Dokumentumok

Ebben a menüpontban a következő lehetőségek közül választhatunk:

• Dokumentumtár,
• Sablonok, segédletek,
• Dokumentumsablonok kezelése,
• Poszeidon.

Dokumentumtár

A Dokumentumtár almenün keresztül érhetik el a felhasználók a számukra releváns dokumentumok listáját, melyeket le is tölthetnek a rendszerből.

A listában azok a dokumentumok jelennek meg, amik az adott intézményhez, annak csoportjaihoz, gyermekeihez vagy alkalmazottjaihoz tartoznak. Az adott felhasználó szerepköre és csoporthoz kapcsolódó tulajdonságai alapján jogosult a dokumentumok elérésére.

A dokumentumok egy részét az intézményi adminisztrátorok tölthetik fel a rendszerbe (ezek jellemzően az intézményhez kapcsolódó kategóriába tartozó dokumentumok), más részük pedig bizonyos folyamatok futásakor kerül be a Dokumentumtárba (pl. a Felvétellel kapcsolatos dokumentumok vagy a Csoportjelenlét dokumentumai dokumentum kategóriák tartalma).

Azon dokumentumok esetén, amelyek iktatásra kötelezettek, az iktatószám is megjelenik a felületen.

A pedagógus szerepkörű felhasználók által feltöltött csoportra, gyermekekre vonatkozó dokumentumok is itt jelennek meg.

A Kapcsolódás és Kapcsolódó érték neve oszlop abban nyújt segítséget, hogy az adott dokumentum mely intézményhez, csoporthoz vagy gyermekhez tartozik, ezzel könnyítve a dokumentumok keresését.

Új dokumentum feltöltése

A dokumentumtárban a  gombra kattintva lehetőség van különböző kategóriákban fájlok feltöltésére.

A megjelenő felületen a dokumentum adatait lehet megadni, illetve magát a dokumentumot lehet becsatolni. Csak azok a dokumentum kategóriák választhatók ki, amelyikhez a felhasználónak lehetősége van dokumentumot feltölteni, iktatószámot pedig a feltöltés után, az iktatórendszertől kap a dokumentum.

Dokumentum kategóriák láthatósága

A feltöltéskor beállított dokumentum kategóriák alapján meghatározhatjuk a dokumentum láthatóságát is egyes szerepkörök számára. 

Dokumentum adatait utólag csak az módosíthatja, aki az adott dokumentumot feltöltötte.

1. Intézményi adminisztrátor szerepkör jogosultsággal elérhető dokumentum kategóriák: 

 Intézményi adminisztrátor az összes dokumentumkategóriában jogosult fájl feltöltésére illetve a dokumentumok letöltésére. 

 Az alábbi kategóriák kizárólag intézményi adminisztrátor szerepkörű felhasználóként érhetők el, tehát más szerepkörű felhasználó számára nem jelennek meg a Dokumentumtárban:

• Intézményi alapdokumentumok - vezetői
• Pedagógiai dokumentumok - vezetői - > ebben a kategóriában a továbbiakban nem lehet dokumentumot feltölteni;
• Nyilvántartások
• Intézményi önértékelés - vezetői - > ebben a kategóriában a továbbiakban nem lehet dokumentumot feltölteni
• Intézmény dokumentumai (Ez a dokumentum kategória az Intézmény menüben tölthető fel a Csatolt iratok részben)

2. Pedagógus szerepkör jogosultsággal elérhető dokumentum kategóriák: 

• Intézményi alapdokumentumok
• Szabályzatok
• Általános munkaügyi dokumentumok
• Általános munkaköri leírások
• Pedagógiai dokumentumok
• Alkalmazottak dokumentumai
• Célkitűzések dokumentumai - kizárólag a saját célokhoz rögzített célkitűzés dokumentumok
• Egyéb segédletek, leírások
• Portfólió - > ebben a kategóriában a továbbiakban nem lehet dokumentumot feltölteni
• Intézményi önértékelés - > ebben a kategóriában a továbbiakban nem lehet dokumentumot feltölteni
• Gyerekdosszié
• Gyerekdosszié - Anamnézis
• Csoportnapló
• Csoportdokumentumok
• Csoportjelenlét dokumentumai
• Igazolások
• Nevelési év nyitás-zárás dokumentumai

Az adott alkalmazott csoporthoz kapcsolódó tulajdonságai alapján jogosult a dokumentumok elérésére!

