oviKRÉTA - Beiratkozás új funkciók
2025.04.09. szerda 9:30 https://www.youtube.com/live/ZWxzVMDCmyk
Az oviKRÉTA „Beiratkozás” új funkcióinak ismertetése, az adminisztrációs folyamatok bemutatása.
Az élő közvetítésben bemutatjuk az oviKRÉTA beiratkozás új funkcióit. A nézők megismerkedhetnek a gyermek adatok egyszerű beimportálásával, valamint bemutatásra kerül, hogyan van lehetőség felvételi döntések, határozatok valamint Felvételi előjegyzési napló generálására.
Beiratkozás
Az intézménybe felvételre jelentkező gyermekek listázására (a lista rendezésére, exportálására és szűrésére), új óvodai felvételre jelentkező gyermekek rögzítésre, Excel állományból történő importálására, illetve a dokumentumok generálására, nyomtatására és a felvett gyermekek adatainak a rendszerbe történő betöltésére a Beiratkozás menüre kattintva van lehetősége az Intézményi adminisztrátor valamint Intézményegység adminisztrátor szerepkörrel rendelkező felhasználóknak.
- Új beiratkozó gyermek egyedi hozzáadása, vagy tömeges adatállomány feltöltése az Excel import segítségével: a gyermek alapadatok, valamint 1 törvényes képviselő adatainak kitöltése
- Felvételi eljárás lefolytatása, a Felvétel adatok oldal kitöltése
- Határozat / Döntés előzetes megtekintése, generálása.
- Gyermek generálás: a gyermek adatainak átemelése az intézményi Gyermekek menübe (az első nevelési naptól függően automatikusan a megfelelő nevelési évre történik)
- Felvételi előjegyzési napló előzetes megtekintése, nevelési év végén történő lezárása.
A Beiratkozási listában a székhelyről elérhető az összes feladatellátási helyre jelentkezett gyermek. A középen látható "Kiválasztott feladatellátási hely" szűrő segítségével könnyen kiválasztható, hogy éppen melyik feladatellátási hely listáját szeretnénk megtekinteni.
Új beiratkozó gyermek rögzítése
A 
gombra kattintva egy új gyermek adatait lehet rögzíteni:
Az Alapadatok és Felügyeleti jog oldalakon a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező. Mentés után a gyermek adatai megjelennek a listafelületen mentett státuszban.
Legalább egy személy megadása szükséges! Legalább egy olyan felügyeleti jogosult megadása kötelező, aki a gyermek törvényes képviselője!
Mentett státusz: a gyermek előzetes alapadatai feltöltésre kerültek (új gyermekként, vagy sablon segítségével) Mentett státuszú gyermek a listából törölhető a kuka ikon segítségével.
További adatok megadására a Felvétel adatok oldal áll rendelkezésre. A szerkesztéshez kattintson a ceruza ikonra az adott gyermeknél.
Felvétel adatok rögzítése
Ezen az oldalon adminisztrálható a gyermekek felvételre jelentkezése. A rögzített adatok alapján mentést követően a listafelületen megjelenik a beiratkozás státusza is.
Az óvodai jogviszony a beíratás napján jön létre, ez a Felvétel időpontja. A gyermek az óvodai jogviszonyon alapuló jogait a beíratás napjától kezdve gyakorolhatja. Jogszabály, továbbá az óvoda házirendje egyes jogok gyakorlását az első nevelési év megkezdéséhez kötheti.
Az első nevelési nap a jogviszony gyakorlásának a kezdetét jelenti. A rendszer működése értelmében ettől a naptól kerül be a gyermek a Gyermekek menü nyilvántartásába, ez az igénybevétel kezdete.
Kiválasztott feladatellátási hely
A gyermek Felvétel adatok oldalán található "Kiválasztott feladatellátási hely" mezőben látható az aktuális (intézményválasztóban is megjelenő) intézménnyel megegyező feladatellátási hely.
Amennyiben másik feladatellátási helyre történik a gyermek felvétele, úgy ebben a mezőben van lehetőség a módosításra a felvétel előtt.
