Kimenő irat iktatása

Az „Iktatás” fülön az irat alapadatait, iratkezelési adatait és iktatási alapadatait adhatjuk meg.

A „Tárgy” mezőnél adhatjuk meg az ügyirat tárgyát.

Digitális vagy vegyes típusú iktatást kiválasztva jelenik meg a „Csatolmány állapot” háromállású kapcsoló. Lehetőségünk van a „Digitalizálva” kapcsolót használni, aminek akkor van jelentősége, ha a programba rögzítés előtt, korábban már kötegelt scanner segítségével digitalizáltuk az iratunkat. Ebben az esetben az „Irat vonalkódja” mező kötelezővé válik, mert ez alapján fogja a rendszer beazonosítani a rögzített iratot, és így csatolja a programba scannert állományt. Amennyiben olyan vonalkódot adunk meg ami még nem létezik a kötegelt scannert iktatatlan állományok között, a rendszer figyelmeztet minket.

Figyelmeztető üzenet

Az „Előzetes” kapcsolót választva lehetőségünk van egy fiktív fájl hozzárendelésére az iktatás során. Ekkor az „ELOZETESEP” rendszerparaméterben szereplő irat iktatási számának digitalizált alakja etalonként másolódik az újonnan rögzített ügyirathoz. Abban az esetben, ha az „ELOZETESEP” rendszerparaméter értékének megadott iktatási szám nem helyes, nem létezik vagy nem létezik hozzá elektronikus állomány, akkor mentéskor a rendszer figyelmeztet erre.

Figyelmeztető üzenet

Az „Előzetes” kapcsoló csak abban az esetben jelenik meg, ha az „ELOZETESEP” rendszerparaméterben van érték.

Az „Adathordozó” mező csak digitális vagy vegyes iktatásnál jelenik meg.

Az „Irat vonalkódja” mezőben az iratra ragasztott vonalkód értékét lehetséges rögzíteni. Az „Irattári tételszám” mezőnél tudjuk meghatározni, hogy az ügyiratot meddig kell megőrizni, és a megőrzési idő letelte után mi lesz a későbbiekben az ügyirat sorsa. A mező értéke az aktuális irattári terv tételeivel töltődnek. Amennyiben olyan iktatókönyvbe iktatunk, amihez külön tartozik aktuális irattári tervtétel, akkor pedig annak az irattári terv tételei közül választhatunk. Alszámos irat iktatás esetén nem jelenik meg.

A „Megjegyzés” mezőben lehetőség van megjegyzést fűzni a rögzíteni kívánt ügyirathoz.

A „Kézbesítés prioritása” mezőben az irat kézbesítési fontosságát jelölhetjük.

Az „Ügyintéző személy” mezőnél tudjuk meghatározni azt, hogy ki az a személy, aki dolgozni fog az ügyirattal. Amennyiben a „KOTELEZO_UGYINTEZO_SZEMELY_MEZO” rendszerparaméter „I” értéken van, a mező töltése kötelező.

Az itt megadott alkalmazott a mentést követően, az „Iratok” és az „Ügyiratok” szerkesztő felületen a „Kapcsolatok” fülön a „Kapcsolódó személyek” listában fog megjelenni, „Ügyintéző” kapcsolattípussal. Az iktatás során megadott ügyintéző ezen túl bekerül a hozzáférők közé is. Főszámos iktatáskor az ügyirat és indító irata, alszámos iktatáskor pedig az alszámos irat Hozzáférők lapfülén lesz látható az alkalmazott.

Az „Irat határideje” mezőben lehetséges megadni az ügyirat iratának határidejét, tehát ez a határidő csak az iratra vonatkozik.

A mező értékét befolyásolja az „IRAT_HATARIDEJE” rendszerparaméter, és a paraméternél megadottak szerint tölti a mezőt a rendszer.

Az „Irat kategória” mezőben specifikálhatjuk az irat fajtáját.

Ha a „KOTELEZO_FAJTA” rendszerparaméter „I” értéken van, akkor töltése kötelező.

A „Hiv.szám/Idegen szám” mezőnél lehetőségünk van rögzíteni külső iktatási számot, amennyiben ez szerepel a borítékon vagy az iraton.

A „Szerelendő ügyirat” mező csak ügyirat iktatása során jelenik meg. A mező segítségével, az iktatással egy időben lehetőségünk van az új ügyiratba szerelni egy másik létező ügyiratot. A választólistában csak azok az ügyiratok jelennek meg, melyeket az aktuális szervezeti egység birtokol, nem állnak postázás alatt és nincs befoglaló ügyiratuk.

Az „Ügyirat jellege” kétállású kapcsoló csak új vegyes típusú ügyirat iktatása során aktív. A „Papír” kapcsolót választva a materiális példányt, az „Elektronikus” kapcsolót választva az elektronikus állományt szereli be az ügyiratba a program.

Az „Ügytípus” mező csak főszámos iktatás esetén jelenik meg, ahol az ügy jellegét adhatjuk meg kódtételes lista segítségével.

A „KOTELEZO_UGYTIPUS” rendszerparaméter „I” értéke esetén a mező töltése kötelező.

Az „Iktatókönyv” mező csak új ügyirat iktatása esetén jelenik meg. Alapértelmezett értéke a szervezethez alapértelmezetten rendelt iktatókönyv.

A választólistában található iktatókönyvek megjelenésére a „FELETTES_SZERVEZET_IKTATOKONYVEI_LATHATOAK” rendszerparaméter értéke van hatással. A paraméter „I” értéke esetén az aktuális szervezet felettes szervezetinek az iktatókönyvei is kiválasztható. A paraméter „N” értéke esetén csak az aktuális szerveznél megnyitott iktatókönyvek láthatóak. Abban az esetben pedig, ha „M” értéken van, akkor minden olyan szervezet nyitott iktatókönyve megjelenik, amelyhez szervezet szintű hozzáférése van az aktuális szervezeti egységnek. Amennyiben az alapértelmezetten megjelenő iktatókönyv helyett másikat és választunk és már korábban megadtuk az „Irattári tételszám” mező értékét, akkor a rendszer automatikusan üríti ennek a mezőnek az értékét, melyről figyelmeztető üzenetet is küld.

Figyelmeztető üzenet

A „Típusszám” mező csak abban az esetben jelenik meg, ha az „IKTATASON_TIPUSSZAM” rendszerparaméter „I” értékre van állítva. A mezőt a program automatikusan tölti az „ALAPERTELMEZETT_TIPUSSZAM” rendszerparaméterben megadott értékkel, de tetszőlegesen módosítható.

A „Határidő” mező csak főszámos iktatásnál jelenik meg. A mezőben megadott dátum jelöli, hogy meddig kell elvégeznünk az ügyirattal való munkát. A mező értékét befolyásolja az „UJ_UGYIRAT_ALAPERTELMEZETT_HATARIDEJE” rendszerparaméter, azaz a paraméterben megadottak szerint tölti a mezőt a rendszer.

Iktatás felület – Iktatás fül

Oldalfa

Kimenő irat iktatása