3. Egyéb alkalmazott szerepkör jogosultsággal elérhető dokumentum kategóriák: 

• Intézményi alapdokumentumok
• Szabályzatok
• Általános munkaügyi dokumentumok
• Általános munkaköri leírások
• Alkalmazottak dokumentumai
• Célkitűzések dokumentumai - kizárólag a saját célokhoz rögzített célkitűzés dokumentumok (ha van)
• Egyéb segédletek, leírások
• Portfólió - > ebben a kategóriában a továbbiakban nem lehet dokumentumot feltölteni
• Intézményi önértékelés - > ebben a kategóriában a továbbiakban nem lehet dokumentumot feltölteni
• Csoportnapló

Az adott alkalmazott csoporthoz kapcsolódó tulajdonságai alapján jogosult a dokumentumok elérésére!

4. Szülői szerepkör jogosultsággal elérhető dokumentum kategóriák: 

• Igazolások (csak törvényes képviselő számára)
• Gyerekdosszié 
• Gyerekdosszié - Anamnézis (csak törvényes képviselő számára)
• Csoportnapló (amennyiben a szülő számára látható bejegyzéshez tartozik)
• Óvodaszék/Szülő szervezet dokumentumai

5. Fenntartói szerepkör jogosultsággal elérhető dokumentum kategóriák: 

• Célkitűzések dokumentumai - kizárólag PED TÉR hozzáférési jogosultsággal

Sablonok, segédletek

Ezen az oldalon a rendszerben található, központilag feltöltött sablonokat érik el a felhasználók. Jogosultsági szintek szerint, az egyes szerepkörök birtokában eltérő sablonokat érhetünk el.

Dokumentumsablonok kezelése

Ezen az oldalon listázva láthatjuk a központilag betöltött, illetve az intézmény saját sablonjait is.

A rendszerben elérhető sablontípusok:

• Anamnézis
• Csoportnapló
• Felvételi döntés
• Felvételi előjegyzési napló
• Határozat

A dokumentumsablon kezelés funkcióit, a sablonok egyedi testreszabásának bemutatását valamint az intézményi sablonok használatára vonatkozó leírásunkat a Dokumentumsablonok kezelése Tudásbázis oldalon találják.

Poszeidon

POSZEIDON Ügyviteli és Iktatási rendszer elérése

A KRÉTA- POSZEIDON kibővített tanúsítvánnyal rendelkező, minősített szoftver, amely megfelel a Magyarországon hatályos jogszabályoknak és előírásoknak. Végig kíséri az iratokat a beérkezéstől vagy a keletkezéstől kezdve az irattárazáson és postázáson át a selejtezésig, legyenek azok elektronikus – e-mail, fájlban tárolt – és/vagy papíralapú dokumentumok.

Amennyiben az automatikusan megküldött illetve a megigényelt Poszeidon felhasználói hozzáférések elkészültek, a Poszeidon bejelentkező oldalán van lehetőségük a rendszerbe bejelentkezni az oviKRÉTA rendszermodultól függetlenül is.

Intézményi adminisztrátor és intézményegység adminisztrátor valamint fenntartó szerepkörű felhasználóknak az oviKRÉTA "Dokumentumok" menüpontjából is van lehetőségük átlépni a Poszeidon bejelentkező oldalára.

A Dokumentumok lenyíló listájából kiválasztható a Poszeidon almenü, melyet kiválasztva átnavigálhatunk a Poszeidon bejelentkező oldalára.