Amint az ügyirattal kapcsolatos tevékenységek befejeződnek, az ügyiratot irattárazhatjuk. Az irattárazás előfeltétele, hogy az ügyirat lezárt legyen vagy határidőbe legyen helyezve.
Az „Irattárazás” kapcsolódásra kattintva, egy új szerkesztő felület nyílik meg, ahol lehetőségünk van az ügyirat irattárazására.
Az „Irattári hely” mezőben választhatjuk ki az ügyirat irattárazási helyét.
Az „Elhelyező személy” és az „Elhelyezés ideje” mezőket a rendszer automatikusan tölti az aktuális dátummal és az aktuális felhasználóval.
A „Határidő” dátummezőnél az irattárazni kívánt ügyiratot van lehetőségünk határidőbe helyezni. Ezt akkor célszerű megtenni, ha egy ügyben külső intézkedésre van még szükség, azaz a határidőbe helyezett ügyirattal van még tennivaló.
Az „Irattárba ad” gombra kattintva, a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.
Információs üzenet
Postázás alatt lévő ügyiratot nem enged a rendszer irattárazni. Erről figyelmeztető üzenet is küld a rendszer.
Figyelmeztető üzenet
Amennyiben az ügyirat nincs lezárva, nem rendelkezik irattári tételszámmal, a program figyelmeztető üzenetben hívja fel erre a figyelmet.
Figyelmeztető üzenet – Le nem zárt ügyirat
A sikeres irattárazást követően az ügyirat státusza „Irattárazva” lesz.
Ha az irattárban lévő ügyirattal feladatunk van, akkor ki kell vennünk az irattárból ahhoz, hogy az adatait szerkeszteni tudjuk. Ezt úgy tudjuk megtenni, hogy az adott ügyirat kiválasztása után a „Kapcsolódások” közül az „Irattárazva” sorra kattintunk.
Ekkor egy új szerkesztő felület nyílik meg, ahol az adatok módosítására nincs lehetőség. Az „Irattárból kivesz” gombra kattintva, a rendszer elvégzi a műveletet, amiről információs ablakban tájékoztat.
Információs üzenet
Kölcsönzött ügyirat esetében nem engedi a rendszer, hogy kivegyük irattárból. Ekkor figyelmeztető üzenet küld a program.
Figyelmeztető üzenet
Ügyiratok – Irattárazás felület