont „ Szignált, nem iktatott” nézetében található az Iktatás funkciógomb, amelynek segítségével a kiválasztott küldemény iktatása elvégezhető.

A „ Szignált, nem iktatott” nézet azokat a küldeményeket tartalmazza, amelyek alábbi szempontoknak megfelelnek:

- a küldeményhez tartozó irat nincs iktatva

-a küldeményt az aktuális szervezeti egység birtokolja

- a küldemény nem áll postázás alatt

- a küldemény nincs nem iktatandónak jelölve

-a küldeményhez tartozó iratnál meg van adva az ügyintéző.

Az Iktatás gombra kattintva megjelenik a Paraméterek ablak, amelyben az „ Irány” kivételével megadhatók az iktatás paraméterei. Az iktatás irányát a program automatikusan „ Bejövő” -re állítja. Miután jóváhagytuk a paraméter állásokat, a program az „ Iktatás” felületre navigál át, amelyen az érkeztetés során megadott adatok rögtön betöltésre is kerülnek.

A mentést követően a program tájékoztató ablakban jeleníti meg a kiosztott iktatószámot.

Szignált, nem iktatott nézet

6.9.7      Letöltés

Amelyik küldemény irata rendelkezik elektronikus példánnyal, azt a „ Letöltés ” gomb segítségével a „ Küldemények ” menüpont adatlistáján keresztül meg tudjuk tekinteni.

Amennyiben olyan küldemény esetében szeretnénk a funkciót használni, amelyik nem rendelkezik elektronikus állománnyal, erre a program az alábbi figyelmeztető üzenettel hívja fel a figyelmünket.

Figyelmeztető üzenet

6.9.8      Betekintés

Lehetőségünk van a küldeményhez tartozó elektronikus állományt megtekintésre megnyitni a Küldemények felületén belül. A dokumentum egy kis ablakban jelenik meg, amelyben több oldalas példány esetén lapozni is lehet az egyes oldalak között az „ Előző oldal ” és a „ Következő oldal ” gombok használatával.

Betekintő nézet

6.9.9      Iktatás

A Szignált, nem iktatott nézetben érhető el az „ Iktatás ” gomb. Ez azt jelenti, hogy ebben a nézetben csak olyan küldemények találhatóak, amelyeket le tudunk iktatni, azaz:

-           a küldeményhez tartozó irat nincs iktatva

-           a küldeményt az aktuális szervezeti egység birtokolja

-           a küldemény nem áll postázás alatt

-           a küldemény nincs nem iktatandónak jelölve

-           a küldeményhez tartozó iratnál meg van adva az ügyintéző.

Válasszuk ki az adatlistából azt a tételt, amelyet iktatni szeretnénk, majd kattintsunk az „ Iktat ” gombra.

Ekkor meg fog jelenni a „ Paraméterek ” ablak, amelyben az „ Irány ” kapcsoló „ Bejövő ”-n, az „ Érkeztetett ” kapcsoló „ Igen ”-n áll, és ezt nem is lehet módosítani. A többi kapcsolót szabadon módosíthatjuk.

Paraméterek ablak - Szignálandó, nem iktatott nézetből történő iktatás

 

A beállítások jóváhagyását követően a program átnavigál az Iktatás menüpontra, és kitölti a Korábbi érkeztetés mezőt, továbbá az érkeztetéskor megadott adatokat. Az iktatáshoz szükséges többi mező töltését, majd Mentés gombra kattintást követően megtörténik az iktatás.

6.10    Kapcsolódások

6.10.1   Iratok

A „Küldemények” szerkesztő felületéről a kapcsolódásokon keresztül elérhetőek a küldemény iratai. A felületre lépve láthatjuk a kiválasztott küldeményből származtatott iratok listáját, vagyis azon iratok együttesét, ami egy küldeménybe érkezett.

A „Megtekint” gombra kattintva csak megtekinteni tudjuk az iratra vonatkozó adatokat, amennyiben a szerkesztésre is van jogosultságunk a „Szerkeszt” gombra kattintva tudjuk módosítani az adatokat.

Küldemény iratai felület

 

Amennyiben a kiválasztott küldemény iratát iktatni szeretnénk, válasszuk ki azt, majd nyomjuk meg az „Iktat” gombot. Ezután a rendszer elnavigál az „Iktatás” felületre, ahol a „ Paraméterek ” ablak tájékoztat a kapcsolók állásairól. Az Irány automatikusan „Bejövő” lesz, az Érkeztetett jelölő pedig „Igen”-n áll. Ez a két érték nem módosítható, ugyanakkor az, hogy főszámosan vagy alszámosan szeretnénk az iratot iktatni, szabadon megadható az Iktatás kapcsolónak segítségével. A küldemény azonosítóját a program betölti a „Korábbi érkeztetés” mezőbe, ez az érték nem módosítható, illetve minden, az érkeztetés során megadott adatot betölt a megfelelő mezőbe.

Paraméterek állásai küldemény iratának iktatásakor

 

Amennyiben a küldemény postázás alatt áll, az iratot nem engedi leiktatni a rendszer, amelyről figyelmeztető üzenet is küld.

Figyelmeztető üzenet

 

Ha a küldeményt birtokló szervezet és az aktuális szervezeti egység nem azonos, akkor a rendszer nem engedi leiktatni az iratot.

Figyelmeztető üzenet

 

Amennyiben a kiválasztott irat már korábban iktatva lett, akkor az „Iktat” gombra kattintva figyelmeztető üzenetet küld a rendszer.

Figyelmeztető üzenet

 

Ha a küldeményt nem iktatandónak jelölték, akkor a rendszer figyelmeztető üzenet küld.

Figyelmeztető üzenet

6.10.2   Materiális példányok

A „Küldemények” szerkesztő felületéről a kapcsolódásokon keresztül elérhetőek a küldemény iratához tartozó materiális példányok.

A kívánt materiális példány kijelölése után a „Szerkeszt” gombra kattintva van lehetőségünk szerkeszteni.

Küldemény materiális példányai felület

 

6.10.3   Elektronikus állományok

A „Küldemények” szerkesztő felületéről a kapcsolódásokon keresztül elérhetőek a küldemény iratához tartozó elektronikus állományokat. Amennyiben be van állítva az általános jogoknál a „Helyi elektronikus példány elérhető” Secman jogosultság, akkor az elektronikus állományok abban az esetben érhetőek el, amennyiben a küldeményt birtokló szervezeti egységben állva kattintunk az „Elektronikus állományok” kapcsolódásra. Ellenkező esetben üres adatlista lesz látható.

A „Megtekint” gombra kattintva csak megtekinteni tudjuk az elektronikus állományra vonatkozó adatokat, amennyiben a szerkesztésre is van jogosultságunk a „Szerkeszt” gombra kattintva tudjuk módosítani az adatokat.

Küldemény elektronikus állományai felület

6.10.4   Esemény napló

A „Küldemények” szerkesztő felületéről a kapcsolódásokon keresztül elérhetőek a küldemény esemény naplója, ahol a küldemény történeti adatait tekintheti meg.

Küldemény esemény napló felület

6.10.5   Postatörténet

A „Küldemények” szerkesztő felületéről a kapcsolódásokon keresztül érhető el a küldemény postatörténete. Amennyiben egy adott postázás további részleteit szeretné megtekinteni, az adott sor kiválasztása után a „Postázás részletei” gombra kell kattintani.

Küldemény postatörténete felület

6.10.6   Felbontás adatai

A küldemény „ Felbontás adatai ” kapcsolódása felől lehet megtekinteni a felbontás részleteire vonatkozó adatokat. Úgy mint: a felbontó személy és szervezet neve, a felbontás ideje, a felbontás során a „ Megjegyzés ” mezőbe rögzített információk.

Küldemény Felbontás adatai felület

7         Iktatás

Az „Iktatás” menüpontra lépve – az irat típusától és érkezés módjától függően – lehetőségünk van egy felületen végrehajtani az irat érkeztetését, a materiális példány és az elektronikus állomány iktatását, ügyiratba szerelését, valamint kulcsszavak, iratkapcsolatok és hozzáférők megadását, feljegyzés rögzítését.

Fontos tudni, hogy néhány mező attól függően jelenik meg vagy tűnik el, hogy a rögzítéshez milyen iktatási módot (főszámos vagy alszámos), irányt, típust választunk, továbbá az érkeztetés már korábban megtörtént, vagy az iktatással együtt végezzük el. Ezeket a paramétereket a „Paraméterek” ablakban lehet megadni. Az itt rögzített kapcsoló állások a felület neve alatti állapotsorban láthatóak.

Iktatás felület Főszámos, Bejövő irányú, Nem érkeztetett, Papír alapú, Postai kézbesítéssel érkezett kapcsoló állások mellett

 

A felugró „Paraméterek” ablakban az „Iktatás” részen határozhatjuk meg, hogy „Főszámos” vagy „Alszámos” iratot szeretnénk létrehozni. Az „Irány” résznél kell megadni az iktatás irányát, beérkező irat esetén a „Bejövő” kapcsolót , kimenő irat vagy belső postázás esetén a „Kimenő/belső” kapcsolót, helyben keletkezett irat esetén pedig a „Helyben” kapcsolót kell választani. Az „Érkeztetett” részen az „Igen” kapcsolóval tudjuk jelölni, ha az irat már érkeztetve lett a rendszerbe, a „Nem” kapcsolót választva, iktatással egy időben érkeztetjük az iratot. Abban az esetben, ha a szerepkör esetében ki van osztva a jogosultság, akkor a „ Rendelkezési nyilvántartás ” kapcsoló kimenő irányú iktatás esetében megjelenik. Alapértelmezetten „ Nem ” értéken áll. Az „ Igen ” értékre állítva a kapcsolót a „ Típus ” és „ Kézbesítés ” paraméter elemek eltűnnek az ablakból, a „ Címzettek ” lapfül működése és megjelenése ennek hatására a „ Vegyes ” típusú, „ Vegyes ” kézbesítésű paraméter állásokhoz hasonlóan alakul. A „Típus” részen az irat típusát tudjuk jelölni, attól függően, hogy az „Papíralapú”, „Digitális” vagy „Vegyes”. Ez utóbbit akkor jelöljük, ha az irathoz tartozik elektronikus állomány és materiális példány is.

A „Kézbesítés módja” jelöli, hogy milyen úton érkezett a küldemény vagy milyen úton küldjük ki az iratot, ez lehet „Posta”, „E-mail” „Fax”, „Futár/Személyes” és „Vegyes”.

A kapcsolók állásait az OK gombbal tudjuk rögzíteni.

Az iktatás alap beállítása az alábbi képen látható.

 

Paraméterek alapbeállítása Iktatás menüponton

 

Fontos tudni, hogy néhány mező attól függően jelenik meg vagy tűnik el, hogy a rögzítéshez milyen irányt, típust választunk.

A paraméterek megadását követően a képernyő adatbeviteli részén tudjuk az ügyirat, irat nyilvántartásba vételéhez szükséges adatokat megadni. A kitöltendő mezőket lapfül bontásban csoportosítja a program. Egyes lapfülek piros színnel jelennek meg a felületen. Ennek szerepe az, hogy felhívja a felhasználó figyelmét, mely lapfüleken talál olyan mezőket, amelyek töltése kötelező.

Lapfülek színe

7.1         Bejövő levelek, korábban már érkeztetett irat iktatása

Az „Iktatás” részen határozhatjuk meg, hogy ügyiratot ( „Főszámos” kapcsoló) vagy alszámos ( „Alszámos” kapcsoló) iratot akarunk létrehozni. A rendszer az alszámos iktatást ajánlja fel alapértelmezetten.

Az „Irány” részen található kapcsolóknál a „Bejövőt” választva lehetséges beérkező iratot rögzíteni a programban.

 

 

Iktatás felület – Kapcsolók bejövő irány esetén

7.1.1      Érkeztetés

Az „Érkeztetett” paraméter „Igen” kapcsolót választva lehet megadni azt, hogy az irat korábban már érkeztetve lett a rendszerben. Ebben az esetben a küldemény iratának típusát veszi figyelembe a program, ezért a Típus megadására a Paraméterek között nem kerül sor.

 

Paraméter állások Érkeztetett Igen esetében

 

Az „Érkeztetés” fülön ebben az esetben megjelenik a „Korábbi érkeztetés” mező, ahol azoknak a küldeményeknek a listája jelenik meg, amelyeket korábban már érkeztettek, az aktuális szervezeti egység birtokában van, nem áll postázás alatt, a küldemény irata még nem lett iktatva és az érkeztetés során nem jelöltél nem iktatandónak.

A „Beküldő szervezet neve” mező automatikusan töltődik az érkeztetésnél megadott adatokkal, de indokolt esetben változtatható, a mezőbe kattintva megadható új beküldő szervezet.

A „Beküldő személy neve” mezőnél lehetséges a feladó személy nevét rögzíteni, de ez a mező is töltődik az érkeztetésnél megadott adattal. Töltése megegyezik a „Beküldő szervezet neve” mező töltésével. Ezen mezők kiválasztásával – amennyiben a kiválasztott beküldő rendelkezik a rendszerben rögzített adatokkal – automatikusan töltődnek a „Beküldő postai címe” , a „Beküldő e-mail címe” vagy a „Beküldő faxszáma” mezők is. Amennyiben a paraméter ablak „ Futár/Személyes ” kapcsolóját választottuk az iktatás kezdetekor, a program nem teszi kötelezővé a „ Beküldő postai címe ” mezőt!

Az „ Ügyfélnek jelölés ” billenőkapcsoló segítségével a beküldő partner automatikusan átemelhető az ügyfelek közé. Az Igen állással így az „ Ügyfelek ” lapfülön fog megjelenni a beküldő személy az „ Ügyfél személyek ” rész alatti listában, a beküldő szervezet pedig az „ Ügyfél szervezetek ” alatti listában. Abban az esetben, ha belső szervezeti egységet vagy belső alkalmazottat adtunk meg beküldőként, és megpróbáljuk ügyfélként meghatározni, a program figyelmeztető üzenetben hívja fel erre a figyelmünket, és nem engedi a műveletet.

Figyelmeztető üzenet belső szervezeti egység ügyfélnek jelölése esetén

Figyelmeztető üzenet belső alkalmazott ügyfélnek jelölése esetén

 

Az „Eredeti címzett szervezet” mezőbe automatikusan betöltődik az a belső szervezetet, amelyet érkeztetés során rögzítettek a küldeményhez, de szükség esetén módosítható.

Az „Eredeti címzett személy” mezőbe is automatikusan betöltődik annak az alkalmazottnak a neve, melyet érkeztetés során megadtak. Ennek az értékét is lehetséges módosítani.

A „Belső címzett szervezet” mező csak főszámos iktatáskor jelenik meg, itt van lehetőségünk meghatározni azt a belső szervezeti egységet, aki a későbbiekben az ügyirattal dolgozni fog. A megadott szervezeti egységnek a program automatikusan elpostázza az ügyiratot amennyiben az itt megadott szervezet eltér az aktuális szervezettől, így mentést követően a belső címzett szervezet az „Átadás-átvétel” / „Várható tételek” / „Ügyiratok” menüponton tudja majd átvenni az ügyiratot. A mezőben megadott szervezeti egység bekerül az ügyirat hozzáférői közé.

A „Feladás ideje” mező az érkeztetéskor megadott dátummal töltődik.

A „Felbontó személy” és a „Felbontás ideje” mezők is az érkeztetésen megadott adatokkal töltődnek a korábban érkeztetett küldemény iktatása során.

A „Beérkezés módja” mezőben láthatjuk a küldemény beérkezési módját.

A „Ragszám” , „Postai jelző” és „Csomagjel” mezők értéke, az érkeztetés során megadott adatokkal töltődik.

A „Beérkezés ideje” mező automatikusan töltődik az érkeztetéskor rögzített időponttal, de módosítható a dátum korábbi időponttal.

 

Iktatás felület – Érkeztetés fül

7.1.2      Iktatás

Az „Iktatás” fülön az irat alapadatait, iratkezelési adatait és iktatási alapadatait adhatjuk meg.

A „Tárgy” mezőnél adhatjuk meg az ügyirat tárgyát. Amennyiben az érkeztetéskor rögzítettük a tárgyat a küldemény iratához, akkor a program automatikusan tölti a mező értékét, de szükség szerint módosítható. A tárgy melletti „<” gomb segítségével az általunk rögzített tárgyak listájából is megadható a „Tárgy” mező értéke. Ha pár karakter megadása után nyitjuk meg a választólistát, akkor csak azok a tárgyak jelennek meg, amelyek kezdőbetűi megegyeznek a megadott karakterekkel. A „+” gombot használva az előre rögzített tárgysablonok közül választhatunk. A mező mérete jobb alsó sarkánál fogva módosítható, így hosszabb tárgy esetében is jól láthatóvá válik a mező tartalma.

Digitális vagy vegyes típusú iktatást kiválasztva jelenik meg a „Csatolmány állapot” kapcsolói: .

Fájl állapot kapcsolói

-           : Válasszuk ezt a „ Digitalizálva ” kapcsolót, ha a programba rögzítés előtt, korábban már kötegelt scanner segítségével digitalizáltuk az iratunkat. Ebben az esetben az „Irat vonalkódja” mező kötelezővé válik, mert ez alapján fogja a rendszer beazonosítani a rögzített iratot, és így csatolja a programba scannelt állományt. Amennyiben olyan vonalkódot adunk meg, ami még nem létezik a kötegelt scannert iktatatlan állományok között, a rendszer figyelmeztet minket.

Figyelmeztető üzenet

 

-           : Az „Előzetes” kapcsolót választva lehetőségünk van egy fiktív fájl hozzárendelésére az iktatás során. Ekkor az „ELOZETESEP” rendszerparaméterben szereplő irat iktatási számának digitalizált alakja etalonként másolódik az újonnan rögzített ügyirathoz. Abban az esetben, ha az „ELOZETESEP” rendszerparaméter értékének megadott iktatási szám nem helyes, nem létezik, vagy nem létezik hozzá elektronikus állomány, akkor mentéskor a rendszer figyelmeztet erre.

 

Figyelmeztető üzenet

 

Az „Előzetes” kapcsoló csak abban az esetben jelenik meg, ha az „ELOZETESEP” rendszerparaméterben van érték.

-           : „ Feltöltendő ” kapcsoló esetében kötelezővé válik a „ Feltöltendő állományok ” lapfül. A számítógépünkön vagy azon keresztül elérhető fájl-ok közül tudunk ebben az esetben feltölteni elektronikus állományt.

 

-           : Az „ Utólagos ” kapcsoló hasonló elv alapján működik, mint az „ Előzetes ”. A program az etalonként beállított elektronikus állományt csatolja az irathoz. A különbség a kettő között az, hogy a Mentés gombra kattintást követően azonnal cserélni tudjuk az előzetes elektronikus példányt az irathoz tartozó szkennelt állomány kiválasztásával és feltöltésével. A program csak ez után engedi az iktatást.

Amennyiben nincs töltve az ELOZETESEP rendszerparaméter nem jelenik meg az " Utólagos " gomb. Abban az esetben, ha az „ELOZETESEP” rendszerparaméter értékének megadott iktatási szám nem helyes, nem létezik, vagy nem létezik hozzá elektronikus állomány, akkor mentéskor a rendszer figyelmeztet erre.

 

Figyelmeztető üzenet

-           : DMS” gombra kattintva, lehetőségünk van a DMS-rendszerben szereplő elektronikus példányok közül csatolni az irathoz a megfelelőt. A választólistában csak azok a DMS-rendszerbe rögzített iktatatlan elektronikus példányok jelennek meg, melyekhez az adott felhasználó hozzáfér.

Az „Irat vonalkódja” mezőben az iratra ragasztott vonalkód értékét lehetséges rögzíteni, illetve töltődik az érkeztetéskor megadott értékkel.

A „Másodlatok száma” mezőnél tudjuk meghatározni azt, hogy a program hány darab másodlati példányt hozzon létre.

Az „Adathordozó” mező csak digitális vagy vegyes iktatásnál jelenik meg, itt adhatjuk meg, hogy az állomány milyen típusú adathordozón érkezett.

Az „Irattári tételszám” mezőnél tudjuk meghatározni, hogy az ügyiratot meddig kell megőrizni, és a megőrzési idő letelte után mi lesz a későbbiekben az ügyirat sorsa. A mező értéke az aktuális irattári terv tételeivel töltődnek. Amennyiben olyan iktatókönyvbe iktatunk, amihez külön tartozik aktuális irattári tervtétel, akkor pedig annak az irattári terv tételei közül választhatunk. Alszámos irat iktatás esetén nem jelenik meg.

A „Megjegyzés” mezőben lehetőség van megjegyzést fűzni a rögzíteni kívánt ügyirathoz.

A „Kézbesítés prioritása” mező az érkeztetéskor megadott értékkel töltődik.

Az „Elektronikus visszaigazolás” kétállású kapcsoló „Igen” értékre kapcsolása esetén, ha a beküldő rendelkezik hivatalos típusú e-mail címmel a rendszerben, akkor a program a mentés után egy igazoló e-mailt küld neki, hogy az általa küldött irat iktatásra került a rendszerben.

Az „ Ügyintézője vagyok ” billenőkapcsoló „ Igen ” állása mellett saját magunkat tudjuk ügyintézőnek megjelölni. Ebben az esetben az „ Ügyintéző személy ” mező nem jelenik meg.

Az „Ügyintéző személy” mezőnél tudjuk meghatározni azt, hogy ki az a személy, aki dolgozni fog az ügyirattal. Ha az érkeztetés során már rögzítettek ügyintézőt az irathoz, akkor a mező értéke automatikusan töltődik az alkalmazott nevével, de szükség esetén módosítható. A mezőben a felhasználó csak az aktuális szervezeti egységének alkalmazottai közül tud választani.

Az itt megadott alkalmazott a mentést követően, az „Iratok” és az „ Ügyiratok” szerkesztő felületen a „Kapcsolatok” fülön a „Kapcsolódó személyek” listában fog megjelenni, „Ügyintéző” kapcsolattípussal. Az iktatás során megadott ügyintéző ezen túl bekerül a hozzáférők közé is. Főszámos iktatáskor az ügyirat és indító irata, alszámos iktatáskor pedig az alszámos irat Hozzáférők lapfülén lesz látható az alkalmazott.

Az „Irat határideje” mezőben lehetséges megadni az ügyirat iratának határidejét, tehát ez h határidő csak az iratra vonatkozik. A mező értéke alapértelmezetten 30 nap.

Az „Irat kategória” mezőben specifikálhatjuk az irat fajtájátAbban az esetben, ha nincs ez a mező kitöltve egyik értéknél sem, a program ABC sorrendbe állítva jeleníti meg a választható opciókat a legördülő listában.

A „Hiv.szám/Idegen szám” mezőnél lehetőségünk van rögzíteni külső iktatási számot, amennyiben ez szerepel a borítékon vagy az iraton. Ha ezt az értéket már rögzítettük a küldemény érkeztetésénél, akkor automatikusan betöltődik a mezőbe.

A „Szerelendő ügyirat” mező csak ügyirat iktatása során jelenik meg. A mező segítségével, az iktatással egy időben lehetőségünk van az új ügyiratba szerelni egy másik létező ügyiratot.  A választólistában csak azok az ügyiratok jelennek meg, melyeket az aktuális szervezeti egység birtokol, nem állnak postázás alatt és nincs befoglaló ügyiratuk. Irattárban, határidőben lévő ügyirat választásakor a program egy megerősítő kérdés keretében jelez. Ennek segítségével dönthetjük el, hogy szeretnénk az ügyirat beszerelését elvégezni az iktatással egyidőben, vagy sem. A beszerelés megerősítése esetén a program kiveszi az irattárból az ügyiratot, a határidőbe helyezést pedig megszünteti.

Figyelmeztető üzenet - Ügyirat beszerelés

 

A „ Szerelendő ügyirat ” adatlista alatt található az „ Adatokat másol ” gomb, amelynek segítségével a program betölti az ügyirat tárgyát, irattári tételszámát, ügytípusát.

Az „ Ügyirat előzmény ” mező abban az esetben válik láthatóvá, amennyiben a „ Paraméterek ” ablak beállításai között „ Alszámos ” iktatást választottunk. A mező választólistájában tudjuk kiválasztani azt az ügyiratot, amelybe az iktatandó iratot be szeretnénk szerelni. Az adatlista alatt az „Adatokat másol” funkciógomb segítségével a tárgy, valamint ügyfél, főügyfél adatokat másolja a program az ügyiratról az irat adatai közé.

Az „Ügyirat jellege/beszerelt példány” kétállású kapcsoló csak új vegyes típusú ügyirat iktatása során aktív. A „Papír” kapcsolót választva a materiális példányt, az „Elektronikus” kapcsolót választva az elektronikus állományt szereli be az ügyiratba a program.

Az „Ügytípus” mező csak főszámos iktatás esetén jelenik meg, ahol az ügy jellegét adhatjuk meg kódtételes lista segítségével, töltése nem kötelező.

Az „Iktatókönyv” mező csak új ügyirat iktatása esetén jelenik meg. Alapértelmezett értéke a szervezethez alapértelmezetten rendelt iktatókönyv. A választólistában található iktatókönyvek minden olyan szervezet nyitott iktatókönyve megjelenik, amelyhez szervezet szintű hozzáférése van az aktuális szervezeti egységnek. Amennyiben az alapértelmezetten megjelenő iktatókönyv helyett másikat és választunk és már korábban megadtuk az „Irattári tételszám” mező értékét, akkor a rendszer automatikusan üríti ennek a mezőnek az értékét, melyről figyelmeztető üzenetet is küld.

Figyelmeztető üzenet

 

A „Határidő” mező csak főszámos iktatásnál jelenik meg. A mezőben megadott dátum jelöli, hogy meddig kell elvégeznünk az ügyirattal való munkát. A mező érték alapértelmezetten 30 nap.

 

Iktatás felület – Iktatás fül

 

7.1.3      Feltöltendő állományok

Az „ Érkeztetett ” kapcsoló „ Igen ” beállítása mellett csak akkor jelenik meg a „ Feltöltendő állományok ” lapfül, amennyiben a küldemény papír alapúként lett érkeztetve. A „ Hozzáad ” gombra kattintva a ikonra kattintva betallózhatjuk a kívánt fájlt. Több állományt is felcsatolhatunk így az irathoz.

 

Iktatás felület – Feltöltendő állományok

7.1.4      Hozzáférők

A „Hozzáférők” fülön lehetséges az iktatni kívánt irathoz hozzáférőket megadni.

Ha szeretnénk hozzáférőket megadni az irathoz, akkor azt több módon tudjuk megtenni. A „Hozzáférő személyek” részben, a „Hozzád” gombra kattintva alkalmazottakat adhatunk még a listához. A választólistában csak a saját szervezeti egységen szerepkörrel rendelkezők jelennek meg.

