A KRÉTA e-Ügyintézés intézményi felületei működésének szabályozása a bal oldali menüsoron található  -menüpont kiválasztásával történik.

A beállítások szekciókra bontva végezhetők el. A beállítások témakörei (szekciói), amelyekben rögzíthetők a működési paraméterek:

• Intézményi adatok
• Ügyintézés (ügyintézők és teendők beállításai)
• Pénzügyi modul (amennyiben az intézmény számára elérhető)
• Üzenetek
• Terembérlet (amennyiben az intézmény számára elérhető)

Intézményi adatok

Az intézményi adatok beállításainál a beállítások megadása előtt jelölőnégyzetben történő pipálással meg kell adnunk a feladatkört (feladatköröket), amelyekre a beállítások vonatkoznak:

Az általános iskolai köznevelési feladatok ellátása esetén, a bejelölést követően lenyíló ablakban állíthatók be az intézményben működő tagozatok. Új tagozat felvétele az gombra kattintva vehető fel (bővíthetők a tagozatok táblázat sorai). A "Választható?" oszlopban jelölőnégyzetben történő bejelöléssel szabályozható, hogy az adott tagozat kiválasztható legyen-e a szülői/törvényes képviselői oldalon a beiratkozás folyamatában vagy sem. A megadott tagozatot agombra kattintva tudjuk rögzíteni, a gombbal a rögzítés folyamatát meg lehet szakítani. A már rögzített tagozatok elnevezését a  gomb megnyomásával tudjuk módosítani,  gombra kattintva pedig eltávolíthatjuk a tagozatok listájából.

Ügyintézés

Az Ügyintézés fülön beállítható jellemzők:

1. Intézményi értesítési e-mail cím
2. Ügytípusok automatikus ügyintézőhöz és aláíróhoz rendelésének beállítása
3. Aláírás és iktatás szükségességének beállítása
4. Automatikusan végrehajtható teendők beállításai

Intézményi értesítési e-mail cím

Az intézményi értesítési e-mail cím (ahová a rendszer az új vagy hiánypótlás után beküldött ügyekről az értesítést küldi) a szövegmezőbe írható be a mező szerkesztésre történő megnyitását követően ( gomb). A megadott e-mail címet a  gombra kattintva tudjuk rögzíteni, illetve a már rögzített e-mail címet a  gombra kattintva tudjuk törölni. A mező kitöltése kötelező.

Ügytípusok automatikus ügyintézőhöz és aláíróhoz rendelésének beállítása

Az ügytípusok automatikus ügyintézőhöz rendelések beállításainál az adott ügytípuskód sorában a gombra kattintással legördülő menüből választható ki az az ügyintéző, aki az adott folyamat alapértelmezett ügyintézője és aláírója lesz. A kiválasztott ügyintézőt a gombra kattintva tudjuk rögzíteni, illetve a már rögzített ügyintézőt pedig a gombra kattintva tudjuk eltávolítani az ügyintézők listájából.

Csak azok az alkalmazottak jelennek meg az ügyintézői listában, akik rendelkeznek e-ügyintéző jogosultsággal. Kiválasztható még az adott tanuló osztályfőnöke, vagy hogy egyáltalán ne legyen ügyintézőhöz rendelve alapértelmezetten az ügy.

Az "aláírva kell beküldeni" oszlopban a jelölőnégyzet bepipálásával lehet beállítani, hogy a kérelemet indításakor el kell-e látni digitális aláírással, vagy papíralapon aláírva is el kell juttatni az intézménynek.

Amennyiben az "Aláírva kell beküldeni" jelölőnégyzet bepipálásra került, akkor a kérelmezői oldalon az alábbi figyelmeztető felirat jelenik meg:

Az intézményi oldalon a kérelem postai úton történő beérkeztetését és ennek a nyugtázását követően lehet az adott e-ügy intézését folytatni:

Beérkeztetés és nyugtázás után az intézményi oldalon a kérelem állapotának megjelenése az alábbi:

Az Iktatandó jelölőnégyzet csak a Tanulói mulasztás igazolása (TMGI) ügycsoport esetében kapcsolható.

