Az „Iktatás” fülön az irat alapadatait, iratkezelési adatait és iktatási alapadatait adhatjuk meg. A „Tárgy” mezőnél adhatjuk meg az ügyirat tárgyát. Amennyiben az érkeztetéskor rögzítettük a tárgyat a küldemény iratához, akkor a program automatikusan tölti a mező értékét, de szükség szerint módosítható.
Digitális vagy vegyes típusú iktatást kiválasztva jelenik meg a „Csatolmány állapot” háromállású kapcsoló. Lehetőségünk van a „Digitalizálva” kapcsolót használni, aminek akkor van jelentősége, ha a programba rögzítés előtt, korábban már kötegelt scanner segítségével digitalizáltuk az iratunkat. Ebben az esetben az „Irat vonalkódja” mező kötelezővé válik, mert ez alapján fogja a rendszer beazonosítani a rögzített iratot, és így csatolja a programba scannert állományt. Amennyiben olyan vonalkódot adunk meg ami még nem létezik a kötegelt scannert iktatatlan állományok között, a rendszer figyelmeztet minket.
Figyelmeztető üzenet
Az „Előzetes” kapcsolót választva lehetőségünk van egy fiktív fájl hozzárendelésére az iktatás során. Ekkor az „ELOZETESEP” rendszerparaméterben szereplő irat iktatási számának digitalizált alakja etalonként másolódik az újonnan rögzített ügyirathoz. Abban az esetben, ha az „ELOZETESEP” rendszerparaméter értékének megadott iktatási szám nem helyes, nem létezik vagy nem létezik hozzá elektronikus állomány, akkor mentéskor a rendszer figyelmeztet erre.
Figyelmeztető üzenet
Az „Előzetes” kapcsoló csak abban az esetben jelenik meg, ha az „ELOZETESEP” rendszerparaméterben van érték.
Az „Irat vonalkódja” mezőben az iratra ragasztott vonalkód értékét lehetséges rögzíteni, illetve töltődik az érkeztetéskor megadott értékkel.
A „Másodlatok száma” mezőnél tudjuk meghatározni azt, hogy a program hány darab másodlati példányt hozzon létre.
Az „Adathordozó” mező csak digitális vagy vegyes iktatásnál jelenik meg, itt adhatjuk meg, hogy az állomány milyen típusú adathordozón érkezett.
Az „Irattári tételszám” mezőnél tudjuk meghatározni, hogy az ügyiratot meddig kell megőrizni, és a megőrzési idő letelte után mi lesz a későbbiekben az ügyirat sorsa. A mező értéke az aktuális irattári terv tételeivel töltődnek. Amennyiben olyan iktatókönyvbe iktatunk, amihez külön tartozik
aktuális irattári tervtétel, akkor pedig annak az irattári terv tételei közül választhatunk. Alszámos irat iktatás esetén nem jelenik meg.
A „Megjegyzés” mezőben lehetőség van megjegyzést fűzni a rögzíteni kívánt ügyirathoz.
A „Kézbesítés prioritása” mező az érkeztetéskor megadott értékkel töltődik.
Az „Elektronikus visszaigazolás” kétállású kapcsoló „Igen” értékre kapcsolása esetén, ha a beküldő rendelkezik hivatalos típusú e-mail címmel a rendszerben, akkor a program a mentés után egy igazoló e-mailt küld neki, hogy az általa küldött irat iktatásra került a rendszerben.
Az „Ügyintézője vagyok” billenőkapcsoló „Igen” állása mellett saját felhasználónkat tudjuk ügyintézőnek megjelölni. Ebben az esetben az „Ügyintéző személy” mező nem jelenik meg. Az „Ügyintéző személy” mezőnél tudjuk meghatározni azt, hogy ki az a személy, aki dolgozni fog az ügyirattal.
Ha az érkeztetés során már rögzítettek ügyintézőt az irathoz, akkor a mező értéke automatikusan töltődik az alkalmazott nevével, de szükség esetén módosítható. Amennyiben a „KOTELEZO_UGYINTEZO_SZEMELY_MEZO” rendszerparaméter „I” értéken van, a mező töltése kötelező. Az itt megadott alkalmazott a mentést követően, az „Iratok” és az „Ügyiratok” szerkesztő felületen a „Kapcsolatok” fülön a „Kapcsolódó személyek” listában fog megjelenni, „Ügyintéző” kapcsolattípussal. Az iktatás során megadott ügyintéző ezen túl bekerül a hozzáférők közé is. Főszámos iktatáskor az ügyirat és indító irata, alszámos iktatáskor pedig az alszámos irat Hozzáférők lapfülén lesz látható az alkalmazott.
Az „Irat határideje” mezőben lehetséges megadni az ügyirat iratának határidejét, tehát ez h határidő csak az iratra vonatkozik. A mező értékét befolyásolja az „IRAT_HATARIDEJE” rendszerparaméter, és a paraméternél megadottak szerint tölti a mezőt a rendszer.