Abban az esetben, ha rossz személyt adtunk meg hozzáférőnek, akkor jelöljük ki a listából, majd nyomjuk meg a „Sort töröl” gombot. Lehetőségünk van felelős személyeket megjelölni. Ehhez válasszuk ki a megfelelő személyt a hozzáférők közül, majd nyomjuk meg a „Felelős” gombot. A későbbiekben az itt megjelölt személy vagy személyek az „Iratok” szerkesztő felületen a „Kapcsolatok” fülön fog megjelenni, „Felelős” kapcsolattípussal. Lehetőségünk van aláíró személyeket megjelölni. Ehhez válasszuk ki a megfelelő személyt a hozzáférők közül, majd nyomjuk meg az „Aláíró” gombot. A későbbiekben az itt megjelölt személy vagy személyek az „Iratok” szerkesztő felületen a „Kapcsolatok” fülön fog megjelenni, „Aláíró” kapcsolattípussal.

Amennyiben azelőtt kattintunk a „Felelős” vagy az „Aláíró” gombra mielőtt kijelöltük a kívánt személyt, a program figyelmeztet minket, hogy nincs kijelölt személy.

Figyelmeztető üzenet

 

A „Hozzáférő szervezetek” részben a „Hozzád” gombra kattintva belső szervezeteket adhatunk még a listához. Abban az esetben, ha rossz szervezetet adtunk meg hozzáférőnek, akkor jelöljük ki a listából, majd nyomjuk meg a „Sort töröl” gombot.

Az itt megadott hozzáférő személyek és szervezetek az „Ügyiratok” és az „Iratok” szerkesztő felületen a „Hozzáférők” fülön fognak megjelenni.

 

Iktatás felület – Hozzáférők fül

7.1.5      Mellékletek

A „Mellékletek” fülön az irathoz tartozó mellékleteket adhatjuk meg. Az érkeztetés során már rögzítésre került, a küldeményhez tartozó mellékletek itt nem jelennek meg.

A „Hozzáad” gombbal további melléklet adható meg.

Az itt megadott mellékletek a mentést követően az „Ügyiratok” és az „Iratok” szerkesztő felületen a „Mellékletek” fülön fognak megjelenni.

 

Iktatás felület – Mellékletek fül

 

7.1.6      Kulcsszavak

A „Kulcsszavak” fülön lehetséges az irathoz kulcsszavak megadni.

A „Hozzáad” gombra kattintva megjelennek a beviteli mezők.

A „Kulcsszó” kódtételes mezőben van lehetőségünk a kulcsszót tipizálni.

A „Kulcsszó” mezőbe tudjuk megadni a kulcsszó szövegét.

A „Hozzáad” gombbal további kulcsszót tudunk megadni.

Az itt megadott kulcsszavak a mentést követően a „Ügyiratok” és az „Iratok” szerkesztő felületen a „Kulcsszó” fülön fognak megjelenni.

 

Iktatás felület – Kulcsszavak fül

7.1.7      Feljegyzések

A „Feljegyzések” fülön lehetséges az irathoz feljegyzéseket megadni.

A „Hozzáad” gombra kattintva megjelennek a beviteli mezők.

A „Kapcsolat típusa” kódtételes mezőben van lehetőségünk a kulcsszót tipizálni.

Az „Érték” mezőbe tudjuk megadni a feljegyzés szövegét.

A „Hozzáad” gombbal további feljegyzést tudunk megadni.

Az itt megadott feljegyzéseket a mentést követően az „Ügyiratok” és az „Iratok” szerkesztő felületen a „Feljegyzések” fülön fognak megjelenni.

 

Iktatás felület – Feljegyzések fül

7.1.8      Iratkapcsolatok

Az „Iratkapcsolatok” fülön adhatunk meg olyan kapcsolódó iratokat, küldeményeket és ügyiratokat, amelyekhez hozzáférésünk van.

A „Kapcsolt Iratok” részen az iktatott iratok, a „Kapcsolt Küldemények” részen az érkeztetett iratok, a „Kapcsolt Ügyiratok” választólistában pedig a főszámosan iktatott iratok jelennek meg.

A felületen a „Hozzáad” gombra kattintva további irat megadására van lehetőségünk.

„Kapcsolat típusa” mezőben pedig megadhatjuk, hogy a kiválasztott, kapcsolni kívánt irat, milyen típussal kapcsolódik az iktatni kívánt irathoz.

 

Iktatás felület - Iratkapcsolatok

7.2         Bejövő levelek, még nem érkeztetett irat iktatása

A beérkező leveleket lehetőség van egy felületen egyszerre érkeztetni és iktatni. Ehhez az „Érkeztetett” részen az „Nem” kapcsolót kell választani. Ekkor megjelenik minden olyan mező az „Érkeztetés” fülön, amely szükséges a boríték adatainak megadásához. A felületen megjelenő mezők működéséről az 5.1 fejezetben olvashat bővebben. Az ügyirat, vagy alszámos irat adatinak megadása pedig a 7 . fejezetben megadottak szerint történik, annyi különbséggel, hogy értelemszerűen itt meg kell adni minden, az iratra vonatkozó adatot.

Még nem érkeztetett irat iktatása

7.3         Kimenő/Belső levelek iktatása

Az „ Iktatás ” menüponton az „ Irány ” résznél a „ Kimenő/Belső ” kapcsolót választva van lehetőségünk kimenő iratot rögzíteni a programban.

 

Iktatás felület – Kapcsolók kimenő iktatás esetén

7.3.1      Iktatás

Az „Iktatás” fülön az irat alapadatait, iratkezelési adatait és iktatási alapadatait adhatjuk meg.

A „Tárgy” mezőnél adhatjuk meg az ügyirat tárgyát. A tárgy melletti „<” gomb segítségével az általunk rögzített tárgyak listájából is megadható a „Tárgy” mező értéke. Ha pár karakter megadása után nyitjuk meg a választólistát, akkor csak azok a tárgyak jelennek meg, amelyek kezdőbetűi megegyeznek a megadott karakterekkel. A „+” gombot használva az előre rögzített tárgysablonok közül választhatunk. A mező mérete jobb alsó sarkánál fogva módosítható, így hosszabb tárgy esetében is jól láthatóvá válik a mező tartalma.

Digitális vagy vegyes típusú iktatást kiválasztva jelenik meg a „Csatolmány állapot” kapcsolói:

.

Fájl állapot kapcsolói

 

-           : Lehetőségünk van a „Digitalizálva” kapcsolót használni, aminek akkor van jelentősége, ha a programba rögzítés előtt, korábban már kötegelt scanner segítségével digitalizáltuk az iratunkat. Ebben az esetben az „Irat vonalkódja” mező kötelezővé válik, mert ez alapján fogja a rendszer beazonosítani a rögzített iratot, és így csatolja a programba scannert állományt. Amennyiben olyan vonalkódot adunk meg, ami még nem létezik, a kötegelt scannert iktatatlan állományok között, a rendszer figyelmeztet minket.

Figyelmeztető üzenet

 

-           : Az „Előzetes” kapcsolót választva lehetőségünk van egy fiktív fájl hozzárendelésére az iktatás során. Ekkor egy előre digitalizált dokumentum etalonként másolódik az újonnan rögzített ügyirathoz.

-           : „ Feltöltendő ” kapcsoló esetében kötelezővé válik a „ Feltöltendő állományok ” lapfül. A számítógépünkön elérhető fájl-ok közül tudunk ebben az esetben feltölteni elektronikus állományt.

 

-           : Az „ Utólagos ” kapcsoló hasonló elv alapján működik, mint az „ Előzetes ”. A program az etalonként beállított elektronikus állományt csatolja az irathoz. A különbség a kettő között az, hogy a Mentés gombra kattintást követően azonnal cserélni tudjuk az előzetes elektronikus példányt az irathoz tartozó szkennelt állomány kiválasztásával és feltöltésével. A program csak ez után engedi az iktatást.

Az „Adathordozó” mező csak digitális vagy vegyes iktatásnál jelenik meg.

Az „Irat vonalkódja” mezőben az iratra ragasztott vonalkód értékét lehetséges rögzíteni.

Az „Irattári tételszám” mezőnél tudjuk meghatározni, hogy az ügyiratot meddig kell megőrizni, és a megőrzési idő letelte után mi lesz a későbbiekben az ügyirat sorsa. A mező értéke az aktuális irattári terv tételeivel töltődnek. Amennyiben olyan iktatókönyvbe iktatunk, amihez külön tartozik aktuális irattári tervtétel, akkor pedig annak az irattári terv tételei közül választhatunk. Alszámos irat iktatás esetén nem jelenik meg.

A „Megjegyzés” mezőben lehetőség van megjegyzést fűzni a rögzíteni kívánt ügyirathoz.

A „Kézbesítés prioritása” mezőben az irat kézbesítési fontosságát jelölhetjük.

Az „Ügyintéző személy” mezőnél tudjuk meghatározni azt, hogy ki az a személy, aki dolgozni fog az ügyirattal, a mező töltése kötelező. Az itt megadott alkalmazott a mentést követően, az „Iratok” és az „ Ügyiratok” szerkesztő felületen a „Kapcsolatok” fülön a „Kapcsolódó személyek” listában fog megjelenni, „Ügyintéző” kapcsolattípussal. Az iktatás során megadott ügyintéző ezen túl bekerül a hozzáférők közé is. Főszámos iktatáskor az ügyirat és indító irata, alszámos iktatáskor pedig az alszámos irat Hozzáférők lapfülén lesz látható az alkalmazott.

Az „Irat határideje” mezőben lehetséges megadni az ügyirat iratának határidejét, tehát ez a határidő csak az iratra vonatkozik. Alapértelmezetten 30 nap.

Az „Irat kategória” mezőben specifikálhatjuk az irat fajtáját, töltése nem kötelező.

A „Hiv.szám/Idegen szám” mezőnél lehetőségünk van rögzíteni külső iktatási számot, amennyiben ez szerepel a borítékon vagy az iraton.

A „Szerelendő ügyirat” mező csak ügyirat iktatása során jelenik meg. A mező segítségével, az iktatással egy időben lehetőségünk van az új ügyiratba szerelni egy másik létező ügyiratot.  A választólistában csak azok az ügyiratok jelennek meg, melyeket az aktuális szervezeti egység birtokol, nem állnak postázás alatt és nincs befoglaló ügyiratuk.

Az „Ügyirat jellege/beszerelt példány” kétállású kapcsoló csak új vegyes típusú ügyirat iktatása során aktív. A „Papír” kapcsolót választva a materiális példányt, az „Elektronikus” kapcsolót választva az elektronikus állományt szereli be az ügyiratba a program.

Az „Ügytípus” mező csak főszámos iktatás esetén jelenik meg, ahol az ügy jellegét adhatjuk meg kódtételes lista segítségével, a mező nem töltése kötelező.

Az „Iktatókönyv” mező csak új ügyirat iktatása esetén jelenik meg. Alapértelmezett értéke a szervezethez alapértelmezetten rendelt iktatókönyv. A választólistában  minden olyan szervezet nyitott iktatókönyve megjelenik, amelyhez szervezet szintű hozzáférése van az aktuális szervezeti egységnek. Amennyiben az alapértelmezetten megjelenő iktatókönyv helyett másikat és választunk és már korábban megadtuk az „Irattári tételszám” mező értékét, akkor a rendszer automatikusan üríti ennek a mezőnek az értékét, melyről figyelmeztető üzenetet is küld.

Figyelmeztető üzenet

 

A „Határidő” mező csak főszámos iktatásnál jelenik meg. A mezőben megadott dátum jelöli, hogy meddig kell elvégeznünk az ügyirattal való munkát. A mező értéke alapértlemezetten 30 nap.

 

 

Iktatás felület – Iktatás fül

7.3.2      Feltöltendő állományok

Az „Iktatás” felületen a „Csatolmány állapot” háromállású kapcsolónál a „ Feltöltendő ” kapcsolót választva megjelenik a „ Feltöltendő állományok ” fül, ahol megadhatjuk az elektronikus állományt az irathoz. A „ Hozzáad ” gombra kattintva a ikonra kattintva betallózhatjuk a kívánt fájlt. Több állományt is felcsatolhatunk így az irathoz.

 

Iktatás felület – Feltöltendő állományok

7.3.3      Címzettek

A „Címzettek” fülön van lehetőségünk megadni a kimenő irat címzettjeit.

A „Szervezet” és „Személy” mezőkben választhatjuk ki a megfelelő címzetteket, a mezőben megadott szervezeti egység bekerül az irat hozzáférői közé, amennyiben belső szervezeti egységet adtunk meg.

A partnerek között még nem szereplő szervezeteket, személyeket a választólista „ Új ” gombjával lehet rögzíteni. Az „ Új ” gombra kattintva a program átnavigál az új partner felvétele rögzítő felületére. A partner szervezet létrehozásáról a 12.2.1 . fejezetben, a partner személy rögzítéséről pedig a 12.1.1 . fejezetben olvashat. A „ Szerkeszt ” gomb segítségével pedig az adatlistában elérhető partner adatait van lehetőségünk módosítani. A program átnavigál a partner szerkesztő felületére. A funkció használata megegyezik a Partnerek menüpontról indítható szerkesztéssel (Lásd 12.1.2 , 12.2.2 fejezet).

Partnerek választólista

 

A címzettek kiválasztása után a „Postai cím”, „E-mail cím” és a „Fax szám” mezők automatikusan töltődnek a címzett alapértelmezett címével.

Abban az esetben, ha olyan szervezetet vagy személyt választunk, melyhez nincs postai cím, -e-mail cím vagy fax szám rögzítve, akkor a program figyelmeztető üzenet küld. Ez alól a Paraméter ablak „ Futár/Személyes ” kapcsolója kivétel, ugyanis ebben az esetben a program nem teszi kötelezővé a „ Beküldő postai címe ” mezőt.

Figyelmeztető üzenet postai cím hiánya esetén

 

Figyelmeztető üzenet

 

Figyelmeztető üzenet

 

A postai címet a program megvizsgálja abból a szempontból, hogy megfelel-e elektronikus feladójegyzék generálásához. Magyarországi címnél ellenőrzi, hogy település, irányítószám, közterület, közterület jellege és házszám mezők ki vannak-e töltve, külföldi cím esetében pedig a település mező. Amennyiben a program hiányosságot talál, erre az alábbi figyelmeztető üzenettel hívja fel a figyelmet a címzett kiválasztásakor, továbbá a mentéskor.

Figyelmeztető üzenet

 

A „Példány vonalkódja” mezőben vonalkódokat definiálhatunk a keletkező materiális példányokhoz.

A „Hozzáad” gombra kattintva további címzett megadására van lehetőségünk.

 

Iktatás felület – Címzettek fül

 

7.3.4      Feladási adatok

A „Feladási adatok” fülön van lehetőségünk megadni a postázással kapcsolatos adatokat.

Az „Átadó szervezet” és az „Átadó személy” mezőben tudjuk megadni házon belüli postázás esetén, azt a szervezeti egységet vagy alkalmazottat, amelyen keresztül az átadás történik.

Az „Expediálás módja” mezőnél lehetőségünk van meghatározni azt, hogy milyen módon történik a postázás. A legördülő lista elemeinek megjelenését az „Adminisztráció”/„Kódtételek” menüpont felől lehet szabályozni. Itt a „Rendezési érték ” mezőben adott sorszámnak megfelelően jelennek meg a kategória típusok. Abban az esetben, ha nincs ez a mező kitöltve egyik értéknél sem, a program ABC sorrendbe állítva jeleníti meg a választható opciókat a legördülő listában. Abban az esetben, ha a „ Paraméterek ” ablakban „ Kézbesítés ” módnak „ E-mail ” vagy „ Fax ” kapcsolót választottunk, akkor az „ Expediálás módja ” mező nem jelenik meg, mivel a program alapértelmezetten a paraméterként meghatározott kézbesítési móddal menti el az iktatott tételt.

Az „Expediálás ideje” mező automatikusan töltődik az aktuális dátummal, de természetesen módosítható a dátum.

A „Boríték típusa” mezőben a boríték méretét adhatjuk meg.

A „Kézbesítő” mező abban az esetben jelenik meg, ha „Futár/Személyes” kézbesítési módot választunk, így megadhatjuk a kézbesítő szervezet nevét.

 

Iktatás felület – Feladási adatok fül

7.3.5      Hozzáférők

A „Hozzáférők” fülön lehetséges az iktatni kívánt irathoz hozzáférőket megadni.

Ha szeretnénk hozzáférőket megadni az irathoz, akkor azt több módon tudjuk megtenni. A „Hozzáférő személyek” részben, a „Hozzád” gombra kattintva alkalmazottakat adhatunk még a listához. A választólistában csak a saját szervezeti egységen szerepkörrel rendelkezők jelennek meg.

Abban az esetben, ha rossz személyt adtunk meg hozzáférőnek, akkor jelöljük ki a listából, majd nyomjuk meg a „Sort töröl” gombot. Lehetőségünk van felelős személyeket megjelölni. Ehhez válasszuk ki a megfelelő személyt a hozzáférők közül, majd nyomjuk meg a „Felelős” gombot. A későbbiekben az itt megjelölt személy vagy személyek az „Iratok” szerkesztő felületen a „Kapcsolatok” fülön fog megjelenni, „Felelős” kapcsolattípussal. Lehetőségünk van aláíró személyeket megjelölni. Ehhez válasszuk ki a megfelelő személyt a hozzáférők közül, majd nyomjuk meg az „Aláíró” gombot. A későbbiekben az itt megjelölt személy vagy személyek az „Iratok” szerkesztő felületen a „Kapcsolatok” fülön fog megjelenni, „Aláíró” kapcsolattípussal.

Amennyiben azelőtt kattintunk a „Felelős” vagy az „Aláíró” gombra mielőtt kijelöltük a kívánt személyt, a program figyelmeztet minket, hogy nincs kijelölt személy.

Figyelmeztető üzenet

 

A „Hozzáférő szervezetek” részben a „Hozzád” gombra kattintva belső szervezeteket adhatunk még a listához.

Abban az esetben, ha rossz szervezetet adtunk meg hozzáférőnek, akkor jelöljük ki a listából, majd nyomjuk meg a „Sort töröl” gombot.

Az itt megadott hozzáférő személyek és szervezetek az „Ügyiratok” és az „Iratok” szerkesztő felületen a „Hozzáférők” fülön fognak megjelenni.

 

Iktatás felület – Hozzáférők fül

7.3.6      Mellékletek

A „Mellékletek” fülön az irathoz tartozó mellékleteket adhatjuk meg.

A „Hozzáad” gombbal további melléklet adható meg.

Az itt megadott mellékletek a mentést követően az „Ügyiratok” és az „Iratok” szerkesztő felületen a „Mellékletek” fülön fognak megjelenni.

 

Iktatás felület – Mellékletek fül

7.3.7      Kulcsszavak

A „Kulcsszavak” fülön lehetséges az irathoz kulcsszavak megadni.

A „Hozzáad” gombra kattintva megjelennek a beviteli mezők.

A „Kulcsszó” kódtételes mezőben van lehetőségünk a kulcsszót tipizálni.

A „Kulcsszó” mezőbe tudjuk megadni a kulcsszó szövegét.

A „Hozzáad” gombbal további kulcsszót tudunk megadni.

Az itt megadott kulcsszavak a mentést követően a „Ügyiratok” és az „Iratok” szerkesztő felületen a „Kulcsszó” fülön fognak megjelenni.

 

Iktatás felület – Kulcsszavak fül

7.3.8      Feljegyzés

A „Feljegyzések” fülön lehetséges az irathoz feljegyzéseket megadni.

A „Hozzáad” gombra kattintva megjelennek a beviteli mezők.

A „Kapcsolat típusa” kódtételes mezőben van lehetőségünk a kulcsszót tipizálni.

Az „Érték” mezőbe tudjuk megadni a feljegyzés szövegét.

A „Hozzáad” gombbal további feljegyzést tudunk megadni.

Az itt megadott feljegyzéseket a mentést követően az „Ügyiratok” és az „Iratok” szerkesztő felületen a „Feljegyzések” fülön fognak megjelenni.

 

Iktatás felület – Feljegyzések fül

7.3.9      Iratkapcsolatok

Az „Iratkapcsolatok” fülön adhatunk meg olyan kapcsolódó iratokat, küldeményeket és ügyiratokat, amelyekhez hozzáférésünk van.

A „Kapcsolt Iratok” részen az iktatott iratok, a „Kapcsolt Küldemények” részen az érkeztetett iratok, a „Kapcsolt Ügyiratok” választólistában pedig a főszámosan iktatott iratok jelennek meg.

A felületen a „Hozzáad” gombra kattintva további irat megadására van lehetőségünk.

„Kapcsolat típusa” mezőben pedig megadhatjuk, hogy a kiválasztott, kapcsolni kívánt irat, milyen típussal kapcsolódik az iktatni kívánt irathoz.

 

Iktatás felület – Iratkapcsolatok fül

 

7.4         Kimenő irat iktatása Vegyes kézbesítéssel

„ Kimenő/Belső ” irányú iktatáskor a „ Kézbesítés ” kapcsolói között megjelenik a „ Vegyes ” típus is. Az ilyen típusú kézbesítés segítségével a „ Címzettek ” lapfülön címzett szervezetenként és/vagy személyenként van lehetőségünk az expediálás módját meghatározni.

Papír alapú iktatáskor a „ Postai címzettek kiválasztása ” rész alatt több címzett is megadható, akikhez külön-külön is beállítható az „ Expediálás módja ”. Tehát az expediálási mód nem a „ Feladási adatok ” lapfülön lesz elérhető, hanem a „ Címzettek ” lapfülön. A „ Postai cím ” mezőt a program automatikusan tölti a szervezet vagy személy aktuális postai címével. A „ Fax címzettek kiválasztása ” rész alatt azokat a címzetteket tudjuk rögzíteni, akiknek faxon keresztül fogjuk eljuttatni az iratot. A „ Fax szám ” mezőt a program automatikusan tölti a címzetthez tartozó fax típusú számmal.

Papír alapú, Vegyes kézbesítési típusú iktatás – Címzettek lapfül

 

„ Digitális ” és „ Vegyes ” típusú iktatás esetében a „ Címzettek ” lapfülön e-mail, fax, Hivatali Kapu, KÉR, Ügyfélkapu kézbesítési módokhoz lehet a címzetteket megadni. Ebben az esetben is a „ Feladási adatok ” lapfülön nem elérhető az „ Expediálás módja ” mező, mivel ezt az információt a „ Címzettek ” lapfül tartalmazza.

Digitális vagy Vegyes típusú, Vegyes kézbesítés – Címzettek lapfül

 

7.5         Helyben keletkezett irat iktatása

Az „ Iktatás ” menüponton az „ Irány ” részen a „ Helyben ” kapcsolót választva lehetséges keletkezett iratokat rögzíteni. A mezők töltése megegyezik az előzőekben bemutatottakkal, azzal a különbséggel, hogy ezen a felületen nincs postázás.

 

Iktatás felület – Helyben iktatás esetén

 

8         Iratok

Az ügyviteli rendszer alapvetőbb elemei az egyedi iktatási számmal ellátott logikai adathordozók. Alapvetően, meglévő erőforrásnak tekintjük őket, ezért külön tevékenységet nem végezhetünk velük.  Az „Iratok” menüpontra lépve nézhetjük meg az iktatási rendszerbe felvitt, általunk hozzáférhető iratok listáját. Az elérhető funkcionalitások az adott felhasználó szerepkörének és jogosultságának függvényében, illetve a sablonnézet szerint alakulnak.

Az „Iratok” menüpontra lépve először az adatlistás felület jelenik meg (az felület felépítéséről bővebben olvashat a 3.2.3.2 fejezetben).

Iratok menüpont

8.1         Iratok nézetei

Az Iratok menüpont adatlistájában megjelenő tételeket alapvetően meghatározza a Szervezeti hozzáférés általános jog és a „ Csak az adattulajdonos és listatagok számára elérhető ” kapcsoló állása.

Abban az esetben, ha a Szervezeti hozzáférés jog nincs megadva a szerepkör számára, akkor csak azok az iratok jelennek meg, amelyek esetében:

-           aktuális felhasználó az irat tulajdonosa,

-           a létrehozó személy az aktuális felhasználó

-           a felhasználó az irat ügyintézője

-           a felhasználó megtekintési jogosultsággal rendelkezik.

Csak azok az iratok jelennek meg, amelyek esetében:

-           az aktuális felhasználó az irat tulajdonosa

-           irathoz kapcsolódik az aktuális felhasználó, mint megtekintésre jogosult

-           irathoz kapcsolódik az aktuális szervezet, mint megtekintésre jogosult.

Lenyíló menüből válaszható nézetek:

 

-           KRÉTA : azok az iratok jelennek meg, amelyek a felhasználó számára hozzáférhető, és nincs sztornózva. Ez a kezdő nézet.

-           Összes : minden olyan irat, amelyhez hozzáférésünk van.

-           Kimenő : azokat az általunk hozzáférhető iratokat listázza a program, amelynek iránya kimenő, nincs sztornózva

-           Bejövő : azokat az általunk hozzáférhető iratokat listázza a program, amelynek iránya bejövő, nincs sztornózva

-           Határidős : azokat az általunk hozzáférhető iratokat listázza a program, amelynek nincs sztornózva, továbbá az irat tényleges határideje ki van töltve.

-           Sztornózott : a sztornózott iratokat gyűjti ki a program, amelyekhez hozzáféréssel rendelkezünk.

-           Iktatatlan : a felhasználó számára hozzáférhető iratok találhatóak meg, amelyek nincsenek sztornózva, nincs iktatási számuk, továbbá az irat nem iktatandónak lett jelölve.

-           Helyben : a helyben iránnyal iktatott iratokat találjuk meg ebben a nézetben, amelyhez hozzáféréssel rendelkezünk és nincs sztornózva.

-           Elintézendő : az általunk hozzáférhető iratok jelennek meg az adatlistában, amelyek nincsenek sztornózva és nincs töltve az irat lezárás ideje.

-           Lezárt : az általunk hozzáférhető iratok jelennek meg az adatlistában, amelyek nincsenek sztornózva és töltve van az irat lezárás ideje.

-           Aláiktatható : azok az iratok találhatóak meg ebben a nézetben, amelyekhez hozzáférésünk van, ügyiratba lett szerelve, főszámos, nincs még lezárva, továbbá az irat nem gépi iktatókönyvbe lett iktatva.

-           Aláiktatott : azok az iratok találhatóak meg ebben a nézetben, amelyekhez hozzáférésünk van, ügyiratba lett szerelve, nem főszámos, nincs még lezárva.

-           Hozzáférhető : minden olyan irat elérhető ebben a nézetben, amelyhez hozzáférésünk van státusztól függetlenül.

8.2         Funkciógombok

Amennyiben az iratot csak megtekinteni van lehetőségünk, akkor a megfelelő irat kiválasztása után kattintsunk a „Megtekint” gombra. Ekkor megjelenik a szerkesztő felület, de az adatok módosítására nincs lehetőségünk.

Abban az esetben, ha egy iratot sztornózni szeretnénk, akkor a megfelelő irat kiválasztása után kattintsunk a „Sztornóz” gombra. Ekkor a rendszer egy megerősítő kérdést tesz fel.

Megerősítő kérdés

 

Kötelezően meg kell adni a sztornózás indokát.

Sztornózás indoka ablak

 

A „Mégse” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. Az „Ok” gombra kattintva a rendszer sztornózza az iratot, amelynek sikerességéről információs ablakban tájékoztat minket.

Információs ablak

 

Amennyiben főszámos iratot jelöltünk ki sztornózásra, a rendszer figyelmeztet minket, hogy az ügyirat indító irat nem sztornózható.

