A KRÉTA rendszerben lehetőségünk van a Működési helyeken lévő termeket Excel táblázatból közvetlenül beimportálni.
Első lépésként le kell tölteni a sablon fájlt, vagy ki lehet exportálni a rendszerben levő termek aktuális adatait, hogy a módosításokat, az új információkat egy Excel táblázatban adhassuk meg, melyet később vissza tudunk importálni a KRÉTA rendszerbe.
EXPORTÁLÁSI FOLYAMAT INDÍTÁSA:
A termek aktuális adatainak a módosításához vagy új adatok megadásához letölthetünk egy
- üres sablon fájlt is a
gomb segítségével, amelyet később importálunk a KRÉTA rendszerbe, - vagy a jelenleg a renszerben lévő adatokat tartalmazó sablon fájlt a menüpontban található
gombra kattintva.
majd mentsük el vagy nyissuk meg a megjelenő táblázatot.
| Helyiség név | Jelleg | Befogadóképesség | Alapterület (nm) |
|---|---|---|---|
Kitöltése kötelező Az importálás ennek az oszlopnak az első üres cellájáig tart | Nem kötelező kitölteni A cellába csak a rendszerben levő Helyiség jelleg írható | Nem kötelező kitölteni Egész számot kell tartalmaznia | Nem kötelező kitölteni Egész számot kell tartalmaznia |
| . |
Mindkét táblázat esetén több adatoszlopban legördíthető listából választhatóak ki az értékek
Az importálása során használható sablonban megjelenítésre került több adatszótár lista.
A második és további munkalap fülek tartalmazzák az elérhető és használható adatszótár elemeket a pontos adatfelvitel elősegítésére.
Az adatszótár elemek az oszlopba akár bemásolhatók, akár a beépített legördülő menüből kiválaszthatók a kívánt értékekkel.
Ha elvégeztük a szükséges adatok megadását, módosítását az Excel táblázatban, akkor mentsük el egy megfelelő helyre, megfelelő néven. Térjünk vissza a KRÉTA rendszerbe, és a 
gombra kattintva válasszuk ki az előbb elmentett táblázatot. Kattintsunk az IMPORTÁLÁS funkcióra.
Importálási módok meghatározása
Az import során több lépést kell beállítani a kívánt eredmény eléréséhez.
IMPORTÁLÁSI MÓD KIVÁLASZTÁSA felületen 3 választási lehetőség van a kívánt funkció kiválasztására:
EGYÉB BEÁLLÍTÁSOK:
Be kell állítsuk, hogy melyik Működési helyhez kívánunk terem adatokat betölteni a rendszerbe.
IMPORTÁLÁSI FOLYAMAT INDÍTÁSA:
- A FÁJL KIVÁLASZTÁSA gomb megnyomása után kijelölheti azt a - számítógépén tárolt - Excel állományt, amelyből az adatok importálásra kerülnek. Ügyeljen arra, hogy mindig a megfelelő sablonban készült Excel (XLSX) állományt importálja a rendszerben. A mintatáblázatokat a sablonok letöltése gomb megnyomásával töltheti le számítógépére.
- Az 'IMPORT ELŐNÉZET KÉSZÍTÉSE' gomb megnyomása után lehetősége lesz az importálási adatok előnézetének megtekintésére és ellenőrzésére, valamint - probléma esetén - az importálás megszakítására vagy folytatására!
- Az IMPORT ELŐNÉZET felugró ablakban megjelenik, hogy a folyamat során milyen változások lesznek a rendszerben.
- Az ablakban a baloldali füleken kiválasztható elemek bármelyikét kiválasztva tételesen is megtekinthető az, hogy az importálás során milyen változás történik a tartalomban.
A 'Nem importálható sorok'-fülön megjelenő sorok tájékoztatnak arról, hogy az Excel-táblában milyen nem importálható sorok találhatók. Ezeket kijavítva ha az 'Összefoglalás'-fülön a 'Nem importálható' oszlopban nem találunk pozitív értékeket, akkor az
gombra kattintva véglegesíthetjük az adatok importálását. - A "Nem importálható sorok exportálása" funkció segítségével a nem importálható adatsorokat tartalmazó táblázatot tölt le gépünkre a rendszer.
- Ha a feltöltés sikeres volt, akkor a program a megfelelő menü felület oldalra navigál minket.
- Ha a feltöltés során hiba lépett fel, akkor erről hibaüzenetet kapunk, amely alapján módosíthatjuk az importálandó órarendet vagy a rendszerünk adatait.