Minden, külső kézbesítőn keresztül érkező levelet, csomagot, faxit, e-mailt a címzett szervezeti egység köteles. Érkeztetéskor az ügyintéző rögzíti a küldemény (későbbi irat) postázással kapcsolatos jellemzőit. A küldemény egy egyedi azonosítót kap, az ún. érkeztetési azonosítót, mely az iratok és az érkeztetési adatok között teremti meg a kapcsolatot. Ez a szám, magán a küldeményen is feltüntethető. Az érkeztetés célja, hogy az ügyviteli rendszer számon tartsa egy postázott irat megérkezésének tényet.
Új küldemény érkeztetéséhez lépjük az „Érkeztetés” menüpontra.
Érkeztetés felület Papír alapú, Postai kézbesítéssel érkezett, Bontható kapcsoló állások mellett A felugró Paraméterek ablakban meg kell adni, hogy az érkeztetett küldemény „Irat típusa” „Papír-alapú”, „Digitális” vagy „Vegyes”. Ez utóbbit akkor jelöljük, ha a küldeményhez tartozik elektronikus állomány és materiális példány is. A „Kézbesítés módja” jelöli, hogy milyen úton érkezett a küldemény, ez lehet „Posta”, „E-mail”„Fax” és „Futár/Személyes”. A „Bontható” résznél határozzuk meg, hogy a küldeményt postabontással vagy postabontás nélkül rögzítjük a rendszerben. Az „Adatokat megjegyez” résznél „Igen” állás mellett a bevitt adatok mentést követően megmaradnak (kivéve azon mezőértékek, ahol egyedi értékek lehetnek pl. „Vonalkód”, „Ragszám”) a mezőkben a gyorsabb munkavégzést elősegítve.
A kapcsoló állások rögzítése az OK gombbal történik.
Az érkeztetés alap beállításai az alábbi képen látható.
Érkeztetés felület - Kapcsolók