A sztornózás után nem fog megjelenni az irat az adatlistában, csak a „Sztornózott” sablonnézetben.

A Letöltés gomb segítségével tekinthetjük meg az irathoz tartozó elektronikus állományokat.

Az adatlistában jelöljük ki azt az iratot, amelynek elektronikus példányát szeretnénk letölteni. Ezt követően kattintsunk a Letöltés gombra. Amennyiben tartozik a kiválasztott tételhez elektronikus példány, akkor a program azt megnyitja.

Előfordulhat, hogy olyan irat esetében próbáljuk a műveletet elvégezni, amely nem rendelkezik elektronikus állománnyal. Ebben az esetben a program az alábbi figyelmeztető üzenettel hívja fel erre a felhasználó figyelmét:

Figyelmeztető üzenet

 

Amennyiben az irathoz több elektronikus állomány is kapcsolódik, egy felugró ablakban választhatjuk ki azt, amelyiket le szeretnénk tölteni. A példány letöltéséhez kattintsunk a felugró ablakon belül található Letöltés gombra.

Elektronikus állományok választó ablak

 

A szerkesztő felület megjelenítéséhez jelölje ki a kívánt iratot, majd kattintson a „Szerkeszt” gombra.

8.3         Iktatás

Az „Iktatás” fülön tekinthetjük meg az irat alap-, irattárazásai-, iktatási- és iratkezelési adatait.

Az „ Irány” mezőben láthatjuk, hogy az irat irányát, azaz ha érkeztetve lett a rendszerben, akkor „Bejövő” , ha postázva lett „Kimenő” illetve ha helyben keletkezett, akkor „Helyben” .

A „Tárgy” mező az érkeztetéskor vagy iktatáskor megadott értékkel töltődik. A mező mérete jobb alsó sarkánál fogva módosítható, így hosszabb tárgy esetében is jól láthatóvá válik a mező tartalma.

A „Típus” mezőben az irat típusa jelenik meg.

A „Vonalkód” mezőben az iraton található vonalkódot láthatjuk.

Az „Eredeti méret” mezőben az irat méretét tudjuk meghatározni a lenyíló lista segítségével.

A „Számlaszám” mezőben lehetséges megadni az irathoz tartozó számlaszámot.

A „ Kimenő irány ” billenőkapcsoló „ Igen ” állása informál arról, hogy az irat példánya postázás alatt áll, vagy már nyugtázták. Visszavétel esetében a billenőkapcsoló automatikusan visszaáll „ Nem ” értékre.

Az „Irattári tételszám” mezőben tekinthetjük meg az ügyiratnak megadott tételszámot, a „Megőrzés tárgya”, „Megőrzési határidő” és a „Megőrzési mód” mezőkben pedig az irattári tételszámhoz tartozó, megőrzéssel kapcsolatos információkat láthatjuk.

A „Megjegyzés” mezőbe tetszőlegesen bármilyen, az irattal kapcsolatos további információt is rögzíthetünk.

Az „Iktatás státusza” mezőben láthatjuk, hogy az irat iktatva lett-e.

Az „Iktatószám” mezőben az irat iktatási számát láthatjuk, amennyiben az irat iktatva lett.

Az „Iktatás ideje” mezőben az iktatás dátumát tekinthetjük meg.

Az „Ügyiratban van” kapcsolón láthatjuk, ha az irat ügyiratba van szerelve.

Az „Elektronikus” kapcsolón láthatjuk, ha az irathoz tartozik elektronikus állomány.

Az „Iktatókönyv” mezőben láthatjuk, hogy melyik iktatókönyvbe lett iktatva az irat.

Az „Irat határideje” mező az iktatáskor megadott dátummal töltődik automatikusan.

A „Figyelmeztető határidő" mezőt a program automatikusan tölti abban az esetben, ha az „Iktatás” felületen töltöttük az „Irat határideje” mezőt.

Az „Elintézve” mezőnél lehetőségünk van megadni azt a dátumot, mikor az adott irattal a munka befejeződött. Abban az esetben, ha az irat ügyiratát lezárjuk, akkor a lezárás idejével töltődik a mező.

Az „Irat kategória” az iktatáson megadott értékkel töltődik, de utólag is tölthető a mező értéke.

A „ Biztonsági minősítő ” legördülő lista elemeivel határozhatjuk meg, hogy az iratot milyen biztonsági fokkal kell kezelni. Nyilvános, bizalmas, szigorúan bizalmas, stb. minősítést kaphat az irat.

A „Létrehozás ideje” és a „Létrehozó személy” mezőben az irat létrehozásának idejét és a létrehozó felhasználó alkalmazott nevét láthatjuk.

Iratok szerkesztő felület – Iktatás fül

8.4         Iktatószámok

Az „Iktatószámok" fülön van lehetőségünk megtekinteni további információkat az iktatásról, továbbá itt listázza ki a rendszer az irat korábbi iktatási számait, ha az irat átiktatásra került.

Iratok szerkesztő felület – Iktatószámok fül

8.5         Hivatkozási/Idegen számok

A „Hivatkozási/Idegen számok" fülön tekinthetjük meg az érkeztetés vagy iktatás során az irathoz megadott külső iktatószámot.

Amennyiben utólag akarunk rögzíteni hivatkozás számot, kattintsunk a „Hozzáad" gombra. Ekkor a megjelenő sorban a „Szervezet neve" mezőben a partner szervezeti egységet, az „Iktatószám” mezőben az iktatószámot adhatjuk meg.

Abban az esetben, ha az irat egy partner szervezettől érkezett és a „Hozzáad” gombra kattintunk, akkor „Szervezet neve” mező automatikusan töltődik a „Beküldő szervezet neve” mezőben található partner szervezettel.

Iratok szerkesztő felület – Hivatkozási/Idegen számok fül

8.6         Hozzáférők

A „Hozzáférők” fülön azokat az alkalmazottakat illetve szervezeti egységeket láthatjuk, akik megtekinthetik az adott irat adatait, és a hozzá kapcsolódó materiális példányokat és elektronikus állományokat.

Ha szeretnénk még további hozzáférőket megadni az irathoz, akkor azt több módon tudjuk megtenni. A „Hozzáférő személyek” részben, a „Hozzád” gombra kattintva alkalmazottakat adhatunk még a listához. A választólistában csak a saját szervezeti egységen szerepkörrel rendelkezők jelennek meg.

Abban az esetben, ha rossz személyt adtunk meg hozzáférőnek, akkor jelöljük ki a listából, majd nyomjuk meg a „Sort töröl” gombot.

A „Hozzáférő szervezetek” részben a „Hozzád” gombra kattintva belső szervezeteket adhatunk még a listához. Abban az esetben, ha rossz szervezetet adtunk meg hozzáférőnek, akkor jelöljük ki a listából, majd nyomjuk meg a „Sort töröl” gombot.

Az „Adattulajdonos” mezőt a program automatikusan tölti az irat létrehozójával vagy átiktatás esetén az átiktató személyével.

8.7         Kapcsolatok

A „Kapcsolatok” fülön van lehetőségünk megtekinteni az irathoz kapcsolódó személyeket és szervezeteket.

A „Kapcsolódó személyek” részen alkalmazottakat és partner személyeket adhatunk meg.

A „Hozzáad” gombra kattintva megjelennek meg a beviteli mezők.

A „Kapcsolat típusa” mezőben határozhatjuk meg személy irathoz való kapcsolódásának típusát.

A „Név” mezőben választhatjuk ki a kapcsolni kívánt személyt.

A „Megjegyzés” mezőben további információkat adhatunk meg a kapcsolatról.

A „Sorszám” mezőben jelölhetjük a köröztetési lista sorrendjét.

A „Kapcsolódó szervezetek” részen belső és partner szervezeteket adhatunk meg.

A „Hozzáad” gombra kattintva megjelennek meg a beviteli mezők.

A „Kapcsolat típusa” mezőben határozhatjuk meg szervezet irathoz való kapcsolódásának típusát.

A „Név” mezőben választhatjuk ki a kapcsolni kívánt szervezetet.

A „Megjegyzés” mezőben további információkat adhatunk meg a kapcsolatról.

A „Sorszám” mezőben jelölhetjük a köröztetési lista sorrendjét.

Iratok szerkesztő felület – Kapcsolatok fül

 

8.8         Kulcsszavak

A „Kulcsszavak” fülön jelennek meg az érkeztetés vagy iktatás során megadott kulcsszavak, illetve lehetőségünk van az irathoz további kulcsszavak megadni.

A „Hozzáad” gombra kattintva megjelennek a beviteli mezők.

A „Kulcsszó” kódtételes mezőben van lehetőségünk a kulcsszót tipizálni.

A „Kulcsszó” mezőbe tudjuk megadni a kulcsszó szövegét.

A „Hozzáad” gombbal további kulcsszót tudunk megadni.

Amennyiben törölni szeretnénk a korábban megadott kulcsszót, akkor az adott kulcsszó sorának végén található ikonra kattintva tehetjük meg.

Iratok szerkesztő felület – Kulcsszavak fül

8.9         Feljegyzések

A „Feljegyzések” fülön jelennek meg az érkeztetés vagy iktatás során megadott feljegyzés, illetve lehetőségünk van az irathoz további feljegyzéseket megadni.

A „Hozzáad” gombra kattintva megjelennek a beviteli mezők.

A „Kapcsolat típusa” kódtételes mezőben van lehetőségünk a kulcsszót tipizálni.

Az „Érték” mezőbe tudjuk megadni a feljegyzés szövegét.

A „Hozzáad” gombbal további feljegyzést tudunk megadni.

A korábban megadott feljegyzések törlésére nincs lehetőség, csak a módosítására. De ezt is csak az a felhasználó tudja megtenni aki a feljegyzés rögzítette az irathoz.

Iratok szerkesztő felület – Feljegyzések fül

8.10    Iratkapcsolatok

Az „Iratkapcsolatok” fülön a korábban megadott, kapcsolódó iratokat tekinthetjük meg, illetve adhatunk meg olyan kapcsolódó iratokat, küldeményeket és ügyiratokat, amelyekhez hozzáférésünk van.

A „Kapcsolt Iratok” részen az iktatott iratok, a „Kapcsolt Küldemények” részen az érkeztetett iratok, a „Kapcsolt Ügyiratok” választólistában pedig a főszámosan iktatott iratok jelennek meg.

A felületen a „Hozzáad” gombra kattintva további irat megadására van lehetőségünk.

„Kapcsolat típusa” mezőben pedig megadhatjuk, hogy a kiválasztott, kapcsolni kívánt irat, milyen típussal kapcsolódik az iktatni kívánt irathoz.

 

Iratok szerkesztő felület – Iratkapcsolatok fül

8.11    Mellékletek

A „Mellékletek” fülön az irathoz korábban megadott mellékleteket tekinthetjük, illetve adhatjuk meg.

A „Hozzáad” gombbal további melléklet adható meg.

A „ Melléklet leírása ” mezőben szabadszövegesen van lehetőség a melléklet megadására.

Az „Adathordozó” mezőben digitális vagy vegyes típusú érkeztetés során jelezhetjük, hogy az irat milyen típusú adathordozón érkezett.

A „Melléklet fajtája” kódtételes választó listában kell megadni a melléklet típusát.

A „Darabszám” mezőben lehet megadni a mellékletek számát.

A „Terjedelem” mezőnél megadható az irat terjedelme.

Iratok szerkesztő felület – Mellékletek fül

 

 

8.12    Funkciók

8.12.1 Alszámos iktatás

Az „Iratok” menüponton az „Aláiktatható” sablonnézet kiválasztásával, a listában megjelenő főszámos iratokhoz lehetőségünk van alszámot iktatunk. Az adatlistában, a szerepkör jogosultságától függően, jeleníti meg azokat az iratokat, amelyekhez személy vagy szervezet szintű hozzáférésünk van. Az aláiktatás funkciónál a rendszer nem figyeli, hogy az ügyiratot, azaz a főszámos iratot mely szervezeti egység birtokolja.

A megfelelő főszámos irat kiválasztása után kattintsunk az „Aláiktat” gombra. Ekkor a rendszer elnavigál minket az „Iktatás” menüpontra.

A Paraméterek ablak kapcsolóállásai közül az „Iktatás” kapcsolónál a rendszer automatikusan az „Alszámos” kapcsolóra áll, illetve a „Befoglaló ügyirat” mezőbe betölti a főszámos iratot, amiről az aláiktatást kezdeményeztük. Az ügyirat iktatószámát utólag nem engedi a program módosítani, a többi kapcsoló ugyanakkor szabadon állítható más értékre.

A kötelező mezők kitöltése után, a „Mentés” gombra kattintva, a rendszer elvégzi az alszámos irat iktatását.

8.12.2   Nyomtat

Az irat szerkesztő felületéről lehetőségünk van előadói ívet nyomtatni a kiválasztott tételhez, amennyiben a rendszerbe korábban már betöltésre került(ek) a nyomtatási sablon(ok).

A „ Nyomtat” gomb átnavigál arra a felületre, amelyen az előadói ív sablonját ki tudjuk választani.

A felület funkciógomb sorában található „ Nyomtat ” gombra kattintva pedig a rendszer kigenerálja a nyomtatási sablont PDF formátumba.

Iratok – Előadói ív nyomtatás

8.12.3   Betekintés

Lehetőségünk van az irathoz tartozó elektronikus állományt megtekintésre megnyitni az Iratok felületén belül. A dokumentum egy kis ablakban jelenik meg, amelyben több oldalas példány esetén lapozni is lehet az egyes oldalak között az „ Előző oldal ” és a „ Következő oldal ” gombok használatával.

Betekintő nézet

 

8.13    Kapcsolódások

8.13.1   Érkeztetési bejegyzés

Az „Érkeztetés bejegyzés” kapcsolódó felületen tekinthetjük meg a küldemény adatait.

Az adatok szerkesztésére ebben az esetben nincs lehetőségünk.

Amennyiben helyben keletkezett vagy kimenő iratnál kattintunk a kapcsolódásra, akkor a program figyelmeztető üzenetben jelzi, hogy az irathoz nem tartozik érkeztetési bejegyzés.

Figyelmeztető üzenet

8.13.2   Materiális példányok

A „Materiális példányok” kapcsolódó felületen tekinthetjük meg, az iratoz tartozó materiális példányok listáját.

Az „Új” gombra kattintva, megjelenik a szerkesztő felület, ahol lehetőségünk van megadni az új materiális példány adatait.

Amennyiben szerkeszteni szeretnénk az egyik materiális példányt, az adatlistában jelöljük ki, majd kattintsunk a „Szerkeszt” gombra. Ekkor megjelenik a szerkesztő felület ahol lehetőségünk van az adatok módosítására. A szerkesztő felület felépítéséről és funkcióiról a 10.1 fejezetben olvashat bővebben.

A „Postáz” gombra kattintva lehetőségünk van elpostázni az iratnak a materiális példányait, de a funkciót csak arról a példányról indíthatjuk, amely nincs ügyiratba szerelve. Ellenkező esetben a program figyelmeztető üzenet küld.

Figyelmeztető üzenet

 

Irat materiális példányai felület

8.13.3   Elektronikus állományok

Az „Elektronikus állományok” kapcsolódó felületen tekinthetjük meg, az iratoz tartozó elektronikus állományok listáját.

Amennyiben be van állítva az általános jogoknál a „Helyi elektronikus példány elérhető” Secman jogosultság, akkor az elektronikus állományok abban az esetben érhetőek el, amennyiben a birtokló szervezeti egységben állva kattintunk az „Elektronikus állományok” kapcsolódásra. Ellenkező esetben üres adatlista lesz látható.

Az „Új” gombra kattintva, megjelenik a szerkesztő felület, ahol lehetőségünk van megadni, az új elektronikus állomány adatait illetve itt tölthetjük fel az új fájlt. A program ezen túl beírja a csatolt dokumentumba az iktatószámot, amennyiben az IKTATOSZAM_BEIRAS paraméter I vagy M értéken áll. I érték esetén az elektronikus állomány iktatásánál, aláírásánál (pl.: docx, pdf) a rendszer beírja az iktatószámot a dokumentumba. Ha a PDF dokumentum tartalmaz aláírást, akkor nem történik iktatószám beírás. M érték működése megegyezik az I állással azzal a különbséggel, hogy ha a dokumentum tartalmaz PAdES aláírást, akkor is beírja az iktatószámot, majd még egy aláírást helyez el a dokumentumon.

Új elektronikus állomány feltöltésekor a program ellenőrzi, hogy tartozik-e az irathoz „ Postai hibrid (utólagos) ” kézbesítési móddal postázott, még nem nyugtázott materiális példány. Abban az esetben, ha talál ilyen példányt, rákérdez, hogy az elektronikus példány véglegesíthető-e.

Elektronikus példány véglegesnek jelölhető kérdés

 

Az „ Igen ” gombra kattintva a program létrehoz egy „ Posta Hibriden kiküldhető ” típusú bejegyzés a „ Hitelesség ” fülön. Aláíró személyként az aktuális felhasználó fog megjelenni. A „ Nem ” gomb esetén nem jön létre ilyen bejegyzés.

Amennyiben szerkeszteni szeretnénk az egyik elektronikus állományt, az adatlistában jelöljük ki, majd kattintsunk a „Szerkeszt” gombra. Ekkor megjelenik a szerkesztő felület ahol lehetőségünk van az adatok módosítására. A szerkesztő felület felépítéséről és funkcióiról a 10.2 fejezetben olvashat bővebben.

Irat elektronikus állománya felület

8.13.4   Esemény napló

Az „Eseménynapló” kapcsolódó felületen tekinthetjük meg az irat esemény történetét.

Irat esemény naplója felület

8.13.5   Elküldött üzenetek

Az „Elküldött üzenetek” kapcsolódó felületen tekinthetjük meg, hogy az irat elektronikus állományát kiknek küldték el e-mailen keresztül, továbbá az elektronikus állomány elküldésével kapcsolatos információkat.

8.13.6   Postatörténet

A „ Postatörténet ” kapcsolódó felületen megjelenik az irathoz kapcsolódó összes materiális példány, ami postázás alatt áll vagy postázásra került.

A Postázás részletei gombra kattintva az adatlistában kijelölt példány postakönyvének megtekintésére van lehetőség.

 

9         Ügyiratok

Az „Ügyiratok” menüponton az összes, általunk hozzáférhető ügyirat megtekinthető. Ügyiratnak nevezzük az iratpéldányok együttesét. Ezzel a program lehetővé teszi, hogy az ugyanazon üggyel kapcsolatos iratokat ügyiraton belül kezeljük. Az elérhető funkcionalitások az adott felhasználó szerepkörének és jogosultságának függvényében, illetve a sablonnézet szerint alakulnak.

Az „Ügyiratok” menüpontra lépve először az adatlistás felület jelenik meg (az felület felépítéséről bővebben olvashat a 3.2.3.2 fejezetben).

Ügyiratok felület

 

9.1         Ügyiratok nézetek

Az Ügyiratok menüpont adatlistájában megjelenő tételeket alapvetően meghatározza a Szervezeti hozzáférés általános jog és a „ Csak az adattulajdonos és listatagok számára elérhető ” kapcsoló állása.

Abban az esetben, ha a Szervezeti hozzáférés jog nincs megadva a szerepkör számára, akkor csak azok az ügyiratok jelennek meg, amelyek esetében:

-           az aktuális felhasználó az ügyirat tulajdonosa,

-           a létrehozó személy az aktuális felhasználó

-           a felhasználó az ügyirat ügyintézője

-           a felhasználó megtekintési jogosultsággal rendelkezik.

Abban az esetben, ha a Szervezeti hozzáférés jog beállításra került a szerepkör számára, akkor csak azok az ügyiratok jelennek meg, amelyek esetében:

-           az aktuális felhasználó az ügyirat tulajdonosa

-           az ügyirathoz kapcsolódik az aktuális felhasználó, mint megtekintésre jogosult

-           az ügyirathoz kapcsolódik az aktuális szervezet, mint megtekintésre jogosult.

A „ Csak az adattulajdonos és listatagok számára elérhető ” kapcsoló „ Igen ” állása mellett csak az adattulajdonos és a listatagok láthatják az ügyiratot, akik a „ Hozzáférők ” lapfülön szerepelnek. Abban az esetben, ha „Nem” értéken van, akkor minden felhasználó számára elérhető az ügyirat függetlenül attól, hogy melyik szervezetnél van szerepköre.

-           Összes aktív ügyirat : az általunk hozzáférhető ügyiratokat érjük el, amelyek nincsenek sztornózva, nincs lezárva vagy újranyitották.

-           KRÉTA : Megegyezik az összes aktív ügyirat szűréseivel.

-           Birtokolt ügyiratok : az általunk hozzáférhető, aktuális szervezeti egység által birtokolt ügyiratokat érjük el, amelyek nincsenek sztornózva, nincs lezárva vagy újranyitották, nem állnak postázás alatt, továbbá az ügyirat nem gépi iktatókönyvbe lett iktatva.

-           Postázható ügyiratok : az általunk hozzáférhető, aktuális szervezeti egység által birtokolt ügyiratokat érjük el, amelyek nincsenek sztornózva, nincs irattárban.

-           Postázás alatti ügyiratok : azokat az ügyiratokat találjuk ebben a nézetben, amelyek postázás alatt állnak.

-           Határidős ügyiratok : a felhasználó számára hozzáférhető határidős ügyiratokat gyűjti le a program, amelyek nincsenek sztornózva, továbbá

-           Irattárba adható ügyiratok : az általunk hozzáférhető, szervezeti egységünk által birtokolt, lezárt állapotú ügyiratokat érjük el, amely rendelkezik irattári tételszámmal, nem áll postázás alatt, nincs sztornózva.

-           Irattárban lévő ügyiratok : az általunk hozzáférhető irattárba helyezett ügyiratok listája

-           Sztornózott ügyiratok : az általunk hozzáférhető sztornózott ügyiratok listája

-           Hozzáférhető ügyiratok : minden ügyiratot elérünk ebben a nézetben, amelyhez hozzáférési jogunk van.

-           Ügyintézéses ügyiratok : az általunk hozzáférhető ügyintézéses ügyiratokat találjuk ebben a nézetben, amelyek nem lettek sztornózva.

-           Ügyintézéses sztornózott ügyiratok : az általunk hozzáférhető ügyintézéses ügyiratokat találjuk ebben a nézetben, amelyek sztornózva lettek

9.2         Funkciógombok

Amennyiben az ügyiratot csak megtekinteni van lehetőségünk, akkor a megfelelő ügyirat kiválasztása után kattintsunk a „Megtekint” gombra. Ekkor megjelenik a szerkesztő felület, de az adatok módosítására nincs lehetőségünk.

Abban az esetben, ha egy ügyiratot sztornózni szeretnénk, akkor a megfelelő ügyirat kiválasztása után kattintsunk a „Sztornóz” gombra. Ekkor a rendszer egy megerősítő kérdést tesz fel.

Megerősítő kérdés

 

Kötelezően meg kell adni a sztornózás indokát!

Sztornózás indoka ablak

 

A „Mégse” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. A „Rendben” gombra kattintva a rendszer sztornózza az iratot, amelynek sikerességéről információs ablakban tájékoztat minket.

Információs ablak

 

Ha az ügyirat, illetve ha az ügyirat iratának valamelyik példánya postázás alatt van, akkor nem lehetséges a rendszerben sztornózni az adott ügyiratot, ha mégis kijelölünk egy ilyen tételt sztornózásra a rendszer figyelmeztető üzenet küld.

Figyelmeztető üzenet

 

A szerkesztő felület megjelenítéséhez jelölje ki a kívánt iratot, majd kattintson a „Szerkeszt” gombra.

 

9.3         Ügyirat

Az „Ügyirat” fülön tekinthetjük meg az ügyirat alap-, és kezelési adatait.

Az „Iktatószám” mezőben az ügyirat iktatási számát láthatjuk.

A „Vonalkód” mezőben az ügyiraton található vonalkódot láthatjuk.

A „Tárgy” mező az iktatáskor megadott értékkel töltődik. A mező mérete jobb alsó sarkánál fogva módosítható, így hosszabb tárgy esetében is jól láthatóvá válik a mező tartalma

Az „Ügytípus" mezőben az iktatáskor megadott értéket láthatjuk, amely az ügy jellegét mutatja.

Az „Irattári tételszám” mezőben tekinthetjük meg az ügyiratnak megadott tételszámot.

Az „Ügyirat típusa” mezőt a rendszer automatikusan tölti attól függően, hogy iktatáskor az irat melyik példányát szereltük ügyiratba, vagyis a „Típus” részen melyik kapcsolót választottuk. Amennyiben az „Iktatás” felületen a „Vegyes” típust választottuk, akkor pedig attól függően töltődik a mező, hogy az „Ügyirat jellege/beszerelt példány” mezőnél melyik kapcsolót választottuk.

A „Befoglaló ügyirat” mezőben láthatjuk, ha az ügyiratot beszerelték egy később keletkezett ügyiratba.

A „Státusz” mezőben láthatjuk az ügyirat aktuális állapotát.

A „Nyitó szervezet” mezőben láthatjuk azt a szervezetet, aki iktatta az ügyiratot.

A „Birtokló szervezet” mezőben láthatjuk azt a szervezetet, aki az ügyirat aktuális birtoklója.

A „Birtokló személy” mezőben jelölhetjük, hogy a birtokló szervezeten belül ki birtokolja személyesen az ügyiratot.

A „Határidő” mezőben az ügyirat ügyintézési határidejét tekinthetjük meg.

A „Megjegyzés” mezőben jelenik meg a határidőhöz tartozó megjegyzés.

A „Figyelmeztető határidő" mezőt a program automatikusan tölti.

Az „ Ügyirat elintézési időpontja ” mezőben adható meg, hogy az ügy mikor került elintézésre.

A „Jogerőre emelkedés” mezőben van lehetőségünk megadni az ügy jogerőre emelkedésének dátumát.

„ Felhasználási korlátozások ” nevű mezőben rögzíthetők azok a leírások, amelyek az iratanyag reprodukcióját érintő korlátozásokhoz kapcsolódnak.

A „Lezárás ideje” mezőben láthatjuk az ügyirat lezárásának dátumát.

A „Lezáró személy” mezőben láthatja a lezárást végző felhasználó nevét.

Az „Aktuális újranyitás” mezőben jelenik meg az ügyirat újranyitásának az ideje.

Amennyiben az ügyirat irattárba adása vagy határidőbe helyezése megtörtént, akkor az „ Aktuális újranyitás ” mező alatt további mezők jelennek meg. Ezek az információk az irattárba helyezett ügyirat megtekintő felületén láthatóak:

Az „ Irattári hely ” mező tájékoztat arról, hogy az ügyirat mely irattári helyre került elhelyezésre.

Az „ Elhelyező személy ” mezőt a program automatikusan tölti annak a felhasználónak a nevével, aki az ügyiratot irattárba helyezte.

Az „ Elhelyezés ideje ” mező pedig informál az irattárba helyezés dátumáról.

A „ Határidő ” dátum mezőben látható, hogy az ügyirat határidőbe lett helyezve.

A „Létrehozás” és a „Létrehozó személy” mezőben az ügyirat létrehozásának ideje és a létrehozó alkalmazott neve jelenik meg.

