A felső menü sorban az Alkalmazottak menüpontra kattintva az intézmény összes alkalmazottját listázva láthatjuk.
Alkalmazottak adatainak listázása, karbantartása
A rendszerbe felvett alkalmazottak listázására (a lista rendezésére és szűrésére), exportálására, módosítására és új alkalmazott felvételére az Alkalmazottak menüre kattintva van lehetősége az Intézményi adminisztrátor szerepkörrel rendelkező felhasználóknak.
A megjelenő listafelületen az alkalmazottak melletti
ikonra kattintva egy már korábban felvett alkalmazott adatait lehet módosítani, míg az 
gombra kattintva egy új alkalmazottat lehet rögzíteni.
Új alkalmazott hozzáadása
A megjelenő felület első fülén az Alapadatokat lehet megadni, míg a második fülön a Jogviszony adatokat. Cím, telefonszám és e-mail adatokból bármennyi felvételére van lehetőség.
FONTOS!
A "Meghatározó feladatellátási hely" négyzet nevelési évtől függően jelölhető!
A checkbox új alkalmazott létrehozása esetén nem szerkeszthető. Kérjük, hogy az adatok mentését követően, az alkalmazott szerkesztése felületen jelölje be a Meghatározó feladatellátási helyet valamennyi érintett nevelési évre vonatkozóan.
A pedagógusok teljesítményértékelésének lefolytatásához egy nevelési évben egy oktatási azonosítóhoz egy meghatározó feladatellátási helyet lehet megjelölni.
Az "Oktatási azonosító" kitöltése abban az esetben nem kötelező, ha a Jogviszony oldalon "Egyéb" munkakör kategória kerül kiválasztásra, például konyhai kisegítő, takarító.
Abban az esetben is aktív és bejelölhető az "Oktatási azonosítóval nem rendelkezik" checkbox, ha oktatási azonosítóval nem rendelkezik a (fő)igazgató.
Szerepkörök
Az alkalmazottakhoz jelölőnégyzet segítségével adható jogosultsági szerepkör. Egyszerre csak 1 szerepkör adható meg (kiegészítő szerepkörök nélkül).
- Pedagógus - A pedagógushoz rendelt csoport(ok) és az azokba tartozó gyermekek adminisztrációját biztosító szerepkör.
- Intézményi adminisztrátor - Az intézmény és a hozzátartozó feladatellátási helyek összes üzleti funkciójának használatát biztosító szerepkör, amellyel a felhasználó az intézménybe járó gyermekek, csoportok és alkalmazottak adatait korlátozás nélkül megtekintheti, adminisztrálhatja.
- Egyéb alkalmazott - Az alkalmazotthoz rendelt csoport(ok), gyermek(ek) korlátozott megtekintését biztosító szerepkör.
A rendszer különböző funkcióinak elérhetőségei jogosultsági szintekhez kötöttek. A menüpontok szerepkörtől függően eltérhetnek.
Kiegészítő szerepkörök:
- Étkezés ügyintéző (korábban Étkezési adminisztrátor)
- Étkezés tényrögzítő
Az Étkezés ügyintéző és az Étkezés tényrögzítő értékek mellett mindig kötelező valamilyen (alap)szerepkör kiválasztása, önmagukban ez a két érték nem menthető el.
Az étkezés szerepkörök részletes leírása az alábbi Tudásbázis oldalon érhető el: ÉTKEZÉSI ÜGYINTÉZŐK felhasználói útmutatói
E-mail címek rögzítése
A rendszer lehetőséget biztosít arra, hogy több e-mail címet is rögzítsenek egy alkalmazotthoz a
gombra kattintva.
Fontos, hogy a regisztrációs linket és később az Elfelejtett jelszó funkcióval kért linket is kizárólag az elsődleges címre küldi ki automatikusan a rendszer.
Abban az esetben, ha több e-mail cím található, akkor a korábban mentett e-mail cím lesz az elsődleges.
"Tájékoztatás kér" checkbox az egyes email címek mellett:
Ezzel a funkcióval e-mail címenként lehet vezérelni, hogy melyik e-mail címre mehet ki üzenet (ha fel van véve pl. magán és hivatali e-mail címe is és nem szeretné a hivatalit terhelni).
Jogviszony
Az alkalmazott jogviszonyának adatait töltheti fel ezen a felületen.
Nevelési év függő mezők:
- Munkakör kategória és megnevezés,
- Értékelendő: igen/nem,
- TÉR szempontrendszer,
- TÉR közreműködő - Értékelő vezető jelölés,
- Munkarend,
- Besorolás.
FONTOS! A jogviszonyra vonatkozó beállításokat nevelési évenként külön kell kezelni!
KIR import
Az Alkalmazottak menüben van lehetősége a KIR nyilvántartási rendszerben megtalálható alkalmazottak adatainak importálására, a meglévő alkalmazotti adatok frissítésére.
Bővebben a KIR import - Alkalmazottak Tudásbázis oldalunkon tájékozódhatnak a funkció használatáról.
Alkalmazott regisztrálása
A KIR importból bekerült alkalmazottak esetén a regisztrációs levelet az intézményi admin tudja kiküldeni az alkalmazottaknak a sor végén található nyíl
ikon segítségével. Ez a nyíl mindaddig látható és használható újra e-mail újra küldésére, amíg az alkalmazott regisztrációja és az első sikeres bejelentkezés meg nem történik.
Az alkalmazottak manuális rögzítése esetén 
után az alkalmazott adatai megjelennek a listafelületen és egyúttal e-mailben értesíti a rendszer a felhasználót, hogy miként tudja regisztrációját megerősíteni, kezdő jelszavát megadni.
Felhasználó inaktiválása, aktiválása
Az alkalmazotti listafelületen a hozzáférési jogosultság látható a sor végén.
