Csoportok
A felső menü sorban a 
menüpontra kattintva az intézmény összes csoportját listázva láthatjuk.
A rendszerbe rögzített csoportok listázására (a lista rendezésére és szűrésére), exportálására, módosítására és új csoport rögzítésére a Csoportok menüre kattintva van lehetősége az intézményi adminisztrátor szerepkörrel rendelkező felhasználóknak. A listában azok a csoportok jelennek meg, akik a képernyő tetején kiválasztott nevelési évben a csoport megnyitás és lezárás dátuma alapján minimum egy napig léteznek az adott intézményben.
Ebben a részben rögzítheti és szerkesztheti a csoportok adatait.
A megjelenő listafelületen a csoportok mellett a 
ikonra kattintva egy már korábban rögzített csoport adatait lehet módosítani, a 
ikonra kattintva törölni, míg az Új csoport hozzáadása gombra kattintva egy új csoportot lehet rögzíteni. Bizonyos űrlapok csak egy létrehozott csoport módosításakor érhetők el.
Csoportnapló generálása
A csoportok listafelületén a sor végi Csoportnapló 
ikonra kattintással van lehetősége a csoporthoz tartozó napló legenerálására.
Az intézmény összes csoportját Név, Korcsoport, Létszám, Pedagógusok, Specialitás szerint sorba lehet rendezni a kategória jobb oldalán megjelenő nyíl segítségével. A kereső ablak használata megkönnyíti a keresést.
Új csoport hozzáadása
A csoportokat a rendszer indításakor szükséges létrehozni. Ezt követően az érvényességi idő alatt elérhető lesz a csoport a következő nevelési években is.
Az 
gombra kattintva megjelenik a szerkesztőfelület, ahol új csoportot hozhat létre. Az alábbi űrlapon írhatjuk be a csoport adatait. A *-gal jelölt mezők kitöltése kötelező.
Új csoport létrehozásakor a Csoport létrehozás dátuma (korábban: Csoport érvényesség kezdete) automatikusan kerül kitöltésre az adott nevelési év kezdő dátumával, emellett továbbra is módosítható a dátum.
A 
gomb megnyomása után a lista felületen megjelenik a csoport. A rögzített csoport adatainak további szerkesztésére a jobb oldalon lévő ikon megnyomásával nyílik lehetőség.
Csoportok szerkesztése
A csoport szerkesztése oldalon megjelennek az Alapadatok, Nevelők, Névsor, Csoportnapló, Egyéb csatolt iratok, Jelenléti ív, és a Dokumentációk fülek.
A korcsoportot minden nevelési évben újra rögzíteni szükséges, a csoport aktuális korcsoportjának megfelelően.
A pedagógiai program neve megjelenik a generált csoportnaplóban is.
Nevelők - alkalmazottak csoporthoz rendelése
Alkalmazottak csoporthoz rendelését a Nevelők tabfülön érhetik el.
Pedagógus szerepkörű alkalmazott ezzel válik jogosulttá a csoport és a hozzá tartozó gyermekek adminisztrációjához.
Egyéb alkalmazott szerepkörben lévő alkalmazott hozzárendelésével a csoport és gyermek adatok korlátozott megtekintésére adható jogosultság.
+Új alkalmazott hozzáadása
Az intézmény összes alkalmazottja közül lehet választani az "Alkalmazott" mező legördülő listájából.
Az alkalmazott csoporthoz rendelését kezdő és végdátumokkal lehet meghatározni. A kezdő dátum kötelező, a végdátum mindaddig maradhat üresen, amíg a csoportnak az érvényességének sincs végdátuma, vagyis amíg létezik a csoport is.
A Csoporttagság végdátuma mező alatt kialakításra került egy új jelölőnégyzet „Csoportnaplóban megjelenik” elnevezéssel, mely alapértelmezetten bejelölve látható. Abban az esetben, ha a jelölőnégyzet be van jelölve, akkor a csoporthoz rendelt alkalmazott a generált csoportnaplóban megjelenik, ha nincs bejelölve, akkor nem jelenik meg illetve, amennyiben a „Csoportnaplóban megjelenik” jelölőnégyzet bejelölésre kerül egy alkalmazottnál, úgy a csoporthoz rendelt nevelők teljes névsorát a szülő megtekintheti a gyermeke csoportjának Nevelők tabfülén.
