A „Csoportos hozzáférés elvétele” menüponton lehetőségünk van csoportos hozzáférés elvételére iratok, ügyiratok és ügykörök esetében.
A „Csoportos hozzáférés elvétele” fülre lépve láthatjuk, hogy a felület 2 fő részre tagolódik. Az „Összeállított hozzáférések” felületrészen, azaz az adatlistán, a hozzáférés elvételéhez összeállított feltételhalmazok listáját tekinthetjük meg, a munkapanelen pedig a hozzáférés elvétel feltételeit és tulajdonságait adhatjuk meg a „Hozzáférők, Kitől?” és a „Törlendő tételek, Mit?” részek alatt.
A menüpontra lépve láthatjuk, hogy a felület inaktív.
Hozzáférés elvételéhez szükséges feltételhalmaz(ok) összeállításához, nyomjuk meg az „Új” gombot, aminek hatására aktívvá válnak a felülethez tartozó mezők, és az adatlistán automatikusan létrejön egy üres sor.
- A „Hozzáférők, Kitől?” részben van lehetőségünk kiválasztani, hogy kinek a hozzáféréseit vesszük el. Láthatjuk, hogy a „Hozzáférők, Kinek” rész zöld színű mező, tehát ennek töltése mindig kötelező.
Az „Új hozzáférő szervezetek felvétele” gombra kattintva, lehetőségünk van szervezeti egysége(ke)t megadni. Ekkor az adott szervezeti egység, minden szervezeti egység szintű hozzáférését elvesszük.
Az „Új hozzáférő felvétele” gombra kattintva, alkalmazott(ak)at adhatunk meg, amivel az adott személy összes személy szintű hozzáférését elvesszük.
Az „Új hozzáférői csoport felvétele” gomb segítségével a „Saját”/ „Egyéncsoportok” menüpontban definiált egyéncsoportok közül választhatunk, amivel az egyéncsoport tagjainak összes személy szintű hozzáféréseit vesszük el.
Abban az esetben, ha rossz szervezetet, személyt, vagy egyéncsoportot választottunk ki, akkor jelöljük ki a listában, majd nyomjuk meg a „Kijelölt hozzáférők törlése” gombot. Amennyiben mindenkit szeretnénk törölni, akkor nyomjuk meg az „Összes hozzáférő törlése” gombot.
A „Törlendő tételek, Mit?” részben határozhatjuk meg, hogy milyen tételeket szeretnénk elvenni, valamint lehetőségünk van még tovább szűkíteni a tételeket különböző szűrési feltételek megadásával.
Első lépésben, meg kell adnunk, hogy „Irat”, „Ügyirat”, vagy „Ügykör” hozzáférés törlését hajtjuk végre, a jelölőnégyzetek bepipálásával. Abban az esetben, ha nem adunk meg egy feltételt sem, akkor a program figyelmeztet minket a „Hozzáad” vagy a „Hozzáférések elvétele” gombra kattintásakor, hogy: Az irat, ügyirat és ügykör jelölőnégyzetek közül legalább egyet ki kell választani!
Amennyiben mindhárom lehetőséget bejelöljük, akkor a „Hozzáférők, Kitől?” részben megadott egyén, összes „Irat/Ügyirat/Ügykör” hozzáférését elvesszük.
A következő mezők töltésével, tovább szűkíthetjük a hozzáférés elvétel feltételhalmazát.
A „Szervezeti egység” mező mellett található összerendelő gombra kattintva tudjuk kiválasztani azt a belső szervezeti egységet, amelynek majd az iktatókönyvére szeretnénk szűrni.
A választólistájában az összes nem archivált szervezeti egység megjelenik, amiből az adott szervezetet választva, majd az „OK” gombra kattintva, a rendszer tölti a „Szervezeti egység” mezőt.
Az „Iktatókönyv” mező azután válik csak aktívvá, és kötelezően töltendő zöld mezővé, miután töltöttük a „Szervezeti egység” mezőt. A mező mellett található összerendelő gombra kattintva választhatjuk ki az adott szervezet nyitott iktatókönyveinek listájából azt, melynek tartalmára szeretnénk szűrni.
Amennyiben bepipáljuk a „Lezártak is” jelölőnégyzetet, akkor a kiválasztott szervezeti egység lezárt iktatókönyvei is megjelennek az „Iktatókönyv” mező választólistájában, ezáltal lezárt iktatókönyvbe iktatott tételek tartalmára is szűrhetünk.
Lehetőségünk van hozzáférés elvételhez egy adott időintervallumra is szűrni, amennyiben töltjük a „Dátumtól” valamint a „Dátumig” mezők értékeit billentyűzetünk segítségével, vagy akár a naptárnavigátort használva. Ebben az esetben, a hozzáférés törlésére szánt tételek létrehozásának ideje alapján határozhatjuk meg a szűrést. Figyeljünk arra, hogy a „Dátumtól” és „Dátumig” mezőkben ne adjunk meg jövőbeli dátumot, amire a program figyelmeztet is bennünket, hogy: A mező értéke csak múltbéli lehet.
A „Hozzáad” gombra kattintva egy új, hozzáférés törlés összeállítására van lehetőségünk. A gomb megnyomásának hatására, az adatlistán, azaz az „Összeállított hozzáférések” felületen, ekkor egy újabb üres sor jön létre, és összeállíthatjuk a következő feltételhalmazt az előzőekben ismertetett lehetőségek szerint.
A „Töröl” gombra kattintva, az adatlistán kijelölt rekordot tudjuk törölni.
A „Mégsem” gombra kattintva, az eddig összeállított feltételhalmazok törlésére van lehetőségünk. Ekkor a rendszer egy megerősítő kérdést tesz fel, hogy: Biztosan ki szeretnénk-e lépni a parancsból? Az „Igen” gombot választva, törlődik az adatlistáról minden rekord, és üres űrlapot ad a rendszer. (Ha a „Nem”-re kattintunk, akkor megmaradnak a felületen a beállított értékek.)
Ha elkészítettük az összes hozzáférés törléshez szükséges feltételhalmazt, akkor a „Hozzáférések elvétele” gombra kattintva fejezhetjük be a folyamatot, aminek hatására megtörténik a tényleges hozzáférés elvétel, valamint a rendszer információs üzenet formájában is tájékoztat minket, hogy: A hozzáférési jogosultságot a kijelölt tételeknél a rendszer sikeresen megszüntette.