Ügyiratok szerkesztő felület – Ügyirat fül

 

9.4         Hozzáférők

A „Hozzáférők” fülön azokat az alkalmazottakat illetve szervezeti egységeket láthatjuk, akik megtekinthetik az adott ügyirat adatait, és a hozzá kapcsolódó iratokat és azok materiális példányait és elektronikus állományait.

Ha szeretnénk még további hozzáférőket megadni az ügyirathoz, akkor azt több módon tudjuk megtenni. A „Hozzáférő személyek” részben, a „Hozzád” gombra kattintva alkalmazottakat adhatunk még a listához. A választólistában csak a saját szervezeti egységen szerepkörrel rendelkezők jelennek meg.

Abban az esetben, ha rossz személyt adtunk meg hozzáférőnek, akkor jelöljük ki a listából, majd nyomjuk meg a „Sort töröl” gombot.

A „Hozzáférő szervezetek” részben a „Hozzád” gombra kattintva belső szervezeteket adhatunk még a listához.

Abban az esetben, ha rossz szervezetet adtunk meg hozzáférőnek, akkor jelöljük ki a listából, majd nyomjuk meg a „Sort töröl” gombot.

A Hozzáférés blokk Adattulajdonos mezőjében látható annak a felhasználónak a neve, aki létrehozta az adott tételt.

Ügyiratok szerkesztő felület – Hozzáférők fül

9.5         Kapcsolatok

A „Kapcsolatok” fülön van lehetőségünk megtekinteni az ügyirathoz kapcsolódó személyeket és szervezeteket.

A „Kapcsolódó személyek” részen alkalmazottakat és partner személyeket adhatunk meg.

A „Hozzáad” gombra kattintva megjelennek meg a beviteli mezők.

A „Kapcsolat típusa” mezőben határozhatjuk meg a személy ügyirathoz való kapcsolódásának típusát.

A „Név” mezőben választhatjuk ki a kapcsolni kívánt személyt.

A „Megjegyzés” mezőben további információkat adhatunk meg a kapcsolatról.

A „Sorszám” mezőben jelölhetjük a köröztetési lista sorrendjét.

A „Kapcsolódó szervezetek” részen belső és partner szervezeteket adhatunk meg.

A „Hozzáad” gombra kattintva megjelennek meg a beviteli mezők.

A „Kapcsolat típusa” mezőben határozhatjuk meg a szervezet ügyirathoz való kapcsolódásának típusát.

A „Név” mezőben választhatjuk ki a kapcsolni kívánt szervezetet.

A „Megjegyzés” mezőben további információkat adhatunk meg a kapcsolatról.

A „Sorszám” mezőben jelölhetjük a köröztetési lista sorrendjét.

Ügyiratok szerkesztő felület – Kapcsolatok fül

 

9.6         Kulcsszavak

A „Kulcsszavak” fülön jelennek meg az érkeztetés vagy iktatás során megadott kulcsszavak, illetve lehetőségünk van az ügyirathoz további kulcsszavak megadni.

A „Hozzáad” gombra kattintva megjelennek a beviteli mezők.

A „Kulcsszó” kódtételes mezőben van lehetőségünk a kulcsszót tipizálni.

A „Kulcsszó” mezőbe tudjuk megadni a kulcsszó szövegét.

A „Hozzáad” gombbal további kulcsszót tudunk megadni.

Amennyiben törölni szeretnénk a korábban megadott kulcsszót, akkor az adott kulcsszó sorának végén található ikonra kattintva tehetjük meg.

Ügyiratok szerkesztő felület - Kulcsszavak

9.7         Feljegyzések

A „Feljegyzések” fülön jelennek meg az érkeztetés vagy iktatás során megadott feljegyzés, illetve lehetőségünk van az ügyirathoz további feljegyzéseket megadni.

A „Hozzáad” gombra kattintva megjelennek a beviteli mezők.

A „Kapcsolat típusa” kódtételes mezőben van lehetőségünk a kulcsszót tipizálni.

Az „Érték” mezőbe tudjuk megadni a feljegyzés szövegét.

A „Hozzáad” gombbal további feljegyzést tudunk megadni.

A korábban megadott feljegyzések törlésére nincs lehetőség, csak a módosítására. De ezt is csak az a felhasználó tudja megtenni, aki a feljegyzés rögzítette az ügyirathoz.

Ügyiratok szerkesztő felület – Feljegyzések fül

 

9.8         Csatolt ügyiratok

A „ Csatolt ügyiratok ” lapfülön tekinthetők meg az adott ügyirathoz kapcsolt ügyiratok. A csatolás laza, logikai kapcsolatot jelent két ügyirat között, amellyel jelezni tudjuk, hogy az ügyirat kapcsolatban áll egy másik ügyirattal.

Az adatlistában azok az ügyiratok jelennek meg, amelyek iktatás során az „ Iratkapcsolatok ” lapfülön „ Ügyirat csatolás ” típussal lettek rögzítve, továbbá amelyeket a „ Csatolt ügyiratok ” lapfülön az ügyirathoz kapcsoltunk.

Ügyiratok – Csatolt ügyiratok

 

Új csatolás létrehozása

 

Az „ Új csatolás létrehozása ” gombra kattintva megjelenik egy új beviteli sor a felületen. A mezőhöz tartozó adatlistából lehet kiválasztani azt az ügyiratot, amelyet a szerkesztés alatt állóhoz szeretnénk csatolni. Az adatlistában csak a felhasználó által hozzáférhető ügyiratok jelennek meg.

 

9.9         Mellékletek

A „Mellékletek” fülön az ügyirathoz korábban megadott mellékleteket tekinthetjük, illetve adhatjuk meg.

A „Hozzáad” gombbal további melléklet adható meg.

A „ Melléklet leírása ” mezőben van lehetőség a melléklet szabadszöveges megadására.

Az „Adathordozó” mezőben digitális vagy vegyes típusú érkeztetés során jelezhetjük, hogy az irat milyen típusú adathordozón érkezett.

A „Melléklet fajtája” kódtételes választó listában kell megadni a melléklet típusát.

A „Darabszám” mezőben lehet megadni a mellékletek számát.

A „Terjedelem” mezőnél megadható az irat terjedelme.

Ügyiratok szerkesztő felület – Mellékletek fül

9.10    Elektronikus állományok

Az „ Elektronikus állományok ” lapfülön látható az ügyirat indító iratának, továbbá összes alszámának elektronikus állománya. Itt nemcsak a létrehozáskor rögzített elektronikus példányok érhetőek el, hanem az utólag feltöltöttek is.

Ügyirat elektronikus állományai

 

Az adatlistából kiválasztva a példányt, a „ Megtekint ” gombra kattintva megjelenik a kiválasztott állománynak a jellemzői. A „Kapcsolódások” gombra kattintva, kiválasztva a „Verziók” menüpontot megjelennek az elektronikus állomány verziói.

 

Elektronikus állomány verziói

 

A „ Verzió adatai ” gombbal lehet megnyitni a kiválasztott verzió adatait megjelenítő felületet.

Elektronikus állomány verziójának adatai

 

A „ Megnyit ” gomb segítségével pedig az elektronikus példány kiválasztott verzióját lehet megnyitni. 

9.11    Sztornózás

A „ Sztornózás ” lapfülön láthatók az ügyirat logikai törlésére vonatkozó adatok: a sztornózás ideje, sztornózó személy és a sztornózás indoka.

Sztornózás lapfül

9.12    Funkciók

Az ügyirat funkcióit attól függően érjük el, hogy az adott ügyiratnak milyen az aktuális státusza.

9.12.1   Előadói ív nyomtatás

Abban az esetben, ha az ügyiratról előadói ívet szeretnénk nyomtatni, akkor kattintsunk a „Nyomtat” gombra.

Ekkor egy új böngészőablak nyílik, ahol lehetőségünk van kiválasztani, hogy melyik nyomtatási sablont szeretnénk használni.

A „Nyomtatványok” mezőbe írjuk be a nyomtatási sablon nevét, vagy a választólista segítségével keressük ki a használni kívánt sablont.

Miután kiválasztottuk a megfelelőt, kattintsunk a „Nyomtat” gombra.

Ekkor a rendszer kigenerálja a nyomtatási sablont PDF formátumba.

Ügyiratok – Előadói ív nyomtatása felület

9.12.2   Ügyirat lezárás

Amikor egy ügyirat munkafolyamat elérkezik a végállapotba, lezárhatjuk azt, és ettől a pillanattól kezdve már kerülhet bele új irat. Az ügyirat lezárásához kattintsunk a „Lezár” gombra.

Ekkor a rendszer kéri a lezárás megerősítését, egyúttal tájékoztat a további teendőkről. A „ Rendben ” gombbal az ügyirat lezárását tudjuk véglegesíteni. A „ Mégse ” gombra kattintva pedig a lezárást nem végzi el a program, egyúttal kilépünk a lezárás megerősítését kérő ablakból.

 

Megerősítő kérdés

 

A „Mégse” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. A „Rendben” gombra kattintva a rendszer lezárja az ügyiratot, és a sikeres műveletről információs ablakban tájékoztat minket.

Információs ablak

 

A lezárást követően az ügyirat státusza „Lezárva” lesz.

Abban az esetben, ha az ügyiratnak nincs irattári tételszáma, a rendszer nem engedi lezárni az ügyiratot. A hiányosságról figyelmeztető üzenet küld a rendszer.

Figyelmeztető üzenet

 

Postázás alatt álló ügyiratot sem enged a rendszer lezárni. Amennyiben mégis rákattintunk a „Lezár” gombra, a rendszer figyelmeztető üzenet küld.

Figyelmeztető üzenet

 

Lezáráskor a program ellenőrzést végez, hogy az ügyirat gépi iktatókönyvbe lett-e iktatva (vastag kliens Iktatókönyvek menüpont Csak gépi iktatás jelölő). Abban az esetben, ha igen, akkor figyelmeztető üzenetben hívja fel a figyelmet, hogy amennyiben a szakrendszerben is van lehetőség lezárni az ügyiratot, akkor ezt ott is tegyük meg, mert ellenkező esetben a lezárás fennakadásokat eredményezhet a rendszerben." Az " Ügyirat lezárása " gombra kattintva történik meg a lezárás, a " Mégsem " gombra kattintva lezárás nélkül hagyhatjuk el az ablakot.

9.12.3   Ügyirat újranyitás

Abban az esetben, ha lezárás után szeretnénk mégis újranyitni az ügyiratot, akkor azt az „Újranyit” gombra kattintva tudjuk megtenni.

A gombra kattintva, a felugró ablakban meg kell adnunk az újranyitással kapcsolatos adatokat.

Az „Újranyitás indoka” mezőben kötelezően meg kell adnunk az ügyirat újranyitásának indokát. Ezt legördülő listából, de akár szabadszöveges mezőben is megadhatjuk.

Ebben az esetben további, a határidő módosításával kapcsolatos mezők jelennek meg. A „Határidő újraszámolása” billenő kapcsoló „Igen” állásra kapcsolásával, kötelezővé válik a „Határidő újraszámolás indoka” mező, illetve a rendszer újraszámolja az ügyirat abszolút határidejét az újranyitás napjától számítva az újranyitás előtt megadott relatív határidő alapján. A funkció csak az eredetileg relatívként beállított határidő esetén működik.

Ügyirat újranyitása

 

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphet a műveletből. Az „Újranyit” gombra kattintva a rendszer újranyitja az ügyiratot, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

9.12.4   Új határidő

Az „Új határidő” gombra kattintva lehetséges az ügyirathoz új határidőt megadni. A gombra kattintva egy új szerkesztő felület nyílik meg. A „Határidő” kódtétel mező segítségével határozhatjuk meg, hogy relatív vagy abszolút módon adjuk meg az új határidőt. A „Megjegyzés” mezőben kötelezően meg kell adnunk a határidő módosítás indokát. A „Figyelmeztető határidő” mezőben beállíthatjuk a figyelmeztető határidőt.

Új határidő megadása

 

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. A „Mentés” gombra kattintva a megadott érték szerint módosul az ügyirat határideje, illetve a rendszer információs ablakban tájékoztat minket a sikeres mentésről.

Információs ablak

 

A rendszer ekkor visszanavigál minket az ügyirat szerkesztő felületre, ahol a „Határidő” mezőben megjelenik az új határidő, illetve a „Megjegyzés” mezőben láthatjuk a határidő módosításának okát.

9.12.5   Skontróba helyezés

Lehetőségünk van az ügyirat határidejét skontró állapotba helyezni, abban az esetben, ha rajtunk kívülálló okok miatt nem tudunk dolgozni egy üggyel. Ha skontó állapotba kerül egy ügyirat, akkor a korábban megadott határidő kitolódik annyi nappal, ameddig az ügy skontró állapotban volt. A „Skontró” gombra kattintva megjelenik egy ablak, ahol a „Skontróba helyezés indoka” kódtételes mezőben kötelezően meg kell adunk a skontróban helyezés okát.

Skontróba helyezés indoka

 

A „Mégse” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. Az indok megadása után, a „Skontróz” gombra kattintva, az ügyirat skontró állapotba kerül és a sikeres mentés a rendszer információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

Abban az esetben, ha nem töltjük a „Skontróban helyezés indoka” mezőt és rákattintunk a „Skontróz" gombra, a rendszer figyelmeztet minket a hiányosságra.

Figyelmeztetés

 

A sikeres mentést követően az ügyirat státusza „Skontrózva” lesz, a „Megjegyzés” mezőben is látható a skontrózás oka, és megjelenik a „Skontróba helyezés óta eltelt idő” mező, ahol láthatjuk, hogy mióta van skontró állapotban az ügyirat határideje.

9.12.6   Skontróból kivétel

Miután az ügyirat skontró állapotba került, a szerkesztő felületen megjelenik a „Skontróból kivesz” funkciógomb, amely segítségével kivehetjük az ügyirat határidejét a skontró állapotból. A gombra kattintva, megerősítő kérdést küld a rendszer.

Megerősítő kérdés

 

A „Mégse” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. A „Rendben” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

 

9.12.7 Postázás

A „Postáz” gombra kattintva van lehetőségünk az ügyiratot intézményen belül tovább postázni. A gombra kattintva megnyílik egy új szerkesztő felület, ahol lehetőségünk van megadni a postázással kapcsolatos adatokat.

A „Címzett szervezet” és a „Címzett személy” mezőben csak belső szervezetek és alkalmazottak jelennek meg és az ügyirat postázásához elég csak az egyik mezőt tölteni. A mezőben megadott szervezeti egység bekerül az ügyirat hozzáférői közé.

A „Feltételezett átvételi mód” mező „Postalappal igazolt” értékkel töltődik.

A „Kézbesítés módja” mezőben adhatjuk meg, hogy miként postázzuk az ügyiratot.

A Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a funkcióból. A „Mentés” gombra kattintva a rendszer elpostázza a címzettnek az ügyiratot, és a sikeres postázásról információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

A sikeres postázást követően a rendszer átnavigál minket az „Átadás-átvétel” / „Feladott tételek” / „Ügyiratok” felületre, ahol lehetőség van szerkeszteni, nyugtázni vagy téves címzés esetén visszavenni az ügyiratot.

Abban az esetben, ha elektronikus ügyiratot postázunk (vagyis az irat elektronikus példánya van beszerelve az ügyiratba), akkor a kötelező mezők kitöltése és a „Mentés” gombra kattintás után a rendszer automatikusan elvégzi a birtokló váltást, ugyanis ebben az esetben nem kell a címzett szervezetnek átvennie az elektronikus ügyiratot.

Ügyirat postázása felület

9.12.8   Ügyirat beszerelés

A „Beszerel” gombra kattintva lehetőségünk van két ügyiratot összeszerelni, azaz az adott ügyiratot egy másik létező ügyiratba elhelyezni. A gombra kattintva egy új szerkesztő felület nyílik meg.

A „Befoglaló ügyirat” mezőben választhatjuk ki, hogy mely ügyiratba szeretnénk beszerelni az adott ügyiratot.

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. A „Mentés” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

A befoglalt ügyirat irattári tételszáma a szerelést követően automatikusan módosul a befoglaló ügyirat irattári tételszámával. Továbbá a befoglalt ügyiratot külön nem lehet kezelni, sőt szerkeszteni sem.

Az irattárba adott, illetve határidőbe helyezett ügyiratok esetében a „ Beszerel ” gombra kattintáskor a program jelzi ennek tényét, és biztonsági kérdést tesz fel, amellyel kéri a művelet megerősítést.

Irattárazott ügyirat beszerelése

 

A megerősítést követően beszereli az ügyiratot, egyúttal kiveszi az irattárból/határidőből. Ellenkező esetben nem történik meg a beszerelés, az ügyirat irattárban marad, a határidőbe helyezést nem szünteti meg.

Ügyirat beszerelése felület

9.12.9   Ügyirat kiszerelése

Beszerelt ügyiratok esetében a szerkesztőfelület funkciógombsorában megjelenik a „ Kiszerel ” gomb. Ennek segítségével meg tudjuk szüntetni a két ügyirat közötti kapcsolatot.

9.12.10        Ügyirat sztornózása

Az ügyirat sztornózásához kattintsunk a „Sztornóz” gombra. A rendszer ekkor egy megerősítő kérdést küld. A „ Sztornózás indoka ” legördülő listából előre definiált értékek segítségével, illetve szabadszövegesen is meghatározható. A legördülő listából választott elem bekerül a szöveges mezőbe.

Megerősítés kérdés

 

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. A „Rendben” gombra kattintva, a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

Abban az esetben, ha az ügyiratnak vannak alszámos iratai, akkor a rendszer nem engedi sztornózni az ügyiratot, csak azután, hogy az ügyirat alszámait sztornóztuk az „Iratok” felületen. Erről figyelmeztető üzenetet is küld a rendszer.

Figyelmeztető üzenet

 

Postázás alatt lévő ügyiratot nem enged a rendszer sztornózni. Erről figyelmeztető üzenet is küld a rendszer.

Figyelmeztető üzenet

9.12.11        Kölcsönzés

Az „Ügyiratok” menüponton amennyiben kiválasztjuk az „Irattárban lévő ügyiratok” sablonnézetet, lehetőség van az ügyirat kölcsönzésének kezelésére. Erre akkor van szükség, ha például az ügyirat átmenetileg átkerül egy másik szervezeti egységhez, kölcsönadjuk más szervezetnek. Ekkor nagyon fontos, hogy a kölcsönadás tényét is rögzítsük, hiszen így nyomon követhető az ügyirat konkrét helye.

Ügyiratok – Irattárban lévő ügyirat sablonnézet

 

Ha kölcsön szeretnénk adni az ügyiratot, akkor kattintsunk a „Kölcsönöz” funkciógombra. Ekkor a rendszer egy új fülön jeleníti meg a szerkesztő felületet, ahol elvégezhető a művelet.

A „Kölcsönző személy” és a „Kölcsönző szervezet” mezőben adhatjuk meg, hogy ki lesz a kölcsönző. Amennyiben az egyik kötelező mezőt töltjük, akkor a másik automatikusan átvált nem kötelező mezőre.

A „Kölcsönzés kezdete” mezőt a rendszer automatikusan tölti az aktuális dátummal.

A „Kölcsönzés lejárta” mezőben adhatjuk meg a kölcsönzés határidejét.

A „Kiadó” mezőt a rendszer automatikusan tölti a kölcsönzés tényét rögzítő alkalmazott nevével.

A kölcsönzés tényének rögzítéséhez kattintsunk a „Kölcsönöz” funkciógombra.

Ügyiratok – Kölcsönzés felület

 

A mentést követően az ügyirat státusza „Kölcsönözve” lesz.

9.12.12      Visszaszolgáltatás

Miután a kölcsönzött ügyirat visszakerült a szervezethez lehetőség van visszavételezni.

Az „Ügyiratok” menüponton az „Irattárban lévő ügyiratok” sablonnézetben válasszuk ki a megfelelő ügyiratot és kattintsunk a „Kölcsönöz” gombra.

A „Visszaszolgáltatás” funkciógombra kattintva a rendszer egy megerősítő kérdést küld.

Megerősítő kérdés

 

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. Az „Ok” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet. A sikeres műveletről a rendszer információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

9.12.13      Alszámos iktatás

Az „ Ügyiratok ” menüpont „ Birtokolt ügyiratok ” nézetéből van lehetőség az adatlistában kiválasztott ügyirat alól egyből alszámos iktatást kezdeményezni. Ebben a nézetben azok az ügyiratok jelennek meg, amelyeket az aktuális szervezeti egység birtokol, nem állnak postázás alatt, nincsenek lezárva, irattárazva, nem sztornózták, nincsen beszerelve másik ügyiratba.

Ügyiratok – Birtokolt ügyiratok nézet

 

Az ügyirat kijelölését követően az „ Alszámos iktatás ” funkciógombra kattintva egy új lapfülön nyílik meg az iktatás adatbeviteli felülete. Az „ Iktatás ” kapcsolóállásai közül a „ Főszámos ” jelölő inaktív lesz, azonban a „ Paraméterek ” ablak többi kapcsolóállását szabadon lehet módosítani. A program ezen túl betölti az „ Ügyirat előzmény ” mezőbe az ügyirat iktatószámát, amelyről a folyamatot indítottuk, és ezt nem is engedi módosítani, továbbá az ügyirat tárgya, ügyfél, főügyfél is betöltésre kerülnek, amelyek az iktatáshoz szükségesek (hasonlóan az „ Adatokat másol ” funkciógomb működéséhez).

A mentést követően az ügyirat soron következő alszámát osztja ki a program.

9.12.14      Iktatás szereléssel

A „ Birtokolt ügyiratok ” nézet adatlistája alatt elérhető „ Iktatás szereléssel ” gomb segítségével van lehetőség az iktatás folyamatát oly módon indítani, hogy a kiválasztott ügyirat beszerelésre kerüljön az újonnan iktatni kívánt ügyiratba.

Jelöljük ki azt az ügyiratot az adatlistában, amelynek beszerelését szeretnénk kezdeményezni. A funkciógombra kattintva új lapfülön jelenik meg az „ Iktatás ” menüpont, amelyen a „ Szerelendő ügyirat ” mezőjének értékét a program automatikusan tölti a korábban kiválasztott ügyirat iktatószámával.

Az iktatás felület kitöltését követően kattintsunk a „ Mentés ” gombra. A program iktatja az ügyiratot, egyúttal elvégzi az ügyiratok összeszerelését is.

9.13      Kapcsolódások

9.13.1   Beszerelt ügyiratok

A „Beszerelt ügyiratok” kapcsolódásra kattintva, egy új felület jelenik meg, ahol az adott ügyiratba szerelt ügyiratokat tekinthetjük meg. A befoglalt ügyiratok adatait nincs lehetőségünk szerkeszteni, de megtekinteni igen. Ehhez jelöljük ki az egyik ügyiratot az adatlistából, majd kattintsunk a „Megtekint” gombra.

Ügyiratok – Befoglalt ügyiratok felület

9.13.2 Materiális példányok

A „Materiális példányok” kapcsolódásra kattintva, az ügyiratba szerelt materiális példányokat tekinthetjük meg. A szerkesztő felület felépítéséről és funkcióiról a 10.1 fejezetben olvashat bővebben.

Ügyiratok – Materiális példányok felület

9.13.3   Elektronikus állományok

Az „Elektronikus állományok” kapcsolódásra kattintva, az ügyirat elektronikus állományait tekinthetjük meg. amennyiben a szerepkör vonatkozásában nincs a „Helyi elektronikus példány elérhető” Secman jog beállítva. Két nézet közül választhatunk, amelyek befolyásolják, hogy mely példányok jelennek meg az adatlistában. Az „ Összes ” nézetben az ügyirat összes iratának elektronikus példányai szűrhetők le függetlenül attól, hogy iktatáskor vagy utólag lettek az irathoz csatolva. Amennyiben tartozik az ügyirathoz ügyintézés, az Ügyintézés mappában található példányok is elérhetőek innen. A „ Beszerelt ” nevű nézet abban különbözik az előbbitől, hogy a nézet segítségével az ügyiratba szerelt elektronikus példányok listáját kérhetjük le. A példány metaadatainak megtekintése mellett itt van lehetőségünk a fájlt letölteni a „ Letöltés ” funkciógomb segítségével.

Ügyiratok – Elektronikus állományok felület

9.13.4   Iratok

Az „Iratok” kapcsolódásra kattintva, az ügyirat iratait tekinthetjük meg. A szerkesztő felület felépítéséről és funkcióiról a 8 . fejezetben olvashat bővebben.

Ügyiratok – Iratok felület

9.13.5   Napló

Az „Napló” kapcsolódó felületen tekinthetjük meg az ügyirat esemény történetét.

Ügyiratok – Napló felület

 

9.13.6   Irattárazás

Amint az ügyirattal kapcsolatos tevékenységek befejeződnek, az ügyiratot irattárazhatjuk. Az irattárazás előfeltétele, hogy az ügyirat lezárt legyen vagy határidőbe legyen helyezve.

Az „Irattárazás” kapcsolódásra kattintva, egy új szerkesztő felület nyílik meg, ahol lehetőségünk van az ügyirat irattárazására.

Az „Irattári hely” mezőben választhatjuk ki az ügyirat irattárazási helyét.

Az „Elhelyező személy” és az „Elhelyezés ideje” mezőket a rendszer automatikusan tölti az aktuális dátummal és az aktuális felhasználóval.

A „Határidő” dátummezőnél az irattárazni kívánt ügyiratot van lehetőségünk határidőbe helyezni. Ezt akkor célszerű megtenni, ha egy ügyben külső intézkedésre van még szükség, azaz a határidőbe helyezett ügyirattal van még tennivaló.

Az „Irattárba ad” gombra kattintva, a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs üzenet

 

Postázás alatt lévő ügyiratot nem enged a rendszer irattárazni. Erről figyelmeztető üzenet is küld a rendszer.

Figyelmeztető üzenet

 

Amennyiben az ügyirat nincs lezárva, nem rendelkezik irattári tételszámmal, a program figyelmeztető üzenetben hívja fel erre a figyelmet.

Figyelmeztető üzenet – Le nem zárt ügyirat

 

A sikeres irattárazást követően az ügyirat státusza „Irattárazva” lesz.

Ha az irattárban lévő ügyirattal feladatunk van, akkor ki kell vennünk az irattárból ahhoz, hogy az adatait szerkeszteni tudjuk. Ezt úgy tudjuk megtenni, hogy az adott ügyirat kiválasztása után a „Kapcsolódások” közül az „Irattárazva” sorra kattintunk.

Ekkor egy új szerkesztő felület nyílik meg, ahol az adatok módosítására nincs lehetőség. Az „Irattárból kivesz” gombra kattintva, a rendszer elvégzi a műveletet, amiről információs ablakban tájékoztat.

Információs üzenet

 

Kölcsönzött ügyirat esetében nem engedi a rendszer, hogy kivegyük irattárból. Ekkor figyelmeztető üzenet küld a program.

Figyelmeztető üzenet

 

Ügyiratok – Irattárazás felület

9.13.7   Határidőbe helyezés

Az „ Irattárazás ” kapcsolódó felületen a „ Határidőbe helyezés ” funkciógombbal az irattárazni kívánt ügyiratot van lehetőségünk határidőbe helyezni. Ezt akkor célszerű megtennünk, ha egy ügyben külső intézkedésre van még szükség (pl. hiánypótlásra szólítunk fel, a hivatalból kezdeményezett iratra választ várunk, vagy az ügy azonnali elintézése olyan akadályba ütközik, amely belátható időn belül elhárul) azaz, hogy a határidőbe helyezett ügyirattal van még tennivaló.