Az „Irat kategória” mezőben specifikálhatjuk az irat fajtáját. Ha a „KOTELEZO_FAJTA” rendszerparaméter „I” értéken van, akkor töltése kötelező. A legördülő lista elemeinek megjelenését az „Adminisztráció”/„Kódtételek” menüpont felől lehet szabályozni. Itt a „Rendezési érték” mezőben adott sorszámnak megfelelően jelennek meg a kategória típusok. Abban az esetben, ha nincs ez a mező kitöltve egyik értéknél sem, a program ABC sorrendbe állítva jeleníti meg a választható opciókat a legördülő listában.
A „Hiv.szám/Idegen szám” mezőnél lehetőségünk van rögzíteni külső iktatási számot, amennyiben ez szerepel a borítékon vagy az iraton. Ha ezt az értéket már rögzítettük a küldemény érkeztetésénél, akkor automatikusan betöltődik a mezőbe.
A „Szerelendő ügyirat” mező csak ügyirat iktatása során jelenik meg. A mező segítségével, az iktatással egy időben lehetőségünk van az új ügyiratba szerelni egy másik létező ügyiratot. A választólistában csak azok az ügyiratok jelennek meg, melyeket az aktuális szervezeti egység birtokol, nem állnak postázás alatt és nincs befoglaló ügyiratuk. Irattárban, határidőben lévő ügyirat választásakor a program egy megerősítő kérdés keretében jelez. Ennek segítségével dönthetjük el, hogy szeretnénk az ügyirat beszerelését elvégezni az iktatással egyidőben, vagy sem. A beszerelés megerősítése esetén a program kiveszi az irattárból az ügyiratot, a határidőbe helyezést pedig megszünteti.
Figyelmeztető üzenet - Ügyirat beszerelés
Az „Ügyirat jellege” kétállású kapcsoló csak új vegyes típusú ügyirat iktatása során aktív. A „Papír” kapcsolót választva a materiális példányt, az „Elektronikus” kapcsolót választva az elektronikus állományt szereli be az ügyiratba a program.
Az „Ügytípus” mező csak főszámos iktatás esetén jelenik meg, ahol az ügy jellegét adhatjuk meg kódtételes lista segítségével. A „KOTELEZO_UGYTIPUS” rendszerparaméter „I” értéke esetén a mező töltése kötelező.
Az „Iktatókönyv” mező csak új ügyirat iktatása esetén jelenik meg. Alapértelmezett értéke a szervezethez alapértelmezetten rendelt iktatókönyv. A választólistában található iktatókönyvek megjelenésére a „FELETTES_SZERVEZET_IKTATOKONYVEI_LATHATOAK” rendszerparaméter értéke van hatással. A paraméter „I” értéke esetén az aktuális szervezet felettes szervezetinek az iktatókönyvei is kiválasztható. A paraméter „N” értéke esetén csak az aktuális szerveznél megnyitott iktatókönyvek láthatóak. Abban az esetben pedig, ha „M” értéken van, akkor minden olyan szervezet nyitott iktatókönyve megjelenik, amelyhez szervezet szintű hozzáférése van az aktuális szervezeti egységnek. Amennyiben az alapértelmezetten megjelenő iktatókönyv helyett másikat és választunk és már korábban megadtuk az „Irattári tételszám” mező értékét, akkor a rendszer automatikusan üríti ennek a mezőnek az értékét, melyről figyelmeztető üzenetet is küld.
Figyelmeztető üzenet
Lehetőségünk van lezárt iktatókönyvbe is iktatni alszámosan, amennyiben a „LEZART_IKTATOKONYV_UGYIRATABA_SZERELES” rendszerparaméter „I” vagy „M” értéken van. A paraméter „I” értéke esetén minden elérhető, lezárt iktatókönyvbe, „M” érték esetén pedig azokba az iktatókönyvekbe lehet alszámosan iktatni, ahol az „Alszámos iktatás lezárt iktatókönyvbe” jelölőnégyzetben pipa található.
A „Típusszám” mező csak abban az esetben jelenik meg, ha az„IKTATASON_TIPUSSZAM” rendszerparaméter „I” értékre van állítva. A mezőt a program automatikusan tölti az „ALAPERTELMEZETT_TIPUSSZAM” rendszerparaméterben megadott értékkel, de tetszőlegesen módosítható.
A „Határidő” mező csak főszámos iktatásnál jelenik meg. A mezőben megadott dátum jelöli, hogy meddig kell elvégeznünk az ügyirattal való munkát. A mező értékét befolyásolja az „UJ_UGYIRAT_ALAPERTELMEZETT_HATARIDEJE” rendszerparaméter, azaz a paraméterben megadottak szerint tölti a mezőt a rendszer.
Iktatás felület – Iktatás fül