Kivétel: ha az Alkalmazott mezőben kiválasztott alkalmazott munkaköre Egyéb alkalmazott vagy Pedagógiai szakértő, pedagógiai előadó, akkor a jelöléstől függetlenül a Csoportnaplóban nem jelenik meg.
A sor cégi ceruza ikonra kattintva a korábban csoportba sorolt érintett alkalmazott adatlapjának "Csoport" oldalára navigálunk. Itt adhatjuk meg a kötelező kezdő dátumot az előugró ablakban.
Névsor - Gyermekek csoporthoz rendelése
Gyermekek csoportba rendelését, hozzáadását az adott csoporthoz a Névsor tabfülön érhetik el.
A csoportnaplóban a csoportnapló nyitása dátuma időpontjában a csoportba sorolt gyermekek neve ABC sorrendben listázásra kerül, sorrendben sorszám kerül hozzárendelésre, ami a csoportnaplóban a csoportnévsor táblázatának első oszlopában jelenik meg.
A nevelési év közben újonnan jött gyermekek a lista végére kerülnek a következő sorszámmal. Amennyiben később csatlakoztak, de egy napon több gyermek is, akkor közöttük is a betűrend a meghatározó.
A csoportból távozó gyermekek továbbra is a listában maradnak a korábban megadott sorszámmal.
A Jelenléti ívben a gyermekek a sorszámaik alapján fognak megjelenni.
Új gyermek hozzáadása esetén az intézmény összes gyermeke közül van lehetőség választani. A csoporttagság kezdő dátumát kötelező megadni.
Egy adott gyermekek csoportba rendelését a felső menüsor Gyermekek részében is elérheti. További lépésekről aGyermekek, Csoport tudásbázis oldalon tájékozódhatnak.
Csoportnapló
A csoportnapló bejegyzésekből naplógenerálásra az intézményi adminisztrátornak van jogosultsága a sor végén található 
ikonra kattintva.
A csoportnaplóban rögzített bejegyzésekről valamint a rögzített tartalmi elemekből dokumentum készül. Ezt a dokumentumot előzetesen is meg lehet tekinteni a Csoportok listában a sor végi „Csoportnapló” ikonra kattintva.
A csoportnapló mindig az éppen használatban lévő dokumentumsablon alapján készül. A dokumentumsablon kezelés funkcióit, a sablonok egyedi testreszabásának bemutatását valamint az intézményi sablonok használatára vonatkozó leírásunkat a Dokumentumsablonok kezelése Tudásbázis oldalunkon találják.
Előzetes megtekintés:
Iktatás nélküli előzetes megtekintés, a funkcióval letöltésre kerül saját eszközünkre az előzetesen generált csoportnapló.
A generált csoportnapló:
A generált csoportnapló iktatásra kerül és megtekinthető, letölthető a Dokumentumtárból. A generált dokumentum nem törölhető.
A csoportnapló kitöltéséről bővebben az óvodapedagógusoknak szóló Csoportnapló részben találnak leírást.
Ezen az oldalon dokumentálhatják a csoport tevékenységeit és a nevelőmunkát a különböző csoportnapló elemek lenyitásával. A leírásokat az elemek nevére kattintva találják:
- Csoportnapló bejegyzések
- Hetirend
- Napirend
- Szülői értekezletek (nem kötelezően töltendő)
- Ellenőrző látogatások (nem kötelezően töltendő) - intézményi és intézményegység adminisztrátor jogosult szerkeszteni
- Nevelési feladatok
- Szervezési feladatok
- Tervezési feladatok
- Feljegyzések a csoport életéről
Csoportnapló megnyitása
A csoportnapló megnyitás ideje, helye valamint a lezárás ideje és helye rögzíthető ezen az oldalon intézményi adminisztrátorként. A generált csoportnaplóban fognak megjelenni a rögzített értékek.
Csoportnapló bejegyzéseket intézményi adminisztrátorok is jogosultak felvenni.
Egyéb csatolt iratok
Az Egyéb csatolt iratok fülre kattintva megtekinthetők a csoporthoz automatikus folyamatok által feltöltött dokumentumok.
A dokumentum részletei megtekinthetők és letölthetők a sor végi ikonok segítségével 
.
Új dokumentum feltöltéséhez az 
gomra kattintson, és az előugró ablakban válassza ki a megfelelő fájlt.
Jelenléti ív
Ezen az oldalon a kiválasztott csoport jelenléti íve tekinthető meg és rögzíthetők a hiányzások. A sor végi feltöltés 
ikon megnyomásával csatolható igazolás.