Határidőbe helyezés során a program nem vizsgálja, hogy az ügyirat le lett-e zárva, illetve rendelkezik-e irattári tételszámmal. Ezeknél az ügyiratoknál kötelező megadni az irattári helyet.

A „ Határidő ” mező értékét naptárnavigátor segítségével vagy manuálisan is megadhatjuk.

Az ügyirat határidőből való kivételét az „ Irattárból kivesz ” funkciógombbal tudjuk elvégezni.

Határidőbe helyezés

9.13.8   Postatörténet

A „Postatörténet” kapcsolódó felületen tekinthetjük meg az ügyirat postázási eseményeit. Ha egy adott postázás további részleteit is megszeretnénk tekinteni, akkor az adott sor kiválasztása után, a „Postázás részleti” gombra kattintva a rendszer megnyitja a megtekintő felületet.

Ügyiratok – Postatörténet felület

9.13.9   Határidő előzmények

A „Határidő előzmények” kapcsolódó felületen tekinthetjük meg az ügyirat határidő változási eseményeit.

Ügyiratok – Határidő előzmények felület

10 Példányok

10.1      Materiális példányok

A „Példányok” / „Materiális példányok” felületen a rendszerben szereplő valamennyi általunk hozzáférhető materiális példány megjelenik. Az elérhető funkcionalitások az adott felhasználó szerepkörének és jogosultságának függvényében, illetve a sablonnézet szerint alakulnak.

A „Materiális példányok” menüpontra lépve először az adatlistás felület jelenik meg (az felület felépítéséről bővebben olvashat a 3.2.3.2 fejezetben).

Materiális példányok felület

 

10.1.1 Materiális példányok nézetei

A Materiális példányok menüpont adatlistájában megjelenő tételeket alapvetően a példány iratának hozzáférési beállításai és a Szervezet hozzáférés jog határozzák meg.

Abban az esetben, ha a Szervezeti hozzáférés jog nincs megadva a szerepkör számára, akkor csak azok a példányok jelennek meg, amelyek esetében:

-           az aktuális felhasználó a példány létrehozója,

-           a példány iratára vonatkozó szűrések érvényesülnek.

Abban az esetben, ha a Szervezeti hozzáférés jog beállításra került a szerepkör számára, akkor a példány iratára vonatkozó szűrési feltételek érvényesülnek.

-           Aktív : a felhasználó számára hozzáférhető példányok, amelyek nincsenek sztornózva, nincs töltve a megsemmisítés és elkészülés ideje.

-           Postázható : ebben a nézetben azok az általunk hozzáférhető példányok jelennek meg, amelyek az aktuális szervezeti egységünk birtokában áll, nincsenek ügyiratba szerelve, nincsenek sztornózva, nem állnak postázás alatt, nincs töltve a megsemmisítés ideje,

-           Postázás alatti : azokat a példányokat találjuk ebben a nézetben, amelyhez hozzáférésünk van és postázás alatt állnak.

-           Sztornózott : sztornózott példányok listája

-           Határidős : a felhasználó számára hozzáférhető példányok, amelyek nincsenek sztornózva, nincs töltve a megsemmisítés ideje, nincsenek elintézve és „ Példány figy. határideje ” a mai dátumnál régebbi vagy a „ Példány határideje ” régebbi, mint az aktuális dátum.

-           Elintézendő : azok a példányok találhatóak a nézetben, amelyeknek nincs töltve a „ Példány elintézve ” mezője.

-           Elintézett : azok a példányok találhatóak a nézetben, amelyeknek töltve van a „ Példány elintézve ” mezője.

-           Hozzáférhető : a felhasználó által hozzáférhető példányok státusztól függetlenül.

10.1.2   Funkciógombok

Amennyiben a materiális példányt csak megtekinteni van lehetőségünk, akkor a megfelelő materiális példány kiválasztása után kattintsunk a „Megtekint” gombra. Ekkor megjelenik a szerkesztő felület, de az adatok módosítására nincs lehetőségünk.

Abban az esetben, ha egy materiális példányt sztornózni szeretnénk, akkor a megfelelő materiális példány kiválasztása után kattintsunk a „Sztornóz” gombra. Ekkor a rendszer egy megerősítő kérdést tesz fel.

Megerősítő kérdés

 

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphet a műveletből. Az „Ok” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

Amennyiben a materiális példány postázás alatt van, akkor nem lehetséges a rendszerben sztornózni, ha mégis kijelölünk egy ilyen tételt sztornózásra a rendszer figyelmeztető üzenet küld.

Figyelmeztető üzenet

 

Ügyiratba szerelt materiális példányt nincs lehetőség sztornózni. Erről figyelmeztető üzenetet is küld a rendszer.

Figyelmeztető üzenet

 

A „Másol” gombot alkalmazva lehetőségünk van a kijelölt materiális példány másolására.

A szerkesztő felület megjelenítéséhez jelölje ki a kívánt iratot, majd kattintson a „Szerkeszt” gombra.

10.1.3   Materiális példányok jellemzői

A „Materiális példányok jellemzői” fülön tekinthetjük meg a materiális példány alapadatait.

A „Vonalkód” mezőben az ügyiraton található vonalkódot láthatjuk.

A „Típus” mezőben láthatjuk, hogy az adott materiális példány milyen típusú, azaz eredeti, másolati vagy másodlati.

Az „Adathordozó” mezőben láthatjuk, hogy a materiális példány milyen adathordozón található.

Az „Iratpéldány iránya” mezőben tekinthetjük meg a materiális példány irányát.

A „Példány határideje” mezőnél megadhatunk egy dátumot, ami azt jelöli, hogy meddig kell elvégeznünk a példánnyal való munkánkat.

A „Példány figy. határideje” mezőt a program automatikusan tölti, abban az esetben, ha az „Iktatás” felületen töltöttük a „Határidő” mezőt.

A „Példány elintézve” mezőnél lehetőségünk van megadni azt a dátumot, mikor az adott materiális példánnyal a munka befejeződött.

A materiális példány megsemmisítése esetén a rendszer automatikusan tölti „Megsemmisítő”, az „Ellenőr” és a „Megsemmisítés ideje” mezőket, ahol láthatjuk, hogy ki végezte el, ki volt a megsemmisítési ellenőr és azt, hogy mikor lett megsemmisítve a példány.

A „Státusz” mezőben láthatjuk a materiális példány aktuális állapotát.

Az „Ügyirat” mezőben láthatjuk annak az ügyiratnak az iktatószámát, amelybe be van szerelve a materiális példány.

A „Birtokló szervezet” mezőben láthatjuk a materiális példányt birtokló szervezetet.

A „Birtokló személy” mezőben jelölhetjük, hogy a birtokló szervezeten belül ki birtokolja személyesen a materiális példányt.

A „Létrehozás” mezőben a materiális példány létrehozásának ideje és a létrehozó alkalmazott neve jelenik meg.

A „ Módosítás ” mezőben a materiális példányt utoljára módosító alkalmazott neve és időpontja látszik.

A „Megjegyzés” mezőben megjegyzést fűzhetünk a materiális példányhoz.

Materiális példányok szerkesztő felület – Materiális példányok jellemzői fül

10.1.4   Irat jellemzői

Az „Irat jellemzői” fülön tekinthetjük meg azokat az irat adatokat, amelyhez tartozik a materiális példány.

A „Tárgya” mezőben tekinthetjük meg az irat tárgyát. A mező mérete jobb alsó sarkánál fogva módosítható, így hosszabb tárgy esetében is jól láthatóvá válik a mező tartalma

Az „Eredeti méret” mezőben az irat méretét tudjuk meghatározni a lenyíló lista segítségével.

Az „Érkeztető azonosító” mezőben tekinthető meg a küldemény azonosítója, amennyiben az irat bejövő volt.

A „ Biztonsági minősítő ” legördülő lista elemeivel határozhatjuk meg, hogy az iratot milyen biztonsági fokkal kell kezelni. Nyilvános, bizalmas, szigorúan bizalmas, stb. minősítést kaphat az irat.

Az „Iktatószám” mezőben az irat iktatási száma látható.

Az „Iktatókönyv” mezőben tekinthető meg, hogy melyik iktatókönyvbe lett iktatva az irat.

A „Típus” mezőben az irat típusa jelenik meg.

Az „Irat kategória” mezőben tekinthető meg az irat típusa.

Az „Irattári tételszám” mezőben tekinthetjük meg az iratnak megadott tételszámot.

A „Határidő” mezőben az iktatáskor megadott „Irat határideje” mező értékével töltődik.

Materiális példányok szerkesztő felület – Irat jellemzői fül

10.1.5   Irat mellékletei

Az „Irat mellékletei” fülön láthatjuk, hogy az iktatás során vagy utólag, milyen mellékleteket adtak az irathoz.

Materiális példányok szerkesztő felület – Irat mellékei fül

10.1.6   Kulcsszavak

A „Kulcsszavak” fülön lehetőségünk van a materiális példányhoz kulcsszavak megadni.

A „Hozzáad” gombra kattintva megjelennek a beviteli mezők.

A „Kulcsszó” kódtételes mezőben van lehetőségünk a kulcsszót tipizálni.

A „Kulcsszó” mezőbe tudjuk megadni a kulcsszó szövegét.

A „Hozzáad” gombbal további kulcsszót tudunk megadni.

Amennyiben törölni szeretnénk a korábban megadott kulcsszót, akkor az adott kulcsszó sorának végén található ikonra kattintva tehetjük meg.

Materiális példányok szerkesztő felület – Kulcsszavak fül

10.1.7 Feljegyzések

A „Feljegyzések” fülön lehetőségünk van a materiális példányhoz feljegyzéseket megadni.

A „Hozzáad” gombra kattintva megjelennek a beviteli mezők.

A „Kapcsolat típusa” kódtételes mezőben van lehetőségünk a kulcsszót tipizálni.

Az „Érték” mezőbe tudjuk megadni a feljegyzés szövegét.

A „Hozzáad” gombbal további feljegyzést tudunk megadni.

Materiális példányok szerkesztő felület – Feljegyzések fül

10.1.8   Hozzáférők

A „Hozzáférők” fülön azokat az alkalmazottakat illetve szervezeti egységeket láthatjuk, akik megtekinthetik az adott materiális példány adatait.

Ha szeretnénk még további hozzáférőket megadni materiális példányhoz, akkor azt több módon tudjuk megtenni. A „Hozzáférő személyek” részben, a „Hozzád” gombra kattintva alkalmazottakat adhatunk még a listához. A választólistában csak a saját szervezeti egységen szerepkörrel rendelkezők jelennek meg.

Abban az esetben, ha rossz személyt adtunk meg hozzáférőnek, akkor jelöljük ki a listából, majd nyomjuk meg a „Sort töröl” gombot.

A „Hozzáférő szervezetek” részben a „Hozzád” gombra kattintva belső szervezeteket adhatunk még a listához. Abban az esetben, ha rossz szervezetet adtunk meg hozzáférőnek, akkor jelöljük ki a listából, majd nyomjuk meg a „Sort töröl” gombot.

Materiális példányok szerkesztő felület – Hozzáférők fül

 

10.1.9   Ügyintézők

Az „Ügyintézők” fülön lehetőségünk van a materiális példányhoz külön ügyintézőt rendelni. A „Hozzáad” gombra kattintva alkalmazottakat adhatunk a listához. Abban az esetben, ha rossz személyt adtunk meg ügyintézőnek, akkor jelöljük ki a listából, majd nyomjuk meg a „Sort töröl” gombot.

Materiális példányok szerkesztő felület – Ügyintézők fül

10.1.10        Funkciók

A materiális példány funkcióit attól függően érjük el, hogy az adott materiális példány ügyiratba van-e szerelve, illetve mi az aktuális státusza.

 

10.1.10.1         Materiális példány postázása

A funkció nem érhető el ügyiratba szerelt példány esetén.

A „Postáz” gombra kattintva egy új szerkesztő felület nyílik meg, ahol lehetőségünk van megadni a postázással kapcsolatos adatokat.

A „Feladási adatok” fülön a materiális példány címzési és kézbesítési adatait adhatjuk meg.

A „Címzett szervezet” és „Címzett személy” mezőkben választhatjuk ki a megfelelő címzettet. A mezőben megadott belső szervezeti egység bekerül a materiális példány iratának hozzáférői közé.

A címzettek kiválasztása után a „Postai cím” mező automatikusan töltődik a címzett alapértelmezett címével.

Abban az esetben, ha olyan címzettet adunk meg, akinek nincs rögzítve postai cím a rendszerben, a program figyelmeztető üzenet küld.

Figyelmeztető üzenet

 

A postai címet a program megvizsgálja abból a szempontból, hogy megfelel-e elektronikus feladójegyzék generálásához. Mivel a paraméter nem globális, hanem szervezeti egységenként állítható, ezért az ellenőrzést a program a paraméterhez beállított szervezeti egység által kezdeményezett postázásoknál végzi el.  Magyarországi címnél ellenőrzi, hogy település, irányítószám, közterület, közterület jellege és házszám mezők ki vannak-e töltve, külföldi cím esetében pedig a település mező. Amennyiben a program hiányosságot talál, erre az alábbi figyelmeztető üzenettel hívja fel a figyelmet a címzett kiválasztásakor, továbbá a mentéskor.

Figyelmeztető üzenet

A „Ragszám” mezőben adhatjuk meg a borítékra ragasztott ragszám értékét.

A „Példány vonalkódja” mezőben adhatjuk meg a materiális példány vonalkódját.

A „Feladás ideje” mező automatikusan töltődik az aktuális dátummal, de lehetőségünk van korábbi dátum megadására.

A „Feladó szervezet” mezőt a rendszer automatikusan tölti az aktuális szervezeti egységgel.

A „Feladó személy” mezőt a rendszer automatikusan tölti az aktuális felhasználó nevével.

Az „Átadó szervezet” mezőben tudjuk megadni azt a szervezetet, amelyen keresztül az átadás történik.

A „Feltételezett átvételi mód” mezőben jelölhetjük az átvételi módot, alapértelmezetten a „Postalappal igazolt” lesz.

A „Kézbesítés módja” mezőnél tudjuk meghatározni azt, hogy milyen módon kézbesítjük a materiális példányt. A postázás mentésekor a program a postázott materiális példányhoz a lapfülön megadott adatokkal tárolja el a hibrid paramétereket és a kimenő postakönyvben a beállított szolgáltatásokat.

 

A „Kézbesítés prioritása ” mezőben jelölhetjük a materiális példány postára adásának sürgősségét.

A „Kézbesítő szervezet” és a „Kézbesítő személy” mezőnél tudjuk meghatározni azt a szervezetet vagy személy, aki a postázásért felelős.

A „Feltüntetett érték” mezőnél a program automatikusan kiszámolja a materiális példány értékét mentést követően, amennyiben meghatározzuk annak súlyát.

A „Súly” mezőben adhatjuk meg a materiális példány súlyát.

Materiális példány postázása – Feladási adatok fül

 

A „Szolgáltatások” fülön a materiális példány kézbesítésére vonatkozó, illetve egyéb jellemzőket tudunk megadni a billenő kapcsolók segítségével.

Materiális példány postázása – Szolgáltatások fül

 

Az „Igazolási adatok” fülön tekinthetjük meg, a materiális példány postázását követően az átvételre vagy visszavételre vonatkozó adatokat.

Materiális példány postázása – Igazolási adatok fül

 

A „Jegyzék/Nyomtatási adatok” fülön van lehetőségünk megadni a materiális példány postázásával kapcsolatos jegyzék és nyomtatási adatait.

A „Postalapra” billenő kapcsoló „Igen” értékre állításával jelölhetjük, hogy a materiális példány postázását postalapon is szükséges jelölni.

Az „Elektronikus feladójegyzékre ” billenő kapcsoló „Igen” értékre állításával jelölhetjük, hogy a materiális példány postázását az elektronikus feladójegyzéken is szükséges feltüntetni.

A „Belső feladójegyzékre” billenő kapcsoló „Igen” értékre állításával jelölhetjük, hogy a materiális példány postázását belső feladójegyzéken is szükséges jelölni.

A „Boríték típusa” mezőben lehetőségünk van rögzíteni, hogy a materiális példány milyen típusú borítékban kerül postázásra. A mező töltésével leegyszerűsödik a későbbi címzés nyomtatásakor az egy borítéktípushoz tartozó címzettek kiválasztása.

Materiális példány postázása – Jegyzék/Nyomtatási adatok fül

 

A „Mentés” gombra kattintva a rendszer elpostázza a címzettnek a materiális példányt, és a sikeres postázásról információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

A sikeres postázást követően a rendszer átnavigál minket az „Átadás-átvétel” / „Feladott tételek” / „Materiális példányok” felületre, ahol lehetőség van szerkeszteni, nyugtázni vagy téves címzés esetén visszavenni a materiális példányt.

10.1.10.2         Materiális példány visszaérkeztetés

Abban az esetben, ha egy elpostázott materiális példány kézbesítése nem sikerült, de már korábban a programban nyugtáztuk annak sikeres célba érését, akkor lehetőségünk van a postázás sikertelenségét rögzítenünk, így a materiális példány visszakerül a saját szervezeti egységünk birtokába. Ezt követően lehetőségünk van a materiális példány újbóli postázására.

A „Visszaérkeztet” funkció csak azoknál a materiális példányoknál érhető el a szerkesztő felületen, ahol a birtokló szervezet egy külső, partner szervezeti egység vagy partner személy.

A gombra kattintva, a megjelenő ablakban, a „ Visszaérkeztetés oka ” mezőben van lehetőségünk megadni a materiális példány visszaérkeztetésének okát a lenyíló lista segítségével. A mező töltése kötelező.

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. A „Visszaérkeztetés” gombra kattintva, a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs üzenetet is küld.

Információs üzenet

 

10.1.10.3         Materiális példány átiktatása

Abban az esetben, ha materiális példányt nem a megfelelő ügyiratba lett alszámosan iktatva, akkor lehetőségünk van átiktatni.

A „Kiszerelés” gomb segítségével lehetőségünk van az alszámos irat materiális példányát kiszerelni az ügyiratból. A gombra kattintva a rendszer egy megerősítő kérdést küld.

Megerősítő kérdés

 

A „Mégse” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. A „Rendben” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs üzenet

 

A kiszerelés funkció nem használható főszámos irat materiális példányánál, erről figyelmeztető üzenetet is küld a rendszer.

Figyelmeztető üzenet

 

A sikeres kiszerelést követően lehetőségünk nyílik alszámosan iktatni a materiális példányt.

Az „Alszámra iktatás” gombra kattintva, egy új szerkesztő felület jelenik meg.

A „Befoglaló ügyirat” mezőben választhatjuk azt az ügyiratot, amelybe alszámosan szeretnénk iktatni a materiális példányt.

Az ügyirat kiválasztása után kattintsunk a „Mentés” gombra, ezzel a rendszer elvégzi a műveletet. A sikeres átiktatásról a rendszer információs üzenetet küld.

Információs üzenet

 

Az átiktatást követően, a materiális példány és a hozzá tartozó irat iktatási száma megváltozik, és az „Ügyirat” mezőben megjeleni a kiválasztott ügyirat iktatási száma. Az új iktatási számot az „Irat jellemzői” fülön az „Iktatószám” mezőben tekinthetjük meg.

10.1.11        Kapcsolódások

10.1.11.1         Postatörténet

A „Postatörténet” kapcsolódó felületen tekinthetjük meg a materiális példány postázási eseményeit. Ha egy adott postázás további részleteit is megszeretnénk tekinteni, akkor az adott sor kiválasztása után, a „Postázás részleti” gombra kattintva a rendszer megnyitja a megtekintő felületet.

A részletes postatörténeten keresztül lehet elérni a felcsatolt tértivevényt. Megnyitását a „Csatolmány” funkciógombbal lehet kivitelezni.

Materiális példányok – Postatörténet felület

10.1.11.2         Ügyirat

Az „Ügyirat” kapcsolódó felületen tekinthetjük meg azt az ügyiratot, illetve annak részleteit, amelybe a materiális példány iktatva lett.

A szerkesztő felület felépítéséről és funkcióiról a 9 . fejezetben olvashat bővebben.

10.1.11.3         Irat

Az „Iratok” kapcsolódó felületen tekinthetjük meg a materiális példányhoz kapcsolódó iratot.

A szerkesztő felület felépítéséről és funkcióiról a 8 . fejezetben olvashat bővebben.

10.1.11.4         Napló

A Napló menüpontra kattintva a materiális példány eseménytörténetét tudjuk megtekinteni.

 

10.2    Elektronikus állományok

A „Példányok” / „Elektronikus állományok” felületen a rendszerben szereplő valamennyi általunk hozzáférhető elektronikus állomány megjelenik, amennyiben a szerepkör vonatkozásában nincs beállítva a „Helyi elektronikus példány elérhető” Secman jogosultság. A jogosultság beállításával csak a birtokló szervezeti egységben állva érhető el az elektronikus példány Az elérhető funkcionalitások az adott felhasználó szerepkörének és jogosultságának függvényében, illetve a sablonnézet szerint alakulnak.

Az „Elektronikus állományok” menüpontra lépve először az adatlistás felület jelenik meg (a felület felépítéséről bővebben olvashat a 3.2.3.2 fejezetben).

Elektronikus példányok felület

 

10.2.1   Elektronikus példányok nézetei

Az Elektronikus példányok menüpont adatlistájában megjelenő tételeket alapvetően a példány iratának hozzáférési beállításai és a Szervezet hozzáférés jog határozzák meg.

Abban az esetben, ha a Szervezeti hozzáférés jog nincs megadva a szerepkör számára, akkor csak azok a példányok jelennek meg, amelyek esetében:

-           az aktuális felhasználó a példány létrehozója,

-           továbbá a példány iratára vonatkozó szűrések érvényesülnek.

Abban az esetben, ha a Szervezeti hozzáférés jog beállításra került a szerepkör számára, akkor a példány iratára vonatkozó szűrési feltételek érvényesülnek.

-           Aktív : a felhasználó számára hozzáférhető példányok listája, amelyek nincsenek sztornózva, nincsenek mappában, nem véglegesek, nem blokkoltak.

-           Sztornózott : a felhasználó számára hozzáférhető példányok listája, amelyek sztornózva lettek.

-           Mappához rendelt sztornózott állományok : a felhasználó a példányhoz, továbbá annak mappájához hozzáféréssel rendelkezik és a példány sztornózott státuszban van

-           Hozzáférhető : minden példány elérhető, amelyhez hozzáféréssel rendelkezik a felhasználó és nincs mappába helyezve.

-           Mappához rendelt szerkeszthető állományok : azok a példányok találhatóak ebben a nézetben, amelyek nincsenek sztornózva, mappában vannak, a felhasználó vagy aktuális szervezete hozzáfér a példány mappájához.

-           Mappához rendelt megtekinthető állományok : azok a példányok találhatóak ebben a nézetben, amelyek nincsenek sztornózva, mappában vannak, a felhasználó vagy aktuális szervezete hozzáfér a példány mappájához.

-           Mappa nélküli állományok : a felhasználó számára hozzáférhető példányok listája, amelyek nincsenek mappában, nincsenek sztornózva.

-           Ügyintézéshez rendelt szerkeszthető állományok : nem sztornózott, mappába helyezett példányok, amelyek mappájához a felhasználó vagy aktuális szervezeti egysége hozzáfér.

10.2.2   Funkciógombok

Amennyiben az elektronikus állományt csak megtekinteni van lehetőségünk, akkor a megfelelő elektronikus állomány kiválasztása után kattintsunk a „Megtekint” gombra. Ekkor megjelenik a szerkesztő felület, de az adatok módosítására nincs lehetőségünk.

Abban az esetben, ha egy elektronikus állományt sztornózni szeretnénk, akkor a megfelelő elektronikus állomány kiválasztása után kattintsunk a „Sztornóz” gombra. Ekkor a rendszer egy megerősítő kérdést tesz fel.

Megerősítő kérdés

 

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphet a műveletből. Az „Ok” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

Ügyiratba szerelt elektronikus állományt nincs lehetőség sztornózni. Erről figyelmeztető üzenetet is küld a rendszer.

Figyelmeztető üzenet

 

A szerkesztő felület megjelenítéséhez jelölje ki a kívánt elektronikus állományt, majd kattintson a „Szerkeszt” gombra.

10.2.3   Elektronikus állomány jellemzői

Az „Elektronikus állományok jellemzői” fülön a feltöltött fájl alapadatait lehetséges megadni.

Az „Eredeti fájlnév” mezőben az elektronikus állomány nevét tekinthetjük meg.

A „Típus” kódtételes mezőben az állomány típusát láthatjuk.

Az „Adathordozó” mezőben jelenik meg, hogy az állomány milyen adathordozón található.

Az „Iratpéldány iránya” mezőben tekinthetjük meg az elektronikus állomány irányát.

A „Méret” mezőben az állomány mérete jelenik meg.

A „Formátum” mezőben az elektronikus állomány fájl formátumát tekinthetjük meg,

A „Tároló” mezőben jelenik meg, hogy melyik Poszeidon fájltárolón van az állomány.

A „Verzió” mezőben jelenik meg, hogy hányszor lett frissítve az állomány.

Az „Aktuális fájlnév” mezőben tekinthetjük meg a fájl aktuális nevét.

A „Státusz” mezőben láthatjuk az elektronikus állomány jelenlegi állapotát.

Az „Ügyirat” mezőben láthatjuk annak az ügyiratnak az iktatószámát, amelybe be van szerelve az elektronikus állomány.

A „Birtokló szervezet” mezőben az állományt birtokló szervezeti egység neve jelenik meg.

A „Létrehozás” az elektronikus állomány létrehozásának ideje és a létrehozó alkalmazott neve jelenik meg.

A „Módosítás” az állományt utoljára módosító alkalmazott neve és időpontja látszik.

A „Megjegyzés” mezőben megjegyzést fűzhetünk az elektronikus állományhoz.

Elektronikus állományok szerkesztő felület – Elektronikus állományok jellemzői fül

10.2.4   Irat jellemzői

Az „Irat jellemzői” fülön tekinthetjük meg azokat az irat adatokat, amelyhez tartozik az elektronikus állomány.

A „Tárgya” mezőben tekinthetjük meg az irat tárgyát. A mező mérete jobb alsó sarkánál fogva módosítható, így hosszabb tárgy esetében is jól láthatóvá válik a mező tartalma.

Az „Eredeti méret” mezőben az irat méretét tudjuk meghatározni a lenyíló lista segítségével.

Az „Érkeztető azonosító” mezőben tekinthető meg a küldemény azonosítója, amennyiben az irat bejövő volt.

Az „Iktatószám” mezőben az irat iktatási száma látható.

Az „Iktatókönyv” mezőben tekinthető meg, hogy melyik iktatókönyvbe lett iktatva az irat.

A „Fajtája” mezőben az irat fajtáját.

A „Típus” mezőben az irat típusa jelenik meg.

Az „Irattári tételszám” mezőben tekinthetjük meg az iratnak megadott tételszámot.