A mező jobb szélén található X ikonra kattintva a legördülő intézményi listából kiválasztható a megfelelő feladatellátási hely.
A rendszer figyelmeztető üzenetekben megerősítést kér, mielőtt a Felvételre jelentkezett, illetve a Felvételt nyert mező értékek módosításra kerülnének:
A beiratkozást nyomon követő státuszok
A beiratkozás folyamán az alábbi státuszok alapján nyomon követhető a gyermek státusza:
- Mentett - a gyermek előzetes adatai feltöltésre kerültek (új gyermekként, vagy sablon segítségével) A Felvételre jelentkezett mező értéke üres.
- Előjegyzett - a gyermek Felvétel adatok oldalán a Felvételre jelentkezett mező kitöltésre került: "igen" értékkel.
- Nem jelentkezett - a gyermek Felvétel adatok oldalán a Felvételre jelentkezett mező kitöltésre kerül: "nem" értékkel.
- Felvett - a gyermek Felvétel adatok oldalán a Felvételt nyert mező kitöltésre kerül: "igen" értékkel.
- Elutasított - a gyermek Felvétel adatok oldalán a Felvételt nyert mező kitöltésre kerül: "nem" értékkel.
- Felmentett - a gyermek Felvétel adatok oldalán a Felmentést kért mezőben a Felmentést kapott listaelem került kiválasztásra.
Új beiratkozó gyermekek tömeges beimportálása
Az Excel állomány sablonját a
ikonra kattintva lehet letölteni.
A Excel sablon kitöltését követően az
gombra kattintva lehet a gyermekek adatait beimportálni a Beiratkozási listába.
A letöltött Excel sablon MINTA adatokat tartalmaz,
kérjük kitöltés előtt töröljék a minta gyermek adatokat!
Az Excel import gombra kattintást követően lehet kiválasztani a betöltendő állományt. A betöltés eredményéről a rendszer tájékoztat és sikeres betöltés esetén a listafelületen megjelenik a feltöltött gyermek adata.
Kötelezően kitöltendő mezők:
- Gyermek: Családi név
- Gyermek: Utónév
- Édesanya: Születési családi név
- Édesanya: Születési utónév
- Apa/Törvényes képviselő neve
- Születési hely (ország)
- Születési hely (helység)
- Születési idő
- Állampolgárság
- Gyermek neme
Az importálás csak abban az esetben történik meg, ha az állomány formátuma, adattartalma megegyezik az elvárttal, illetve minden kötelező adat kitöltésre került.
Amennyiben nem sikerül a betöltés, a rendszerből egy szintén Excel formátumú, tételes hibalista tölthető le, melynek nyomán az importállomány hibái javíthatók és a feltöltés megismételhető.
A sablonnal betöltött gyermekek Mentett státuszba kerülnek, és mindaddig törölhetők amíg a felvételi adatainál a "Felvételre jelentkezett" mező értéke nincs kitöltve, vagyis üres.
A sablon adattartalmától függően jelennek meg az adatok. Amennyiben a cím adatok közül bármelyik érték hiányzik (ország, közterület, stb.) a feltöltött sablonból, a rendszer ismeretlen címként tölti be.
Felvételi adatok további szerkesztése
A gyermek melletti szerkesztés
ikonra kattintást követően lehet kiválasztani a Felvétel adatok fület, ahol a megjelenő űrlapon a felvétellel kapcsolatos információkat lehet rögzíteni.
Módosítást követően a listafelületen módosul a státusz is.
Felvételi előjegyzési napló
A felvételi előjegyzési naplóban az aktuális nevelési évben felvételre jelentkezett gyermekek jelennek meg.
A napló összesített adatai tartalmazza a felvételre jelentkező, a felvett és a fellebbezés eredményeként felvett gyermekek számát.
A feladatellátási helyre vonatkozóan lehet letölteni a Felvételi előjegyzési naplót. Csak olyan gyermek adata kerül bele, akiknél a Felvétel adatok űrlapon a Felvételre jelentkezett mező értéke „Igen”. Azaz azok a gyermekek, akiknek adatlapja mentésre került, de végül nem jelentkeztek az intézménybe, nem kerülnek be a naplóba.