A feltöltött dokumentum vagy egyéb döntés alapján a pedagógus a hiányzást Igazoltra vagy Igazolatlanra állíthatja.
A cellákat érintő jelölések, illetve módosítások azonnal mentésre kerülnek a jelenléti íven.
Téves rögzítés / felülírás esetén a korábbi jelölések visszaállítása csak manuális úton lehetséges.
A jelenléti ív gyermekenként is kitölthető a gyermekek menüpontból.
Többes kijelölés a jelenléti íven
A Gyermek szerkesztése, illetve Csoport szerkesztése / Jelenléti ív tabfülön a naptárban kialakításra került, hogy egyszerre több, egymást követő napot is ki lehessen jelölni a kurzor nyomva tartásával és mozgatásával. A kijelölt napok mindegyikére a felhasználó által kiválasztott érték kerül rögzítésre.
A többes kijelölés mobil eszközről belépve, érintőképernyős bevitel esetén is megfelelően biztosításra került a felhasználók részére.
A jelenléti ív cellla értékeinek módosításai mentés nélkül rögtön tárolásra kerülnek kiválasztást követően!
A jelenlét napjainak rögzítésére nincsen lehetőség, mivel a rendszer alapértelmezetten jelenlétnek tekint minden olyan nevelési napot, amelyre a lenti kategóriák közül egyik sem került beállításra.
Egy adott napra kattintva legördülő listából választható ki a felvinni kívánt hiányzás.
- Hiányzás / Igazolandó (H): olyan hiányzás, amelyre igazolás még nem került elfogadásra.
- Igazolatlan (IN): olyan hiányzás, amelyre igazolás nem került elfogadásra.
- Igazolt szülői (IS): olyan hiányzás, amelyre a szülői igazolás elfogadásra került.
- Igazolt orvosi (IO): olyan hiányzás, amelyre az orvosi igazolás elfogadásra került.
- Egyéb hivatalos igazolás (EH): olyan hiányzás, amelyre az egyéb hivatalos igazolás elfogadásra került.
Tévesen felvitt jelölés törlésére a lista legfelső elemére, a mínusz "-" jelre kattintva van lehetőség.
Az intézményben az adott nevelési évben érvényes nevelési napok meghatározása anevelési rendfeltöltésével történik. A nevelési rendbe a nevelési év összes olyan napja feltöltésre kerül az Intézményi adminisztrátor által, amely eltér a hétköznap-hétvége normál felosztásától (pl. szünet, nevelés nélküli munkanap, szombati nevelési nap stb.). A beállított nevelési rendet követi a jelenléti ív.
Hiányzást beállítani csak olyan napra lehetséges, amelyen a gyermek jogviszonya aktív (nem szűnt meg és nincs szüneteltetve sem), valamely csoportban tagsággal rendelkezik, illetve amelyen a jelenlét a nevelési rend szerint elvárt (pl. ünnepnapra, normál hétvégi napra, vagy munkaszüneti nap valamely napjára nem állítható be hiányzás).
Igazolások kezelése, feltöltése
A sorok végén található feltöltés 
ikonra kattintva megtekinthetjük az EESZT-ből érkezett orvosi igazolásokat, valamint a szülők által feltöltött dokumentumokat.
+Új Dokumentum hozzáadására is van lehetőség intézményi adminisztrátorként.
A dokumentum feltöltése előugró ablakban válassza ki a megfelelő feltöltendő fájlt. A dokumentumok címét később módosíthatjuk a ceruza
ikonra kattintva. Megtekinthetjük és letölthetjük a mások által feltöltött igazolásokat az ikonok segítségével. Tévesen felvitt igazolások törlésére kizárólag intézményi adminisztrátor jogosult a Dokumentumtárból.
Az oviKRÉTA rendszermodulban elérhetővé vált az orvosi igazolások automatikus átvétele.
Amennyiben az orvos elektronikus igazolást küld az oviKRÉTA rendszermodulba, úgy az érintett gyermek Jelenléti ívében a sor végi "Igazolások kezelése" felületre automatikusan betöltésre kerül az orvosi igazolás. Az igazolások elérhetők a Dokumentumtárban is.
Ellenőrizzék az igazolásban szereplő adatokat, amennyiben rendben találják, egyéb teendőjük nincs.
