Mi a funkciója a KRÉTA Poszeidon Modulnak?
A KRÉTA-Poszeidon kibővített tanúsítvánnyal rendelkező, minősített szoftver, amely megfelel a Magyarországon hatályos jogszabályoknak és előírásoknak. Végigkíséri az iratokat a beérkezéstől vagy a keletkezéstől kezdve az irattárazáson és postázáson át a selejtezésig, legyenek azok elektronikus – e-mail, fájlban tárolt – és/vagy papíralapú dokumentumok.
Hogyan épül fel a POSZEIDON modul és milyen előnyei vannak?
A Poszeidon jogosultsági rendszere hierarchikus szerepkör alapú. A rendszert használó szervezet tetszőleges számú és funkcionalitású szerepkört definiálhat. Külön-külön van lehetőség beállítani, hogy az egyes szerepkörökben a felhasználók mely menüket, adatlistákat, funkciógombokat, adatokat láthatják, melyeket tudják módosítani, illetve milyen új adatokat vehetnek fel. Az egyes felhasználókhoz tetszőleges számú szerepkör tartozhat.
A tényleges jogosultságot a szerepkör, valamint a szervezeti egység összerendelése határozza meg. Ennek a komplex jogosultsági rendszernek az az előnye, hogy a Poszeidont használó szervezet munkatársai közül mindenki csak azokat az adatokat látja, amelyek valóban szükségesek a munkájához, ezzel a Poszeidon
egyszerűsíti a munkát,
csökkenti a hibák lehetőségét,
kizárja az információkkal való visszaélést.
Az egyes felhasználók tartós vagy átmeneti távolléte (betegség, szabadság) esetén szerepkör alapú és időintervallumhoz rendelt helyettesítési és/vagy meghatalmazási funkcionalitás biztosítja az ügymenet zavartalan folyamatosságát.
Az iktatás segítségével nyomon követhetővé válik, hogy szervezeti egységünk az egyes feladat- és hatáskörébe tartozó kötelezettségeit elvégezte-e. A Poszeidon használata jelentősen befolyásolja az iktatási és irattárazási feladatokat, eljárásokat.
Gyorsan meg szeretné ismerni a KRÉTA-POSZEIDON modult?
Az alábbi linkre kattintva megtekinthetők a KRÉTA POSZEIDON használatával kapcsolatos Gyors Áttekintő Segédletek (GYÁS), amelyek segítségével megismerkedhetnek az iktatórendszer egy-egy funkciójával. Ugrás a Gyors Áttekintő Segédletekre
Szeretné megnézni a KRÉTA-POSZEIDON funkciók használatát?
Kérjük nézze meg a KRÉTA POSZEIDON használatával kapcsolatos rövid, áttekintő videóinkat, amelyek segítségével megismerkedhetnek az iktatórendszer egy-egy funkciójával.
Szoftverfrissítések és újdonságok
Poszeidon modul 745.2.11 verzió újdonságai
ÚJ FUNKCIÓK!
A Poszeidon rendszerén belül lehetőség van Csoportos műveletek használatára, amelynek segítségével a felhasználó egyszerre több tétellel tud dolgozni. Ezeket a funkciókat a Csoportos műveletek menüpont alatt érhetjük el.
Ügyiratok csoportos lezárásaA lezárást megelőzően szükséges megadni a keresési feltételeket, amelyek alapján a program kiválogatja azokat a tételeket, amelyek lezárásra kerülnek. A keresést eleve egy szűkített listában tudja a felhasználó elvégezni, ugyanis a program az alábbi szempontokat alapból figyelembe veszi, és csak azok között a tételek között engedi a keresést, amelyek megfelelnek ezeknek a feltételeknek: - nem állnak postázás alatt - az aktuális szervezeti egység birtokában vannak - nincsenek sztornózva - beszerelt ügyirat ne jelenjen meg - nincsenek irattárban - rendelkezzenek irattári tételszámmal.
A „Tételek száma” funkciógomb segítségével tájékozódhatunk arról, hogy hány tétel felel meg a keresési feltétel(ek)nek. Ezt a számot a „Tételek száma”-ra kattintást követően a funkciógomb mellett tüneteti fel. A „Lezárás” gombra kattintva tudjuk elvégezni a keresési feltételeknek megfelelő ügyiratok lezárását. A művelet elvégzése előtt a program egy biztonsági kérdést tesz fel. Az OK gombra kattintva a program elvégzi a tételek lezárását, ennek eredményéről információs ablakban tájékoztat.
A lezárás következtében az érintett tételek kikerülnek a csoportos lezárás listájából, és az „Ügyiratok” menüpont „Összes aktív” ügyirat nézetéből is. Az „Irattárba adható” nézetben azonban elérhetőek lesznek. A „Mégse” gombbal a lezárás elvégzése nélkül hagyhatjuk el a felületet. Az „Export” gomb a kereséssel leszűrt tételek excel exportját biztosítja. A funkcióval egyúttal ellenőrizhetjük, hogy mely tételek kerülnek lezárásra. |
A csoportos irattárazás felületének felépítése:
- Lapfülek: A „Keresési feltételek” lapfülön az irattárazandó tételek szűkítése végezhető el a mezők segítségével. Az „Irattárazási adatok” lapfülön az irattárba adáshoz szükséges adatokat rögzíthetjük.
- Az alsó részben találhatóak a funkciógombok.
Az irattárazást megelőzően szükséges itt is megadni a keresési feltételeket a „Keresési feltételek” lapfülön, amelyek alapján a program kiválogatja azokat a tételeket, amelyek irattárba kerülnek.
A keresést eleve egy szűkített listában tudja a felhasználó elvégezni, ugyanis a program az alábbi szempontokat alapból figyelembe veszi, és csak azok között a tételek között engedi a keresést, amelyek megfelelnek ezeknek a feltételeknek:
- a felhasználó hozzáférője
- le vannak zárva
- nincsenek irattárban
- nincsenek ügyiratba elhelyezve
- nem állnak postázás alatt.
A „Tételek száma” funkciógomb segítségével tájékozódhatunk arról, hogy hány tétel felel meg a keresési feltétel(ek)nek. Ezt a számot a „Tételek száma”-ra kattintást követően a funkciógomb mellett tüneteti fel.
Az „Irattárazási adatok” lapfül „Irattári hely” mezőjében tudja a felhasználó kiválasztani azt a helyet, ahová a tételek elhelyezésre kerülnek.
Az „Elhelyező személy” és „Elhelyezés ideje” mezőket a program automatikusan tölti.
Az „Irattáraz” gombra kattintva a program elvégzi a tételek csoportos irattárba adását. A művelet elvégzése előtt a program egy biztonsági kérdést tesz fel. Az OK gombra kattintva a program elvégzi a tételek lezárását, ennek eredményéről információs ablakban tájékoztat.
Az irattárazott tételek kikerülnek a csoportos irattárazás adatlistájából, továbbá az „Ügyiratok” menüpont „Irattárba adható” ügyirat nézetéből is. Az „Ügyiratok” menüponton azonban elérhetőek lesznek az „Irattárban lévő” nézetben.
A „Mégse” gombbal az irattárba adás elvégzése nélkül hagyhatjuk el a felületet.
Az „Export” gomb a kereséssel leszűrt tételek excel exportját biztosítja. A funkcióval egyúttal ellenőrizhetjük, hogy mely tételek kerülnek irattárba.