Mi az általános iskolai beiratkozás (BÁI-folyamat) adminisztrációjának folyamata?
Az általános iskolai beiratkozás (BÁI-folyamat) adminisztrálását a KRÉTA Adminisztrációs rendszerben és az e-Ügyintézés modulban tudja elvégezni.
Kérjük, ügyeljenek arra, hogy a BÁI (Beiratkozás Általános Iskolába) adminisztrációval kapcsolatos munkafolyamatokat az alábbi meghatározott sorrendben végezzék el a felületen:
- A Nebulók adatainak rögzítése: körzetes nebulók listájának importálásával, illetve a beiratkozási napokon személyesen beiratkozó nebulók KRÉTA Adminisztrációs rendszerbe (Adatszolgáltatások/Beiratkozás menüpont) rögzítésével.
- A Nebulók jelentkezési státuszának pontos beállítása (KRÉTA Adminisztrációs rendszer Adatszolgáltatások/Beiratkozás menüpontjában).
- A Nebulók státuszának véglegesítése (KRÉTA Adminisztrációs rendszer Adatszolgáltatások/Beiratkozás menüpontjában) - a "STÁTUSZOK VÉGLEGESÍTÉSE" gomb mindig csak egy megadott naptól érhető el.
- Felvételi határozatok generálása (KRÉTA Adminisztrációs rendszer Adatszolgáltatások/Beiratkozás menüpontjában és az e-Ügyintézés menüpontban) - a „HATÁROZATOK GENERÁLÁSA” gomb mindig csak egy megadott időszakban érhető el.
- A Nebulók szinkronizálása a KIR rendszerbe (KRÉTA Adminisztrációs rendszer Adatszolgáltatások/Beiratkozás menüpontjában) - a "KIR SZINKRON" gomb mindig csak egy megadott időszakban érhető el, a „Határozatok generálása” folyamatot követően.
Az Adminisztrációs rendszerben végzendő feladatokról a Beiratkozás általános iskolába oldalon olvashat, ezen az oldalon a továbbiakban a Határozathozatallal kapcsolatos teendők ismertetés történik.
Hogyan érem el a Beiratkozás menüpontot?
A KRÉTA Adminisztrációs rendszerbe belépve az ADATSZOLGÁLTATÁSOK menüpont Rendszeres adatszolgáltatások szekciójában.
Határozat generálása a Beiratkozás menüpontban
A státuszok véglegesítése után a „Felvéve (Fe) ”és a „Nem felvéve (NF)” státuszú gyermekek részére jogszabály szerint el kell készítenia határozatokat. A döntés meghozatala és a státuszok végleges beállítása után a „Határozatok generálása” nyomógombot kell megnyomni, így az érintett csoportokban lévő gyermekek („Felvéve” és „Nem felvéve” státusz) adatai átkerülnek az e-Ügyintézés felületére, és ott a rendszer minden gyermek vonatkozásában elkészíti a rá vonatkozó határozatot, és iktatószámot rendel hozzá.
A „Határozatok generálása” nyomógomb a státuszok véglegesítését követően jelenik meg a felületen. A „Határozatok generálása” gomb megnyomását követően az intézményi KRÉTA rendszer Beiratkozás felületén a „Státusz” oszlopban megjelenik a határozat generálásának állapota.
Azon gyermekek esetében, akiknek a nevével egy sorban pipa jelölés látható, a rendszer a határozatokat már létrehozta. Azon gyermekek esetében, akiknek a nevével egy sorban a jelölés 
látható, a határozatok generálása folyamatban van. A határozatok generálása rövid ideig eltarthat.
A határozatok generálásának sikerét jelzi, hogy valamennyi „Felvéve” és „Nem felvéve” státuszú gyermek esetében megjelenik a felületen a pipa ikon, és a kizárólag személyes megjelenéssel történő beiratkozás esetén is megjelenik az „e-Ügyintézés ügyiratszáma”
A „Felvéve” és „Nem felvéve” státuszú gyermekre vonatkozó döntéseket az intézmény e-Ügyintézés felületére átlépve minden gyermek esetében külön kell meghozni, véglegesíteni.
Hogyan érem el az e-Ügyintézés modult?
A KRÉTA Adminisztrációs rendszerbe belépve a fenti főmenüsorban érjük el az e-Ügyintézés modult.
Figyelem!
A KRÉTA szuperadmin felhasználóval ("admin" felhasználónévvel) NEM tudja használni az e-Ügyintézés menüpontot!
Az e-Ügyintézéshez nevesített felhasználói belépés szükséges.
Online szülői/gondviselői beiratkozási kérelmek kezelése az e-Ügyintézés modulban
Az e-Ügyintézési modul intézményi felületén a Folyamatban lévő ügyek nyitóoldalon találjuk meg a szülők / törvényes képviselők által online benyújtott beiratkozási kérelmeket vagy a program által generált ügyiratszámokat a felvett tanulókhoz.