Emellett ellenőrizzék a gyermekekhez tartozó TAJ, születési dátum és jogviszony dátuma mezők helyességét, mert csak helyesen szereplő adatok esetén van lehetőség az orvosi igazolások automatikus betöltésére.
Az EESZT-ből érkező orvosi igazolások mindig ahhoz a nevelési évhez kerülnek hozzárendelésre, amelyikhez az igazolással érintett időszak alapján tartoznak. Ha az igazolással érintett időszak átível a nevelési éveken, akkor az igazolás az újabb nevelési évnél jelenik meg.
Felvételi és mulasztási napló
A csoport jelenléti ívének felületéről nyílik lehetőség a Felvételi és mulasztási napló aktuális állapotának generálására, amely az adott napig bezárólag tartalmazza a csoportba járó gyermekek jelenléti és hiányzási adatait, illetve a dokumentum végén összesíti a hiányzások darabszámát a csoportra vonatkozóan.
A generált napló iktatásra kerül, nem törölhető. Iktatás nélküli előzetes megtekintésre használható az "Előzetes megtekintés" gomb.
- Ellátást igénybe vevők jelenléti, távolléti adatainak exportálása funkció:
A csoportok jelenléti ív adataiból lehetőség van az ellátást igénybe vevők jelen- vagy távollétének dokumentálásához szükséges táblázat letöltésére.
A Csoportok menü Csoport szerkesztése oldalon a Jelenléti ív tabfülön elérhető egy Exportálás funkciógomb az intézményi adminisztrátor és pedagógusok számára.
Az Exportálás funkcióra kattintva az alkalmazás a csoport jelenléti ív adatai alapján generál egy Excel táblázatot a megfelelő adattartalommal és formában.
A táblázat az alábbi adatokat tartalmazza:
„Intézmény neve, címe”;
„Év, hónap”;
„Napok” (az adott év és hónap naptári napjainak száma);
„Név” (a csoportba tartozó gyermekek neve).
Ha az érintett gyermeknél egy adott napon jelenlét van rögzítve, (vagyis nincs mulasztás jelölve) a generált táblázatban az adott napon egy „pipa" jel szerepel.
Ha az érintett gyermeknél egy adott napon igazolandó, igazolatlan vagy igazolt hiányzásra utaló jelzés („H”; „IN”; „IS”; „IO” vagy „EH”) van rögzítve, a generált táblázatban az adott napon egy „X” jelzés szerepel.
„Havi összes”: az érintett gyermekhez tartozó sorban minden „pipa” jel egy darab jelenlétnek és minden „X” jelzés egy darab távollétnek minősül, ezeket az alkalmazás automatikusan összesíti a „Jelen” és „Távol” oszlop soraiban.
„ÖSSZESEN:” sor végén a Jelen és Távol oszlopokban szereplő adatok összegzése jelenik meg.
Dokumentációk
A csoportoknál egy adott csoportban nyomon követhető, hogy milyen dokumentumok kerültek feltöltésre a csoporthoz tartozó gyermekeknél.
Ezen az oldalon nyomon követhető, hogy az érintett gyermekeknél mit tartalmaz a rendszer, az alábbi kategóriákban:
- Anamnézis - Gyerekdosszié - Anamnézis dokumentumkategóriában feltöltésre került dokumentumok száma a gyermek teljes óvodai életútja alatt.
- Értékelés (aktuális nevelési évben) - a gyermekről készült véglegesített értékelések száma az adott nevelési évben.
- Szülő tájékoztatásáról szóló feljegyzés (aktuális nevelési évben) - A gyermek fejlődésének nyomon követése oldalon rögzített Feljegyzés típusú események száma az adott nevelési évben.
- Szakértői vizsgálat - Gyerekdosszié - Szakértői vizsgálati dokumentum kategóriában feltöltésre került dokumentumok száma a gyermek teljes óvodai életútja alatt.
- Szakértői felülvizsgálat (aktuális nevelési évben) - Gyerekdosszié - Szakértői felülvizsgálati dokumentum kategóriában feltöltésre került dokumentumok száma az adott nevelési évben.
A Szakértői vizsgálat valamint a Szakértői felülvizsgálat (aktuális nevelési évben) oszlopokban az SNI/BTMN (aktuális állapot szerint) láthatók a számok fekete/szürke színnel.
A sor végi ceruza ikonra kattintva közvetlenül a "Gyermek fejlődésének nyomon követése" oldalra navigálhatunk, ahol megtalálhatók az érintett feljegyzések, dokumentáció és értékelések.