A „Határidő” mezőben az iktatáskor megadott „Irat határideje” mező értékével töltődik.

A „ Biztonsági minősítő ” legördülő lista elemeivel határozhatjuk meg, hogy az iratot milyen biztonsági fokkal kell kezelni. Nyilvános, bizalmas, szigorúan bizalmas, stb. minősítést kaphat az irat.

Elektronikus állományok szerkesztő felület - Irat jellemzői fül

10.2.5   Hozzáférők

A „Hozzáférők” fülön azokat az alkalmazottakat illetve szervezeti egységeket láthatjuk, akik megtekinthetik az adott elektronikus állomány adatait.

Ha szeretnénk még további hozzáférőket megadni az állományhoz, akkor azt több módon tudjuk megtenni. A „Hozzáférő személyek” részben, a „Hozzád” gombra kattintva alkalmazottakat adhatunk még a listához, a választólistában csak a saját szervezeti egységen szerepkörrel rendelkezők jelennek meg.

Abban az esetben, ha rossz személyt adtunk meg hozzáférőnek, akkor jelöljük ki a listából, majd nyomjuk meg a „Sort töröl” gombot.

A „Hozzáférő szervezetek” részben a „Hozzád” gombra kattintva belső szervezeteket adhatunk még a listához. Abban az esetben, ha rossz szervezetet adtunk meg hozzáférőnek, akkor jelöljük ki a listából, majd nyomjuk meg a „Sort töröl” gombot.

Elektronikus állományok szerkesztő felület – Hozzáférők fül

10.2.6   Kulcsszavak

A „Kulcsszavak” fülön lehetőségünk van az elektronikus állományhoz kulcsszavak megadni.

A „Hozzáad” gombra kattintva megjelennek a beviteli mezők.

A „Kulcsszó” kódtételes mezőben van lehetőségünk a kulcsszót tipizálni.

A „Kulcsszó” mezőbe tudjuk megadni a kulcsszó szövegét.

A „Hozzáad” gombbal további kulcsszót tudunk megadni.

Amennyiben törölni szeretnénk a korábban megadott kulcsszót, akkor az adott kulcsszó sorának végén található ikonra kattintva tehetjük meg.

 

Elektronikus állományok szerkesztő felület – Kulcsszavak fül

10.2.7   Feljegyzések

A „Feljegyzések” fülön lehetőségünk van az elektronikus állományhoz feljegyzéseket megadni.

A „Hozzáad” gombra kattintva megjelennek a beviteli mezők.

A „Kapcsolat típusa” kódtételes mezőben van lehetőségünk a kulcsszót tipizálni.

Az „Érték” mezőbe tudjuk megadni a feljegyzés szövegét.

A „Hozzáad” gombbal további feljegyzést tudunk megadni.

Elektronikus állományok szerkesztő felület – Feljegyzések fül

 

10.2.8   Funkciók

Az elektronikus állományok funkcióit attól függően érjük el, hogy az adott elektronikus állomány ügyiratba van-e szerelve, elhelyezték-e mappába, illetve mi az aktuális státusza.

10.2.8.1    Elektronikus állomány letöltése

A „Verziót letölt” funkciógombra kattintva lehetőségünk van elmenteni a fájlt a sajátgépünkre. A sajátgépünkre letöltött állományon történő bármilyen változtatás nincs hatással a rendszerben lévő eredeti fájlra. Mi csak a helyi másolattal dolgozunk.

10.2.8.2    Új verzió feltöltése

Az „Új verzió” funkciógombra kattintva az arra jogosult szerepkörrel rendelkező egyének az állományt frissíteni tudják, ha a megjelenő ablakból kiválasztják a módosított vagy akár új állományt.

Új verzió feltöltése

 

Abban az esetben, ha olyan állományt szeretnénk letölteni, amely mappában van, a rendszer egy kérdést küld.

 

Az „Olvasásra” gombra kattintva lehetőségünk van elmenteni a fájlt a sajátgépünkre. A sajátgépünkre letöltött állományon történő bármilyen változtatás nincs hatással a rendszerben lévő eredeti fájlra. Mi csak a helyi másolattal dolgozunk.

A „Szerkesztésre” gombra kattintva szintén lehetőségünk van lementeni a fájlt, de ekkor az állomány státusza „Zárolt” lesz. Amíg az állomány állapota nem változik, nincs lehetőség újra megnyitni szerkesztésre az állományt. Erről tájékoztat is minket a rendszer, ha rákattintunk a funkciógombra.

A „Mégse” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből.

10.2.8.3    Zárolt elektronikus állomány feloldása

A „Felold” funkciógomb csak azoknál az elektronikus állományoknál jelenik meg a szerkesztő felületen, aminek a státusza „Zárolt” .

Amennyiben nem szükséges tovább zárolni az állomány szerkesztését, kattintsunk a „Felold” gombra. A sikeres feloldásról a rendszer információs ablakban tájékoztat. Ezután az állomány státusza ismét „Aktív” lesz.

Információs ablak

10.2.8.4    Elektronikus állomány átiktatása

Abban az esetben, ha az elektronikus állomány nem a megfelelő ügyiratba lett alszámosan iktatva, akkor lehetőségünk van átiktatni.

A „Kiszerelés” gomb segítségével lehetőségünk van az alszámos irat elektronikus állományát kiszerelni az ügyiratból. A gombra kattintva a rendszer egy megerősítő kérdést küld.

Megerősítő kérdés

 

A „Mégse” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. A „Rendben” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs üzenet

 

A kiszerelés funkció nem használható főszámos irat elektronikus állományánál, erről figyelmeztető üzenetet is küld a rendszer.

Figyelmeztető üzenet

 

A sikeres kiszerelést követően lehetőségünk nyílik alszámosan iktatni az elektronikus állományt.

Az „Alszámra iktatás” gombra kattintva, egy új szerkesztő felület jelenik meg.

A „Befoglaló ügyirat” mezőben választhatjuk azt az ügyiratot, amelybe alszámosan szeretnénk iktatni az elektronikus állományt.

Az ügyirat kiválasztása után kattintsunk a „Mentés” gombra, ezzel a rendszer elvégzi a műveletet. A sikeres átiktatásról a rendszer információs üzenetet küld.

Információs üzenet

 

Az átiktatást követően, az elektronikus állomány és a hozzá tartozó irat iktatási száma megváltozik, és az „Ügyirat” mezőben megjeleni a kiválasztott ügyirat iktatási száma. Az új iktatási számot az „Irat jellemzői” fülön az „Iktatószám” mezőben tekinthetjük meg.

10.2.8.5    Betekintés

A „ Betekintés ” gombra kattintva a kiválasztott példány elektronikus képe jelenik meg egy kis ablakban. Több oldalas dokumentum esetében az „ Előző oldal ” és a „ Következő oldal ” funkciógombokkal tudunk az oldalak között lépegetni.

Betekintés nézete

 

A funkció az alábbi fájl formátumok esetében működik:

-           docx

-           kép alapú pdf

-           képfájl.

Abban az esetben, ha egy olyan fájlt szeretnénk a funkció segítségével megtekinteni, amelyik nincs a fentebb felsoroltak között, a program az alábbi hibaüzenetben figyelmeztet erre:

Figyelmeztető üzenet

10.2.8.6    Letöltés

Amelyik küldemény irata rendelkezik elektronikus példánnyal, azt a „ Letöltés ” gomb segítségével az „ Elektronikus példányok ” menüpont adatlistáján keresztül meg tudjuk tekinteni.

10.2.9   Kapcsolódások

10.2.9.1    Küldemény

A „Küldemények” kapcsolódó felületen tekinthetjük meg az elektronikus állomány iratának küldemény adatait.

A szerkesztő felület felépítéséről és funkcióiról a 6 . fejezetben olvashat bővebben.

Amennyiben helyben keletkezett vagy kimenő elektronikus állománynál kattintunk a kapcsolódásra, akkor a program figyelmeztető üzenetben jelzi, hogy az iratához nem tartozik küldemény.

Figyelmeztető üzenet

10.2.9.2    Irat

Az „Iratok” kapcsolódó felületen tekinthetjük meg az elektronikus állományhoz kapcsolódó iratot.

A szerkesztő felület felépítéséről és funkcióiról a 8 . fejezetben olvashat bővebben.

 

10.2.9.3    Ügyirat

Az „Ügyirat” kapcsolódó felületen tekinthetjük meg azt az ügyiratot, illetve annak részleteit, amelybe az elektronikus állomány iktatva lett.

A szerkesztő felület felépítéséről és funkcióiról a 9 . fejezetben olvashat bővebben.

10.2.9.4    Napló

A „Napló” kapcsolódó felületen tekinthetjük meg az elektronikus állományhoz tartozó naplózási adatokat.

Elektronikus állományok – Napló felület

10.2.9.5    Állomány eseményei

Az „Állomány eseményei” kapcsolódó felületen tekinthetjük meg az elektronikus állomány esemény adatait.

Elektronikus állományok – Állomány eseményei felület

10.2.9.6    Verziók

A „Verziók” kapcsolódó felületen tekinthetjük meg az elektronikus állomány korábbi verzióit.

A szerkesztő felület felépítéséről és funkcióiról a 10.3 . fejezetben olvashat bővebben.

10.3    Verziók

A „Példányok” / „Verziók” menüponton a Poszeidon rendszerben lévő elektronikus állományokhoz tartozó verziók jelennek meg. Ide közvetlenül nem lehet felvenni új tételt, illetve az állományok adatainak szerkesztésére sincs lehetőségünk. Az első verziók mindig az elektronikus állományok feltöltésével kerülnek erre a felületre.

10.3.1   Verziók lista nézetei

„Aktív verziók” azok az állományok jelennek meg, melyeknek van mappa kapcsolata és DMS betekintő, szerkesztő vagy karbantartó szintű hozzáféréssel rendelkezik a felhasználó, nincs sztornózva és nincs kitöltve a véglegesítés dátuma.

„Végleges utolsó verziók” van mappa kapcsolata az állománynak és DMS betekintő, szerkesztő vagy karbantartó szintű hozzáféréssel rendelkezik a felhasználó, nincs sztornózva és ki van töltve a „Véglegesítve” dátum és az adott elektronikus állományból a legmagasabb verziójú.

„Összes nem sztornózott verzió” azok az állományok jelennek meg, amelyeknek van mappa kapcsolata és DMS betekintő, szerkesztő vagy karbantartó színtű hozzáféréssel rendelkezik a felhasználó és nincs sztornózva az állomány.

„Sztornózott verziók” van mappa kapcsolata az állománynak és DMS betekintő, szerkesztő vagy karbantartó szintű hozzáféréssel rendelkezik a felhasználó és sztornózva van az állomány.

Példányok - Verziók menüpont

10.3.2   Verzió adatainak megtekintés e

A „Megtekint” funkciógombbal lehetőségünk van az adatlistában kijelölt elektronikus állomány adatait megtekinteni. Az adatok módosítására nincs lehetőség ebben az esetben.

A „Fájlnév” mezőben az adott elektronikus állomány verzió fájl neve szerepel.

A „Verzió” mezőben az adott elektronikus állomány verzió verziószáma jelenik meg.

A „Státusz” mezőben az adott elektronikus állománynak a jelenlegi állapota látható.

A „Véglegesítve” mezőben az adott elektronikus állomány véglegesítésének dátuma jelenik meg.

A „Létrehozó személy neve” mezőben az állományt feltöltő személy neve, a „Létrehozás ideje” mezőben a feltöltés dátuma szerepel.

A „Létrehozás ideje” mezőben az adott elektronikus állomány verzió keletkezésének dátuma szerepel.

A „Megnyit” funkciógombra kattintva letölthetjük az elektronikus állományt a saját gépünkre.

A „Vissza” gombra kattintva visszaléphetünk az adatlistás felületre.

Elektronikus állományok – Verzió adatainak megtekintése

 

10.3.2.1    Kapcsolódások

10.3.2.1.1   Elektronikus állományok

Az „Elektronikus állományok” kapcsolódó felületen az adott verzióhoz tartozó elektronikus állomány részleteit tekinthetjük meg. A szerkesztő felület felépítéséről és funkcióiról a 10.2 fejezetben olvashat bővebben.

10.3.2.1.2   Napló

Az „Napló” kapcsolódó felületen tekinthetjük meg az elektronikus állomány esemény történetét.

Verziók – Napló felület

10.3.3   Verzió megnyitása

A „Megnyit” funkciógombbal lehetőségünk van az adatlistában kijelölt elektronikus állomány verziójának letöltésére, a saját gépünkre.

Példányok - Verziók menüpont

10.3.3.1    Kapcsolódások

10.3.3.1.1   Elektronikus állományok

Az „Elektronikus állományok” kapcsolódó felületen az adott verzióhoz tartozó elektronikus állomány részleteit tekinthetjük meg. A szerkesztő felület felépítéséről és funkcióiról a 10.2 fejezetben olvashat bővebben.

10.3.3.1.2   Napló

Az „Napló” kapcsolódó felületen tekinthetjük meg az elektronikus állomány esemény történetét.

Verziók – Napló felület

 

11 Átadás-átvétel

11.1      Feladott tételek

11.1.1   Küldemények

A „Feladott tételek” / „Küldemények” menüponton a szervezeti egység vagy az általunk feladott küldeményeket tekinthetjük meg, attól függően, hogy melyik sablonnézetet választjuk ki.

A menüpont nézetei:

-           Szervezeti egységtől nézet : azok a postázás alatt álló küldemények találhatóak a nézetben, amelyeket olyan szervezeti egység adott fel, amelyen a felhasználónak az aktuális szerepköre aktív.

-           Személytől nézet : azok a postázás alatt álló küldemények találhatóak ebben a nézetben, amelyeknek a felhasználó a feladója.

Feladott tételek / Küldemények felület

11.1.1.1    Szerkesztés

Az adatlistában jelöljük ki a szerkeszteni kívánt küldeményt és kattintsunk a „Szerkeszt” gombra. Ekkor megjelenik egy új szerkesztő felület. A postázás alatt lévő küldeménynél lehetőségünk van szerkeszteni az átadással és kézbesítéssel kapcsolatos adatokat.

A szükséges adatok módosítása után kattintsunk a „Mentés” gombra. A sikeres mentésről a rendszer információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

Feladott tételek / Küldemények – Szerkesztés felület

11.1.1.2    Nyugtázás

Az elpostázott küldemény nyugtázásához válasszuk ki az adatlistából az adott küldeményt, majd kattintsunk a „Nyugtáz” gombra. Ekkor megjelenik egy új szerkesztő felület.

Az „Átvevő szervezet” és az „Átvevő személy” mezőben lehetőségünk van megadni az a belső szervezetet vagy alkalmazottat, aki a küldeményt átveszi.

A „Megjegyzés” mezőben a nyugtázással kapcsolatos információkat adhatunk meg.

Nyugtázás esetén a „Sikeres postázás” billenő kapcsoló alapértelmezetten „Igen” álláson van, melyet módosítani nincs lehetőségünk.

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. A „Mentés” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

A sikeres nyugtázást követően „Feladott tételek” / „Küldemények” menüponton már nem fog megjelenni a tétel és a címzett szervezet lesz a birtokló szervezeti egység.

Feladott tételek / Küldemények – Nyugtázás felület

 

A felületen lehetőség van a küldemények csoportos nyugtázására. Az adatlista első oszlopának, első cellájában található négyzetbe kattintva kijelölhetjük az összes tételt. A csoportos kijelölést több oldalon keresztül is elvégezhetjük.

Csoportos nyugtázás esetén a „Nyugtáz” gombra kattintva a rendszer egy megerősítő kérdést küld.

Megerősítő kérdés

 

A „Mégse” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. Az „Igen” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

11.1.1.3    Visszavétel

Az elpostázott küldemény visszavételéhez válasszuk ki az adatlistából az adott küldeményt, majd kattintsunk a „Visszavétel” gombra. Ekkor megjelenik egy új szerkesztő felület.

A „Befelé kézbesítő szervezet ” és a „Befelé kézbesítő személy” mezőben lehetőségünk van megadni azt a belső szervezetet vagy alkalmazottat, aki a küldeményt kézbesítette.

A „Megjegyzés” mezőben a visszavétellel kapcsolatos információkat adhatunk meg.

Visszavétel esetén a „Sikeres postázás” billenő kapcsoló alapértelmezetten „Nem” álláson van, melyet módosítani nincs lehetőségünk.

A „Visszaérkeztetés oka” mezőben lehetőségünk van megadni a küldemény visszaérkezésének okát a lenyíló kódtételes lista segítségével, a mező töltése kötelező.

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. A „Mentés” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

A sikeres visszavételt követően „Feladott tételek” / „Küldemények” menüponton már nem fog megjelenni a tétel és a feladó szervezet marad a birtokló szervezeti egység.

Feladott tételek / Küldemények – Visszavétel felület

 

A felületen lehetőség van a küldemények csoportos visszavételére. Az adatlista első oszlopának, első cellájában található négyzetbe kattintva kijelölhetjük az összes tételt. A csoportos kijelölést azonban több oldalon keresztül is elvégezhetjük.

Csoportos visszavétel esetén a „Visszavétel” gombra kattintva felugró ablakban az elérhető kódtételek közül meg kell adni a visszaérkeztetés indokát.

Visszavétel indoka

 

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. Az „Visszavétel” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

11.1.2   Materiális példányok

A „Feladott tételek” / „Materiális példányok” menüponton a szervezeti egység vagy az általunk feladott materiális példányokat tekinthetjük meg, attól függően, hogy melyik sablonnézetet választjuk ki.

A menüpont nézetei:

-           Szervezeti egységtől nézet : olyan postázás alatt álló példányok, amelyeket az a szervezet adott fel, amelyen az aktuális felhasználó aktuális szerepköre aktív.

-           Személytől nézet : azok a postázás alatt álló példányok találhatóak ebben a nézetben, amelyeknek a felhasználó a feladója.

 

Feladott tételek / Materiális példányok felület

11.1.2.1    Szerkesztés

Az adatlistában jelöljük ki a szerkeszteni kívánt materiális példányt és kattintsunk a „Szerkeszt” gombra. Ekkor megjelenik egy új szerkesztő felület.

A címzett nem módosítható a szerkesztő felületen, a Postai cím azonban igen, amennyiben a partner több címmel is rendelkezik a programban.

A „Ragszám” mezőben adhatjuk meg a borítékra ragasztott ragszám értékét.

A „Példány vonalkódja” mezőben adhatjuk meg a materiális példány vonalkódját.

Az „Átadó szervezet” mezőben tudjuk megadni azt a szervezetet, amelyen keresztül az átadás történik.

A „Feltételezett átvételi mód” mezőben módosíthatjuk az átvételi módot.

A „Kézbesítés prioritása ” mezőben jelölhetjük a materiális példány postára adásának sürgősségét.

A „Kézbesítő szervezet” és a „Kézbesítő személy” mezőnél tudjuk meghatározni azt a szervezetet vagy személy, aki a postázásért felelős.

A „Feltüntetett érték” mezőnél a program automatikusan kiszámolja a materiális példány értékét mentést követően, amennyiben meghatározzuk annak súlyát.

A „Súly” mezőben adhatjuk meg a materiális példány súlyát.

Feladott tételek / Materiális példányok – Feladási adatok fül

 

A „Szolgáltatások” fülön a materiális példány kézbesítésére vonatkozó, illetve egyéb jellemzőket tudunk megadni a billenő kapcsolók segítségével.

Feladott tételek / Szolgáltatások fül

 

Az „Igazolási adatok” fülön a „Megjegyzés” mezőben további információt adhatunk meg a postázással kapcsolatban.

A tértivevénnyel kapcsolatos információkat is ezen a lapfülön lehet rögzíteni. A „Tértivevény visszaérkezett” mezőben a tértivevény visszaérkezésének dátumát. Az „Első kézbesítés” és „Második kézbesítés” mezőben ehhez képest csak múltbeli dátum adható meg.

A „Vélelem” billenőkapcsoló csak akkor állítható, ha a „Sikeres postázás” „Igen”-n áll. Ellenkező esetben inaktív.

A „Csatolmány” tallózó listájából tölthető fel a szkennelt tértivevény, amely a későbbiek során a „Materiális példányok”/ „Kapcsolódások” „Postatörténet”-n keresztül lesz letölthető a „Csatolmány” funkciógomb segítségével.

 

Feladott tételek – Igazolási adatok fül

 

A „Jegyzék/Nyomtatási adatok” fülön van lehetőségünk megadni a materiális példány postázásával kapcsolatos jegyzék és nyomtatási adatait.

A „Postalapra” billenő kapcsoló „Igen” értékre állításával jelölhetjük, hogy a materiális példány postázását postalapon is szükséges jelölni.

Az „Elektronikus feladójegyzékre ” billenő kapcsoló „Igen” értékre állításával jelölhetjük, hogy a materiális példány postázását az elektronikus feladójegyzéken is szükséges feltüntetni.

A „Belső feladójegyzékre” billenő kapcsoló „Igen” értékre állításával jelölhetjük, hogy a materiális példány postázását belső feladójegyzéken is szükséges jelölni.

A „Boríték típusa” mezőben lehetőségünk van rögzíteni, hogy a materiális példány milyen típusú borítékban kerül postázásra. A mező töltésével leegyszerűsödik a későbbi címzés nyomtatásakor az egy borítéktípushoz tartozó címzettek kiválasztása.

Az „ Értesítő száma ” mező abban az esetben jelenik meg, ha a „ Szolgáltatások ” lapfülön a „ Hivatalos ” kapcsolót „ Igen ” értékre állítjuk.

Feladott tételek / Materiális példányok – Jegyzék/Nyomtatási adatok fül

 

A szükséges adatok módosítása után kattintsunk a „Mentés” gombra. A sikeres mentésről a rendszer információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

11.1.2.2    Nyugtázás

Az elpostázott materiális példány nyugtázásához válasszuk ki az adatlistából az adott materiális példányt, majd kattintsunk a „Nyugtáz” gombra. Ekkor megjelenik egy új szerkesztő felület.

Az „Átvevő szervezet” és az „Átvevő személy” mezőben lehetőségünk van megadni az a szervezetet vagy személyt, aki a materiális példányt átveszi.

A „Megjegyzés” mezőben a nyugtázással kapcsolatos információkat adhatunk meg.

Nyugtázás esetén a „Sikeres postázás” billenő kapcsoló alapértelmezetten „Igen” álláson van, melyet módosítani nincs lehetőségünk.

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. A „Mentés” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

A sikeres nyugtázást követően „Feladott tételek” / „Materiális példányok” menüponton már nem fog megjelenni a tétel és a címzett szervezet lesz a birtokló szervezeti egység.

Feladott tételek / Materiális példányok – Nyugtázás felület

 

A felületen lehetőség van a materiális példányok csoportos nyugtázására. Az adatlista első oszlopának, első cellájában található négyzetbe kattintva kijelölhetjük az összes tételt. A csoportos kijelölést több oldalon keresztül is elvégezhetjük.

Csoportos nyugtázás esetén a „Nyugtáz” gombra kattintva a rendszer egy megerősítő kérdést küld.

Megerősítő kérdés

 

 

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. Az „Igen” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

Szerepkör szinten egy jogeset segítségével (Belsőleg postázott tétel nem nyugtázható!) a belső szervezeti egységnek küldött posták nyugtázását a program nem engedi. A jogeset hatására ugyanis a program a belső postázás alatt álló példányok nyugtázásakor az alábbi figyelmeztető üzenettel hívja fel erre a felhasználó figyelmét.

Figyelmeztető üzenet - Belsőleg postázott tétel nem nyugtázható!

 

Abban az esetben, ha a címzett egy külső partner, továbbá a példány szerkesztő felületén töltve van a Ragszám mező, és a tétel nem került még postalapra, a program az alábbi figyelmeztető üzenettel tájékoztatja a felhasználót:

Figyelmeztető üzenet

 

Az ablakban a program felsorolja az érintett példányok iktatószámát. Lehetőségünk van a nyugtázást minden tétel vonatkozásában elvégezni, ehhez az „ Igen ” gombra kell kattintani. A „ Mégse ” gombra kattintva a program nem végzi el a nyugtázást, azonban a feladott példányok adatlistáján marad, így ki tudjuk venni a jelölést, amely sorok esetében nem szeretnénk a nyugtázást végrehajtani.

11.1.2.3    Visszavétel

Az elpostázott materiális példány visszavételéhez válasszuk ki az adatlistából az adott materiális példányt, majd kattintsunk a „Visszavétel” gombra. Ekkor megjelenik egy új szerkesztő felület.

A „Befelé kézbesítő szervezet ” és a „Befelé kézbesítő személy” mezőben lehetőségünk van megadni azt a belső szervezetet vagy alkalmazottat, aki a materiális példányt kézbesítette.

A „Megjegyzés” mezőben a visszavétellel kapcsolatos információkat adhatunk meg.

Visszavétel esetén a „Sikeres postázás” billenő kapcsoló alapértelmezetten „Nem” álláson van, melyet módosítani nincs lehetőségünk.

A „Visszaérkeztetés oka” mezőben lehetőségünk van megadni a materiális példány visszaérkezésének okát a lenyíló kódtételes lista segítségével, a mező töltése kötelező.

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. A „Mentés” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

A sikeres visszavételt követően „Feladott tételek” / „Materiális példányok” menüponton már nem fog megjelenni a tétel és a feladó szervezet marad a birtokló szervezeti egység.

Feladott tételek / Materiális példányok – Visszavétel felület

 

A felületen lehetőség van a példányok csoportos visszavételére. Az adatlista első oszlopának, első cellájában található négyzetbe kattintva kijelölhetjük az összes tételt. A csoportos kijelölést azonban több oldalon keresztül is elvégezhetjük.

Csoportos visszavétel esetén a „Visszavétel” gombra kattintva felugró ablakban az elérhető kódtételek közül meg kell adni a visszaérkeztetés indokát.

Visszavétel indoka

 

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. Az „Visszavétel” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

11.1.3   Ügyiratok

A „Feladott tételek” / „Ügyiratok” menüponton a szervezeti egység vagy az általunk feladott ügyiratokat tekinthetjük meg, attól függően, hogy melyik sablonnézetet választjuk ki.

A menüpont nézetei:

-           Szervezeti egységtől nézet : olyan postázás alatt álló ügyiratok, amelyeket az a szervezet adott fel, amelyen az aktuális felhasználó aktuális szerepköre aktív.

-           Személytől nézet : azok a postázás alatt álló ügyiratok találhatóak ebben a nézetben, amelyeknek a felhasználó a feladója.

 

Feladott tételek / Ügyiratok felület

11.1.3.1    Szerkesztés

Az adatlistában jelöljük ki a szerkeszteni kívánt ügyiratot és kattintsunk a „Szerkeszt” gombra. Ekkor megjelenik egy új szerkesztő felület. A postázás alatt lévő ügyiratoknál lehetőségünk van szerkeszteni az átadással és kézbesítéssel kapcsolatos adatokat.

A szükséges adatok módosítása után kattintsunk a „Mentés” gombra. A sikeres mentésről a rendszer információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

Feladott tételek / Ügyiratok – Szerkesztés felület

11.1.3.2    Nyugtázás

Az elpostázott ügyirat nyugtázásához válasszuk ki az adatlistából az adott ügyiratot, majd kattintsunk a „Nyugtáz” gombra. Ekkor megjelenik egy új szerkesztő felület.

