A KRÉTA Adminisztrációs rendszer 'Helyettesítések' menüpontjában írhatunk ki helyettesítést a pedagógusok számára, ha ez szükségessé válik.
A kiírt vagy törölt helyettesítésekről a KRÉTA rendszer automatikus e-mail üzenetet küld az érintett Pedagógus számára, amennyiben ezt az e-Napló felület Profilbeállítások részén a Pedagógus ki nem kapcsolta.
Helyettesítés kiírásának lépései
Válasszuk ki a helyettesítendő pedagógust a bal oldalon található keresősávban, majd kattintsunk a 
gombra.
Ilyenkor a kiválasztott pedagógus órarendje válik láthatóvá az aktuális napon/héten Tanórai és Napirend nézetben egyaránt. Ez a nézet teljesen megegyezik a tanári felületen találhatóval.
Ha ezután feleslegessé válik a keresősáv, akkor képernyő bal oldalán található, függőleges 
gombbal elrejthetjük, így a többi felület is nagyobb méretű lehet.
Válasszuk azt a napot/hetet, amikorra ki kell írni a helyettesítést.
Ehhez használjuk az órarend fölött található gombokat: egy héttel vissza 
; egy héttel előre 
; ugrás a mai napra a 
gombbal; hétválasztás a legördülő listából.
Kattintsunk a helyettesítendő órára, melynek hatására egy újabb ablak nyílik meg.
Az új ablakban válasszuk ki a helyettesítő pedagógust a legördülő listákból, amennyiben több héten keresztül ugyan ennek az órának a helyettesítését kezeljük a 'Helyettesítés adott időszakra' jelölését követően a Helyettesítési időszak vége dátumát adjuk meg, majd a helyettesítés típusát (ami alapértelmezetten a helyettesítés), végül írjunk megjegyzést (nem kötelező) a helyettesítés oka szövegdobozba.
Kattintsunk a ment 
gombra, ha véglegesíteni akarjuk a helyettesítés kiírását, vagy a 
gombra, ha nem.
Ha a tanóra elmarad, akkor nem kell beállítani semmit sem, és az 
gombra kattintsunk.
Óracsere
Óracsere funkcióról bővebben az alábbi oldalon olvashat.
Összevont helyettesítés
Az intézményi rendszerben lehetőslég van arra, hogy egy pedagógus, több kolléga óráját tartsa meg ún. összevont helyettesítéssel, tehát amikor – akár a saját órája mellett – több csoport/osztály óráját vonja össze. Ilyen értelemben tehát ha egy pedagógust az intézmény korábban kiírt helyettesíteni, akkor továbbra is lehetőséget biztosít a rendszer, hogy egy másik osztály vagy csoport óráját is a helyettesíthesse.
Ez a funkció – különös tekintettel pl. akkor amikor több pedagógus is hiányzik – rugalmasan biztosítja annak lehetőségét, hogy egy tanár több másik kolléga óráját is tudja helyettesíteni.