A Dokumentumtár almenün keresztül érhetik el a felhasználók a számukra releváns dokumentumok listáját, melyeket le is tölthetnek a rendszerből.

A listában azok a dokumentumok jelennek meg, amik az adott intézményhez, annak csoportjaihoz, gyermekeihez vagy alkalmazottjaihoz tartoznak. Az adott felhasználó szerepköre és csoporthoz kapcsolódó tulajdonságai alapján jogosult a dokumentumok elérésére. Az intézményi adminisztrátor számára a képernyő tetején kiválasztott nevelési év dokumentumai kerülnek listázásra.

A dokumentumok egy részét az intézményi adminisztrátorok tölthetik fel a rendszerbe (ezek jellemzően az intézményhez kapcsolódó kategóriába tartozó dokumentumok), más részük pedig bizonyos folyamatok futásakor kerül be a Dokumentumtárba (pl. a Felvétellel kapcsolatos dokumentumok vagy a Csoportjelenlét dokumentumai dokumentum kategóriák tartalma).

Azon dokumentumok esetén, amelyek iktatásra kötelezettek, az iktatószám is megjelenik a felületen.

A pedagógus szerepkörű felhasználók által feltöltött csoportra, gyermekekre vonatkozó dokumentumok is itt jelennek meg.

A Kapcsolódás és Kapcsolódó érték neve oszlop abban nyújt segítséget, hogy az adott dokumentum mely intézményhez, csoporthoz vagy gyermekhez tartozik, ezzel könnyítve a dokumentumok keresését.

Új dokumentum feltöltése

A dokumentumtárban a  gombra kattintva lehetőség van különböző kategóriákban fájlok feltöltésére.

A megjelenő felületen a dokumentum adatait lehet megadni, illetve magát a dokumentumot lehet becsatolni. Csak azok a dokumentum kategóriák választhatók ki, amelyikhez a felhasználónak lehetősége van dokumentumot feltölteni, iktatószámot pedig a feltöltés után, az iktatórendszertől kap a dokumentum.

Dokumentum kategóriák láthatósága

A feltöltéskor beállított dokumentum kategóriák alapján meghatározhatjuk a dokumentum láthatóságát is egyes szerepkörök számára. 

Dokumentum adatait utólag csak az módosíthatja, aki az adott dokumentumot feltöltötte.

1. Intézményi adminisztrátor szerepkör jogosultsággal elérhető dokumentum kategóriák: 

 Intézményi adminisztrátor az összes dokumentumkategóriában jogosult fájl feltöltésére illetve a dokumentumok letöltésére. 

 Az alábbi kategóriák kizárólag intézményi adminisztrátor szerepkörű felhasználóként érhetők el, tehát egyéb szerepkör számára nem jelennek meg a Dokumentumtárban:

• Intézményi alapdokumentumok - vezetői
• Pedagógiai dokumentumok - vezetői
• Nyilvántartások
• Intézményi önértékelés - vezetői
• Intézmény dokumentumai (Ez a dokumentum kategória az Intézmény menüben tölthető fel a Csatolt iratok részben)

2. Pedagógus szerepkör jogosultsággal elérhető dokumentum kategóriák: 

• Intézményi alapdokumentumok
• Szabályzatok
• Munkaügyi dokumentumok
• Munkaköri leírások
• Pedagógiai dokumentumok
• Alkalmazottak dokumentumai
• Egyéb segédletek, leírások
• Portfólió
• Intézményi önértékelés
• Gyerekdosszié
• Csoportnapló
• Csoportdokumentumok
• Csoportjelenlét dokumentumai
• Igazolások
• Felvétellel kapcsolatos dokumentumok
• Nevelési év nyitás-zárás dokumentumai

Az adott alkalmazott csoporthoz kapcsolódó tulajdonságai alapján jogosult a dokumentumok elérésére.

3. Egyéb alkalmazott szerepkör jogosultsággal elérhető dokumentum kategóriák: 

• Intézményi alapdokumentumok
• Szabályzatok
• Munkaügyi dokumentumok
• Munkaköri leírások
• Alkalmazottak dokumentumai
• Egyéb segédletek, leírások
• Portfólió
• Intézményi önértékelés
• Gyerekdosszié
• Csoportnapló
• Csoportjelenlét dokumentumai
• Igazolások
• Felvétellel kapcsolatos dokumentumok
• Nevelési év nyitás-zárás dokumentumai

Az adott alkalmazott csoporthoz kapcsolódó tulajdonságai alapján jogosult a dokumentumok elérésére.

Sablonok, segédletek

Ezen az oldalon a rendszerben található, központilag feltöltött sablonokat érik el a felhasználók. Jogosultsági szintek szerint, az egyes szerepkörök birtokában eltérő sablonokat érhetünk el.