Az „Átvevő szervezet” és az „Átvevő személy” mezőben lehetőségünk van megadni az a belső szervezetet vagy alkalmazottat, aki az ügyiratot átveszi.

A „Megjegyzés” mezőben a nyugtázással kapcsolatos információkat adhatunk meg.

Nyugtázás esetén a „Sikeres postázás” billenő kapcsoló alapértelmezetten „Igen” álláson van, melyet módosítani nincs lehetőségünk.

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. A „Mentés” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

A sikeres nyugtázást követően „Feladott tételek” / „Ügyiratok” menüponton már nem fog megjelenni a tétel és a címzett szervezet lesz a birtokló szervezeti egység.

Feladott tételek / Ügyiratok – Nyugtázás felület

 

A felületen lehetőség van az ügyiratok csoportos nyugtázására. Az adatlista első oszlopának, első cellájában található négyzetbe kattintva kijelölhetjük az összes tételt. A csoportos kijelölést több oldalon keresztül is elvégezhetjük.

Csoportos nyugtázás esetén a „Nyugtáz” gombra kattintva a rendszer egy megerősítő kérdést küld.

Megerősítő kérdés

 

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. Az „Igen” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

11.1.3.3    Visszavétel

Az elpostázott ügyirat visszavételéhez válasszuk ki az adatlistából az adott ügyiratot, majd kattintsunk a „Visszavétel” gombra. Ekkor megjelenik egy új szerkesztő felület.

A „Befelé kézbesítő szervezet ” és a „Befelé kézbesítő személy” mezőben lehetőségünk van megadni azt a belső szervezetet vagy alkalmazottat, aki az ügyiratot kézbesítette.

A „Megjegyzés” mezőben a visszavétellel kapcsolatos információkat adhatunk meg.

Visszavétel esetén a „Sikeres postázás” billenő kapcsoló alapértelmezetten „Nem” álláson van, melyet módosítani nincs lehetőségünk.

A „Visszaérkeztetés oka” mezőben lehetőségünk van megadni az ügyirat visszaérkezésének okát a lenyíló kódtételes lista segítségével, a mező töltése kötelező.

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. A „Mentés” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

A sikeres visszavételt követően „Feladott tételek” / „Ügyiratok” menüponton már nem fog megjelenni a tétel és a feladó szervezet marad a birtokló szervezeti egység.

Feladott tételek / Ügyiratok – Visszavétel felület

 

A felületen lehetőség van az ügyiratok csoportos visszavételére. Az adatlista első oszlopának, első cellájában található négyzetbe kattintva kijelölhetjük az összes tételt. A csoportos kijelölést azonban több oldalon keresztül is elvégezhetjük.

Csoportos visszavétel esetén a „Visszavétel” gombra kattintva felugró ablakban az elérhető kódtételek közül meg kell adni a visszaérkeztetés indokát.

Visszavétel indoka

 

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. Az „Visszavétel” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

11.1.4   Postalap

A „ Postalap ” menüponton nyílik lehetőség „ Postalap ”, illetve „ Belső feladójegyzék ” összeállítására, nyomtatására.

Az a szervezeti egység(ek) által feladott és még postázás alatt álló küldemények, ügyiratok és materiális példányok jelennek meg ezen a felületen. A felhasználó azoknak a szervezeti egységeknek a postázás alatt álló tételeit látja, amelyekhez szerepköre van.

A felület két nézettel rendelkezik.

11.1.4.1    Postaküldemények

A nézetet kiválasztva csak olyan materiális példányok jelennek meg, amelyeket külső partner részére címeztek, és még nem lett nyugtázva a tétel, azaz postázás alatt áll.

Nyomtat

A nézethez tartozó gomb a Nyomtat , amelyre kattintva át tudunk lépni a „ Postaküldemények ” felületre. Ezt megelőzően ki kell jelölnünk az adatlistában azokat a példányokat, amelyeket szeretnénk ráhelyezni a postalapra.

A „ Nyomtatvány ” mező elemei közül választhatjuk ki a nyomtatási sablont. Ezt követően kattintsunk az alsó funkciógombok között található Generálás gombra. A program ekkor kigenerálja a nyomtatványt, amelyen megjelennek a kiválasztott tételek.

Postalap felület

Elektronikus feladójegyzék generálása

A „ Postaküldemények ” nézetben kijelölt feladott tételekről van lehetőség elektronikus feladójegyzék (továbbiakban: EFJ) generálására.

A példányok kijelölését követően kattintsunk a Nyomtat gombra. Ekkor a program átnavigál az EFJ generálás felületére.

A „ Nyomtatvány ” mező elemei közül választhatjuk ki a nyomtatási sablont.

A „ Postafiók ” mezőben a „ Postafiók ” típussal, megállapodás azonosítóval rögzített partner szervezeti egységek jelennek meg, mellyel korábban szerződést kötöttünk és akinek a postai küldeményünket majd át szeretnénk adni. Válasszuk ki a megfelelőt. Ha a mezőt nem töltjük, a program nem hoz létre elektronikus feladójegyzéket, csak a papír alapú postalap nyomtatható.

Lehetőségünk van a postalapra ill. elektronikus feladójegyzékre az „ Új közönséges tételek hozzáadása ” felület alatt olyan tételeket megadni csoportosan, melyek nem szerepelnek a rendszerben. Kattintsunk a „ Hozzáad ” gombra, majd adjuk meg a postai jellemzőket.

Ezt követően kattintsunk az alsó funkciógombok között található Generálás gombra. A program ekkor kigenerálja a feladójegyzéket, amelyet át tudunk adni a Postának.

Iktat

A létrehozott postalapot az Iktat funkcióval tudjuk egyedi azonosítóval ellátni.

A funkciógombra kattintva először is megjelenik a „ Paraméterek ” ablak, amelyben meg kell határoznunk, hogy milyen iktatást szeretnénk elvégezni. A program az „ Irány ” kapcsolót automatikusan „ Helyben ” értékre állítja, és ezt nem is engedi módosítani. Tekintettel arra, hogy a postalap elektronikusan kigenerálásra került, a „ Típus ” kapcsolói közül a „ Papír alapú ” inaktív lesz.

Paraméterek ablak postalap iktatásakor

 

A beállítások jóváhagyását követően az „ Iktatás ” menüponton tudjuk folytatni a postalap rögzítését. Néhány adatot a program előzetesen betölt:

-           a „ Tárgy ” mezőbe a „ Postalap ” érték kerül automatikusan,

-           a „ Feltöltendő állományok ” lapfülön a program csatolja a kigenerált postalap nyomtatványt,

-           az „ Iratkapcsolatok ” lapfülön pedig a postalapra helyezett tételek jelennek meg „ Postalaphoz tartozó ” irat típussal.

A mentést követően tájékoztató ablakban látjuk a kiosztott iktatószámot. Az ablak Postalapra gombjára kattintva a program visszanavigál a „ Postalap ” menüpontra.

Tájékoztató ablak

 

Automatikus nyugtázás

Abban az esetben, ha iktatjuk a postalapot, akkor a tételek automatikus nyugtázására is lehetőségünk van. Ezt egy rendszerparaméter szabályozza.

A paraméter alapján a rendszer a tértivevényes ajánlott kézbesítési mód kivételével minden feladott tétel a feladás napja   + 21 nappal   Kézbesítési vélelem: Igen, Sikeres kézbesítés: Igen értékkel automatikusan nyugtáz.

11.1.4.2    Belső átadójegyzék

A nézetet kiválasztva csak olyan ügyiratok, küldemény és materiális példányok jelennek meg, amelyeknek az iránya belsőpostázás, és még nem lett nyugtázva a tétel, azaz postázás alatt áll.

Nyomtat

A nézethez tartozó gomb a Nyomtat , amelyre kattintva át tudunk lépni a „ Belső átadójegyzék ” felületre. Ezt megelőzően ki kell jelölnünk az adatlistában azokat a példányokat, amelyeket szeretnénk ráhelyezni az átadójegyzékre.

A „ Nyomtatvány ” mező elemei közül választhatjuk ki a nyomtatási sablont. Ezt követően kattintsunk az alsó funkciógombok között található Generálás gombra. A program ekkor kigenerálja a nyomtatványt, amelyen megjelennek a kiválasztott tételek.

Belső átadójegyzék felület

Iktat

A létrehozott postalapot az Iktat funkcióval tudjuk egyedi azonosítóval ellátni.

A funkciógombra kattintva először is megjelenik a „ Paraméterek ” ablak, amelyben meg kell határoznunk, hogy milyen iktatást szeretnénk elvégezni. A program az „ Irány ” kapcsolót automatikusan „ Helyben ” értékre állítja, és ezt nem is engedi módosítani. Tekintettel arra, hogy a postalap elektronikusan kigenerálásra került, a „ Típus ” kapcsolói közül a „ Papír alapú ” inaktív lesz.

Paraméterek ablak belső átadójegyzék iktatásakor

 

A beállítások jóváhagyását követően az „ Iktatás ” menüponton tudjuk folytatni a postalap rögzítését. Néhány adatot a program előzetesen betölt:

-           a „ Tárgy ” mezőbe a „ Postalap ” érték kerül automatikusan,

-           a „ Feltöltendő állományok ” lapfülön a program csatolja a kigenerált belső átadójegyzék nyomtatványt,

-           az „ Iratkapcsolatok ” lapfülön pedig a postalapra helyezett tételek jelennek meg „ Postalaphoz tartozó ” irat típussal.

A mentést követően tájékoztató ablakban látjuk a kiosztott iktatószámot. Az ablak Postalapra gombjára kattintva a program visszanavigál a „ Postalap ” menüpontra.

Tájékoztató ablak

 

11.1.4.3    Közönséges tételekről nyomtatvány készítése

A „ Postaküldemények ” vagy „ Belső átadójegyzék ” felületein a „ Közönséges tételek hozzáadása ” résznél lehetőségünk van olyan tételeket megadni, melyek nem szerepelnek a rendszerben

A „ Közönséges tételek hozzáadása ” rész alatt kattintsunk a Hozzáad gombra, majd töltsük ki a mezőket.

A „ Darabszám ” mezőben tudjuk megadni, hogy hány darab közönséges tételt küldünk el.

A „ Célpont ” mező kódtételei segítségével jelölhetjük, hogy milyen irányba küldjük a tételeket. Alapértelmezett értéke: Belföldre.

A „ Súly ” mező szintén egy kódtételes lista.

A „ Megjegyzés ” szabadszöveges mezőben további információkat rögzíthetünk.

A sort a „ Szabványos ” és „ Elsőbbségi ” kétállású kapcsolók zárják.

A Generálás gombra kattintva a program kigenerálja a nyomtatványt, amelyre ráhelyezi a közönséges tételekre vonatkozó információkat.

Közönséges tételek hozzáadása

 

11.2      Várható tételek

11.2.1   Küldemények

A „Várható tételek” / „Küldemények” menüponton a szervezeti egységnek vagy a részünkre küldött küldeményeket tekinthetjük meg, attól függően, hogy melyik sablonnézetet választjuk ki.

A menüpont nézetei:

-           Szervezeti egységnek : azok a postázás alatt álló küldemények találhatóak ebben a nézetben, amelyeknek címzettje az aktuális felhasználó szervezeti egységeinek valamelyike, a címzett személy üres vagy pedig az aktuális személy.

-           Aktuális szervezeti egységnek : azok a postázás alatt álló küldemények, amelyek címzettje az aktuális szervezeti egység, a címzett személy pedig üres.

-           Személynek : az aktuális felhasználónak címzett küldemények listája.

A felületen lehetőség van a felületen megjelenő küldemények csoportos átvételére vagy visszautasítására.

A „ Megtekint ” gombra kattintva a kijelölt tételt lehetőség van megtekinteni. Elektronikus állományának elérését szabályozni lehet a „ Helyi elektronikus példány elérhető ” Secman jogosultsággal. Amennyiben a szerepkör vonatkozásában beállításra kerül a jogosultság, akkor csak a címzett szervezeti egységben állva lehet az elektronikus példányt elérni.

Várható tételek / Küldemények felület

11.2.1.1    Átvétel

A várható küldemény átvételéhez válasszuk ki az adatlistából az adott küldeményt, majd kattintsunk a „Átvétel” gombra. Ekkor megjelenik egy új szerkesztő felület.

A „Befelé kézbesítő szervezet ” és a „Befelé kézbesítő személy” mezőben lehetőségünk van megadni azt a belső szervezetet vagy alkalmazottat, aki a küldeményt kézbesítette.

A „Megjegyzés” mezőben az átvétellel kapcsolatos információkat adhatunk meg.

Átvétel esetén a „Sikeres postázás” billenő kapcsoló alapértelmezetten „Igen” álláson van, melyet módosítani nincs lehetőségünk.

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. A „Mentés” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

A sikeres átvételt követően „Várható tételek” / „Küldemények” menüponton már nem fog megjelenni a tétel és a címzett szervezet lesz a birtokló szervezeti egység.

Várható tételek / Küldemények – Átvétel felület

 

A felületen lehetőség van a felületen megjelenő küldemények csoportos átvételére. Az adatlista első oszlopának, első cellájában található négyzetbe kattintva kijelölhetjük az összes tételt. A csoportos kijelölést több oldalon keresztül is elvégezhetjük.

Csoportos átvétel esetén az „Átvétel” gombra kattintva a rendszer egy megerősítő kérdést küld.

Megerősítő kérdés

 

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. Az „Igen” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

11.2.1.2    Visszautasítás

A kapott küldemény visszautasításához válasszuk ki az adatlistából az adott küldeményt, majd kattintsunk a „Visszautasít” gombra. Ekkor megjelenik egy új szerkesztő felület.

A „Befelé kézbesítő szervezet ” és a „Befelé kézbesítő személy” mezőben lehetőségünk van megadni azt a belső szervezetet vagy alkalmazottat, aki a küldeményt kézbesítette.

A „Megjegyzés” mezőben a visszautasítással kapcsolatos információkat adhatunk meg.

Visszautasítás esetén a „Sikeres postázás” billenő kapcsoló alapértelmezetten „Nem” álláson van, melyet módosítani nincs lehetőségünk.

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. A „Mentés” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

A sikeres visszautasítást követően „Várható tételek” / „Küldemények” menüponton már nem fog megjelenni a tétel és a feladó szervezet marad a birtokló szervezeti egység.

Várható tételek / Küldemények – Visszautasítás felület

 

Csoportos visszautasítás esetén a „Visszautasít” gombra kattintva a rendszer egy megerősítő kérdést küld.

Megerősítő kérdés

 

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. Az „Igen” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

11.2.2   Materiális példányok

A „Várható tételek” / „Materiális példányok” menüponton a szervezeti egységnek vagy a részünkre küldött materiális példányokat tekinthetjük meg, attól függően, hogy melyik sablonnézetet választjuk ki.

A menüpont nézetei:

-           Szervezeti egységnek: postázás alatt álló materiális példányok, amelyet a szervezeti egységünknek küldtek

-           Aktuális szervezeti egységnek: postázás alatt álló materiális példányok, amelyet az aktuális szervezeti egységünknek küldtek

-           Személynek: a bejelentkezett felhasználó számára küldött példányok listája.

A felületen lehetőség van a felületen megjelenő materiális példányok csoportos átvételére vagy visszautasítására.

A „Megtekint” gombra kattintva a kijelölt tételt lehetőség van megtekinteni.

Várható tételek – Materiális példányok felület

11.2.2.1    Átvétel

A várható materiális példányok átvételéhez válasszuk ki az adatlistából az adott materiális példányt, majd kattintsunk a „Átvétel” gombra. Ekkor megjelenik egy új szerkesztő felület.

A „Befelé kézbesítő szervezet ” és a „Befelé kézbesítő személy” mezőben lehetőségünk van megadni azt a belső szervezetet vagy alkalmazottat, aki a materiális példányt kézbesítette.

A „Megjegyzés” mezőben az átvétellel kapcsolatos információkat adhatunk meg.

Átvétel esetén a „Sikeres postázás” billenő kapcsoló alapértelmezetten „Igen” álláson van, melyet módosítani nincs lehetőségünk.

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. A „Mentés” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

A sikeres átvételt követően „Várható tételek” / „Materiális példányok” menüponton már nem fog megjelenni a tétel és a címzett szervezet lesz a birtokló szervezeti egység.

Várható tételek / Materiális példányok – Átvétel felület

 

A felületen lehetőség van a felületen megjelenő materiális példányok csoportos átvételére. Az adatlista első oszlopának, első cellájában található négyzetbe kattintva kijelölhetjük az összes tételt. A csoportos kijelölést több oldalon keresztül is elvégezhetjük.

Csoportos átvétel esetén az „Átvétel” gombra kattintva a rendszer egy megerősítő kérdést küld.

Megerősítő kérdés

 

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. Az „Igen” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

11.2.2.2    Visszautasítás

A kapott materiális példány visszautasításához válasszuk ki az adatlistából az adott materiális példányt, majd kattintsunk a „Visszautasít” gombra. Ekkor megjelenik egy új szerkesztő felület.

A „Befelé kézbesítő szervezet ” és a „Befelé kézbesítő személy” mezőben lehetőségünk van megadni azt a belső szervezetet vagy alkalmazottat, aki a materiális példányt kézbesítette.

A „Megjegyzés” mezőben a visszautasítással kapcsolatos információkat adhatunk meg.

Visszautasítás esetén a „Sikeres postázás” billenő kapcsoló alapértelmezetten „Nem” álláson van, melyet módosítani nincs lehetőségünk.

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. A „Mentés” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

A sikeres visszautasítást követően „Várható tételek” / „Materiális példányok” menüponton már nem fog megjelenni a tétel és a feladó szervezet marad a birtokló szervezeti egység.

Várható tételek / Materiális példányok – Visszautasítás felület

 

Csoportos visszautasítás esetén a „Visszautasít” gombra kattintva a rendszer egy megerősítő kérdést küld.

Megerősítő kérdés

 

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. Az „Igen” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

11.2.3   Ügyiratok

A „Várható tételek” / „Ügyiratok” menüponton a szervezeti egységnek vagy a részünkre küldött ügyiratokat tekinthetjük meg, attól függően, hogy melyik sablonnézetet választjuk ki.

A menüpont nézetei:

-           Szervezeti egységnek : a felhasználónk szervezeti egységeinek küldött ügyiratok.

-           Aktuális szervezeti egységnek : azok az ügyiratok, amelyek címzettje az aktuális szervezetei egységünk.

-           Személynek : azok az ügyiratok, amelyek címzett személye a felhasználónk.

A felületen lehetőség van a felületen megjelenő ügyiratok csoportos átvételére vagy visszautasítására.

A „Megtekint” gombra kattintva a kijelölt tételt lehetőség van megtekinteni. Elektronikus állományának elérését szabályozni lehet a „Helyi elektronikus példány elérhető” Secman jogosultsággal. Amennyiben a szerepkör vonatkozásában beállításra kerül a jogosultság, akkor csak a címzett szervezeti egységben állva lehet az elektronikus példányt elérni.

Várható tételek – Ügyiratok felület

 

11.2.3.1    Átvétel

A várható ügyiratok átvételéhez válasszuk ki az adatlistából az adott ügyiratot, majd kattintsunk a „Átvétel” gombra. Ekkor megjelenik egy új szerkesztő felület.

A „Befelé kézbesítő szervezet ” és a „Befelé kézbesítő személy” mezőben lehetőségünk van megadni azt a belső szervezetet vagy alkalmazottat, aki az ügyiratot kézbesítette.

A „Megjegyzés” mezőben az átvétellel kapcsolatos információkat adhatunk meg.

Átvétel esetén a „Sikeres postázás” billenő kapcsoló alapértelmezetten „Igen” álláson van, melyet módosítani nincs lehetőségünk.

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. A „Mentés” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

A sikeres átvételt követően „Várható tételek” / „Ügyiratok” menüponton már nem fog megjelenni a tétel és a címzett szervezet lesz a birtokló szervezeti egység.

Várható tételek / Ügyiratok – Átvétel felület

 

A felületen lehetőség van a felületen megjelenő ügyiratok csoportos átvételére. Az adatlista első oszlopának, első cellájában található négyzetbe kattintva kijelölhetjük az összes tételt. A csoportos kijelölést több oldalon keresztül is elvégezhetjük.

Csoportos átvétel esetén az „Átvétel” gombra kattintva a rendszer egy megerősítő kérdést küld.

Megerősítő kérdés

 

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. Az „Igen” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

11.2.3.2    Visszautasítás

A kapott ügyiratok visszautasításához válasszuk ki az adatlistából az adott ügyiratot, majd kattintsunk a „Visszautasít” gombra. Ekkor megjelenik egy új szerkesztő felület.

A „Befelé kézbesítő szervezet ” és a „Befelé kézbesítő személy” mezőben lehetőségünk van megadni azt a belső szervezetet vagy alkalmazottat, aki az ügyiratot kézbesítette.

A „Megjegyzés” mezőben a visszautasítással kapcsolatos információkat adhatunk meg.

Visszautasítás esetén a „Sikeres postázás” billenő kapcsoló alapértelmezetten „Nem” álláson van, melyet módosítani nincs lehetőségünk.

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. A „Mentés” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

A sikeres visszautasítást követően „Várható tételek” / „Ügyiratok” menüponton már nem fog megjelenni a tétel és a feladó szervezet marad a birtokló szervezeti egység.

Várható tételek / Ügyiratok – Visszautasítás felület

 

Csoportos visszautasítás esetén a „Visszautasít” gombra kattintva a rendszer egy megerősítő kérdést küld.

Megerősítő kérdés

 

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. Az „Igen” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

12 Partnerek

Az almenüpontokon találhatóak partner személyek, partner szervezetek és ügyfél személyek bontásban a programban rögzített partnerek és ügyfelek. A menüpont alatti adatlisták tartalmát a „Partnerek menüponton megjelenítés tárolási mód szerint” általános jog szabályozza, amelynek segítségével szerepkör szinten beállítható, hogy a Partnerek menüpont alatt a tárolási mód szerint legyenek elérhetőek a partnerek és az ügyfelek.

 

12.1      Partner személyek

A „Partner személyek” menüponton a rendszerben rögzített partner személyeket lehet megtekinteni.

Partner személyek felület

12.1.1   Partner személy létrehozása

Új partner személy létrehozásához kattintsunk az „Új” gombra. Ekkor megjelenik egy új szerkesztő felület.

Az „Alapadatok" fülön adhatjuk meg a partner személy alapadatait.

Az „Előnév” mezőben a partner személy előnevét adhatjuk meg.

A „Vezetéknév” és a „Keresztnév” mezőben a partner személy nevét tudjuk megadni.

A „Nyomtatási név” mezőbe kattintva a rendszer automatikusan kitölti a mezőt, abban az esetben, ha előzetesen töltöttük a „Vezetéknév” és a „Keresztnév” mezőt.

Az „Adóazonosító” mezőben adhatjuk meg a partner személy adóazonosítóját.

Az „E-mail” mezőben van lehetőségünk megadni a partner személy e-mail címét. Az itt megadott e-mail cím, automatikusan alapértelmezett és hivatalos típusú lesz, de az „E-mail” kapcsolódó felületen lehetőségünk van másik e-mail címet beállítani alapértelmezettként.

A „Létrehozó személy” és a „Létrehozás ideje” mezőben a partner személyt rögzítő alkalmazott neve és ideje jelenik meg.

Az „Utolsó módosító személy” és az „Utolsó módosítás ideje” mezőben a partner személy adatait utoljára módosító alkalmazott neve és az ideje jelenik meg.

Az „Aktuális cím” felületen lehetőségünk van megadni a partner személy aktuális postai címét. Az itt megadott postai cím automatikusan alapértelmezett lesz, de a „Címek” kapcsolódó felületen lehetőségünk van másik postai cím beállítására. A partnernek e-mail cím vagy postai cím töltése kötelező.

A „Típus” mezőben a kódtételes lista segítségével tudjuk megadni a cím típusát.

Az „Ország” mezőben a „Magyarország” kódtétel kiválasztása esetén kötelezővé válik a „Megye”, „Település”, „Irányítószám, „Közterület” és a „Házszám” mezők töltése.

Partner személyek – Aktuális cím fül

 

Az „ Extra adatok ” lapfülön láthatók a partner személy születési adatai, illetve anyja neve.

A „Születési előnév” , „ Születési keresztnév” és „Születési vezetéknév” mezőket a rendszer automatikusan tölti abban az esetben, ha előzetesen töltöttük az „Előnév” , „Vezetéknév” és a „Keresztnév” mezőket. Az előbbieken túl a „ Születési keresztnév 2 ” mezőben lehet megadni a partner személy utónevét. E-papír feldolgozás során a 4T adatok kiolvasásakor ebbe a mezőbe menti a program a beküldő személy utónevét. A 4T adat lekérdezéshez pedig az itt szereplő nevet is figyelembe veszi a program az adatok előtöltésénél.

A „Születési dátum” mezőt a naptárnavigátor segítségével tölthetjük, illetve manuálisan is begépelhetjük. A „Születési dátum típusa” segítségével határozható meg, hogy az előző mezőben megadott érték milyen pontossággal szerepel (pl.: pontos, pontatlan, évhelyes, hónaphelyes).

A partner anyja neve „ Anyja előneve ”, „ Anyja vezetékneve ” és „ Anyja keresztneve ” bontásban adható meg. Az „ Anyja keresztneve 2 ” mezőben pedig az utónevét tudjuk megadni. E-papír feldolgozás során a 4T adatok kiolvasásakor ebbe a mezőbe menti a program a beküldő anyjának utónevét. A 4T adat lekérdezéshez pedig az itt szereplő nevet is figyelembe veszi a program az adatok előtöltésénél.

A „ Születési hely ” mező a szülővárossal tölthető, ezen túl rögzíthető a „Születési megye” és „ Születési ország ” is.

Extra adatok lapfül

 

Az „Alkalmazó szervezet” felületen lehetőségünk összerendelni a partner személyt a partner szervezeti egységgel.

A „Hozzáad” gombra kattintva a megjelenő választólistából kiválaszthatjuk a partner szervezeti egységet.

Partner személyek – Alkalmazó szervezetek fül

 

A „ Meghatalmazások ” lapfül listás felület, amelyben a partner személyhez tartozó sikeres rendelkezések láthatók.

A lista bal felső sarkában található „ Rendelkezési nyilvántartás ” funkciógomb segítségével lehet frissíteni az RNY bejegyzéseket.

 

Partner személyek – Meghatalmazások

 

A kötelező mezők megadása után, kattintsunk a „Mentés” gombra. A sikeres mentésről a rendszer információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

12.1.2   Partner személy szerkesztése

A partner személy adatainak módosításához jelöljük ki az adott partner személyt az adatlistában és kattintsunk a „Szerkeszt” gombra.

12.1.2.1    Kapcsolódások

A partner személy postai címeit, telefonszámát, e-mail címeit és honlap adatait a „Kapcsolódások” felnyíló menün keresztül lehet szerkeszteni.

Partner személyek szerkesztése felület

12.1.2.1.1   Címek

A „Címek” kapcsolódáson keresztül tekinthetjük meg a partner személyhez rögzített postai címeket.