Három féle ikont lehet látni:
- : A nyílra kattintva lehet a regisztrációs levelet újra küldeni / kiküldeni. Az első sikeres bejelentkezést követően már nem lehet küldeni regisztrációs linket.
: A jelszóbeállítás és az első bejelentkezés is megtörtént, a felhasználói fiók aktív. Az "X"-re kattintva lehet inaktiválni, zárolni a fiókot.
: A felhasználói fiók zárolva van. Erre az ikonra kell kattintani, ha újra szeretné aktiválni a felhasználót.
Az alkalmazotti listafelületen a felhasználókat az X gomb megnyomásával lehet inaktiválni, amennyiben szükséges. A továbbiakban az inaktivált a felhasználó nem fog tudni bejelentkezni az oviKRÉTA rendszerbe, felhasználói fiókja zárolt.
Amennyiben újra szeretné aktiválni a felhasználói fiókot, kattintson a pipa gombra.
Felhasználónév
A levél biztonsági okokból nem tartalmazza az alkalmazott felhasználónevét. Az alkalmazott felhasználó neve a listafelületen tekinthető meg, azt szóban/írásban az intézményi adminisztrátor tudja megadni az alkalmazottnak. Így a kapott felhasználónevével és az általa megadott jelszóval tud a rendszerbe belépni.
Jogviszony státuszok
Az alkalmazottak jogviszony státuszai a jogviszony dátumok alapján automatikusan jelennek meg:
- Aktív: mindaddig ez a státusz látható, amíg nincs szüneteltetés, illetve a jogviszony megszűnésének dátuma még jövőbeli.
- Megszűnt: amennyiben megszűnik a jogviszony, a megszűnés dátumát és jogcímét szükséges rögzíteni. A megszűnés dátuma alapján fog a státusz megszűntre módosulni mentést követően.
- Tartósan távollévő: +Új szüneteltetés hozzáadása esetén az adatlap mentését követően fog megjelenni a tartósan távollévő státusz a rögzített időszakban.
A jogviszony státuszokat követi az alkalmazotti fiók is, megszűnt és tartósan távollévő alkalmazott fiókja inaktiválásra kerül automatikusan!
A jogviszony megszűnés dátumát követő napon az alkalmazotti fiók automatikusan zárolásra kerül!
Alkalmazottak - további adatok rögzítése
A megjelenő listafelületen az alkalmazottak mellett a ikonra kattintva egy már korábban felvett alkalmazott adatai esetében megjelenik a Vezetői megbízás, a Képzési adatok, Csoport, Alkalmazottnapló és az Egyéb csatolt iratok fül is.
Vezetői megbízás
A Vezetői megbízás fülre kattintva megtekinthetők a feltöltött korábbi dokumentumok.
Az 
gombra kattintva lehetőség van új megbízás hozzáadására az előugró ablakban.
Ha a „Határozatlan idejű megbízás” checkbox be van jelölve, akkor a listanézetben az adott vezetői megbízást a Vége oszlopban „Határozatlan idejű” értékkel jelenik meg.
Abban az esetben, ha nem határozatlan idejű a megbízás, a Vége dátum mező kitöltése nem kötelező.
A dátumok megjelölését és a 
gomb kiválasztását követően a sor végi 
ikon megnyomásával csatolhatjuk a megbízáshoz szükséges dokumentumot.
A vezetői megbízáshoz feltöltött dokumentum az "Alkalmazottak dokumentumai" kategóriában kerül tárolásra, melyet az intézményi adminisztrátoron kívül kizárólag az érintett személy láthat.
Képzési adatok
A Képzési adatok fülre kattintva megtekinthetők a korábbi képzések adatai.
Az 
gombra kattintva lehetőség van új képzési adatot megadni.
után a jobb oldalon találhatóésikonok segítségével szerkeszthetjük a meglévő adatokat és csatolhatunk dokumentumokat a képzéshez.
A képzésekhez feltöltött dokumentumok az "Alkalmazottak dokumentumai" kategóriában kerülnek tárolásra, melyet az intézményi adminisztrátoron kívül kizárólag az érintett személy láthat.
Csoport:
Az alkalmazott csoporthoz rendelését kezdő és végdátumokkal lehet meghatározni.
A kezdő dátum kitöltése kötelező.
A végdátum mindaddig maradhat üresen, amíg az alkalmazott jogviszony megszűnés dátuma nincs kitöltve, valamint a csoport érvényességének sincs végdátuma, vagyis amíg létezik a csoport is.
A sor végi ceruza ikonra kattintva az előugró ablakban adhatjuk meg a kötelező kezdő dátumot és a végdátumot opcionálisan.
Az alkalmazott Jogviszony oldalán rögzített Jogviszony megszűnés dátuma rögzítésekor a megszűnés dátuma automatikusan bekerül a Csoporttagság végdátuma mezőbe!
Alkalmazottnapló
Ezen az oldalon jelenik meg az alkalmazottra vonatkozó események listája. A sor végén találtható 
ikon a bejegyzések megtekintését teszi lehetővé.
Egyéb csatolt iratok
Az Egyéb csatolt iratok fülre kattintva megtekinthetők a korábbi feltöltött dokumentumok.
Az 
gombra kattintva lehetőség van új iratot feltölteni.
Feltöltést követően a dokumentum megjelenik a listafelületen.
Az "Alkalmazottak dokumentumai" kategóriában feltöltött dokumentumok elérhetők az érintett alkalmazott számára a saját dokumentumtárban.
Csoportba rendelés
Az alkalmazottak csoport(ok)hoz rendelése a felső menüsor Csoportok/Csoport szerkesztése/Nevelők részben is megtalálható.
További információ a Nevelők linkre kattintva található.