Az év közben folyamatosan jelentkező gyermekeket a nevelési év első és utolsó napja közötti időszakban tartalmazza a napló. Előzetes megtekintés esetén a dokumentumok nem kerülnek tárolásra az iktatórendszerben.
A generálás funkció iktatja és a Dokumentumtárban elérhetővé teszi a generált dokumentumokat, ezért vissza nem vonható!
Határozatok, felvételi döntések generálása, nyomtatása
Szintén a felületen látható, az esetlegesen beállított szűréseknek megfelelő gyermekekre vonatkozóan lehet jóváhagyó felvételi döntéseket, vagy elutasító határozatokat generálni, nyomtatni.
Határozat:
Csak Elutasított státuszban lévő gyermek esetén történhet meg az elutasító határozat generálás, akiknél a Felvételi adatok űrlapon a Felvételre jelentkezett mező értéke „Igen”, és ezzel egyidejűleg a Felvett mező értéke "Nem".
Nyomtatásra generálást követően van lehetőség. Azaz azon gyermek számára, akik ugyan előjegyzésre kerültek, de végül nem jelentkeztek az intézménybe, vagy jelentkeztek ugyan, de jelentkezésük még nem került elbírálásra, a rendszer nem generál határozatot.
Felvételi döntés:
Csak Felvett státuszban lévő gyermek esetén történik meg a felvételi döntés generálás, akiknél a Felvételi adatok űrlapon a Felvételre jelentkezett mező értéke „Igen”, és ezzel egyidejűleg a Felvett mező értéke "Igen".
Azaz azon gyermek számára, akik ugyan előjegyzésre kerültek, de végül nem jelentkeztek az intézménybe, vagy jelentkeztek ugyan, de jelentkezésük még nem került elbírálásra, a rendszer nem generál döntést. Nyomtatásra generálást követően van lehetőség.
A generált felvételi döntések és határozatok a Dokumentumtárba is bekerülnek.
Amennyiben a felhasználó a Határozatok, Felvételi döntések nyomtatása gombra kattint, a rendszer kikeresi a Dokumentumtárból a keresett gyermekekre vonatkozó dokumentumokat, amelyek egy zip formátumú fájlban válnak letölthetővé. Amennyiben egy gyermekhez több dokumentum is található (például először elutasításra került, majd fellebbezés eredményeként felvételt nyert), az időben legfrissebb határozat kerül a fájlba.
Előzetes megtekintés esetén a dokumentumok nem kerülnek tárolásra az iktatórendszerben.
A generált dokumentumok elérhetőek a gyermek Csatolt iratok oldalán is:
Gyermek generálás
Szintén a felületen látható, az esetlegesen beállított szűréseknek megfelelő gyermekekre vonatkozóan lehet a Felvett státuszú beiratkozó gyermekek adatait az óvoda "Gyermekek" nyilvántartásába áttölteni. Csak Felvett státuszú gyermek esetén történik meg a gyermek generálás, akinél a Felvételi adatok űrlapon a Felvételre jelentkezett mező értéke „Igen”, és ezzel egyidejűleg a Felvett mező értéke is "Igen".
Amennyiben az első nevelési nap a következő nevelési évben van, úgy a felvett gyermekek listája nem az aktív, hanem a következő nevelési évben tekinthető meg a Gyermekek menüben.
Amennyiben a jogviszony kezdete a következő nevelési évben van, úgy a felvett gyermekek listáját nem az aktív, hanem a következő nevelési évben tekinthetik meg.
Exportálás
Szintén a felületen látható, az esetlegesen beállított szűréseknek megfelelő gyermekekre vonatkozóan lehet az óvodai nevelésre kötelezett gyermekek adatait az 
gombra kattintva Excel táblázatban letölteni számítógépünkre.
A táblázatban megtalálható az összes olyan adat, amit a rendszer tartalmaz a beiratkozáshoz kapcsolódó felületeken.