A „Folyamatban lévő ügyek” menüpontra kattintva és a „Minden ügy mutatása” opciót kiválasztva, a felületen jelennek meg a BÁI ügytípusok (hacsak nem az a felhasználó van bejelentkezve, akihez alapértelmezettként lett rendelve a BÁI ügytípus) Ha más ügyintézőhöz van alapértelmezzen rendelve, vagy nincs hozzárendelve senkihez, akkor az ügy intézője a „Magamhoz veszem” gombra történő kattintással tudja megnyitni és a döntést véglegesíteni.
Határozathozatal
A döntés meghozatala előtt az ügy intézőjének lehetősége van a megadott adatok ismételt megtekintésére az egyes menüelemek megnyitásával, valamint a felület alján található „Megtekintés” gombra kattintva az ügyhöz kapcsolódó kérelem áttekintésére is.
A döntés véglegesítéséhez először kattintsunk az ügyet megjelenítő felület alján található „Postán megérkezett” gombra, majd az ügy fejlécében található „Határozat” fülre, mely az előtöltött határozathoz visz át.
A BÁI-folyamat esetén a csillaggal megjelölt kötelezően kitöltendő mezőket manuálisan NEM kell kitöltenünk, mert ezt a 
gombra történő rákattintást követően a program automatikusan elvégezte helyettünk.
A „Határozat adatai” részben lehet ellenőrizni a beiratkozás státuszát.
- Felvett tanuló esetében a „Kérelem elfogadva” felirat;
- Nem felvett tanuló esetében a „Kérelem elutasítva” felirat jelenik meg a felületen.
A „Döntés szövege” és az „Indokolás” mezők kitöltésével lehet további információkat megjeleníteni a határozatokon.
Felvett tanulók esetében a „Döntés szövege”, míg Nem felvett tanulók esetében az „Indokolás szövege” jelenik meg a határozatokon.
Amennyiben az intézmény nem kíván további közlendőket megjeleníteni a határozaton, akkor a „Döntés szövege” és/vagy „Indokolás” mezőkben található „-” karaktert hagyja érintetlenül. Az ügyhöz kapcsolódóan kiválasztható az ügyet aláíró személy neve és titulusa, valamint megadható a „Határozat dátuma”.
A döntés véglegesítése előtt a megszemélyesített dokumentum ellenőrizhető a felület alján található „Előnézet” gombra kattintva. Az ELŐNÉZET megtekintésekor még a dokumentum nem kap iktatószámot (az csak a döntést követően kerül rá a dokumentumra):
Amennyiben az ügy intézője mindent rendben talál, akkor az ügyet két lépésben tudja véglegesíteni. Első lépésként a „Döntés” funkciógombra kell kattintani.
Ebben az esetben az ügy „Határozat kész” státuszba kerül.
Felvételi értesítők letöltése
A BÁI döntések, határozatok tömeges letöltése az e-Ügyintézés felületéről csak a „Határozat kész” státuszú ügyek esetében lehetséges.
Amennyiben a felvételi értesítőket egyszerre, egy állományban szeretnénk letölteni a rendszerből, akkor kattintsunk a Folyamatban lévő ügyek menüpontban a táblázat alján található linkre:
Ekkor a rendszer egy tömörített mappába letölti az összes határozat kész BÁI ügyet, melyet megnyitva külön mappákba rendezve találjuk a „Felvéve” és a „Nem felvéve” státuszú gyermekek határozatait.
A határozatok nyomtatását követően az intézmény feladata az előírt határidőig a döntések postára adása, a melyhez segítséget nyújt a tömörített mappában található további Excel fájl is.
Az ügyek lezárásának második – egyben utolsó – lépéseként az e-Ügyintézés felületén a „Határozat kész” ügyre kattintva az ügy fejlécében található „Határozat” fület kell kiválasztani, majd a határozat felület alján megjelenő „Postán kiküldve” gombra kell kattintani.
A „Határozat kész” ügy „Határozat” felületének újbóli megnyitásakor pedig „Az ügy lezárása” gombra kattintással lehet az ügyet lezárni.
A BÁI ügy lezárásával az e-Ügyintézés felületén az ügy „Lezárt” státuszba kerül.
OPCIONÁLIS LEHETŐSÉGEK a beiratkozási kérelmek kezeléséhez
Az e-Ügyintézés modulban egy adott BÁI-ügy Teendők fülén lehetőségünk van az ügyirat lezárásáig a beiratkozás további részfolyamatait ellenőrzőlista-szerűen nyomonkövetni, illetve itt tudunk az ügyintézés során keletkezett további dokumentumokat csatolni az ügyiratszámhoz:
Belső megjegyzéseket is tehetünk, határidővel ellátva:
A beiratkozással kapcsolatos, folyamatosan frissített Gyakran ismételt kérdések (GYIK) ezen az oldalon találhatók: GYIK