Az „Új” gombra kattintva új postai címet rögzíthetünk a partner személyhez. Az új cím felvételére szolgáló szerkesztő felület töltése megegyezik a 12.1.1 fejezetben leírt lépésekkel.

Fontos tudni, hogy a rendszer több címet is tud tárolni, így lehetőségünk van több cím megadására, viszont csak „ Munkahelyi cím” és „Megszűnt cím” típussal rögzíthetünk több címet. Minden más címtípussal csak egyszer szerepelhet a postai cím a partner személynél. Abban az esetben, ha mégis rögzítenénk a fentieken kívül azonos címtípussal postai címet, a rendszer figyelmeztető üzenetet küld.

Figyelmeztető üzenet

 

Amennyiben módosítani szeretnénk egy korábban felvitt postai címet, jelöljük ki az adatlistában és kattintsunk a „ Szerkeszt ” gombra.

Abban az esetben, ha egy postai címet sztornózni szeretnénk, akkor a megfelelő cím kiválasztása után kattintsunk a „Sztornóz” gombra. Ekkor a rendszer egy megerősítő kérdést tesz fel.

Megerősítő kérdés

 

A „Mégse” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. Az „Ok” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

Abban az esetben, ha egy másik postai címet szeretnénk megjelölni aktuálisnak, akkor a válasszuk ki az adott postai címet a listából és kattintsunk az „Aktuális” gombra. Ekkor a rendszer egy megerősítő kérdést tesz fel.

Megerősítő kérdés

 

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. Az „Ok” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

12.1.2.1.2   Telefonok

A „Telefonok” kapcsolódáson keresztül tekinthetjük meg a partner személyhez rögzített telefonszámokat.

Új telefonszám rögzítéséhez kattintsunk az „Új” gombra. Ekkor megnyílik egy új szerkesztő felület.

A „Típus” mezőben kiválaszthatjuk a telefonszám típusát.

A „Telefonszám” mezőben adhatjuk meg a telefonszámot.

A „Leírás” mezőben további információt rögzíthetünk a telefonszámhoz.

Új telefonszám felvétele felület

 

A „Mentés” gombra kattintva az adatok mentésre kerülnek.

Amennyiben módosítani szeretnénk egy korábban felvitt telefonszámot, jelöljük ki az adatlistában és kattintsunk a „ Szerkeszt ” gombra.

Abban az esetben, ha egy telefonszámot sztornózni szeretnénk, akkor a megfelelő telefonszám kiválasztása után kattintsunk a „Sztornóz” gombra. Ekkor a rendszer egy megerősítő kérdést tesz fel.

Megerősítő kérdés

 

A „Mégse” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. Az „Ok” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

Abban az esetben, ha egy másik telefonszámot szeretnénk megjelölni aktuálisnak, akkor a válasszuk ki az adott telefonszámot a listából és kattintsunk az „Aktuális” gombra. Ekkor a rendszer egy megerősítő kérdést tesz fel.

Megerősítő kérdés

 

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. Az „Ok” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

12.1.2.1.1   E-mail címek

Az „E-mail” kapcsolódáson keresztül tekinthetjük meg a partner személyhez rögzített e-mail címeket.

Új e-mail cím rögzítéséhez kattintsunk az „Új” gombra. Ekkor megnyílik egy új szerkesztő felület.

A „Típus” mezőben adhatjuk meg az e-mail cím típusát.

Az „E-mail cím” mezőben adhatjuk meg az e-mail címet.

Új e-mail cím felvétele felület

 

A „Mentés” gombra kattintva az adatok mentésre kerülnek.

Amennyiben módosítani szeretnénk egy korábban felvitt e-mail címet, jelöljük ki az adatlistában és kattintsunk a „ Szerkeszt ” gombra.

Abban az esetben, ha egy e-mail címet sztornózni szeretnénk, akkor a megfelelő e-mail cím kiválasztása után kattintsunk a „Sztornóz” gombra. Ekkor a rendszer egy megerősítő kérdést tesz fel.

Megerősítő kérdés

 

A „Mégse” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. Az „Ok” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

Abban az esetben, ha egy másik e-mail címet szeretnénk megjelölni aktuálisnak, akkor a válasszuk ki az adott e-mail címet a listából és kattintsunk az „Aktuális” gombra. Ekkor a rendszer egy megerősítő kérdést tesz fel.

Megerősítő kérdés

 

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. Az „Ok” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

12.1.2.1.2   Honlapok

Az „Honlapok” kapcsolódáson keresztül tekinthetjük meg a partner személyhez rögzített honlapokat.

Új honlap rögzítéséhez kattintsunk az „Új” gombra. Ekkor megnyílik egy új szerkesztő felület.

A „Honlap címe” mezőben adhatjuk meg a honlap címét.

Új honlapcím felvétele felület

 

A „Mentés” gombra kattintva az adatok mentésre kerülnek.

Amennyiben módosítani szeretnénk egy korábban felvitt honlap címet, jelöljük ki az adatlistában és kattintsunk a „ Szerkeszt ” gombra.

Abban az esetben, ha egy honlap címet sztornózni szeretnénk, akkor a megfelelő honlap cím kiválasztása után kattintsunk a „Sztornóz” gombra. Ekkor a rendszer egy megerősítő kérdést tesz fel.

Megerősítő kérdés

 

A „Mégse” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. Az „Ok” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

Abban az esetben, ha egy másik honlap címet szeretnénk megjelölni aktuálisnak, akkor a válasszuk ki az adott honlap címet a listából és kattintsunk az „Aktuális” gombra. Ekkor a rendszer egy megerősítő kérdést tesz fel.

Megerősítő kérdés

 

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. Az „Ok” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

12.1.3   Partner személy archiválása és sztornózása

A partner személy archiválása vagy sztornózása után mind a két esetben az lesz az eredmény, hogy a partner személy nem lesz elérhető a választó listákban. Viszont fontos különbség, hogy az archivált személyt lehetőségünk van ismét elérhetővé tenni, míg ezt egy sztornózott partner személy esetén nincs lehetőségünk megtenni.

Amennyiben a partner személyt archiválni szeretnénk, akkor az „Archivált” billenő kapcsolót állítsuk „Igen” értékre és kattintsunk a „Mentés” gombra. A sikeres mentésről a rendszer információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

Az archivált személyt az „Archivált” sablonnézetben találhatjuk meg.

Amennyiben szeretnénk az archiválást megszüntetni, jelöljük ki a megfelelő partner személyt az adatlistában és kattintsunk az „Archiválás megszüntetése” gombra. Ekkor a rendszer egy megerősítő kérdést tesz fel.

Megerősítő kérdés

 

A „Mégsem” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. Az „Ok” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

Ezt követően a partner személy ismét megjelenik az „Aktív” sablonnézetben, és a későbbiekben elérhető a választó listákban.

Abban az esetben, ha egy partner személyt sztornózni szeretnénk, akkor a megfelelő partner személy kiválasztása után kattintsunk a „Sztornóz” gombra. Ekkor a rendszer egy megerősítő kérdést tesz fel.

Megerősítő kérdés

 

A „Mégse” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. Az „Ok” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

 

12.2      Partner szervezete k

A „Partner szervezetek” menüponton a rendszerben rögzített partner szervezeteket lehet megtekinteni.

Partner szervezeti egységek felület

12.2.1   Partner szervezet létrehozása

Új partner szervezet létrehozásához kattintsunk az „Új” gombra. Ekkor megjelenik egy új szerkesztő felület.

Az „Alapadatok” fülön adhatjuk meg a partner szervezeti egység alap adatait.

A „Felettes szervezet” mezőben megadhatunk egy másik már létező partner szervezeti egységet, annak érdekében, hogy a partner szervezeti egységet hierarchiába rendelhessük.

A „Név” mezőben adhatjuk meg a partner szervezeti egység nevét.

A „Kód” mezőbe kattintva a rendszer automatikusan generál egy egyedi kódot a szervezeti egységhez. Természetesen lehetőségünk van a partner szervezeti egység kódját módosítani, de ebben az esetben figyelnünk kell arra, hogy a megadott kód egyedi legyen, ugyanis a rendszerben csak egyedi kódokkal szerepelhetnek a partner szervezeti egységek. Abban az esetben, ha olyan kódot adunk meg, amely már szerepel a rendszerben, figyelmeztető üzenet küld a program.

Figyelmeztető üzenet

 

A „ Rövid név ” mezőben megadhatjuk a partner szervezet rövidített nevét, ami a későbbiekben a keresések alkalmával megkönnyíti a szervezet megtalálását.

Az „E-mail cím” mezőben a partner szervezethez tartozó e-mail címet adhatjuk meg. Az itt megadott e-mail cím, automatikusan alapértelmezett és hivatalos típusú lesz, de az „E-mail” kapcsolódó felületen lehetőségünk van másik e-mail címet beállítani alapértelmezettként.

A „Típus” mezőben meghatározhatjuk a partner szervezet típusát a kódtételek segítségével.

Az „Adószám” , „EU adószám”, „Cégjegyzékszám”, „EU cégjegyzékszám” és az „OM azonosító” mezőkben a partner szervezet azonosítóit adhatjuk meg.

A „Szervezeti leírás 1”, „Szervezeti leírás 2”, „Szervezeti leírás 3” és a „Szervezeti leírás 4” mezőkben a partner szervezetről további információkat tárolhatunk.

Partner szervezeti egységek – Alapadatok fül

 

Az „Aktuális cím” fülön lehetőségünk van megadni a partner személy aktuális postai címét. Az itt megadott postai cím automatikusan alapértelmezett lesz, de a „Címek” kapcsolódó felületen lehetőségünk van másik postai cím beállítására. A partnerhez e-mail cím vagy postai cím rögzítése kötelező.

A „Típus” mezőben a kódtételes lista segítségével tudjuk megadni a cím típusát.

Az „Ország” mezőben a „Magyarország” kódtétel kiválasztása esetén kötelezővé válik a „Megye”, „Település”, „Irányítószám, „Közterület” és a „Házszám” mezők töltése.

Partner szervezeti egységek – Aktuális cím fül

 

A „Helyi alkalmazottak” felületen lehetőségünk összerendelni a partner szervezetet a partner személyekkel.

A „Hozzáad” gombra kattintva a megjelenő választólistából kiválaszthatjuk a partner személyt.

Partner szervezeti egységek – Helyi alkalmazottak fül

 

A „Bankszámla számok” fülön van lehetőségünk a partner szervezethez bankszámla számokat rögzítenünk.

A „Hozzáad” gombra kattintva megjelenik egy új beviteli sor, ahol megadhatjuk a bankszámla szám adatait.

Partner szervezeti egységek – Bankszámla számok fül

 

A KÉR azonosítók lapfülön tudjuk rögzíteni a partner szervezeti egység KÉR azonosítóit. A Hozzáad funkciógomb segítségével akár több azonosító is rögzíthető egy szervezethez. Az Alapértelmezett jelölő Igen állásával lehet továbbá jelölni, hogy melyik azonosító tartozik alapértelmezetten a szervezethez.

Partner szervezeti egységek – KÉR azonosító fül

 

A „ Meghatalmazások ” lapfül listás felület, amelyben a partner személyhez tartozó sikeres rendelkezések láthatók.

A „ Rendelkezési nyilvántartás ” funkciógomb segítségével lehet frissíteni az RNY bejegyzéseket.

 

Partner szervezeti egységek –Meghatalmazások fül

 

A kötelező mezők megadása után, kattintsunk a „Mentés” gombra. A sikeres mentésről a rendszer információs ablakban tájékoztat.

Információs ablak

12.2.2   Partner szervezet szerkesztése

A partner szervezet adatainak módosításához jelöljük ki az adott partner szervezetet az adatlistában és kattintsunk a „Szerkeszt” gombra.

 

12.2.2.1    Kapcsolódások

A partner személy postai címeit, telefonszámát, e-mail címeit és honlap adatait a „Kapcsolódások” felnyíló menün keresztül lehet szerkeszteni.

Partner szervezet szerkesztése felület

12.2.2.2    Címek

A „Címek” kapcsolódáson keresztül tekinthetjük meg a partner szervezethez rögzített postai címeket.

A felület és az ott elérhető funkciók működése megegyezik a 12.1.2.1.1 fejezetben leírt lépésekkel.

12.2.2.3    Telefonok

A „Telefonok” kapcsolódáson keresztül tekinthetjük meg a partner szervezethez rögzített telefonszámokat.

A felület és az ott elérhető funkciók működése megegyezik a 12.1.2.1.2 fejezetben leírt lépésekkel.

12.2.2.4    E-mail címek

Az „E-mail” kapcsolódáson keresztül tekinthetjük meg a partner szervezethez rögzített e-mail címeket.

A felület és az ott elérhető funkciók működése megegyezik a 12.1.2.1.1 fejezetben leírt lépésekkel.

 

12.2.2.5    Honlapok

Az „Honlapok” kapcsolódáson keresztül tekinthetjük meg a partner szervezethez rögzített honlapokat.

A felület és az ott elérhető funkciók működése megegyezik a 12.1.2.1.2 fejezetben leírt lépésekkel.

 

12.2.3   Partner szervezet archiválása és sztornózása

A partner szervezet archiválása vagy sztornózása után mind a két esetben az lesz az eredmény, hogy a partner szervezet nem lesz elérhető a választó listákban. Viszont fontos különbség, hogy az archivált szervezetet lehetőségünk van ismét elérhetővé tenni, míg ezt egy sztornózott partner szervezet esetén nincs lehetőségünk megtenni.

A felület és az ott elérhető funkciók működése megegyezik a 12.1.3 fejezetben leírt lépésekkel.

 

13 Csoportos műveletek – szövegben korrigálni

A csoportos műveletek segítségével egyszerre több tétellel tud a felhasználó dolgozni. A funkciókat a „ Csoportos műveletek ” menüpont alatt érjük el. A menüpont fa-szerűen tartalmazza az almenüket, amelyek:

-           Küldemények

-           Iratok

-           Ügyiratok

-           Materiális példányok

Az almenüpontok jelzik tehát, hogy a hozzá tartozó felületen milyen tételekkel fogunk dolgozni. Az almenüpontok alatt újabb menüpont-bontásban érhetjük el a csoportos funkciókat. A szerkesztő felület a funkció menüpontjára kattintva jelenik meg.

Csoportos műveletek menüpont - bontása

13.1      Csoportos postázás

A csoportos postázás felület felépítése:

-           a felső sorban látható, hogy mely tételek csoportos postázását tudjuk elvégezni a felületen

-           lapfülek: A Keresési feltételek lapfülön a postázandó tételek szűkítése végezhető el a mezők segítségével. A Postázás adatai lapfülön a postázáshoz szükséges adatokat rögzíthetjük.

-           a láblécben láthatóak a funkciógombok.

 

Csoportos postázás felülete

 

Ahhoz, hogy a postázást el tudjuk végezni, meg kell határozni a postázandó tételek körét. Erre szolgál a „ Keresési feltételek ” lapfül, amelyen küldemény, ügyirat, materiális példány postázás szempontjából releváns mezők segítik a szűkítést.

A keresést eleve egy szűkített listában tudja a felhasználó elvégezni, ugyanis a program az alábbi szempontokat alapból figyelembe veszi, és csak azok között a tételek között engedi a keresést, amelyek megfelelnek ezeknek a feltételeknek.

 

Csak azokat a küldeményeket lehet csoportosan postázni, amelyekre az alábbiak igazak:

  - nem állnak postázás alatt,

  - az aktuális szervezet birtokában vannak,

  - a küldemény irata nem iktatott.

 

Csak azokat az ügyiratokat lehet csoportosan postázni, amelyekre az alábbiak igazak:

  - nem állnak postázás alatt,

- az aktuális szervezet birtokában vannak,

  - hozzáférője az ügyirathoz,

  - nincsenek irattárban.

 

Csak azokat a materiális példányokat lehet csoportosan postázni, amelyekre az alábbiak igazak:

  - nem állnak postázás alatt,

  - az aktuális szervezet birtokában vannak,

  - hozzáférője a materiális példány iratához,

  - nincsenek irattárban,

  - nincsenek ügyiratba szerelve.

 

A „ Tételek száma ” funkciógomb segítségével tájékozódhatunk arról, hogy hány tétel felel meg a keresési feltétel(ek)nek. Ezt a számot a „ Tételek száma ”-ra kattintást követően a funkciógomb mellett tüneteti fel.

 

„ Postázás adatai ” lapfülön a „ Címzett szervezet ” és „ Címzett személy ” mezőkben választhatjuk ki, hogy kik kapják meg a csoportos postázással a tételeket. A „ Címzett személy ” mező ügyiratok és küldemények postázása esetén inaktív egészen addig, amíg a címzett (belső) szervezetet nem jelölünk ki. A szervezet meghatározását követően a „Címzett személy” választólistájában csak azok jelennek meg, akik helyi alkalmazottjai a szervezeti egységnek. Ugyanez működik fordítva is, tehát ha a címzett személyt választjuk ki először, majd ezt követően a szervezetet, akkor a program már csak azok közül a szervezetek közül enged választani, amelyeknek helyi alkalmazottja a címzett személy.

A „ Postai cím ” mezőt automatikusan tölti a program a szervezet vagy a személy aktuálsi postai címével.

A „Kézbesítés módja” mezőnél tudjuk meghatározni azt, hogy milyen módon kézbesítjük a küldeményt.

Az „Átvétel módja” az átvétel feltételezett módját jelöli, „ Átvétel módja ” alapértelmezetten a „ Postalappal igazolt ” lesz.

A „ Csoport neve ” mező a csoportos postázás későbbi beazonosítását segíti. A mező típusa szabadkarakteres, ezért tetszőleges névvel láthatjuk el a csoportot, amit éppen postázni fogunk.

 

A „ Postázás ” gombra kattintva a program elvégzi a keresési feltételknek megfelelő tételek postázását. Ennek eredményéről tájékoztat a program. A postázott tételek az „ Átadás/Átvétel ” menüpont felől lesznek ezt követően elérhetőek.

 

A „ Mégse ” gombbal postázás elvégzése nélkül hagyhatjuk el a felületet.

 

Az „ Export ” gomb a kereséssel leszűrt tételek excel exportját biztosítja. A funkcióval egyúttal ellenőrizhetjük, hogy mely tételek kerülnek postázásra a címzett felé.

 

13.2      Csoportos lezárás

A csoportos lezárás felülete hasonló módon épül fel, mint a postázásé, annyi különbséggel, hogy itt nincs két lapfülre szeparálva a felület.

-           a felső sorban látható, hogy mely tételek csoportos lezárását tudjuk elvégezni a felületen

-           a láblécben láthatóak a funkciógombok.

13.2.1   Ügyiratok csoportos lezárása

 

Csoportos lezárás felülete

 

A lezárást megelőzően szükséges itt is megadni a keresési feltételeket, amelyek alapján a program kiválogatja azokat a tételeket, amelyek lezárásra kerülnek.

A keresést eleve egy szűkített listában tudja a felhasználó elvégezni, ugyanis a program az alábbi szempontokat alapból figyelembe veszi, és csak azok között a tételek között engedi a keresést, amelyek megfelelnek ezeknek a feltételeknek:

-           nem állnak postázás alatt,

-           az aktuális szervezeti egység birtokában vannak,

-           nincsenek sztornózva,

-           beszerelt ügyirat nem jelenik meg

-           nincsenek irattárban,

-           rendelkezzenek irattári tételszámmal,

 

A „ Tételek száma ” funkciógomb segítségével tájékozódhatunk arról, hogy hány tétel felel meg a keresési feltétel(ek)nek. Ezt a számot a „ Tételek száma ”-ra kattintást követően a funkciógomb mellett tüneteti fel.

 

A „ Lezárás ” gombra kattintva tudjuk elvégezni a keresési feltételeknek megfelelő ügyiratok lezárását. A művelet elvégzése előtt a program egy biztonsági kérdést tesz fel. Az OK gombra kattintva a program elvégzi a tételek lezárását, ennek eredményéről információs ablakban tájékoztat.

Megerősítést kérő ablak

A lezárás következtében az érintett tételek kikerülnek a csoportos lezárás listájából, és az „ Ügyiratok ” menüpont „ Összes aktív ” ügyirat nézetéből is. Az „ Irattárba adható ” nézetben azonban elérhetőek lesznek.

A „ Mégse ” gombbal a lezárás elvégzése nélkül hagyhatjuk el a felületet.

 

Az „ Export ” gomb a kereséssel leszűrt tételek excel exportját biztosítja. A funkcióval egyúttal ellenőrizhetjük, hogy mely tételek kerülnek lezárásra.

13.2.2   Materiális példányok csoportos lezárása

A materiális példányok csoportos lezárási felülete két lapfülre tagolható. Az első lapfülön lehet megadni a szűrési feltét(eke)t.

 

Keresési feltételek lapfül

 

A „ Tételek száma ” funkciógomb segítségével tájékozódhatunk arról, hogy hány tétel felel meg a keresési feltétel(ek)nek. Ezt a számot a „ Tételek száma ”-ra kattintást követően a funkciógomb mellett tüneteti fel.

 

A második lapfülön kell megadni a példány lezárásának dátumát.

 

Lezárási adatok lapfül

 

A „ Lezárás ” gombra kattintva tudjuk elvégezni a keresési feltételeknek megfelelő példányok lezárását. A művelet elvégzése előtt a program egy biztonsági kérdést tesz fel. Az OK gombra kattintva a program elvégzi a tételek lezárását, ennek eredményéről információs ablakban tájékoztat.

 

Megerősítést kérő ablak

 

A lezárást követően az érintett materiális példányok átkerülnek a Materiális példányok menüpont Elintézett nézetébe.

 

A „ Mégse ” gombbal a lezárás elvégzése nélkül hagyhatjuk el a felületet.

 

Az „ Export ” gomb a kereséssel leszűrt tételek excel exportját biztosítja. A funkcióval egyúttal ellenőrizhetjük, hogy mely tételek kerülnek lezárásra.

 

13.3      Csoportos irattárazás

A csoportos irattárazás felületének felépítése:

-           a felső sorban látható, hogy mely tételek csoportos irattárazását tudjuk elvégezni a felületen

-           lapfülek: A „ Keresési feltételek ” lapfülön az irattárazandó tételek szűkítése végezhető el a mezők segítségével. Az „ Irattárazási adatok ” lapfülön az irattárba adáshoz szükséges adatokat rögzíthetjük.

-           a láblécben láthatóak a funkciógombok.

 

Csoportos irattárazás felület

 

Az irattárazást megelőzően szükséges itt is megadni a keresési feltételeket a „ Keresési feltételek ” lapfülön, amelyek alapján a program kiválogatja azokat a tételeket, amelyek irattárba kerülnek.

A keresést eleve egy szűkített listában tudja a felhasználó elvégezni, ugyanis a program az alábbi szempontokat alapból figyelembe veszi, és csak azok között a tételek között engedi a keresést, amelyek megfelelnek ezeknek a feltételeknek:

-           a felhasználó hozzáférője,

-           le vannak zárva,

-           nincsenek irattárban,

-           nincsenek ügyiratba elhelyezve, valamint

-           nem állnak postázás alatt.

A „ Tételek száma ” funkciógomb segítségével tájékozódhatunk arról, hogy hány tétel felel meg a keresési feltétel(ek)nek. Ezt a számot a „ Tételek száma ”-ra kattintást követően a funkciógomb mellett tüneteti fel.

Az „ Irattárazási adatok ” lapfül „ Irattári hely ” mezőjében tudja a felhasználó kiválasztani azt a helyet, ahová a tételek elhelyezésre kerülnek.

Az „ Elhelyező személy ” és „ Elhelyezés ideje ” mezőket a program automatikusan tölti.

Irattárazási adatok lapfül

 

Az „ Irattáraz ” gombra kattintva a program elvégzi a tételek csoportos irattárba adását. A művelet elvégzése előtt a program egy biztonsági kérdést tesz fel. Az OK gombra kattintva a program elvégzi a tételek lezárását, ennek eredményéről információs ablakban tájékoztat.

Megerősítést kérő ablak

Az irattárazott tételek kikerülnek a csoportos irattárazás adatlistájából, továbbá az „ Ügyiratok ” menüpont „ Irattárba adható ” ügyirat nézetéből is. Az „ Ügyiratok ” menüponton azonban elérhetőek lesznek az „ Irattárban lévő ” nézetben.

A „ Mégse ” gombbal az irattárba adás elvégzése nélkül hagyhatjuk el a felületet.

 

Az „ Export ” gomb a kereséssel leszűrt tételek excel exportját biztosítja. A funkcióval egyúttal ellenőrizhetjük, hogy mely tételek kerülnek irattárba.

13.4      Csoportos központi irattárba küldés

A csoportos központi irattárba küldés felületének felépítése:

-           a felső sorban látható, hogy mely tételek csoportos központi irattárba küldését tudjuk elvégezni a felületen

-           lapfülek: A „ Keresési feltételek ” lapfülön az központi irattárba küldendő tételek szűkítése végezhető el a mezők segítségével. Az „ Irattárazási adatok ” lapfülön az irattárba adáshoz szükséges adatokat rögzíthetjük.

-           a láblécben láthatóak a funkciógombok.

Keresési feltételek lapfül

 

Az irattárazást megelőzően szükséges itt is megadni a keresési feltételeket a „ Keresési feltételek ” lapfülön, amelyek alapján a program kiválogatja azokat a tételeket, amelyeket központi irattárba szeretnénk küldeni.

A keresést eleve egy szűkített listában tudja a felhasználó elvégezni, ugyanis a program az alábbi szempontokat alapból figyelembe veszi, és csak azok között a tételek között engedi a keresést, amelyek megfelelnek ezeknek a feltételeknek:

-           az aktuális szervezeti egység a példány birtoklója

-           másodlati vagy másolati típusú a példány

-           ki van töltve a Példány elintézve mező (lezárásra került)

-           van irattári tételszáma mező.

 

A „ Tételek száma ” funkciógomb segítségével tájékozódhatunk arról, hogy hány tétel felel meg a keresési feltétel(ek)nek. Ezt a számot a „ Tételek száma ”-ra kattintást követően a funkciógomb mellett tüneteti fel a program.

 

Az „ Irattárazási adatok ” lapfül „ Központi irattár ” mezőjében tudja a felhasználó kiválasztani azt a helyet, ahová a tételek elhelyezésre kerülnek. Ennen a mezőnek az értékkészletét a KOZPONTI_IRATTARBA_KULDES paraméter határozza meg.

Irattárazási adatok lapfül

 

A „ Központi irattárba küldés ” gombra kattintva a program elvégzi a tételek csoportos központi irattárba küldését. A művelet elvégzése előtt a program egy biztonsági kérdést tesz fel. Az OK gombra kattintva a program elvégzi a tételek központi irattárba küldését, ennek eredményéről információs ablakban tájékoztat.

 

Megerősítést kérő ablak

 

Ezt követően a példány a központi irattár várható tételei közé kerül, átvételét követően pedig a Materiális példányok menüpont Elintézett nézetébe.

A „ Mégse ” gombbal az irattárba adás elvégzése nélkül hagyhatjuk el a felületet.

 

Az „ Export ” gomb a kereséssel leszűrt tételek excel exportját biztosítja. A funkcióval egyúttal ellenőrizhetjük, hogy mely tételek kerülnek irattárba.