Automatikusan végrehajtható teendők beállításai

Az automatikusan végrehajtható teendők beállításai során agombra kattintást követően a jelölőnégyzetben történő bepipálással állítható be a megadott ügytípusoknál, hogy a folyamat automatikusan legyen-e végrehajtva a KRÉTA-rendszerben vagy sem. Ha a felhasználónak van megfelelő jogosultsága és a feladat még nincs készre jelölve a teendők-listában, akkor pozitív döntés esetén a rendszer automatikusan elvégzi a feladatot. A végrehajtandó feladatot a -gombra kattintva tudjuk rögzíteni, a (mégse) gomb megnyomásával kiléphetünk az adott sorból.

Pénzügyi modul

A fülön azt az intézményi e-mail címet lehet megadni, ahová az esetleges fizetési felszólítások másolatát küldi el a rendszer.

A gombra kattintással megadható az adat, melyet a  gombra kattintva tudunk rögzíteni, illetve a már korábban rögzített címet a  gombra kattintva tudjuk eltávolítani.

Üzenetek

Az Üzenetkezelés funkció beállítása az Üzenetek fülön történik, ahol a jelölőnégyzet bepipálásával engedélyezhetjük, illetve a pipa kivételével kikapcsolhatjuk az üzenetküldési funkciót (az alapbeállítása a programnak a funkció engedélyezése).

Üzenetküldési engedélyek

Az Üzenetküldési engedélyek táblázatban (mátrixban) a sor végén található szerkesztő ikonra () kattintva tudjuk az üzenetküldés Küldő és Fogadó irányait beállítani:

Az értékek (Igen/nem vagy Igen/Nem/Saját) lenyíló menüből választhatók:

• Az IGEN-érték azt jelenti, hogy a Küldő – > Fogadó irányban engedélyezzük az üzenetváltást az intézményi rendszerben minden olyan felhasználó részére, aki az adott sor- illetve az oszlop fejlécben megnevezett.
• A NEM-érték azt jelenti, hogy a Küldő – > Fogadó irányban nem engedélyezzük az üzenetváltást az intézményi rendszerben minden olyan felhasználó részére, aki az adott sor- illetve az oszlop fejlécben megnevezett.
• A SAJÁT-érték azt jelenti, hogy a Küldő – > Fogadó irányban csak olyan felhasználó(k) részére küldhető üzenet, aki(k) egy adott osztályhoz / csoporthoz tartoznak.

Az üzenetküldési engedélyek beállításait a sor végén található  gombra kattintva tudjuk rögzíteni, illetve a kiválasztott beállítást pedig a  gombra kattintva tudjuk visszavonni.

Az Alkalmazott - kategória magában foglalja az összes intézményi alkalmazottat, akik a KRÉTA Adminisztrációs moduljának Alkalmazottak-ablakában alkalmazottként rögzíthető a rendszerben (az alkalmazottak részletes leírása itt található meg a tudásbázisban: Alkalmazottak).

SZMK = Szülői Munkaközösség képviselője vagy helyettese, akit egy adott osztályhoz az Osztály adatainak beállításakor a KRÉTA Adminisztrátori moduljában rögzítettek.

Üzenetküldési korlátozások

Kétféle üzenetküldési korlátozások is beállítható:

1. a naponta küldhető üzenetek száma
2. címzettek mennyiségének korlátozása üzenetenként egyre

A gombra kattintással szerkeszthetővá válik a sor. Adatot a gombra kattintva tudunk rögzíteni. A korlátozásmentességet a "Nincs korlátozás" jelölőnégyzetének bepipálásával lehet engedélyezni, az üzenetenként egy címzetti korlátozást az oszlop jelölőnégyzetének bepipálásával lehet rögzíteni.

Az esetleges korlátozásokról ad adott felhasználók értesítést kapnak:

Terembérlet

A fülön megadható

• az az e-mail cím, ahová a rendszer a terembérlettel kapcsolatos e-maileket küldi;
• az intézményi tűzvédelmi szabályzat elérhetősége és
• az intézményi belaesetvédelmi szabályzat elérhetősége.

A mezők a gombra kattintással válnak szerkeszthetővé, a  gombra kattintva tudunk rögzíteni, illetve a már korábban rögzített adatot a  gombra kattintva tudjuk eltávolítani.